Процедури прийняття менеджером управлінських рішень та їх реалізації
"Менеджмент — це завжди процес прийняття рішень. Прийняття рішень настільки вплетено у повсякденну діяльність менеджера, що приймаючи їх, він іноді не помічає цього", — пише П. Друкер у книзі "Практика менеджменту" [72, с. 353]. Прийняття управлінського рішення та організація його виконання — це найважливіші процедури, які здійснює менеджер.
Рішення- це правовий акт, що приймається з метою вирішення важливих питань. Термін "рішення" мас два лексичних значення: 1) пошук бажаного результату; 2) сам результат [258, с. 1693]. Управлінське рішення - це вольовий акт втручання суб'єкта управління в діяльність об'єкта управління для виходу з певної ситуації [277, с. 231]. "Управлінське рішення, - наголошує В. Кноррінг, — це результат аналізу, викопаного на основі дослідження ситуації, прогнозування й вибору оптимального варіанта, розробка конкретних заходів, спрямованих на досягнення поставлених цілей" [107, гл.5.1]. Це сукупність взаємопов'язаних, цілеспрямованих і логічно послідовних управлінських дій, що забезпечують реалізацію управлінських завдань.
Прийняття управлінського рішення— це процес вибору остаточного варіанта дій і затвердження його в установленому в організації порядку. Це складний і надзвичайно відповідальний процес: вибір того чи іншого рішення може мати згубні наслідки не лише для менеджера, але й для всієї організації. "Кожне рішення, — пише П. Друкер, — нагадує хірургічну операцію. Це втручання в ту чи іншу систему і через це містить ризик смертельного кінця. Ось чому невиправдане рішення так само шкодить, як і хірургічне втручання без медичних показань" [73, с. 311]. Якщо на запитання "Що трапиться, якщо нічого не робити?" менеджер може відповісти: "Нічого особливого", значить ніякого рішення приймати не треба.
Управлінське рішення характеризується такими ознаками [320, с. 129]:
—наявністю цілей, що виражаються у конкретних кількісних і якісних показниках;
—необхідною доцільністю і об'єктивною можливістю вибору
оптимального варіанта дій із багатьох можливих;
—потребою виявлення волі керівника або колегіального ор
гану;
—змістом, що визначається цілями, на реалізацію яких
управлінське рішення спрямоване;
—розумово-психологічною діяльністю людини, що супроводжується пред'явленням вимог до її особистісних та ділових
якостей;
—необхідністю досвіду, інтуїції, здорового глузду менеджерів, тобто володіння мистецтвом управління;
—процесом реалізації рішення, який супроводжується ефективним стимулюванням діяльності персоналу.
Рішення, які повинні приймати менеджери, можна поділити на дві групи [72, с. 353—355]:
1) стратегічні — всі рішення, пов'язані з основними задача
ми бізнесу та їх досягненням, організаційною структурою, а також рішення щодо великих капіталовкладень. Ці рішення можуть мати для організації важливі наслідки;
2) оперативні (або тактичні): вони стосуються менш важливих, часто рутинних справ.
Відповідальність за стратегічні рішення покладається па менеджерів вищого рівня. Менеджери середнього рівня відповідають за прийняття й реалізацію рішень оперативного (тактичного) характеру, а менеджери низового рівня забезпечують виконання прийнятих рішень.
Управлінські рішення, що приймаються менеджерами, класифікують за багатьма ознаками [320, с. 130; 277, с. 235—236]:
—за функціональним призначенням: планові, організаційні, координувальні, регулювальні, контрольні;
— за сферою дії: економічні, соціальні, технічні, технологічні, кадрові тощо;
—за кількістю цілей: одноцільові, багатоцільові;
—за належністю до ієрархічних рівнів: рішення першого
рівня, рішення другого рівня, рішення третього рівня тощо;
—за терміном дії: короткострокові (оперативні), середньо-строкові, довгострокові (стратегічні);
—за масштабом проблем,, що вирішуються: загальні, часткові;
—за причинами виникнення: з ініціативи керівних органів,
з власної ініціативи, ситуаційні, програмні, сезонні;
—за силою впливу: конкретно-жорсткі, гнучкі, орієнтувальні, нормативні;
—за методами розробки: графічні, текстові, евристичні, аналітичні;
—за складністю: стандартні (такі, що повторюються), творчі (складні);
—за визначеністю умов виконання: визначені, невизначені,
ризикові;
—за організацією розробки: індивідуальні, колегіальні, колективні.
