Встречи, назначенные для г-на иванова п.п.

Понедельник 5 Марта 2005 г.

08:30	Г-н Бобрисов В.Н. (главный врач) Проспект мира, 13 Клиника «Здоровье для всей семьи» (0533) 551383
10:00	Офис-менеджер клиники Золотухин А.А. Посещение выставочного зала «Новые медицинские технологии»
12:40	Обед в ресторане «Россия»
14:00	Г-н Сидоров А.П. Ректор медицинского института

Транспорт

Иногда нет возможности выбора транспортного средства. Факторы расстояния и времени могут решить, чем воспользуется Ваш начальник - поедет ли на машине, сядет ли в самолет или отправится поездом. Решающим фактором может оказаться цена билета.

Однако, если ценовая и организационная политика не являются решающими факторами, нужно принимать во внимание то, что обычно для руководителя время - деньги, и тратить время часто означает тратить деньги.

Поезд

Полезным является и ознакомление с существующими расписаниями поездов. В целях составления программы, можно оценить ожидаемую продолжительность поездки.

Воздушный транспорт

Билеты можно забронировать либо непосредственно у самой авиакомпании, либо с помощью туристического агента. Обычно, Ваш туристический агент связан с системой видеоданных, называемой TRAVICOM, осуществляя доступ к множеству меню, и они могут дать Вам немедленную информацию о часах полетов и о наличии билетов.

Так как они имеют прямую связь с бюро предварительной продажи билетов основных авиакомпаний, то могут сразу же забронировать места.

Кроме того, Вашему начальнику необходимо знать, прямой ли этот рейс или он должен делать пересадку по маршруту, таким образом, он будет знать, есть ли остановка в промежуточном аэропорту. Следует обеспечить, чтобы Ваш руководитель был в состоянии соблюсти все ограничения, накладываемые на допустимый вес багажа, и чтобы он знал, к какой билетной стойке ему следует подойти, чтобы зарегистрироваться.

Машина

Если Ваш начальник любит ездить на машине, убедитесь, что в предварительной программе предусмотрено много времени на дорогу, закуски и на другие перерывы.

Если поездка осуществляется заграницу, он может предпочесть в месте назначения взять машину напрокат, и если это так, то следует заранее узнать местные требования относительно типа водительских прав, оплаты и т.д.

Морской транспорт

Морское путешествие обычно длится относительно долго по сравнению с путешествиями на других видах транспорта, так что если Ваш руководитель в состоянии воспользоваться другим видом транспорта, то он вряд ли решится на этот вид поездки.

Если такая необходимость все-таки возникла, то во время пиковых периодов путешествий - Рождества, Пасхи, каникул, праздников - необходимо будет забронировать место на пароме заранее.

Бронирование мест

Необходимо проверять билеты, часы полетов, подробности относительно гостиниц и т.д. для того, чтобы гарантировать, что они именно такие, какие вам нужны. Если намечена заграничная поездка, всегда проверяйте срок действия паспорта Вашего начальника, визы, необходимы ли прививки, каков курс обмена валюты и т.д.

Когда бронируете номер в гостинице, необходимо принять во внимание предпочтения Вашего начальника - одиночный номер или номер-люкс, ванную или душ, телефон в номере и т. д.

Если гостиница делает бронь по телефону, она обычно будет требовать подтверждения. Это делается обычно письмом, телексом или факсом. Если есть время, для Вас было бы полезным запросить у гостиницы подтверждение Вашей брони в письменном виде. Если это так, следует убедиться, что начальник имеет копию Вашей брони в письменном виде.

Вопросы для самопроверки.

1. Какие этапы включает в себя планирование командировки руководителя?

2. С какой целью секретарь-референт формирует предварительную программу поездки?

Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя

План лекции.

· Документы на поездку

· Командировочное удостоверение

· Отчет о командировке

Документы на поездку.

Ваш контрольный список должен идентифицировать все документы, которые Ваш начальник постоянно должен брать с собой в поездки. Кроме этого, может оказаться нужной конкретная документация для данной поездки - визы или сертификаты; протоколы и другая документация, имеющая отношение к совещаниям. Может быть полезным поместить их все вместе в папку для документов, так чтобы держать их вместе.

В эту папку также должны войти экземпляры всех докладов, с которыми он намерен выступить, а также и экземпляры собственной литературы и т.д. Сюда должны войти и материалы, представляющие организацию, диапозитивы и пр., защищенные соответствующим образом от повреждений.

Полезным было бы добавить в эту папку разговорники, иностранные словари, справочники и карты, а также запас визитных карточек.

Паспорт.

Следует убедиться, что вы оба (Вы и Ваш руководитель) записали себе в блокнот номер паспорта вместе с датой и местом его выдачи. Это ускорит процедуру в случае, если во время пребывания заграницей он утратит свой паспорт.

Вам следует гарантировать, что в паспорте Вашего начальника нет никакой нежелательной информации – например, печати въезда в страны, находящиеся в состоянии войны со страной, куда он отправляется.

Виза.

Виза указывает на то, что визит в конкретную страну одобрен властями этой страны.

При подаче заявления на визу следует предусмотреть дополнительное время. Так как на рассмотрение представляется и сам паспорт. Вот почему заявление на визу следует делать намного раньше самого визита.

Водительские права.

Следует проверить, действительны ли водительские права Вашего начальника – некоторые страны требуют Международные водительские права. Следует также проверить необходимость специального страхования в странах, где Ваш начальник будет водить машину. Например, в Испании водители должны иметь поручительство (Bailbond).