Розвиток писемної комунікації

З давніх часів до нас дійшли різні види писемного спілкування, що дає нам можливість вивчати історію розвитку суспільства, особливості по­буту, взаємовідносини між людьми, які складалися протягом століть.

Листи – це засоби спілкування та передачі інформації, які виникли разом з писемністю дуже давно. Основні правила складання кореспон­денції, які прийняті в міжнародному спілкуванні, склалися більше ста п’ятдесяти років тому, хоча листи люди писали й раніше.

В давнину римляни листів не підписували, якщо це не були листи до імператора. Адресу на конверті не писали, тому що листи вручалися по­сильними особисто адресату. В формі листів складалися цілі романи, вірші, філософські трактати, соціально-політичні памфлети, літературно-критичні замітки.

З роками форма, стиль і манера написання листів змінювалися, вик­лючалися старомодні слова, збагачувався їх словниковий запас. Поступово діловий лист набував статусу документа, тому було необхі­дно розробити певні вимоги та правила його складання.

В 1720 р. Петром І був створений “Генеральний регламент”, який став основою нової системи документування діяльності центральних, розпо­рядчих органів – колегій – та їх листування з іншими установами.

В 1722 р. створений “Табель про ранги”, який дав початок системі чинів і титулів, вживання яких у діловому листуванні стало обов’язковим. Потім виходить ще ряд законодавчих актів Уряду Петра І, завдяки яким листування між установами перетворюється в ритуал, який необхідно було добре знати, щоб зайняти місце в бюрократичній ієрархії Росії.

На початку ХІХ ст. визначний державний діяч того часу М.М. Спе-ранський розробив “Загальну установу Міністерств”, де були встановлені єдині зразки ведення діловодства і звітності. Рекомендації Сперанського, його творчі зусилля у справі формування канцелярського стилю мови вне­сли великий вклад в те, що в наші дні прийнято називати уніфікацією мови офіційного листування (3).

Особливістю сучасного етапу розвитку офіційних документів і їх най­важливішого компоненту – офіційного листа – є їх уніфікація. Мова офіційних документів – це набір кліше, штампів і стандартів. Уніфікація – це, насамперед, встановлення і застосування правил побудови речень за певними моделями, які відповідають тим чи іншим життєвим ситуаціям.

Уніфікацію мови документів можна розглядати і як соціальне замов­лення, вона виправдана у всіх відношеннях:

– економічному – скорочення затрат праці на процес складання доку­ментів;

– правовому – адресат листа в більшості випадків юридична особа;

– соціальному – адресат і адресант листа – особи колективні;

– технічному – є можливість машинної обробки тексту;

– психологічному – полегшується процес сприйняття інформації;

– культурознавчому – підвищується культура управлінської праці;

– лінгвістичному – збігається завдання уніфікації мови документів з їх нормалізацією.

В США все було направлене на те, щоб лист служив сильним і чітким інструментом проведення економічної стратегії фірми. Створений був навіть своєрідний інститут листа, який проголошував культ індивідуаль­ної виконавчої техніки. Дещо пізніше американці зробили поворот до уніфікації ділового листа. Канцелярія Білого дому підрахувала, що щотижня через недбало складені ділові листи компанії несуть втрати в декілька мільйонів доларів.

В Англії уніфікований стиль ділового листування прийнятий під на­звою Zіp-Code, що в буквальному перекладі значить «Код-блискавка». Він зачіпає всі рівні та аспекти мови – його словниковий склад, морфологію, синтаксис, графіку й фонетику, пунктуацію і навіть стиль.

У державних установах Росії з другої половини ХІХ ст. уніфікація тек­стових форм документів стала нормою офіційного письмового спілкуван­ня. В цей час почали складати різні листівки і посібники з написання листів, які стали вітчизняною традицією.

Завдяки використанню таких посібників достатньо було знайти в книзі зразок необхідного документа і, замінивши прізвища, дати, адресу й іншу змінну інформацію, переписати документ або, вивчивши тексти аналогіч­них документів, скласти на їх основі власний текст і типові мовні звороти.

В 60-ті роки ХХ ст. були розроблені Державні стандарти та методичні розробки, якими із змінами і доповненнями користуються донині.

Діючий нині стандарт перераховує в певній послідовності реквізити, що повинні бути на всіх видах документів, які входять в уніфіковану сис­тему організаційно-розпорядчої документації. Він визначає максималь­ний склад реквізитів документів (всього їх 31). Кожному реквізиту відво­диться строго певне місце і необхідна площа з урахуванням максимально­го набору знаків при його написанні.

Класифікація листів

Ю. Палеха всю кореспонденцію поділяє на такі різновиди:

– ділові (формальні і неформальні) листи;

– особисті (приватні) листи;

– рекомендувальні листи;

– листи прямої поштової реклами.

Формальними є листи, підготовлені від імені однієї організації або на адресу іншої.

Неформальними є листи, складені працівниками одного рівня (менед­жером кадрової служби однієї фірми менеджеру фінансової служби іншої) з пропозицією про особисту зустріч для обговорення тих чи інших питань, обміну інформаційними матеріалами та ін. Звичайно, неформальні листи складаються після встановлення партнерських відносин і особистого знайомства.

Особистими є листи, якими обмінюються рідні або знайомі. Така ко­респонденція має приватний характер.

