Практические приемы прекращения разговора

Поблагодарите собеседника(за содержательную бе­седу, за информацию, за его откровенность и т.п.). Боль­шинство правильно понимают этот намек. Для тех, кто пропускает его мимо ушей, есть и другие приемы.

Кратко объясните, как собираетесь поступить, пока­жите, что собираетесь сделать это немедленно (куда-то пойти, или позвонить, или тут же написать документ).

Предложите собеседнику срочно сделать что-либо, объяснив, почему это лучше сделать безотлагательно(например, связав это с чьей-то возможной отлучкой, командировкой, уходом на совещание).

Встаньте, попроситесь с собеседником (мужчине пожмите руку). Проводите посетителя до двери.

С помощью этих приемов вы в 99 % случаев освобо­дитесь от собеседников, не вызвав их недовольства.

Но есть и назойливые посетители, избавиться от которых можно лишь способами, которые самому ав­тору, мягко говоря, не очень нравятся. И вовсе не по­тому, что не он их придумал. Однако, учитывая, что способы эти применяются с гуманной целью (огра­дить партнера по общению от отрицательных эмоций), они имеют право на существование.

Договоритесь с секретарем (с помощником, с кем-то из коллег) об избавлении вас от назойливого посетителя.

Например, определенное число звонков секретарю (помощнику) означает, что ему нужно зайти в кабинет и сказать, что вас срочно вызывают к руководи­телю.

Разговоры по телефону также могут нуждаться в ус­корении их завершения. Первые три приема, описан­ные выше, вполне пригодны и в этом случае. Но есть и специфические способы.

Желая закончить разговор, скажите собеседнику: «У меня сейчас начинается совещание, люди уже собра­лись». Если после «совещания» раздастся звонок и тот же голос бесцеремонно продолжит прежний разговор, можно воспользоваться приемом, о котором поведал в одном из интервью известный американский специа­лист по технике личной работы Алек Маккензи.

Вы говорите: «Что-то плохо слышно. Вообще у нас в последнее время что-то с телефоном проис...» и нажима­ете на рычаг аппарата. Через минуту абонент перезва­нивает: «У тебя телефон отключился?»— «.Да, в послед­нее время у нас телефон бара...»— и вновь нажимаете на рычаг. Больше назойливый собеседник не звонит. Не ис­ключено, что он проклинает телефонную сеть, но ваши отношения с ним не пострадали.

6.6. ИНТЕРВЬЮ: ИСКУССТВО СПРАШИВАТЬ И ОТВЕЧАТЬ

Беда тому, кто говорит все, что может сказать.

Вольтер

Интервью как средство «паблик рилейшнз»

Интервью — блестящая возможность сделать досто­янием гласности свои взгляды, а также рекламу своей деятельности. Разумеется, если выглядишь в интервью убедительно.

Как сделать интервью своим союзником? Восполь­зуйтесь нашими советами на этот счет.

Вы даете интервью: что и как делать...

...до интервью. Можно предложить такой вариант.

1. Заранее узнайте у интервьюера, какие основные проблемы и вопросы его в основном интересуют.

2. Уточните и запишите дату, время и место встречи.

3. Убедитесь в том, что корреспондент правильно запомнил ваше имя, должность и организацию, кото­рую вы представляете. Пошлите ему свою визитную кар­точку, а в случае необходимости информацию о себе по электронной почте.

4. Продумайте наиболее вероятные вопросы интер­вьюера и заранее подготовьте на них профессионально грамотные и по возможности краткие ответы.

5. Напишите для себя, что вам хотелось бы обяза­тельно довести до сведения общественности. Вам легче будет формулировать свои ответы и говорить, как по писаному.

6. Заготовьте несколько выигрышных ключевых фраз, слов, запомните их.

7. Желательно прийти на интервью одетым, как на официальную встречу. Тем самым вы продемонстриру­ете уважение к собеседнику.

8. Запомните имя, отчество интервьюера.

9. Зарезервируйте 5—10 минут времени, чтобы прийти пораньше и собраться с мыслями.

10. До начала интервью спросите репортера, чем вы можете помочь ему, и сообщите свои пожелания.

11. Если вы хорошо подготовились к беседе, проду­майте, как будете отвечать и на неприятные для вас вопросы. Представьте себе худший вариант сценария.

Предостережение: конечный результат зависит от ожиданий и предубеждений интервьюера.

