Тема 15: ОСОБЕННОСТИ МЕНЕДЖМЕНТА В ОБЛАСТИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Студент должен:

знать:

¾ формы построения взаимоотношений с сотрудниками;

¾ технику личной работы руководителя;

¾ сущность и классификацию стилей управления.

Понятие руководства и власти. Управление человеком и управление группой.

Планирование работы менеджера. Затраты и потери рабочего времени. Основные направления улучшения использования времени. Организация рабочего дня, рабочей недели, рабочего места. Улучшение условий и режима работы. Рабочее место руководителя, его эргономические характеристики.

Стили управления и факторы его формирования. "Решетки менеджмента".

Связь стиля управления и ситуации.

Теоретический обзор темы.

В работе руководителя много привлекательного. Она предос­тавляет широкие возможности для развития личности, престиж­на, придает человеку достоинство, приносит уважение окружаю­щих, наконец, просто захватывающа и увлекательна, так как предполагает решение сложных проблем часто в неопределенных или критических ситуациях и в самые сжатые сроки.

Основная его задача состоит не в том, чтобы делать ту или иную работу самому, а в том, чтобы, изучив ситуацию и наметив план действий, организовать ее выполнение силами подчиненных, про­контролировать и оценить их действия, вознаградить отличив­шихся. Понятно, что попытка совместить все это с исполнительс­кой деятельностью большей частью обречена на провал.

Выполняя свои обязанности, руководитель выступает в опре­деленной социальной роли, характер которой с развитием общест­ва меняется. В тот период, когда работники в большинстве своем представляли серую безликую массу, обладали низким уровнем образования и универсальными навыками, все время находились под страхом увольнения, ибо за воротами предприятия находи­лась толпа жаждущих занять их место, и в то же время пребыва­ли в постоянной готовности взбунтоваться из-за невыносимых ус­ловий жизни и труда, от руководителя требовалось быть беспо­щадным диктатором, управляющим персоналом при помощи го­лого принуждения.

Современная научно-техническая революция кардинально из­менила условия и характер производства. Технологические и соци­альные процессы стали чрезвычайно сложными, а знания и квали­фикация исполнителей, их независимость настолько возросли, что руководитель уже не в состоянии единолично управлять всем. При таких обстоятельствах вновь меняется его роль — он становится организатором самостоятельной работы подчиненных, объединен­ных в команды, о которых уже шла речь выше. Диктаторские за­машки и патернализм в данной ситуации практически исключены, ибо первому среди равных ими пользоваться недопустимо, а их место занимает деловое сотрудничество и консультирование.

По своей ориентированности на определенный характер дей­ствий руководители делятся на активных и пассивных. Основная цель пассивных состоит в сохранении любой ценой своих пози­ций в организации традиций, дополнительно гарантирующих ста­бильность. В противоположность им активные руководители стремятся к расширению сферы своего влияния как для получе­ния еще большей власти, так и ради совершенствования организа­ции и достижения общего блага.

Основным объектом текущего управления в организации явля­ется производственная деятельность и все те процессы, которые обеспечивают нормальные условия ее осуществления и заданные результаты.

Организация производственных процессов подчиняется опре­деленным принципам, которые менеджеру необходимо хорошо знать и учитывать в своей работе. Главными среди них считаются: специализация, пропорциональность, параллельность, прямоточ-ность, непрерывность, ритмичность, гибкость, цикличность, ком­плексность.

Специализация предполагает обособление производственного процесса в цехе, на участке, на рабочем месте, основанное на спе­цифическом сырье, материалах, технологии, кадрах, выпускаемой продукции. Она может быть пообъектной, то есть связанной с изго­товлением какого-либо законченного продукта; подетальной, ког­да речь идет о какой-либо его части; пооперационной, если имеет­ся в виду сосредоточение на выполнении отдельной работы, резуль­тат которой не обладает законченной самостоятельной формой.