Рекомендувальними є листи, які служать для заочного представлення тієї чи іншої особи. Такі листи допомагають швидко заручитися підтрим­кою на місці тимчасової вимоги.

Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів і послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів складений розумно й продумано, товар, який про­понується, має добрий попит, а рекламний лист складений тонко і зі сма­ком, адресати, як правило, одержують серйозний імпульс до здійснення покупок відразу ж.

1) Ділові листи.Всі офіційні ділові листи можна поділити за функціональною ознакою на:

- листи, які вимагають відповіді (лист-прохання; лист-звертання; лист- вимога; лист-запит). Відповіді на ці листи мають певну форму залежно від змісту вихідного листа.

- листи, які не вимагають відповіді. (лист-попередження; лист- нагадування; лист-подяка; лист-підтвердження; інформаційний лист; лист- відмова; лист-повідомлення; лист-сповіщення; лист-розпорядження; супроводжувальний лист).

Залежно від указаних у листі адресатів офіційні листи можна розділи­ти на колективні та циркулярні. Колективний лист складається від імені певної кількості осіб і направ­ляється за однією адресою. До таких листів можна віднести скарги, про­хання й звертання, підписані групою осіб, які усвідомлюють свою спільність у вирішенні яких-небудь питань.

Циркулярний лист, навпаки, направляється цілому ряду підлеглих ус­танов і підприємств від одного адресата. Джерелом розсилки циркулярно­го листа є вищестояща організація (міністерство, відомство, корпорація), яка інформує свої підрозділи з того чи іншого питання або ж дає їм відповідні розпорядження й вказівки.

Залежно від змісту й об’єму листів їх можна поділити на прості, або одноаспектні, і складні, або багатоаспектні. Під аспектом розуміють дум­ку, висловлену одним або кількома реченнями. До багатоаспектних листів можна віднести листи, які включають в себе прохання, гарантію та нагаду­вання.

За тематичною ознакою листи можна поділити на адміністративно-господарські, постачально-збутові, виробничі, пропагандистські та ін.

За тематичною ознакою також існує різниця між діловою і комерцій­ною кореспонденцією. Вважається, що листування, яким оформляється економічна, правова, фінансова й інші форми діяльності підприємства, називається діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріаль­но-технічного постачання та збуту відноситься до комерційної кореспон­денції.

За родом діяльності листування поділяють на те, яке стосується вироб­ничої діяльності організацій і підприємств, і листування між громадськи­ми, профспілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію розмежовують на: стандартну; таку, що регламентується, і нестандартну.

2) Особисті листи.Базою офіційного листа є лист особистий. Він складається, як правило, від руки, що підкреслює щирість того, хто пише, довірливість, краще виражає особисте ставлення до тієї чи іншої людини і події в його житті.

В багатьох країнах вважається, що в деяких випадках відправляти лис­ти обов’язково. До їх числа відносяться листи з подякою господарям, якщо ви ночували або гостювали в їх господі більше доби.

Обов’язкові також листи, в яких виражається подяка за подарунки, надіслані вам, якщо ви не зуміли особисто подякувати. Особливо розпов­сюджене розсилання таких листів після вручення весільних подарунків.

Ввічливість зобов’язує послати письмову подяку за отримання по­штою поздоровлення з повідомленням про одержання. Лист – відповідь висилається до наступного свята або урочистості.

За кордоном листи можна не тільки відправляти поштою, але й з кур’є­ром або через третю особу.

3) Рекомендувальні листи. За кордоном широко розповсюджена практика рекомендувальних листів. До них досить часто доводиться звертатися нашим людям під час пе­ребування за кордоном. До цих листів слід ставитися дуже уважно.

Рекомендувальний лист за змістом означає, що пред’явник його має право вимагати від вас вашої уваги та гостинності. Тому не прийнято просити у когось, щоб вам дали рекомендувальний лист, і не варто самим роз­давати їх направо й наліво.

Якщо у вас є візитна картка, то її можна вкласти в конверт, який ви посилаєте вашому знайомому. А ім’я того, хто рекомендує, напишіть на картці олівцем над своїм іменем.

4) Листи прямої поштової реклами.Пряма поштова реклама в наш час є одним із найбільш ефективних засобів розповсюдження послуг і товарів, особливо на великому ринку. Психологічний вплив листа прямої поштової реклами на людину, яка має право приймати рішення, досить великий. Однак масове розсилання рекламних листів, кожен із яких буде інди­відуальним зверненням до партнера, який вас цікавить, містить значні труднощі і тягне за собою додаткові витрати часу.

Застосування для рекламного розсилання раніше підготовлених бланків з текстом листа, на початку якого ви залишите місце для того, щоб надрукувати ім’я і посаду адресата, полегшить ваше завдання. Такі бланки можуть бути виготовлені друкарським способом або набрані на комп’ю­тері і розмножені при допомозі ксерокса. При високій якості виготовлення такий лист може претендувати на звання першого і єдиного. При значній кількості адресатів перед текстом рекламного листа можна обмежитися словами: «Керівнику», «Hіgh Mаnаger» або «Dear Sir or Madam». Текст листа з перших рядків повинен притягувати увагу, бути в міру настирливим і запам’ятовуватися.