Одно из ранних наблюдений подобного рода прове­дено психологом Райсом еще в 1929 году. Он выявил «заразительное предубеждение» интервьюеров на ос­нове анализа 2000 бесед, проведенных сотрудниками благотворительного фонда с клиентами. Клиенты объяс­няли свое обращение к фонду за помощью теми при­чинами, которые вызывали сочувствие интервьюеров. Так, один из них, ярый сторонник запрещения прода­жи спиртных напитков, получил в три раза больше ответов о вредном влиянии алкоголя, нежели интер­вьюер, не разделявший этих взглядов.

Поэтому, соглашаясь на интервью, не теряйте бди­тельность, чтобы не стать рупором воззрений журна­листа!

... в ходе интервью. Тут «расклад» может быть сле­дующим.

1. Поздоровавшись с интервьюером, постарайтесь произвести на него благоприятное впечатление. Не су­етитесь, ведите себя спокойно, непринужденно, но ни в коем случае скованно или развязно.

2. Настройтесь, чтобы стиль вашей беседы-интер­вью был деловым и оптимистичным.

3. Время от времени улыбайтесь, используйте одну-две реплики, фразы, которые характеризовали бы вас как человека, не лишенного чувства юмора и остроумия.

4. Обязательно смотрите интервьюеру в глаза, отве­чайте на вопросы уверенно, но не создавайте впечат­ления самоуверенного человека.

5. Не бойтесь проявить инициативу, даже повернуть беседу в нужном для вас направлении.

6. Следите за речью, аргументацией, приводимыми вами фактами, примерами.

7. Остерегайтесь двусмысленных толкований вашей точки зрения. Избегайте категоричных ответов, но не будьте слишком многословны.

8. Если вам зададут трудный вопрос, связанный с возможной угрозой или разоблачением, прежде чем ответить, сосчитайте хотя бы до пяти.

Используйте уклончивые фразы типа: «Извините, без комментариев», «Боюсь, что у меня сейчас нет фактов», «Мы вскоре дадим исчерпывающий ответ», «Мы все еще занимаемся этим вопросом». Избегайте прямых столкновений с репортером. Обезоружьте его своей доброжелательностью.

9. Никогда не давайте никаких комментарии «не для записи»: вы поставите и корреспондента в затрудни­тельное положение, а тем более — себя, если журна­лист окажется недостаточно порядочным.

10. Отвечайте кратко на особенно неприятные для вас вопросы. Детали могут создать плохое впечатление, а утверждения общего характера не привлекут повы­шенного внимания к этим вопросам.

11. Говорите ясным и живым языком, не сухим язы­ком профессионала. Иначе вас могут принять за чи­нушу.

12. Если не знаете ответа на вопрос, скажите, что не готовы ответить на него.

13. Если вы не можете дать какую-либо информа­цию, то объясните, почему именно.

Говорите правду. Полуправда — половина лжи, ко­торая может вскоре обернуться против вас.

14. Не поддавайтесь желанию покритиковать других.

15. Если корреспондент предложит вам выступить с публичным разоблачением, скажите, что были бы сча­стливы, но вам нужно посоветоваться с коллегами.

16. Во время интервью и в перерывах старайтесь ус­тановить дружеские отношения с представителями средств массовой информации.

17. В конце интервью поблагодарите интервьюера за интересные вопросы и проявленное к вам внимание.

... после интервью. Теперь самое время подвести ито­ги встречи.

1. Поинтересуйтесь, когда можно будет завизировать текст, если интервью предназначено для печати.

2. Узнайте, когда и где оно будет опубликовано или дано в эфир.

3. Проанализируйте свои ответы и поведение во вре­мя интервью, особенно в критические его моменты. Сделайте соответствующие выводы для себя.

4. Если у вас будут регулярно брать интервью, прой­дите специальную подготовку. Общение с представи­телями средств массовой информации требует навы­ка, которому можно научиться.

Пожелания интервьюеру

Берущим интервью необходимо избегать двух глав­ных и очень распространенных недостатков: 1) много­словия при постановке вопросов и 2) поверхностно­сти вопросов, не позволяющих интервьюируемому раскрыться.

Оба эти недостатка имеют один корень: плохую под­готовку к разговору. Только основательная подготовка,

предварительная «разведка» собеседника дают возмож­ность краткими, точными вопросами «зацепить» и «раз­говорить» его.

Очень важно тщательно продумать начало беседы. Желательна даже некая интрига, которая увлечет ин­тервьюируемого, заставит его забыть о театрализованности действа. О том, как это может быть сделано, — следующий сюжет.

