Функції координаційної групи при управлінні проектом

Координаційна група складається зі старших керівників, яких призначає власник або вище керівництво організації. Ці керівники сприяють успішному початку й завершенню проекту. Не кожен проект потребує створення такої групи. Для окремих проектів достатньо мати одного старшого керівника. Координаційна група створюється за таких умов:

· проект може істотно вплинути на функціонування і економічний стан організації;

· він потребує великого обсягу ресурсів організації на подальший період і зміни первинних методів роботи в підрозділах;

· з проектом пов'язаний великий ризик комерційного, екологічного чи соціального характеру.

Зупинимось на характеристиці основних напрямів роботи координаційної групи, рис. 4.3.

Рисунок 4.3 - Напрями діяльності координаційної групи

1. Визначення першочергових цілей власника. Насамперед необхідно домогтися ясності щодо основних питань: яке бачення проекту; яка його мета; що буде створюватись; яка від цього користь; що є критерієм ефективності; які часові обмеження; які загальні комерційні цілі проекту; що необхідно зробити й у який період часу. Відповіді мають бути сформульовані у вигляді чітких положень і містити опис цілей проекту, ієрархію цілей і завдань, основну інформацію щодо того, як розвивати проект і які роботи виконувати насамперед; можливі конфліктні точки зору на цілі проекту; узгоджені точки зору на обов'язки керівників підрозділів та інших відповідальних осіб, залучених до проекту; критерії ефективності та пріоритети.

2. Визначення основних вузьких місць і комерційного ризику проекту. Результатами цього визначення мають бути аналіз цілей, оцінка ризику і стратегія управління ним, аналіз вузьких місць і проблемних аспектів, аналіз стратегії, прийняття рішень.

3. Розробка стратегії фінансування та ресурсного забезпечення. У великих організаціях цими питаннями займаються відповідні фінансові служби, які складають плани потреби в ресурсах за кожним проектом. У цьому разі часові графіки виконання проекту і його завершення можуть ставитись у залежність від пріоритетності проекту у фінансуванні і грошовому забезпеченні для фірми.

Для великих проектів з державним або змішаним фінансуванням і складним взаємоузгодженням застав, боргів і гарантій розробка та здійснення стратегії фінансування та ресурсного забезпечення є життєво важливою для своєчасної й ефективної реалізації проекту. Розробляють таку стратегію місяцями й навіть роками; вона може потребувати від керівників проекту спеціальних здібностей. Дослідження реальності проектів такого типу зазвичай дороге й потребує участі висококваліфікованих фахівців, залучити яких до проекту дуже важко. У цьому разі часто постає проблема: ресурси неможливо отримати без аналізу реальності проекту, а аналіз реальності неможливо здійснити без попереднього фінансування. Ресурси для аналізу реальності проекту можна отримати лише під суспільні чи приватні гарантії.

4. Розробка організації проекту. Насамперед необхідно визначити і сформувати трудові ресурси, необхідні для реалізації проекту. Одержані результати можуть містити загальну стратегію реалізації проекту, загальну організаційну та інформаційну структури, розподіл прав і обов'язків, вибір стилю управління й типу контролю проекту; положення про керівництво проекту; вибір керівника проекту; політику та процедури укладання договорів.

5. Розробка процедури контролю й адміністрування. Необхідно передбачити відповідні процедури контролю та звітності за стадіями виконання проекту, процедури документування і контролю зв'язку, політику зовнішніх зв'язків і відносин з громадськістю, політику та процедури укладання договорів, кадрові і фінансові адміністративні процедури з необхідною для адміністратора проекту точністю та інформативністю, процедури виявлення та вирішення конфліктів.

До основних завдань координаційної групи відносять обрання керівника проекту, забезпечення проекту правами та ресурсами, підтримку процесу виконання проекту, роботу із зовнішнім середовищем проекту та чинниками ризику, вирішення конфліктів і подолання криз, рис. 4.4.

Рисунок 4.4 - Завдання координаційної групи

1. Обрання керівника проекту. Координаційна група обирає керівника проекту і розробляє положення про нього, визначає завдання й цілі проекту, права й обов'язки його керівника. У великих складних проектах різні їх аспекти можуть потребувати різних стилів управління та кваліфікації. Необхідно визначити критерії, за якими обиратиметься керівник проекту для конкретної фази і розглядати кандидатів з погляду цих критеріїв.

2. Забезпечення проекту правами та ресурсами. До координаційної групи входять особи, які мають право розпоряджатися ресурсами, необхідними для виконання проекту. Зазвичай це керівники функціональних відділів або ресурсних організацій. Координаційна група повинна забезпечувати керівнику проекту залучення до проекту необхідних йому спеціалістів та інших ресурсів.

3. Підтримка процесу виконання проекту. Після обрання проекту координаційна група має підтримувати й оцінювати процес виконання проекту.

4. Робота із зовнішнім середовищем та чинниками ризику. Після виявлення вузьких місць проекту й комерційних ризиків координаційна група відслідковує й такі чинники, як дії конкурентів, тенденції ринку, соціальні, економічні та політичні зміни, що впливають на реалізацію проекту.

5. Вирішення конфліктів і подолання криз. Розв'язання окремих проблем виходить за межі можливостей керівника проекту. До цих проблем належать катастрофи, внутрішньоорганізаційна боротьба за ресурси, розробка технічних проблем, що впливають на вартість або можливість реалізації проекту, дії конкурентів і постачальників, великі економічні і політичні зміни, взаємодії всередині організації, внутрішні політичні проблеми. Розв'язання цих проблем може бути пов'язане зі зміною обсягу, вартості й терміну виконання робіт або навіть із вживанням надзвичайних заходів, передбачених під час планування проекту. Координаційна група може взяти на себе відповідальність за розв'язання проблем, що загрожують ефективному завершенню проекту.