Специализация в значительной степени повышает скорость и качество выполнения производственных операций, поэтому при носит организации немалый экономический эффект. В то же вре­мя она имеет негативные социальные последствия, поскольку труд людей становится однообразным, растут психологические нагрузки на работников, происходит их деквалификация, потеря навыков универсальной работы. Поэтому на практике работу в подразделении в настоящее время принято организовывать так, чтобы люди, овладев несколькими профессиями, могли перехо­дить от одного вида деятельности к другому.

Уровень специализации измеряется с помощью таких показа­телей как удельный вес специализированной продукции в общем выпуске, удельный вес специализированного оборудования в об­щем парке, среднее количество операций или деталей, приходя­щихся на одного исполнителя или одно рабочее место.

Пропорциональность технологических процессов подразуме­вает наличие определенного соотношения между их отдельными элементами, например, рабочими местами, в результате чего обес­печивается их соответствие друг другу по пропускной способнос­ти, ликвидируются различного рода заторы на пути движения предмета труда, создается необходимая основа ритмичной работы. Под параллельностью понимается одновременность осущес­твления разных стадиях технологического процесса во времени и пространстве, если последовательность стадий не имеет принци­пиального значения. Например, одну и ту же деталь можно обра­батывать одновременно несколькими инструментами или сразу несколько деталей на одном станке.

Прямоточность как принцип организации производства со­стоит в обеспечении кратчайшего пути движения изделий между отдельными этапами технологического процесса и внутри них, что значительно сокращает затраты времени на производство.

Важным моментом организации производственных процессов является ритмичность, суть которой состоит в равномерном вы­пуске продукции или движении предмета труда в одинаковые промежутки времени на всех этапах технологической цепочки, а также в регулярной повторяемости операций и их групп.

Стремительные изменения в технологии современного произ­водства, происходящие под воздействием НТР, требуют от него гибкости, заключающейся в возможности быстрой замены или переналаживания оборудования, перехода на иные виды сырья, материалов, полуфабрикатов, выпуска новых образцов продукции. Все более важную роль в успешной реализации этого принци­па играет всеобщая компьютеризация.

В условиях массового и серийного производства основные тех­нологические процессы осуществляются циклично, то есть регу­лярно повторяются в полном объеме как совокупность операций. Производственные циклы различаются продолжительностью и структурой. Элементами последней являются рабочий период и организационные перерывы. Рабочий период включает время осу­ществления основных и вспомогательных технологических про­цессов, транспортных и контрольных операций, естественных пе­рерывов, когда в действие вступают силы природы и участие чело­века не требуется.

Функционирование технологических процессов является ма­териальной основой текущего планирования, представленного краткосрочными и оперативными планами, отражающими тактику решения проблем, стоящих перед организацией.

Краткосрочные планы охватывают годовой период. Они раз­рабатываются на уровне предприятия в виде производственной программы на основе поступивших заказов или результатов мар­кетинговых исследований, а затем конкретизируются для отдель­ных цехов на квартал или на месяц. В задачу краткосрочного планирования в связи с этим вхо­дит обеспечение производства продукцией и услугами с мини­мальными затратами.

Цехи на основе касающейся их части производственной про­граммы предприятия осуществляют процесс оперативного плани­рования, формируя собственные производственные программы и задания участкам и бригадам с учетом возможности их выполне­ния на каждом рабочем месте. В них входят оперативно-календар­ные планы запуска-выпуска изделий и сменно-суточные задания.

Оперативно-календарный план определяет последователь­ность и сроки запуска, обработки и выпуска изделий и их партий по дням недели, загрузку технологических линии и отдельных единиц оборудования и используется часто как основной документ для разработки сменно-суточных заданий, которая представляет собой заключительный этап оперативного планирования в цехе:

В сменно-суточном задании перечисляются конкретная но­менклатура и количество изделий, необходимые для нормального осуществления производственного процесса в данном цехе и смежных с ним.

План движения изделий и их отдельных частей по технологи­ческой цепочке может выполняться в виде сетевого графика, на котором удобно отражать многоходовые действия. Сетевой гра­фик состоит из двух основных элементов: "событий" и "работ".