Приймаючи рішення, менеджер повинен визначити, як він буде це робити: індивідуально, чи за участі інших людей. Американські вчені Віктор Врум та Філіп Йєттоп виділили п'ять стилів прийняття рішення [208, с. 122|:
1) менеджер приймає рішення одноосібно, навіть не обговорюючи ситуацію з іншими. Він покладається на власні знання,
досвід та достовірність інформації;
2) менеджер збирає інформацію разом із підлеглими (не пояснюючи їм, навіщо йому це потрібно), а потім приймає рішення
одноосібно;
3) менеджер консультується з підлеглими в індивідуальному
порядку, а потім приймає рішення одноосібно. Автор теорії обмежень системи Е. Голдратт рекомендує менеджерам під час при
йняття одноосібного рішення спиратися на своїх найближчих
помічників. "Правда, — пише він, — серед них теж є як прибіч
ники, так і ті, що сумніваються чи поставлені у глухий кут, а та
кож і просто скептики. Проте треба зробити так, щоб вони не
просто знали, що робить менеджер, а чому саме віті це робить"
[51, с. 172];
4) менеджер консультується з усією командою, але рішення
приймає одноосібно. При цьому він враховує, висловлені коман
дою варіанти розв'язання проблеми;
5) менеджер надає команді повну Інформацію, разом із командою обговорює проблему і приймає, рішення. Проте відповідальність за прийняте рішення все-таки несе сам.
Найкращий варіант, коли у прийнятті рішення бере участь команда. Тоді кожний відчуває відповідальність за роботу групи в цілому, а не тільки за свої дії. Максимальне залучення працівників до прийняття рішень Р. Фарсон називає менеджментом співучасті. Успіх такого менеджменту залежить від взаємної довіри, компетентності менеджера та його готовності до опору з боку підлеглих. Створення демократичних умов у колективі і максимальна залученість усіх працівників до обговорення та реалізації рішення зміцнюють ієрархію, а не знижують її. Проте лише деякі менеджери визнають підлеглих здатними приймати розумні рішення, тому що бояться втратити професійний авторитет. Ступінь залучення інших до прийняття рішення багато в чому залежить від того, чи є менеджер лідером у колективі. Якщо менеджер має чітко визначені повноваження, то він несе повну відповідальність за роботу колективу і може заявити, що в прийнятті рішення його слово останнє. Якщо ж менеджер визнаний лідер, то колектив має право самостійно вибирати між альтернативними варіантами, а від менеджера чекати згоди чи незгоди [264, с. 26, 92—95]. "І все ж, — підкреслював один із найуспішніших менеджерів XX ст. Лі Якокка, — найважливіші рішення приймаються не колективними органами, не комітетами, а окремими особами. Я завжди дотримувався принципів демократизму до моменту прийняття рішення. Після цього говорив: я вислухав усіх, а тепер послухайте, що ми будемо робити" [318, с. 70]. Колишній прем'єр Великої Британії, менеджер державного рівня М. Тетчер говорила, що разом з іншими вирішувала, яким шляхом іти, після чого приймала рішення і докладала всіх зусиль, щоб пройти цей шлях, подолавши всі труднощі.
При прийнятті управлінського рішення необхідно визначитись у таких моментах [ 1 07, гл. 5.1 |:
—що робити встановити певні цілі управляючого впливу,
проаналізувати наявну інформацію;
—кому робити — визначити можливих виконавців рішення,
що приймається;
—як робити — вибрати способи, методи виконання рішення;
—коли робити — встановити чіткі терміни виконання рішення, що приймається, чи окремих його складових;
—яким чином робити — визначити необхідні витрати матеріальних і трудових ресурсів;
—очікуваний результат — розрахувати можливий ефект
(економічний, соціальний, технічний) від виконання рішення,
що приймається.
