Инструкция участнику переговоров

Внимание: последствия плохо организованных переговоров:

- материальные потери;

- потери репутации.

1. ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ

Внимание:

отнеситесь к подготовке серьезно, не полагаясь на то, что легче сориентироваться по ходу.

1.1. Анализ проблемы

1.1.1. Определите предмет переговоров (о чем будут переговоры).

1.1.2. Установите вашего возможного партнера:

- получите необходимую информацию о партнере (его надежности, опыте участия в аналогичных переговорах, финансовых делах и т.п.).

1.1.3. Выявите наличие альтернатив данным переговорам.

возможно ли?

- решить проблему самостоятельно

решить проблему с другим более выгодны партнером

1.1.4. Определите, нужны ли вам эксперты для подготовки?

нет да

- в какой области (юристы, экономисты, специалисты по технологии производства, какие-либо еще?);

- сформулируйте задачи экспертам, указав сроки.

1.1.5. Проведите содержательный анализ проблемы (при необходимости совместно с экспертами):

- каковы ваши интересы?

- каковы возможные интересы партнера?

- насколько ваш партнер заинтересован в переговорах с вами (есть ли у него лучшие альтернативы)?

- определите область совпадения и расхождения интересов.

1.2. Планирование переговоров

1.2.1. Планирование содержательных аспектов переговоров.

1.2.1.1. Сформулируйте общий подход к переговорам (переговорную концепцию):

- ваши цели и задачи (следуют из анализа проблемы):

а) получить информацию о партнере ;

б) дать информацию о себе;

в) заключить соглашение;

г) продлить имеющееся соглашение;

д) пересмотреть ранее заключенное соглашение;

е) внести коррективы в имеющееся соглашение;

Внимание: обычно на переговорах одновременно ставятся несколько целей, например, получить информацию о партнере, дать информацию о себе и заключить соглашение.

- как вы намерены их достигать (наметьте стратегию, исходя из анализа задач и ваших целей).

Внимание:

разрабатывая стратегию, необходимо учитывать последовательность в реализации целей, например, сначала - получение информации о партнере и сообщение информации о себе, затем - заключение соглашения.

1.2.1.2. Проведите экономические и финансовые расчеты.

1.2.1.3. Подготовьте необходимую техническую и справочную документацию (например, по технологии производства и строительства, по законодательству на территории страны и т.п.).

1.2.1.4. Определите возможные варианты решения.

Внимание:

не следует искать единственно правильный вариант, каждый из вариантов обладает своими плюсами и минусами:

- выпишите для каждого варианта положительные и отрицательные моменты;

- проранжируйте варианты решений по степени предпочтения для вас и для партнера;

- можно ли улучшить варианты для вас, не ухудшая их для партнера:

- нет да

- какие?

- за счет чего?

1.2.1.5. Сформулируйте ваши возможные предложения и их аргументацию (предложения должны отвечать тому или иному варианту решения).

Внимание: 1) старайтесь ориентироваться на объективные критерии (например, стандартный уровень цен);

2) при подготовке аргументации, прежде всего, покажите преимущества ваших предложений для партнера.

1.2.1.6. Сформулируйте вашу позицию на переговорах. Позиция является конечным итогом подготовки к переговорам и отражает анализ интересов, вариантов решений, предложений и их аргументации:

- сформулируйте основную позицию на переговорах;

- сформулируйте запасную позицию (по каким вопросам и как далеко вы можете идти на компромиссы);

- подготовьте документы, которые вы хотели бы представить вашему партнеру (это может быть проект договора, а также юридические, финансовые и другие документы).

1.2.2. Планирование организационных моментов.

1.2.2.1. Выберите место проведения переговоров

- дома

- на нейтральной на территории

- на территории партнера

- оцените все плюсы и минусы места, учитывая, в частности, такие параметры, как материальные затраты, сложность организационных моментов, необходимость согласований с другими организациями и руководством.

1.2.2.2. Определите состав делегации и ее руководителя.

Внимание: 1) типичная ошибка для российских участников переговоров - слишком большой количественный состав делегаций;

2) помните, что делегация должна работать, как единая команда.

- определите персонально, кто будет участвовать в переговорах?

1) непосредственные участники переговоров;

2) эксперты, консультанты, (требования к экспертам:

а) компетентность,

б) умение работать "в команде");

3) если необходимо-технический состав (например, машинистки, стенографистки).

