Анализ трудовых показателей как основа аудита персонала
АНАЛИЗ ТРУДОВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ
В статье описывается методика анализа трудовых показателей, составляющего основу аудита социально-трудовой сферы предприятия. Приводятся перечень и содержание анализируемых показателей.
Одним из основных разделов анализа деятельности предприятия является исследование трудовых ресурсов. От эффективности использования труда во многом зависят показатели объема производства продукции, уровень себестоимости и качества выпускаемой продукции, получаемый финансовый результат, а в конечном счете и экономический потенциал хозяйствующего субъекта. Цель проведения подобного анализа - выявление резервов трудовых ресурсов, более полное и эффективное их применение. При этом под эффективностью понимается ситуация, когда отдача от использования ресурсов превышает их стоимость.
Анализ трудовых показателей предприятия лежит в основе аудита социально-трудовой сферы предприятия, который позволяет оперативно оценить правильность кадровой политики. При этом ведущую роль играет аудит качества труда, которое представляет собой многофакторную категорию. Качество труда включает большое число условий и показателей, в том числе отсутствие рекламаций и нарушений технологической дисциплины, техники безопасности, хорошие потребительские и физические свойства товаров и услуг, определенный уровень квалификации рабочих и др. В сферу внимания аудитора попадают потери от брака, снижение которых повышает качество труда и дает экономию рабочего времени, поскольку в этом случае появляется возможность увеличить выпуск продукции без дополнительных затрат труда. В связи с этим может быть также поставлена задача сокращения численности персонала за счет уменьшения потерь от брака выпускаемой продукции.
При проведении аудита анализируются следующие показатели.
1. Производительность труда, занимающая центральное место в сфере управления персоналом. Аудитору следует сопоставить затраты и результаты труда, оценить вклад различных категорий персонала и отдельных коллективов в общие итоги деятельности предприятия, определить факторы, способствующие росту производства и продаж продукции, снижению затрат.
2. Трудовой потенциал, оказывающий непосредственное влияние на результативность деятельности человека, эффективность производства и уровень жизни людей.
3. Условия труда, характеризующие основные параметры внутренней и внешней среды, безопасность деятельности человека, режим труда и отдыха, уровень интенсивности труда.
4. Организация и система нормирования труда, обосновывающие рациональные формы разделения и кооперации труда, проектирование и обслуживание рабочих мест, прогрессивные методы и приемы выполнения работы, оптимальные нормы трудовых затрат различных категорий персонала.
5. Планирование численности персонала с целью обосновать потребности различных категорий работников и их рациональное использование на основе существующих на рынке спроса и предложения.
6. Мотивация персонала, побуждающая человека к наиболее плодотворной деятельности, основанная на всестороннем учете его личных потребностей и целей предприятия.
7. Система вознаграждения за труд, способствующая достижению более высоких результатов работы и доходов персонала, применению нормальной цены рабочей силы.
8. Социально-трудовые отношения, строящиеся на взаимодействии личных, корпоративных и общественных интересов персонала, развитии партнерских отношений между работодателями и всеми категориями работников на предприятии.
9. Сбалансированность трудовых ресурсов и рабочих мест, эффективное использование рабочей силы в действующем производстве.
В процессе проверки аудитор должен проанализировать:
- трудовые ресурсы (уровень, динамика и структура персонала предприятия; его движение; профессионально-квалификационный состав);
- трудовые затраты (трудоемкость и зарплатоемкость основных видов продукции; уровень, динамика и структура оплаты труда, затраты на обучение, подготовку и переподготовку персонала);
- производительность труда (уровень и динамика по отдельным договорам, заказам и по предприятию в целом; факторы роста производительности труда; технико-экономические мероприятия по автоматизации и механизации);
- систему социального развития на предприятии (формирование и использование фонда социального развития).
Рассмотрим указанные направления исследований подробнее.
При исследовании трудовых ресурсов определяющее значение имеет анализ численности работающих и затрачиваемого рабочего времени. Полученная в результате анализа информация необходима для формирования оптимального портфеля заказов и разработки соответствующей производственной программы.