П. Друкер розглядає процес прийняття управлінського рішення як такий, що складається з певних послідовних кроків [69; 70, гл. 6], зокрема:
1) класифікації проблеми (чи типова вона для організації і
потребує стандартного підходу, чи унікальна і потребує зовсім
нового підходу);
2) визначення проблеми (це дійство схоже на правило, яке
ввів Гіппократ для постановки медичного діагнозу — найбільш
повний аналіз усіх фактів);
3) вибору способу вирішення проблеми (тобто граничних
умов, за яких рішення буде ефективним);
4) пошуку "правильного", а не прийнятного рішення з метою
дотримання граничних умов;
5) визначення заходів, які слід вжити для виконання рішення (тобто хто, коли і як буде виконувати);
6) визначення шляхів перевірки обґрунтованості й ефективності прийнятого рішення та його впливу на зміну ситуації.
На кожному кроці менеджери використовують різні методи, які прямо або опосередковано допомагають прийняттю оптимального рішення, зокрема [141, є. 13 10|:
1)методи, що використовуються на спиті діагностики проблеми і формулювання обмежені, та критеріїв — методи ситуаційного аналізу (кейс-метод, мозковий штурм, двотурове анкетування, факторний аналіз, багатомірне шкалювання); методи моделювання (моделі теорії ігор, моделі теорії масового обслуговування, моделі управління запасами, імітаційне моделювання,
економічний аналіз, оптимальне лінійне програмування, ШЕГ-
моделювання);
2)методи, що використовуються на етапі визначення альтернатив — мозковий штурм, морфологічний аналіз, методи
асоціацій та аналогій, методи контрольних запитань, метод "матриці відкриття", синектика;
3)методи, що використовуються на етапі оцінювання альтернатив - методи багатокритеріального та експертного оцінювання, експертні методи, фактографічні методи, комбіновані
методи;
4) методи, що використовуються на етапі вибору, реалізації
рішення та оцінювання результату функціонально-вартісний аналіз, метод ланцюгових підстановок, причинно-наслідковий аналіз.
Вказані методи включені в ту чи іншу групу за ознакою їх найбільш частого використання у межах виконання конкретного етапу процесу розробки і прийняття рішення. Більшість методів має універсальний характер, але така їх класифікація, на думку спеціалістів, зручна для практичного використання.
Найвідповідальнішим кроком у процесі прийняття рішення є розробка альтернативних варіантів рішення, їх оцінювання, вибір кращого варіанта. З цією метою необхідно вирішувати такі завдання:
—виявити і проаналізувати проблемні ситуації в роботі організації. Для цього необхідно зібрати інформацію і на її основі змоделювати майбутній стан самої організації та зовнішнього середовища;
—сформулювати цілі управлінського рішення. Вони мають
бути чіткими, конкретними та спиратися на конкретні строки;
—скласти якомога повніший перелік можливих варіантів
вирішення проблемної ситуації. Чим більше обґрунтованих варі
антів вдається знайти, тим більша вірогідність, що серед них є
найкращий з усіх можливих;
—обґрунтувати критерії оцінки цих варіантів. Як правило,
кожний із варіантів оцінюється за кількома критеріями, однаковими для усіх варіантів;
—відібрати припустимі альтернативи, які відповідають завданням управлінського рішення та певним обмеженням (ресурси, час, вартість, якість, екологія тощо);
—зупинитися на кращому варіанті рішення. Здійснюється
на основі зіставлення показників та критеріїв, що характеризують кожне з них.
Під час вибору кращого варіанта П. Друкер рекомендує враховувати [72, с. 355]:
— наявність ризику (тут важливе співвідношення міме виграшем та програшем);
—економію зусиль (важливо врахувати, яких зусиль треба докласти для досягнення потрібного результату);
—фактор часу (щоб змінити ситуацію і впровадити нове, необхідно охопити всю картину в цілому);
—обмеженість ресурсів (потрібно розуміти, що змінювати
доведеться тих людей, які є, враховуючи їхню кваліфікацію,
компетентність та розуміння ними ситуації).
При критичному вивченні проблеми менеджер повинен розглянути поточну ситуацію, причини виникнення проблеми, альтернативи та мету дослідження. М. Армстронг під час виконання цих дій рекомендує відповісти на такі запитання [7, с. 838]:
1) що? — проаналізувати ті операції, які виконуються, при
чини їх виконання, а також операції, які можна було б виконати;
2) хто? — скласти список працівників і вибрати тих, яким
слід доручити виконання;
3) як? — визначити способи, які можна було б вжити для ви
конання рішення, і остаточно вибрати кращий із них;
4) коли? — розглянути можливі терміни виконання, причини їх призначення;
5) де? — розглянути можливі місця виконання, причини їх вибору, а потім визначитись із остаточним місцем виконання.