Под событием понимается некое качественно определенное со­стояние объекта планирования в тот или иной момент времени, а под работой — действие, направленное на достижение поставлен­ной цели, в результате которого одно событие сменяется другим и происходит поэтапное продвижение к цели. Таким образом, собы­тия и цель оказываются связанными друг с другом работами.

Под рабочим временем понимается продолжительность участия человека в организованном трудовом процессе, в течение которого он должен выполнять свои производственные или служебные обя­занности. Оно измеряется длительностью рабочего дня, рабочей не­дели, рабочего месяца, рабочего года и обычно регулируется нацио­нальным законодательством, определяющим его предельную вели­чину за календарный период, каковым чаще всего является неделя. Время, затраченное сверх нормальной величины, считается сверху­рочным и должно оплачиваться по повышенным расценкам.

Если характер производственных процессов позволяет, рабочее время может быть неполным, гибким или скользящим и реализо­ваться в соответствующем подходе к организации рабочего дня или недели.

Так, неполный день (неделя) охватывает лишь часть рабочего дня (недели) нормальной продолжительности с соответствующим пони­жением их оплаты. Оставшуюся часть времени при этом может быть занят другой человек. Гибкий график работы вместо точной фиксации момента ее начала и конца предусматривает определенные про­межутки времени, в течение которых она может начинаться и закан­чиваться, а также период, когда сотрудники обязательно должны присутствовать на рабочем месте. Скользящий график предполагает возможность сдвигать момент его начала и окончания по сравнению с принятыми в организации стандартами, что обычно имеет место при полуторасменной работе.

Само рабочее время состоит из времени работы и времени переры­вов. В первое включается основное, вспомогательное, подготовитель­но-заключительное время и время обслуживания рабочего места. Второе состоит из времени технологических и времени организаци­онных перерывов.

В течение основного времени достигается непосредственная цель данного трудового процесса, например, создается документ, происхо­дит выступление на собрании и т.п. Вспомогательное время охваты­вает выполнение действий, связанных с обеспечением основной рабо­ты, и вместе с основным составляет оперативное время. В приведен­ных примерах в рамках вспомогательного времени может осущес­твляться сбор необходимых материалов для подготовки доклада или документа.

Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание его в надлежащем состоянии. Оно, в свою очередь, может делиться, хотя далеко не всегда, на организационное и технологическое. В его рамках осуществляется уборка, наведение порядка, сортировка ма­териалов, подготовка к работе оборудования.

Наконец, некоторые виды трудовых операций требуют расходо­вания подготовительно-заключительного времени. Например, вра­чу перед осмотром каждого больного и после его завершения необхо­димо мыть руки.

Перерывы также неоднородны. Прежде всего необходимо гово­рить о технологических перерывах, когда основной процесс либо на время прекращается по причинам, связанным со спецификой работы оборудования, либо продолжается без участия человека. Организаци­онные перерывы обусловлены естественными факторами (необходи­мость отдыха, принятия пищи), а также различного рода сбоями, не­поладками, происходящими как по вине работников, так и независи­мо от них.

Планирование времени служит делу повышения эффективности использования рабочего дня. Считается, что день лучше всего начи­нать в одно и то же время, ибо человек — раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать при­нцип "человек — хозяин работы, а не работа — хозяйка человека".

Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день раньше подчиненных, чтобы до их прихода на работу у него была возмож­ность уточнить для них задания и принять все необходимые меры для успешного преодоления трудностей. После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня — легкие. Такая последовательность обусловлена не только нарастани­ем усталости, но и тем, что после обеда подчиненные, контакты с ко­торыми в первой половине дня ограничены, обычно приходят с про­сьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься делами, не требующими большой сосредоточенности, например, просмотром почты, или решением проблем, которые вновь появились с утра.

Для экономии времени в процессе работы необходимо избегать импульсивных поступков и не отвлекаться по-возможности на вновь возникающие проблемы, ибо они могут потребовать новых действий. Эти проблемы целесообразно зафиксировать, с тем чтобы вернуться к ним позже, что позволит завершить начатое, а проблемам "отлежать­ся" и принять более зримые очертания. Фиксация материала необхо­дима также при внезапных перерывах работы, поскольку позволяет быстрее вновь сосредоточиться.

