Эффективное взаимодействие с подчиненными

Управленческое взаимодействие является весьма разнообразным процессом и может быть реализовано на различных этапах управления. Если взять в качестве критерия объект (человек или несколько) и средство (непосредственное и при помощи специальных средств) управленческого взаимодействия, то можно выделить четыре основные группы:

· Индивидуальное непосредственное взаимодействие: постановка задач, рабочие замечания, делегирование полномочий, предоставление рекомендаций, личные беседы, собеседования по аттестации, поздравления и т.д.

· Индивидуальное опосредованное: общение по телефону, переписка, рапорты, организация приемного времени, служебные записки и т.д.

· Групповое непосредственное: подведение итогов, объявления, совещания, доклады, осмотры, собрания коллектива, работа комиссий, обучение и т.д.

· Групповое опосредованное взаимодействие: селекторная связь, внутренняя радиосеть, заметки в газетах и производственных листках, выдача формуляров и общих распоряжений, приказы по организации и т.д.

Одним из важнейших техник самоменеджмента, помогающих в индивидуальном непосредственном взаимодействии, является делегирование полномочий.

Делегирование полномочий

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. То есть, передача части собственных прав для решения конкретной задачи. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегирована. Передача задач или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Успешное делегирование предполагает: готовность делегировать (желание) и способность делегировать (возможность).

Управленческая ответственность (не делегируется)

· Преимущества делегирования:

1. Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться;

2. Делегирование способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;

3. Делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятель­ности и компетенции подчинённых;

4. Делегирование положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

5. Делегировать нужно рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы, подготовительную работу.

· Правила делегирования:

1. Подобрать подходящих сотрудников.

2. Решение о делегировании принимать заблаговременно.

3. Распределить сферы ответственности.

4. Объяснить смысл и цель задания, рассказать как выполнять.

5. Делегировать работу по возможности целиком, не отдельными делами.

6. Координировать выполнение порученных задач.

7. Однородные задания передавать одному и тому же исполнителю.

8. Стимулировать, мотивировать и консультировать подчинённых.

9. Обеспечить доступ к необходимой информации.

10. Осуществлять контроль рабочего процесса и результатов.

11. Давать оценку своим сотрудникам, хвалить и критиковать.

12. Пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

13. Крупные и важные задачи поручать приказным путем (в письменном виде).

· Факторы, затрудняющие делегирование

- боязнь неосведомленности (мнимое ущемление авторитета) «Почему сделали, а я не знаю?»

- монополизация права подписи; необходимый объем документов,

требующих подписи первого лица, не превышает 10-15 % от всего объема

- отсутствие возможности управлять; преобладают текущие дела и общее положение дел смещается на дальний план, нет перспективы

- неясность стоящих задач организации для самого руководителя,

- неумение доступно объяснить их подчиненным

- отсутствие доверия к подчиненным; они кажутся безынициативными

- боязнь риска; ответственность за перепорученное задание лежит на

руководителе. «Лучше меня никто не сделает!»

- неумение установить эффективный контроль за порученным; опасно, что подчиненные могут «наломать дров»

- в организации сложилась атмосфера нетерпимости к ошибкам

- управление в состояние кризиса, спешки и постоянной срочности

· Что нельзя делегировать

- функции руководителя: установление целей, выбор политики предприятия, принятие стратегических решений, контроль результатов

- руководство сотрудниками, их мотивация

- задачи высокой степени риска

- необычные, исключительные дела

- актуальные и срочные дела, не оставляющие времени для объяснения

- задачи строго доверительного характера.