Анализ языка и композиции письма-запроса

Пример 1.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БЕДУИН» (ООО «Бедуин»)   ул. Колхозников, 184, г. Курган, 000000 Телефон: (0000)23-23-93; Факс: (0000)23-23-93; e-mail …   ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …
09.09.2012	№	05-18/687		УФПС Курганской области – филиал ФГУП «Почта России»
На №
О письме в адрес ЗАО «Авто-Транс»

Просим сообщить о вручении адресату заказного письма с заказным уведомлением, направленного ООО «Бедуин» в адрес ЗАО «Авто-Транс», ул. Прямая, 93, г. Псков, 000000, принятого для доставки 26.07.2012 почтовым отделением № 53 г. Кургана.

Приложение: копия Списка заказных почтовых отправлений от 26.07.2012 и

квитанции серии …. № 03016 на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор К.Е.Зайчиков

Серпин Андрей Николаевич

23-23-82

Как мы видим, в данном письме упущена часть «введение», письмо начинается с «заключения». Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слово «Просим». Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. Данное письмо по тематическому принципу – не коммерческое; по функциональному признаку – не инициативное письмо, так как не требующее ответа.

Формуляр письма оформлен в соответствии с ГОСТом.

Пример 2.

МВД России Главное управление внутренних дел

Г. Москвы

Управление по борьбе с экономическими преступлениями Оперативно-розыскная часть

Ул. Павла Андреева, д. 28, к. 1, Москва, 113062

Тел. 950-45-36

ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

19.07.2003 №01-12/ 154

На №_____________________от_____________________

О представлении документов

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:

1. Устав организации.

2. Свидетельство о регистрации организации.

3. Договоры поставки с ООО «Этон».

4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 01.07.2003

Начальник части А.М.Прокопчук

В.Д.Свиридов

950-33-14

В данном письме, есть обе части и «Введение» (В связи с…) и «Заключение» ( просим Вас…). Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата.

По тематическому принципу – коммерческое; по функциональному признаку – инициативное письмо, требующее ответа.

Позиция адресата выражается просьбой дать более подробную информацию, т.е. в данном примере : документацию.

Анализ языка: Слова с официальной окраской: «устав», «организация», «поставка».

Языковые формулы и клише: просим Вас представить…, В связи с…

Формуляр письма оформлен в соответствии с ГОСТом, т.е. эмблема организации; код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть; код документа по ОКУД (если есть); наименование организации (полное и сокращенное);почтовый и телеграфный адреса; номер факса, телетайпа; дата; индекс документа; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись;

фамилия и телефон исполнителя.

Пример 3.

Текст письма-запроса начинается с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Письмо-запрос состоит из двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата.

При составлении письма для выделения аспектов и частей текста использовано абзацное членение текста с красной строки, следующие стандартное выражение: «В соответствии..»

Слова с официальной окраской: оборудование, продукция и т.п. Фразеологизмы с официальной окраской. Языковые средства убедительности: объяснение своей позиции, уточнение позиции адресата, признание его интересов.

Использованы и этические средства: Оценка формы обращения или целесообразности его пропуска: при обращении к адресату формулой обращения является обращение по имени и отчеству. Формуляр письма оформлен в соответствии с ГОСТом.

Заключение

официальный деловой текст лексический

В заключении подведем основные итоги проделанной работы.

Для реализации анализа были решены задачи:

- определение особенностей официально-делового стиля.

- проведение анализа языка и композиции деловых писем-запросов.

После изучения письм-запросов мы видим, что определен четкий стиль. Он обслуживает правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах

Анализ писем показал, что стандартные синтаксические обороты, клишированные выражения, структурно-композиционные особенности являются результатом внутриязыкового отбора, использования тех структурно-синтаксических возможностей языка, которые наилучшим образом отвечают задачам, стоящим перед деловым письмом жанровую прикрепленность на протяжении десятилетий.