Пространственная компоновка рабочего места
Конструкция рабочего места должна обеспечивать выполнение трудовых операций в зонах моторного поля в зависимости от требуемой точности и частоты действия:
выполнение трудовых операций «очень часто» (2 и более операций в минуту) и часто (менее 1 операции в минуту) должно производиться в пределах зоны легкой досягаемости и оптимальной зоны моторного поля;
выполнение редких трудовых операций допускается в пределах зоны досягаемости моторного поля.
Размерные характеристики рабочего места
Конструкция рабочего места должна обеспечивать оптимальное положение работающего, которое достигается регулированием:
высоты рабочей поверхности;
высоты сиденья;
высоты пространства для ног;
высоты подставки для ног.
Комфорт офиса складывается из эргономики рабочего места и рационального планирования офисного пространства в целом. Основа последней — деление на рабочие зоны так, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе, и в команде.
Как считают эксперты, специализирующиеся в области создания офисного стиля и делового комфорта, наилучшие результаты дает использование стационарных или мобильных перегородок разной высоты и уровня прозрачности. Такие конструкции устанавливаются специалистами за считанные дни и могут полностью преобразить офис, разделив его на индивидуальные изолированные отсеки и зоны для общения.
Даже в самом маленьком офисе есть приемная, комната персонала, кабинет руководителя, зона для совещаний. Для каждой из указанных зон примерно рассчитаны минимальные площади и планировочные решения, позволяющие избежать психологического дискомфорта. Так, площадь приемной зависит от ежедневного количества посетителей, но не может быть меньше 10 м2. Часто, вместо традиционной комнаты-приемной, устраивается сектор "ресепшн" в открытом пространстве офиса, обязательно в сочетании с раздевалкой или шкафом для одежды.
Комната для совещаний или переговоров может использоваться как место для презентации и демонстрации товаров или услуг. Также здесь рационально сосредоточить всю презентационную технику. Иногда зона для совещаний с целью экономии пространства располагается в кабинете руководителя. Но в таком случае кабинет делится на две части —официальную и неформальную, где обязательно есть кресла и журнальный столик. Для функционального и удобного кабинета топ-менеджера достаточно 12 м2. Но чаще размеры кабинета выбираются, исходя из имиджевых соображений.
^ Комнаты-отсеки для персонала должны проектироваться с учетом количества сотрудников и направления их перемещений по офису. Кроме того, зачастую необходимо обеспечить звуковую и визуальную изоляцию рабочих мест. Важен и фактор размещения техники (принтеры, копиры, шредеры), которой регулярно пользуются все работники. Рационально установить ее на месте пересечения всех рабочих маршрутов.
Проблему недостатка пространства можно решить с помощью оптимизации рабочих мест. Иначе говоря, подобрать подходящие форму и габариты рабочего стола, количество приставных столов и иных дополнительных элементов в виде настольных или навесных полок, приставных или выкатных тумб.
Также существенно повышают эффективность использования площадей одно- или двустворчатые раздвижные (откатные) двери. Они могут быть устроены в непрозрачных, остекленных, комбинированных офисных перегородках. Горизонтальные жалюзи, встроенные в остекление перегородок и дверей, позволяют добиться визуальной изоляции, когда это необходимо.
Для организации отдыха стоит создать зону для перерывов на кофе, наподобие барной стойки. Их важно проводить стоя, что позволит не только быстро обменяться оперативной информацией, но и размяться. Отдельная кухня-столовая менее эффективно использует пространство, но может значительно сэкономить время – сотрудникам нет необходимости выходить на обед за пределы офиса.
Правильная организация рабочего места и служебного помещения может оказать значительное влияние на производительность. Она позволит экономить время, предупреждать усталость, завершать выполнение задач быстрее, чем планировалось.
Для правильной организации рабочего места каких-либо стандартных рецептов не существует: что может быть удобным для вас, не удобно для другого, и наоборот. Тем не менее, для того чтобы наилучшим образом организовать порядок в служебном помещении, вам следует обратить внимание на ряд общих принципов, руководствуясь которыми, вы можете добиться оптимального состояния в этом вопросе.