Производитель­ность управленческого труда находится в прямой зависимости от состояния рабочих мест и условий, в которых трудится ме­неджер. Значение рассматриваемой проблемы усиливается в связи с появлением новых организаций рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения в системе управления экономическими и социальными процессами.

Рациональная организация рабочего места менеджера обес­печивает создание в управленческой деятельности максималь­ных удобств и благоприятных условий труда, повышает содер­жательность работы. В настоящее время разработано более 5 тыс. типовых проектов организации рабочих мест для различ­ных категорий административно-управленческого персонала.

В основе любой планировки рабочего места менеджера лежит деление его кабинета на рабочую зону и зону совещаний (пе­реговоров).

Система обслуживания рабочего места менеджера в дан­ном случае должна иметь различные средства связи и автома­тизированную систему информации (АСИ). В практику управ­ления широко внедряется автоматизированное рабочее место руководителя (АРМ). В своем составе АРМ, как правило, имеет ПЭВМ, календарь, диалоговые устройства, электронный днев­ник, мощный калькулятор с большой емкостью памяти, сред­ство для создания и хранения личной и служебной корреспон­денции, систему контроля за исполнением поручений.

Кроме принципов организации рабочих мест аппарата уп­равления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономи­ческих и эстетических требований к нему: материальная и моральная заинтересованность, удобство мебели, наличие средств оргтехники, рациональный режим труда и отдыха, благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда.

Материальная и моральная заинтересованность. Менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда.

Удобство мебели. Задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учетом антропометрических дан­ных личности и удобно разместить ее на рабочем месте.

Наличие средств оргтехники. Рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а следовательно, создана технология эффективного ее использования.

Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетичес­кие условия труда. В помещении должны быть оптимальны ми температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.

Рациональный режим труда и отдыха. Ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учетом утомляемости человека.

На основе детальных наблюдений было установлено чере­дование периодов высшей работоспособности и утомления управленческих работников в течение рабочего дня.

Работоспособность человека меняет­ся в течение рабочего дня и может быть разделена на три фазы. Длительность первой фазы (фаза врабатывания) в зависимо­сти от вида труда колеблется от нескольких минут до 1 ч. В завершении этой фазы организм работника переходит в так называемое "устойчивое состояние",которое характеризует­ся наивысшей для данного индивида эффективностью и устой­чивостью. Длительность этой фазы зависит от интенсивности труда, условий внешней среды и субъективного отношения человека к своей работе.

Как правило, через 3-4 ч работоспособность начинает снижаться, внимание рассеивается, движения замедляются, возрастает число ошибок. Обычно к этому периоду приуро­чивают обеденный перерыв. После обеденного перерыва организм вновь проходит через фазу врабатывания.

Наиболее ответственным моментом в работе по рационализа­ции управленческого труда является планирование мероприятий по созданию благоприятных условий труда руководителей и специали­стов организации. Они могут разрабатываться на различных уров­нях управления. На основе изучения различных аспектов трудового процесса составляется комплексный план рациональной организации труда. В этом плане от­ражают мероприятия в соответствии с основными направлениями рациональной организации труда, принятой в фирме.

Организация рабочих мест руководителей современными средствами информационно-вычислительной и оргтехники, связи и сигнализации.

Такими техническими средствами обеспечивается комплексное использование средств оргтехники по видам работ:

1. Накопление, обработка, хранение и передача информации средствами компьютерной техники (бухгалтерии предприятий – расчеты заработной платы и другие виды, узел связи – расчет оплат; расчеты при проектировании техпроцессов)

2. Составление текстовой документации УВЦ – ЭВМ – принтеры

3. Обработка входящих и исходящих документов

4. Копирование и размножение документов

5. Хранение, поиск, передача документов

¾ ЭВМ;

¾ баксы + архивные папки, современные скоросшиватели и т.д.