Є кілька підходів до прийняття менеджером управлінського рішення:
—інтуїтивний (рішення приймається начебто на несвідомо
му рівні і при цьому випадково дає позитивний результат);
—заснований на судженнях (базується на знаннях, умінні та
досвіді менеджера і членів його команди, але при цьому набутий
раніше досвід випадково дає позитивний результат);
—раціональний (також базується на знаннях, умінні, проте
залежить не від досвіду, а від ситуації, що склалася);
—інноваційний (складність і непередбачуваність розвитку
ситуації змушує приймати неординарні, ризиковані рішення,
що містять нововведення).
При виробленні і прийнятті управлінських рішень менеджер використовує такі методи [320, с. 137 —140]:
1) аналітичні: використовуються при вирішенні добре
структурованих проблем, у яких залежність між елементами ситуації має числові значення. Для обґрунтування рішення використовуються економіко-математичні розрахунки;
2) евристичні: використовуються тоді, коли залежність між
елементами ситуації має лише якісні характеристики (неструктуровані проблеми). Ці методи вибудовуються за допомогою логіки, інтуїції, здорового глузду та знання теорії управління.
Американський учений з менеджменту Джим Коллінз в одному інтерв'ю сказав: "Найкращі рішення починаються з людей, що знаходяться поруч, і розуміння правди, яка полягає у словах: я не знаю, як це зробити, але знаю одне, що ми оволодіємо цією ситуацією. Прийняття рішення -- це творчий процес, в основі якого знаходяться конфлікт і обговорення. Жодне серйозне рішення не приймається в умовах одностайної згоди, воно завжди народжується в атмосфері протистояння думок" [http://www.innovations.com.ua/interview/int111.html]. Відомо, що А. Слоан якось сказав на засіданні правління після одностайного схвалення його думки: "Я пропоную відкласти обговорення цього питання до того часу, поки у вас не з'являться власні думки з цього приводу" [70, гл. 6].
Загальна процедурно-технологічна схема прийняття менеджерами управлінських рішень така [210]:
—виявлення, аналіз, діагностика проблеми;
—формування цілей і задач вирішення проблеми з урахуванням наявних обмежень;
—виявлення способів вирішення проблеми і пошук альтернативних варіантів;
—моделювання варіантів сценарію, оцінювання можливих
результатів і наслідків реалізації різних варіантів;
—вибір найоптимальнішого варіанта, обґрунтування вибору;
—прийняття управлінського рішення;
—доведення прийнятого рішення до виконавців;
— управління діями виконавців з реалізації рішення.
Практика свідчить, що найоптимальніший варіант рішення буде прийнятий і якнайкраще виконаний, якщо люди вважатимуть рішення справедливим. Учені К. Чан та М. Рене навіть ввели таке поняття, як "чесний процес" і виділили три правила для менеджерів щодо їхньої праці з підлеглими при прийнятті рішень [http://e-xecutive/publications/article1045]:
1) вислухайте думки людей, яких так чи інакше торкнеться
процес. Якщо думка вислухана, люди більш готові до співпраці
(навіть якщо висловлені ними пропозиції не буде враховано);
2) пояснюйте людям, чому саме таке рішення прийняте
(люди більше довіряють, якщо відчувають, що з ними поводять
ся чесно);
3) прагніть до ясності в очікуваннях (люди мають усвідомлю
вати цілі й очікувані результати).
Відомий факт, коли компанія "Сіменс нікедорф інформ сіс-тем" опинилася у скрутному становищі. її генеральний директор звернувся до працівників з проханням допомогти своїми порадами, ідеями вивести компанію з кризи. Спочатку було внесено 30 пропозицій, потім 400, потім 1000, нарешті 9000. Менеджери компанії проаналізували всі ідеї, обдумали варіанти їх впровадження. Через деякий час компанія вибралася з кризи. Керівництво компанії вважає, що це сталося завдяки залученню працівників у процес прийняття рішень та довірі людей до своїх менеджерів.