1.3. Первые контакты с партнером (предпереговоры)

1.3.1. Установите рабочие отношения с предполагаемым партнером:

- выразите всю заинтересованность участия в переговорах;

- запросите (если необходимо) дополнительную информацию (например, техническую документацию).

1.3.2. Согласуйте с партнером организационные моменты предстоящих переговоров:

- уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель предприятия,его заместитель и т.д.?);

- место проведения переговоров;

- количественный состав делегации (сколько человек примет участие в переговорах?).

1.3.3. Дайте ваши предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать).

Внимание: повестка дня может быть сформулирована в самом общем виде без подразбивки на вопросы

2. ВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ

2.1. Протокол при ведении переговоров

2.1.1. Рассадка:

- глава делегации садится в центре, напротив него - глава партнерской делегации;

- справа от главы - второе лицо в делегации, слева - переводчик (при необходимости).

2.1.2. Требования к характеру беседы:

- спокойный тон, даже в том случае, если партнер раздражен или агрессивен;

- необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая.

2.1.3. Общие сведения:

- через 5-7 минут после начала подается чай, кофе ;

- через час чай, кофе предлагается вторично;

- по окончании переговоров (подписания протокола о намерениях, контракта, договора) устраивается протокольное мероприятие (например,прием)

2.2. Технология ведения переговоров

2.2.1. Этапы ведения переговоров

2.2.1.1. Первый этап - уточнение интересов, позиций, целей и т.д. участников переговоров.

Внимание: как бы хорошо не была проведена подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов.

На первом этапе необходимо:

- уточнить неясные моменты в позиции партнера (выслушав его и задав ему вопросы).

Внимание! Типичные ошибки:

1) затягивание этапа уточнения (слишком подробное выяснение несущественных деталей).

Результат: потеря переговорного темпа и, возможно, потеря партнера;

2) невыяснение важных деталей.

Результат: различное толкование договоренностей, возможный конфликт с партнером.

2.2.1.2. Второй этап - обсуждение позиций.

- главное на этом этапе - аргументация предлагаемых решений.

Целесообразно: основное внимание при аргументации уделить взаимной выгоде в случае принятия того или иного решения.

2.2.1.3. Третий этап - согласование позиций.

Целесообразно: сначала согласовать общие контуры соглашения (выработать общую формулу), затем обсудить детали. Эта тактика экономит время. Однако прежде чем следовать ей, необходимо на это получить согласие партнера.

2.2.1.4. Четвертый (заключительный) этап:

- стороны приступают к редактированию текста.

Внимание:

указанные этапы не обязательно четко разграничены. Однако в целом последовательность в решении задач при ведении переговоров должна сохраняться

2.2.2. Возможные подходы к переговорам

МЯГКИЙ ПОДХОД/ ЖЕСТКИЙ ПОДХОД (ТОРГ)

участники- друзья

участники - противники

цель - соглашение

цель - победа

делать уступки для культивирования отношений

требовать уступок для продолжения отношений

мягкий курс в отношениях с людьми и при решении проблемы

жесткий курс в отношениях с людьми и при решении проблемы

доверять другим

не доверять другим

легко менять свою позицию

твердо придерживаться своей позиции

делать предложения

угрожать

искать решение, на которое ОНИ пойдут

искать решение, на которое ВЫ пойдете

настаивать на соглашении

настаивать на своей позиции

избегать состязаний воли

пытаться выиграть состязание воли

поддаваться давлению

применять давление

допускать потери ради соглашения

требовать уступок в качестве платы за соглашение

ПРИНЦИПИАЛЬНЫЙ ПОДХОД

(совместный с партнером анализ проблемы)

-участники вместе решают проблему;

-цель - разумный результат, достигнутый эффективно;

-отделить людей от проблемы;

-придерживаться мягкого курса в отношениях с людьми, но жесткого при решении проблем;

-продолжать переговоры, независимо от степени доверия;

-концентрироваться на интересах, а не на позициях;

-анализировать интересы;

-разработать ряд вариантов: решать позже;

-настаивать на применении объективных критериев;

-использовать критерии, не относящиеся к состязанию воли;

-быть открытым для доводов, уступать доводам, а не давлению.

2.2.3. Тактические приемы

ПРИ МЯГКОМ ПОДХОДЕ

ПРИ ЖЕСТКОМ ПОДХОДЕ

1) принятие практически любых предложений партнера;

1) завышение первоначальных требований;

2) значительные уступки;

2) расстановка ложных акцентов в собственной позиции;

3) прямое "открытие своих карт".