Цветовая гамма
Цветовым решениям интерьеров зачастую уделяется второстепенное значение. Между тем, цвет — один из важнейших источников информации. Он перенасыщен символическими и эмоциональными качествами и настолько сильно влияет на психическое и физиологическое состояние человека, что игнорировать его значение невозможно.
Теплые цвета действуют возбуждающе, тонизируют, повышают работоспособность. Холодная гамма расширяет пространство, помогает сосредоточенности и самоуглубленности.
Коричневый цвет способствует улучшению исполнительских функций, синий повышает активность головного мозга и снижает аппетит, желтый и оранжевый поднимают настроение и стимулируют возникновение нестандартных решений, зеленый и голубой успокаивают, позволяют сосредоточиться.
Долгое воздействие красного вызывает возбуждение, переходящее в агрессивность, но его небольшие акценты разбудят активность сотрудников. Розовый цвет чрезмерно расслабляет. Фиолетовый и черный угнетающе действуют на психику. Белый - нейтрален, но дает ощущение чистоты.
Также стоит учитывать иные тонкости. Чем выше интеллектуальный уровень сотрудников, тем более сложные оттенки они предпочтут. Тяга к спокойным цветам увеличивается с возрастом. Важны и особенности темперамента. Флегматиков тонизируют акценты красного и оранжевого, холериков успокоит сине-зеленая гамма.
С помощью цвета можно изменять восприятие пространства и визуальных деталей ("зрительного шума"). Офис мал, и в нем слишком много людей? Можно расширить его площадь светлыми холодными тонами - серо-голубыми, жемчужными, водно-зелеными. Если же офис очень велик и "визуально шумен", то есть цвета, которые могут решить и эту проблему. Так называемая "тихая" гамма - ненасыщенные холодные: светло-синий, серо-голубой. Спокойная гамма пастельных тонов снизит утомление от толпы. Визуальный шум, "мельтешение" можно нейтрализовать крупным броским пятном, например, яркой картиной или плакатом на стене.
При выборе офисного колорита не стоит руководствоваться только личными вкусами и пристрастиями. Он способен решить многие проблемы, но при непродуманном использовании может, напротив, создать их.
Освещение
Еще один важнейший фактор, от которого зависят работоспособность и здоровье человека, — это освещение. Свет регулирует все функции человеческого организма и влияет на психологическое состояние и настроение, обмен веществ, гормональный фон и умственную активность. К сожалению, далеко не всегда в офисе этому фактору уделяется должное внимание.
Самым здоровым светом остается естественный дневной. Чтобы его использовать, глубина офисных помещений не должна превышать 6 м. Кроме того, хорошим решением здесь будут стеклянные перегородки, обеспечивающие зрительную и звуковую изоляцию, но в то же время, не препятствующие проникновению естественного света. Это позволяет максимально эффективно использовать естественное освещение, хотя между этим помещением и окнами располагается еще и рабочая зона.
Оптимальным вариантом искусственного освещения является комбинированная система, сочетающая в себе прямой и рассеянный свет. Причем, обычным лампам "дневного света" (вредное влияние их мерцания с частотой 50 Гц давно известно) стоит предпочесть галогенные. Их свет более естественен и гораздо меньше утомляет глаза и нервную систему.
Рассмотрим модель под названием day-dream компании Vektron. Она основана на использовании обычного дневного света, яркость которого в помещении распределяется равномерно. Напротив окна в потолок монтируется отражатель, который позволяет передавать свет в самые дальние уголки помещения, а специальные датчики позволяют непрерывно регулировать его в зависимости от времени дня.
Психологически человек за рабочим столом как бы отделяется от остального пространства световым полем, получая необходимую яркость в те точки, где это необходимо. На этом основана целая система мебели и света.
Ее суть в следующем: два светильника с разной световой направленностью интегрируются в корпус стола и образуют цельную и легко перемещаемую конструкцию. Другое модное направление — легкие перегородки со встроенным освещением, позволяющие сразу моделировать пространство и свет.