Для прийняття рішення менеджерам потрібна якісна інформація. Вона має бути: достовірною, актуальною (базуватися на останніх даних), комплексною, не насиченою зайвими фактами, відповідати тій проблемі, що розглядається. Прийняття рішення с інформаційно-розумовим процесом, під час якого інформація про стан та умови функціонування об'єкта аналізу перетворюється на інформацію про способи бажаного розвитку цього об'єкта в майбутньому. Спеціалісти з менеджменту, зокрема Дес Дерлоу, підкреслюють, що прийняття менеджером рішення — це мистецтво, яке спирається на логіку, інтуїцію та досвід. Думка Д. Дерлоу збігається з думкою гуру у сфері прийняття рішень Г. Саймона. Він підкреслює, що кожен менеджер мусить швидко прилаштовуватися до ситуації. Це у свою чергу вимагає розвитку інтуїції та здатності формулювати судження на підставі багаторічного досвіду і свідомих тренувань. Виконуючи свою роботу, менеджер звертається до менеджерських навичок і використовує ті з них, які підходять у певній ситуації [221; 61, с. 221]. При цьому на процес прийняття менеджером рішення впливають такі характеристики :
—цінності, які поділяє менеджер або па які він орієнтований;
—ділова культура, в місій менеджер здійснює свою діяльність;
—його особисті інтереси;
—індивідуальні можливості та компетенції. Спеціалісти з менеджменту рекомендують розглядати процес
вибору майбутнього рішення у вигляді схеми доступних альтернатив та їх можливих наслідків. Такі схеми мають деревоподібну структуру, тому й отримали назву "дерево рішень". Це представлена у формі дерева графічна модель, що дає змогу аналізувати різні варіанти можливого рішення. Вона ґрунтується на знанні теорії графів і теорії ймовірностей. Такі схеми особливо корисні під час аналізу ситуацій, коли треба послідовно приймати рішення. Дерево складається з різних вузлів та гілок, які від них відходять. На них розміщуються квадрати (пункти прийняття рішення) та круги (можливі події). Гілки, що виходять із квадратних вузлів, означають альтернативи; гілки, що виходять із круглих вузлів — можливі події (або умови). Після того, як дерево побудоване, воно аналізується справа наліво, тобто починати треба з останнього варіанта. М. Амстронг рекомендує будувати "дерево рішень" у чотири етапи [7, с. 744- 745]:
—І — скласти хронологічний список рішень і невизначених
умов;
—II — сконструювати "дерево", на якому вказати вузлові мо
менти — квадрати, круги та гілки;
—III — визначити витрати, віддачу та можливості і розподі
лити це за гілками;
—IV — здійснити аналіз із застосуванням методу "повернення" від кінцевої точки (зазнання витрат і отримання вигоди) до початкової мети на момент прийняття першого рішення.
Прийняте за допомогою вибудовування "дерева" рішення має відповідати таким вимогам: цільовій спрямованості, адресності, правомочності, узгодженості, конкретності у часі, своєчасності, повноті і чіткості викладу, ефективності. І що дуже важливо: кожне управлінське рішення має бути забезпечене документально (включаючи й фінансові документи). Не можна підписувати, наприклад, наказ про виплату премії, якщо немає впевненості в наявності відповідного фонду; не можна постачати товар без попередньої оплати; не можна давати вказівки без попереднього оформлення наказом (щоб уникнути неправильного трактування) і т. ін.
Реалізація управлінського рішеннявимагає від менеджера визначення конкретних виконавців та організації їхньої роботи. Слід провести відповідне роз'яснення основних завдань прийнятого рішення в колективі і насамперед безпосереднім виконавцям. Менеджер сам не може втілити рішення в життя, необхідно, щоб інші люди зрозуміли його мету, завдання, а також як треба змінити свою поведінку. Щоб інші люди втілили прийняте рішення в життя, воно має стати для них "своїм". Тоді вони не чинитимуть опір. Майже 70—80 % усіх невдач при реалізації прийнятих рішень зумовлені нечітко сформульованими завданнями і недостатньою роботою щодо їх роз'яснення.