3) вымогательство;

4) постановка партнера в безвыходную ситуацию;

5) ультимативность требований;

6) угрозы;

7) выдвижение требований по возрастающей;

8) "салями";

9) дача заведомо ложной информации (блеф);

10) отказ от собственных предложений;

11) двойное толкование.

ПРИ СОВМЕСТНОМ С ПАРТНЕРОМ АНАЛИЗЕ ПРОБЛЕМЫ (ПРИНЦИПИАЛЬНЫЙ ПОДХОД)

1) тщательный анализ проблемы

2) выявление моментов объединяющих участников

3) постепенное повышение сложности решаемых проблем

4) разработка и внесение предложений, которые бы способствовали реализации обоюдных интересов

5) разделение проблемы на отдельные составляющие

Внимание:

- обычно на переговорах реализуются одновременно элементы различных подходов, однако важным является, какой из подходов преобладает

- выбор преобладающего подхода зависит от обоих участников.

Целесообразно: постараться самим в большей степени ориентироваться на совместный анализ проблемы и сориентировать на это вашего партнера.

2.2.4. В случае, если партнер не настроен на конструктивный диалог:

- постараться самому быть настроенным конструктивно, не пытаясь обыграть партнера;

- необходимо создать деловую атмосферу переговоров;

- предложить паузу в переговорах, во время которой провести неформальные встречи и консультации, рассмотреть возможность иных альтернатив (например, проведение аналогичных переговоров с другим партнером).

2.2.5. На переговорах с более сильным партнером (партнером, объективно обладающим более сильной позицией) возможно:

- апелляция к продолжению отношений с данным партнером в дальнейшем (наличие долгосрочных соглашений), а значит заинтересованности партнера в соглашении;

- увязывание различных предложений в пакет (будучи слабым по одному вопросу, участник переговоров может оказаться более сильным по другому). Увязка этих вопросов на переговорах позволяет сбалансировать силу сторон;

- обращение к репутации сильного партнера (крайне жесткая позиция сильного партнера может повредить его репутации).

Внимание: необходимо внимательно относиться к поддержанию рабочих отношений с партнером. Для этого:

- ведите себя рационально, избегая негативных эмоций. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решений;

- постарайтесь понять партнера. Невнимание к противоположной точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений;

- если даже противоположная сторона вас не слушает, постарайтесь провести консультации с ней, тем самым будут улучшены отношения;

- не давайте ложной информации, если даже это делает противоположная сторона. Такое поведение ослабляет силу аргументации, а также затрудняет в дальнейшем взаимодействие с другими возможными партнерами;

- избегайте поучительного тона. Будьте открыты для аргументов партнера и постарайтесь, в свою очередь, убедить его;

- будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

3. ПОСЛЕ ЗАВЕРШЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

3.1. Проведите анализ переговоров после их завершения:

- что, какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров;

- какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались, что не было учтено при подготовке к переговорам, почему;

- какие возникли неожиданности в ходе ведения переговоров;

- каково было поведение партнера на переговорах;

- какие принципы ведения переговоров возможно и нужно использовать на других переговорах.

Целесообразно: по окончании переговоров подготовить отчет об их проведении, в котором дать анализ итогам и ходу переговоров.

3.2. Выполнение договоренностей:

- в случае возможного срыва выполнения договоренностей по вашей вине, заранее поставьте партнера в известность, предложив варианты компенсации (если они не оговорены в договоре).

Внимание:

в зависимости от того, насколько точно и аккуратно вы соблюдаете договоренности, зависят не только ваши отношения с данным партнером, но и репутация в целом.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА:

1. Современный менеджмент: Принципы и правила. Дайджест зарубежной литературы. Москва-Н.Новгород, 1992.

2. Зигерт В., Ланг Л. Руководить без конфликтов. М., 1990.

3. Зазыкин В.Г., Чернышев А.П. Менеджер: психологические секреты профессии. М., 1992.

4. Липсиц И. Секреты умелого руководителя. М., Экономика, 1994.

5. Ниссинен Й., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования. М., Экономика, 1993.

6. Лебедева. М.М. Уметь вести переговоры. М., 1991.

7. Панасюк А.Ю. Управленческое общение: Практические советы. М., Экономика,1990.

8. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. М., 1995.

9. Фишер Р., Юри У. Путь к согласию, или переговоры без поражения. М., Наука, 1996.