Первые минуты передачи о выдающемся ученом Н.И. Ва­вилове. Ведущий раскладывает перед учеником Вавилова не- сколько его фотографий: «Как вы считаете, на какой из них ваш учитель наиболее всего похож на себя?». Собеседник молча раскладывает снимки. Почти минуту размышляет. При этом камера крупным планом демонстрирует зрителям изображения на снимках. Наконец приглашенный останав­ливается на одном из них: «Вот на этом».

«А почему?» Понятно, что такое вступление намного интереснее, нежели традиционные вопросы, так характер­ные для подобных передач.

Не менее важно, как закончить интервью. В послед­ние минуты интервью с председателем Сибирского отделения Академии наук М.А. Лаврентьевым к нему обратились с неожиданной просьбой: «Михаил Алек­сеевич, у нас тут слово в кроссворде попалось трудное. Не поможете?». Академик, любитель головоломок (о чем, вне сомнения, знали авторы передачи), охотно соглашается помочь: «Так... Крупный ученый, внесший значительный вклад в развитие теоретической и при­кладной математики и механики, выдающийся орга­низатор науки. Десять букв. Начинается на «Л», третья и последняя буквы — «в». Кто это может быть? По­стойте-постойте... Так это же Лаврентьев!». Веселый смех академика, ставшего жертвой шутки, добавила еще один положительный штрих к его портрету. Передача закон­чилась на этой жизнерадостной ноте.

6. 7. САМОПРОВЕРКА: ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ ПРАВИЛА ДЕЛОВЫХ КОНТАКТОВ

Кроссворд

Примечание: в кроссворде буквы «й» и «и» считаются идентичными.

По вертикали:

1. Один из способов тактично завершить беседу, не обидев собеседника, —... его.

2. Выбор места для беседы должен быть таким, чтобы оно... целям беседы.

4. Нереальные... при приеме на работу — источник многих конфликтов в дальнейшем.

6. Для беседы нужно иметь... время.

7. Первое, что нужно сделать для окончания беседы, —... собеседника.

9. Критикуйте... а не человека, их совершившего.

10. Чтобы подвести собеседника к нужному решению, задавай­те ему... вопросы!

11. Не критикуйте, а хвалите при ..

13. Какой по счету рабочий день запоминается надолго, нежели другие?

15. Одна из первых задач беседы — привлечь...

18. Сразу после достижения цели беседы ее нужно...

22. Критикуя, ищите совместно решение, а не ..

23 Прежде чем критиковать, найдите, за что...

24. Место для беседы должно быть таким, чтобы ничто не...

25. Самый дорогостоящий вид управленческой деятельности (ответ написать в единственном числе).

26. Во взаимоотношениях с подчиненными руководитель должен иметь... терпение.

29. Прежде чем критиковать, выслушайте...

30. Проводящие беседу при поступлении на работу, как прави­ло .. условия предполагаемой работы.

34. Необходимое условие успешности беседы — ее...

36. Один из способов «отбиться» от телефонного болтуна — инсценировать, что ваш телефон...

По горизонтали:

3. Старайтесь, чтобы в деловой беседе... в основном ваш

собеседник.

5. Время деловой беседы должно быть... и для вас, и для

вашего собеседника.

6 Основной вид общения деловых людей —... беседа.

7. Второе правило подготовки деловой беседы — составить...

8. Один из приемов тактичного выпроваживания не в меру разговорчивого посетителя —... с ним.

12. По окончании беседы необходимо... полученную информа­цию.

14. Эффективность коммуникации по «горизонтали» составляет в среднем... процентов.

16. Критикуя, сохраняйте... тон.

17. Более предсказуемы результаты беседы, если она ведется...

19. Первое правило при подготовке деловой беседы — сформу­лировать ее... (ответ — во множественном числе).

20. Если целью беседы является получение информации, то предпочтительней... вопросы.

21. Прекращайте деловую беседу... после достижения ее цели.

27. Наиболее часто встречающийся вид делового контакта-

28. Приведенные выше правила проведения бесед полезны всем— от министра до... дома.

31. Критикуя, оставайтесь на должной...

32. Эффективность коммуникаций «сверху вниз» в среднем... пять процентов.

33. Эффективность коммуникаций «снизу вверх» в среднем.. процентов.

35. Одна из первых задач беседы — создать атмосферу взаимного..

37. Подчините... беседы ее цели.

38. Ничто так не снижает готовность к сопротивлению как условия... капитуляции.

39. Основная цель беседы с увольняющимся — выяснить какова истинная... его ухода.

Глава 7.