Важно учесть, что свет, как и цвет, — это очень мощный инструмент, влияющий и на психическое, и на физическое состояние людей. Ведь свет имеет еще ряд важных особенностей — к примеру, теплоотдачу. Иногда в офисе невозможно находиться из-за жара, исходящего от ламп. Поэтому очень важно выбрать правильный тип лампы для каждого отдельного случая.
При таком обилии тонкостей и условий важно не ограничиваться лишь красотой, но и учитывать функциональность проекта. Для этого необходимо понять индивидуальность данного пространства и найти в нем единственно верный баланс.
Мебель
Столы. На вашем столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вам было удобно работать, не отрываясь по пустякам. Если вам приходится делить свое время между компьютером и работой с бумагами, подумайте о панорамном методе, который позволит вам перемещаться между традиционным столом и компьютером не вставая. Если у вас есть возможность, постарайтесь найти стол с регулируемой высотой.
Продумайте, как установить стол таким образом, чтобы он составлял единое целое со всем офисом. Если вы хотите разместить стол так, чтобы он служил барьером между вами и предполагаемым посетителем, — это ваше право, этим вы добьетесь эффекта психологической дистанции, но если вы преследуете совсем противоположную цель, то вам следует установить его по-другому. Установив стол напротив стены, вы создадите удобное место для размещения книжных полок, навесных плакатов и т.п. Если ваше рабочее место находится в офисе с открытой планировкой, то такое размещение стола способствует исключению случайных помех и снижению отвлечения внимания.
Стулья. Большинство современных офисных стульев оснащено колесиками и шарнирами, что позволяет свободно перемещаться по всей площади служебного помещения. Кроме того, такие стулья оборудованы спинками, что позволяет предотвратить чрезмерную нагрузку на шею и спину. Не стремитесь подчеркнуть ваш статус мебелью. Стулья должны быть функциональными. Чтобы выбрать стул для себя, обратите внимание на следующие характеристики:
наличие регулируемого по высоте сиденья;
наличие спинки, регулируемой как по высоте, так и в поперечном
направлении;
наличие достаточной глубины сиденья;
должная устойчивость;
наличие колесиков, соответствующих покрытию пола в вашем
офисе.
Регулировка стула.
При регулировке стула необходимо учитывать как размеры вашего тела, так и высоту рабочей поверхности стола, если она не регулируется. Основная рекомендация: высоту сиденья надо отрегулировать так, чтобы вы могли удобно расположиться на нем; при этом ступни ваших ног должны опираться на пол, а зазор между передней частью стула и вашими икрами должен составлять 5 сантиметров. После этого следует отрегулировать спинку как в вертикальном, так и в поперечном направлениях, чтобы у вас не напрягалась поясница.
Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части ваших локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники совсем не должны поднимать ваши локти. Если они мешают вам, их лучше демонтировать. При регулировке стула учитывайте высоту рабочей поверхности вашего стола и клавиатуры компьютера. Вам следует разместиться так, чтобы ваши ноги удобно располагались под рабочей поверхностью стола и ничто не мешало их свободному движению.
Если вы не можете добиться такого положения, значит рабочая поверхность стола расположена слишком низко для вас. Если рабочая поверхность стола, когда вы сидите, расположена значительно выше уровня ваших локтей, вам следует отрегулировать высоту стула. При этом под ноги вам придется подставить опору, чтобы можно было занять удобное сидячее положение.
Оборудование.
Обратите внимание на то, где вы держите вещи, которыми пользуетесь регулярно. Они всегда должны находиться у вас под рукой. Если над вашим столом оборудованы полки, они должны располагаться таким образом, чтобы вы могли дотянуться до вещи, находящейся на нижней полке, не поднимаясь со стула. Предметы, которыми вы пользуетесь регулярно (например, телефон, принтер, различного рода справочники) должны находиться в пределах досягаемости, чтобы вам не надо было за ними тянуться.
Наведение порядка на рабочем месте.