Процес реалізації управлінського рішення складається з кількох етапів:
1) визначення термінів виконання управлінського рішення
та виконавців кожної запланованої дії;
2) забезпечення робіт необхідними ресурсами, вибір раціональних методів та стимулів;
3) безпосереднє здійснення запланованих дій та робіт, включаючи оперативний контроль за їх виконанням (за необхідності
вносяться корективи у зміст управлінського рішення);
4) аналіз результатів реалізації управлінського рішення.
Реальна цінність рішення виявляється тільки після його виконання. Тоді ж закінчується процес реалізації рішення. Водночас дослідження показують негативну роль менеджменту в організації прийняття та виконання прийнятих рішень. Виявилося, що з 376 опитаних менеджерів 7 % приймали рішення на основі чітко сформульованих стандартів, не враховуючи інші пропозиції та не порівнюючи можливі результати. Тільки 16 % менеджерів залучали до процесу прийняття рішень своїх підлеглих, в результаті чого до стадії завершення процесу дійшло лише 63 % прийнятих рішень [106, с. 31].
Практика свідчить, що на результативність управлінського рішення впливає низка факторів, зокрема [320, с. 130—131]:
—стан системи управління в організації загалом;
—принципи, що використовуються в системі менеджменту;
—ділові якості персоналу організації;
—ступінь досконалості організаційної системи менеджменту;
—методи менеджменту;
—організація та методика розробки управлінських рішень;
—обсяг та цінність інформації, що використовується при
розробці управлінських рішень;
—суб'єктивні фактори оцінок управлінських рішень (керівниками, експертами, колективом тощо);
—технологія менеджменту, прийнята в організації;
—час, що відводиться для виконання рішення;
—стиль діяльності менеджерів, насамперед топ-менеджерів;
—рівень корпоративної культури в організації.
Під час прийняття управлінського рішення дуже важливо, щоб менеджер уявляв собі його можливі наслідки (бажані, небажані, очевидні, приховані), а також те, як це рішення вплине на виконання поставленої мети, на організацію в цілому, на колектив, на окремих людей і на нього самого. Дж. Адаїр описує процес прийняття рішення так [1, с. 124]:
а) ви приймаєте рішення;
б) здійснюєте прийняте рішення на практиці;
в) живете з його наслідками.
Якщо можливі наслідки не продумані ретельно, то прийняте рішення може мати негативні й навіть трагічні наслідки. Академік НАН України Василь Сергійович Будник у журналі "Аристократ" (лютий 2004 р.) розповідав про такий трагічний наслідок, який стався під час запуску ракети на полігоні Байконур у 1960 р. Ракета вже стояла на стартовій площадці й була готова до запуску. Комісія, що її приймала, виявила невелике підтікання у тур-бонасосному агрегаті. Проте, оскільки рішення було вже прийняте, запуск вирішили не відміняти. Через кілька хвилин після команди "запуск" загорівся бак з паливом і розпочалася величезна пожежа, яка забрала життя понад сотні людей, у тому числі загинув і керівник, який не відмінив свого рішення про запуск ракети. Класичним прикладом неправильно прийнятого рішення є ситуація з компанією ІВМ, менеджери якої свого часу недооцінили значення переходу до персональних комп'ютерів, а тому частково втратили ринок.
Дуже важливим для реалізації менеджером управлінського рішення є механізм зворотного зв'язку, який має забезпечувати
постійну перевірку того, наскільки реальні наслідки прийнятого рішення відповідають очікуванням, пов'язаним із його прийняттям. Це викликано тим, що по-перше, ніхто не застрахований від помилок, по-друге, навіть ефективні рішення швидко застарівають. Для надійного зворотного зв'язку потрібно мати спеціально зібрану інформацію та надійні канали комунікації. "Якщо рішення не вдалося реалізувати, то це зовсім не рішення, а лише (у кращому випадку) наші сподівання", зазначає П. Друкер. Ефективне рішення повинне базуватися"- на добре продуманій концептуальній основі, а дії, спрямовані на його втілення, мають бути якомога простішими за своїм змістом і якомога ближчими до робочого рівня" [69; 73, с. 293]. Менеджер не має права приймати непродумані рішення, і саме компетентність у розробці, прийнятті та реалізації управлінського рішення відрізняє ефективного менеджера від неефективного. Отже, прийняття та організація реалізації управлінських рішень — найголовніший оцінювальний критерій керівних здібностей менеджерів.