6. Чертежные работы

¾ АРМ "Конструктор"

¾ ЭВМ – чертежи двигателей ГАЗа

7. Вычислительные операции от МК до ЭВМ

8. Оперативная связь + информационно-сигнальная связь

Опросы, проводимые среди менеджеров, однозначно свиде­тельствуют о том, что наиболее сложным элементом их работы на­ряду с планированием и увольнением сотрудников является теку­щее руководство людьми, направление их поведения в нужную для организации сторону. Этот процесс осуществляется с по­мощью различных методов, то есть способов воздействия на них с целью получения необходимого результата. Среди этих методов выделяются авторитарные (автократические); демократические и либеральные,

Авторитарные методы основываются на отдаче подчинен­ным в приказной форме распоряжений без всяких объяснений их связи с общими целями и задачами деятельности организации. При этом руководитель определяет не только содержание зада­ний, но и конкретные способы их выполнения, отдает предпочте­ние наказаниям, жесткому тону, официальному характеру отно­шений, поддерживает между собой и подчиненными дистанцию, которую они не имеют право нарушить.

Применение этих методов может быть эффективным тогда, когда подчиненные полностью находятся во власти руководителя, например, на военной службе, или безгранично ему доверяют (скажем, как актеры режиссеру или спортсмены тренеру), а руко­водитель уверен в том, что они не способны самостоятельно дей­ствовать правильным образом.

В противоположность авторитарным демократические мето­ды руководства предполагают, что руководитель доверяет подчи­ненным, интересуется их мнением по большинству решаемых проблем, дает возможность их обсуждать, прислушивается к сове­там, поддерживает с ними полуофициальные отношения.

В то время как авторитарные и демократические методы осно­вываются на активной роли руководителя в управлении деятель­ностью подчиненных, либеральные методы состоят в том, что ру­ководитель сводит к минимуму свое вмешательство в нее, предос­тавив подчиненным самостоятельно решать большинство про­блем, и таким образом являются пассивными.

К числу объективных факторов эффективности управления следует отнести величину предприятия и количество его сотрудников. К ним также относятся особенности производственной деятельности. На управление влияют особенности выполняемых производственных задач, условия их реализации, способы и средства деятельности.

Каждая организация, каждый субъект имеют свои внешние и внутренние факторы влияния на эффективность управления ситуацией. Они приведены в таблице 17

Таблица 17 -

Внешние факторы	Внутренние факторы
Активная политика конкурентов	Психологический климат в коллективе
Внезапные изменения в экономическом положении клиентов	Неравномерность, неритмичность поставок и перегрузки в работе
Экономические, политические кризисы, влияющие на эффективность работы предприятия	Прогулы работников, немотивированные пропуски и потери рабочего времени
Общественно значимые события	Болезни руководителей и сотрудников
Структурные изменения в обществе	Мероприятия, проводимые профсоюзным движением (забастовки, митинги и т.д.)
Неблагоприятные погодные условия	Производственные конфликты
Положение на рынке труда: избыток специалистов, безработица, недостаточная квалификация работников	Увольнение или прием на работу новых сотрудников
Мероприятия правительства по регулированию социальных процессов за счет работодателей	Расширение или сокращение деятельности организации
Репрессивное и агрессивное к предпринимательству законодательство	Неисправности машин и оборудования, оргтехники, средств связи
Миграционные процессы, ухудшающие качество населения	Криминальное поведение клиентов или персонала: воровство, обман, хищения, технический вандализм

Продолжение таблицы 17

Резкие колебания на финансовых рынках	Действия влиятельных лиц, содействующих или мешающих деятельности организации (лобби)
Неожиданные изменения конъюнктуры на рынках энергоресурсов и сырья	Факторы охраны имущества и безопасности труда
Изменения в соотношении политических сил, влияющих на промышленную политику государства	Социальные инициативы коллектива, изобретательство и рационализаторство
Новые технологии производства товаров и услуг	Разработка стратегий управления, согласование с коллективом планов развития
Требования профсоюзов к технике безопасности и условиям труда	Административный контроль, система поощрения и взыскания
Влияние средств массовой информации на формирование имиджа предприятия и его руководства	Позитивная мотивация творческого и производительного труда сотрудников