Наведение порядка в шкафах. Начните уборку с посудных шкафов, а именно с тех, которые находятся на максимальном удалении от вашего стола. В них, скорее всего, сосредоточена основная масса материалов не первой необходимости, до которых не дошли руки во время предыдущих уборок. По мере их высвобождения продвигайтесь вперед по направлению к вашему столу. Таким образом, вы получите место для хранения предметов, которые в настоящее время загромождают более нужные в рабочем отношении области. Безжалостно избавляйтесь от мусора. Ненужные документы и откровенный мусор просто выбрасывайте. Рассортируйте остальные документы и материалы по архивным коробкам, коробки соответствующим образом пометьте. Когда будете приступать к наведению порядка в книжных шкафах, предлагаем вам сначала полностью их очистить, а затем расставить всю литературу по темам. Требуется разместить материалы и документы таким образом, чтобы вам было легко и удобно их находить в случае необходимости.
Наличие чрезмерного количества документов на рабочем столе ведет к такому же отвлечению внимания и помехам в работе, как телефонные звонки. Хвататься за выполнение то одной задачи, то другой, не добиваясь при этом успеха, гораздо проще, чем сконцентрировать усилия на их реальном выполнении. Наличие большого количества различных документов также служит удобным предлогом для оправдания различного рода отсрочек и проволочек. Когда процесс решения той или иной задачи идет тяжело, психологически гораздо легче переключить свое внимание на решение той задачи, которая кажется вам проще, и вас так и тянет схватить первый попавшийся листок из какой-нибудь стопки документов, находящихся на вашем рабочем столе.
Поиск документов может привести к огромной потере времени и вызвать новые причины для отрыва от работы. Специальные наблюдения показали, что на это уходит минимум 15 минут в день, и это, надо признать, довольно консервативная оценка. Беспорядок на рабочем столе также служит причиной снижения способности определять приоритетные направления деятельности. Кроме того, во всем этом есть что-то нерациональное.
Ключом при наведении порядка на рабочем столе должна быть простота. Лучшим началом этой процедуры будет, если вы возьметесь за все понемногу, — корзинка входящих документов, корзинка исходящих документов, один ежедневник, один блокнот. Подумайте также, нужны ли вам на рабочем столе вещи личного характера. Возможно, вы захотите оставить на столе случайное фото или сувенир, но нет никакого смысла в том, чтобы личные вещи мешали вашей работе. На вашем столе должны находиться только те принадлежности и инструменты, которыми вы пользуетесь ежедневно. Другие предметы, которые регулярно вам не нужны, должны находиться под рукой, но только не на рабочем столе. Рабочее пространство должно быть достаточно большим, так как, наряду с ощущением физического комфорта, приведенный в порядок рабочий стол несет с собой и положительный психологический настрой.
Возможно, перед тем как начать наведение порядка на своем столе, вам придется преодолеть определенный психологический барьер. Ведь загроможденный рабочий стол подспудно ассоциируется у нас с его чрезвычайно занятым хозяином, а кому не нравится, чтобы его считали занятым. Однако следует помнить, что человек может быть чрезвычайно занятым, но совершенно некомпетентным и непродуктивным. Пусть о ваших делах говорят достигнутые результаты, а не внешний вид вашего рабочего стола. Когда вы окончательно разберетесь со своим рабочим столом, можете приступать к разбору документов.
Как справиться с кипами документов
· Промаркируйте четыре пустые папки или коробки для хранения документов следующим образом:«принять к обработке», «заняться отправкой», «прочесть», «отправить на хранение» (или придумайте свои варианты, более удобные для вас). Запаситесь достаточным количеством пластиковых мешков для самой важной категории, которой предстоит отправиться на утилизацию.
· Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам, скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
· Не тратьте время на прочтение каждого документа. На данном этапе ваша задача заключается только в том, чтобы определить, нужен ли он вообще, и если — да, то его следует отправить соответственно в корзину или папку.
· Во время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, иначе вы можете завязнуть в этой массе. В обязательном порядке, чтобы облегчить свою дальнейшую работу, ставьте пометки на документах, но не тратьте на это слишком много времени, так как ваша основная задача на этом этапе — разобрать все документы по категориям.
· Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.
· Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте время для работы с документами.
Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое удовлетворение.
Как сохранить наведенный порядок?
Если, есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
Не используйте свой стол в качестве места хранения документов — пользуйтесь для этих целей специальными папками.
Всегда проверяйте наличие необходимой техники. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.
Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места кабинета.
Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как можно скорее.