Анализ численности работающих включает исследование следующих показателей:
- численность работников, в том числе состав, пол, возраст, специальность, должность, уровень образования и квалификации; обеспеченность предприятия кадрами;
- данные об использовании рабочего времени;
- формы, динамика и причины движения рабочей силы, коэффициенты стабильности и текучести, направления и интенсивность перемещений внутри предприятия, состояние дисциплины труда;
- количество работников, занятых ручным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом в динамике;
- социальные показатели трудовой деятельности (мотивация труда, профессионально-квалификационный рост, семейное положение, обеспеченность жильем);
- уровень санитарно-гигиенических производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, мест общественного питания и т.п.).
Для характеристики движения рабочей силы исчисляют и анализируют в динамике следующие показатели.
1. Коэффициент оборота по приему персонала (Кпр):
Количество принятого на работу персонала
Кпр = ----------------------------------------.
Среднесписочная численность персонала
2. Коэффициент оборота по выбытию (Кв):
Количество уволившихся работников
Кв = -------------------------------------.
Среднесписочная численность персонала
3. Коэффициент текучести кадров (Ктк):
Количество уволившихся работников по собственному
желанию и за нарушение трудовой дисциплины
Ктк = -------------------------------------------------.
Среднесписочная численность персонала
4. Коэффициент замещения (Кз):
Количество принятых - Количество выбывших работников
Кз = ----------------------------------------------------.
Среднесписочная численность персонала
5. Коэффициент постоянства состава персонала предприятия (Кпс):
Количество работников, проработавших весь год
Кпс = ---------------------------------------------.
Среднесписочная численность персонала
Источниками информации для анализа трудовых затрат служат план по труду, статистическая отчетность "Отчет по труду", данные табельного учета и отдела кадров. Основными унифицированными формами первичной документации по учету труда и его оплаты являются: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта) (ф. N N Т-1, Т-5, Т-6, Т-8), личная карточка (ф. N Т-2), табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. N Т-12), табель учета использования рабочего времени (ф. N Т-13), расчетно-платежная ведомость (ф. N Т-49) и другие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
Уровень обеспеченности предприятия персоналом определяется сравнением фактического количества работников по категориям и специальностям с плановой потребностью. Особое внимание уделяется при этом обеспеченности предприятия кадрами наиболее важных для производства специальностей.
Необходимо анализировать также качественный состав персонала по уровню квалификации. Соответствие квалификации производственного персонала выполняемым работам оценивается с помощью тарифных разрядов. Фактический средний тарифный разряд рабочих напрямую связан с качеством выпускаемой продукции. Следовательно, указанное исследование дает возможность установить, насколько правильно подобран и расставлен производственный персонал по участкам и соответствует ли трудовой вклад работников заработной плате.
Одно из центральных мест среди аудиторских процедур персонала предприятия занимает анализ динамики производительности труда. Рост этого показателя возможен за счет более полного использования имеющейся рабочей силы, интенсификации производства, внедрения комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, повышения уровня технической оснащенности предприятия, усовершенствования технологии и организации производства. В процессе аудиторской проверки должны быть выявлены резервы сокращения потребности в трудовых ресурсах в результате проведения перечисленных и других мероприятий.
Важную роль при этом играет анализ использования рабочего времени, который начинается с установления планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного работника за год, месяц. Затем плановый объем рабочего времени соотносится с фактическим, реальным объемом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях и рабочего дня в часах, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых показателей с фактическими обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и процентах.
В ходе анализа эффективности использования рабочего времени составляется таблица, содержащая значения следующих показателей, выраженные как относительное отклонение (в процентах) фактических данных от плановых:
- среднесписочное количество работников;
- общее количество отработанных дней;
- среднее количество отработанных дней одного работника;
- количество дней неявки на работу с указанием причины (очередные отпуска, учебные отпуска, болезнь, другие причины неявки, разрешенные законом или администрацией, прогулы);
- среднесписочная продолжительность рабочего дня;
- среднее количество часов работы одного работника в день;
- общее количество отработанных часов.
Для более детального анализа структуры рабочего времени по предприятию в целом и отдельным категориям и группам работников составляется "фотография" рабочего времени. В процессе такого анализа выявляются целодневные и внутрисменные потери рабочего времени, которые могут быть вызваны разными объективными и субъективными обстоятельствами, не предусмотренными планом: дополнительными отпусками с разрешения администрации; заболеваниями рабочих с временной потерей трудоспособности; прогулами; простоями из-за неисправности оборудования, машин, механизмов или отсутствия сырья, материалов, электроэнергии, топлива и пр. Каждый вид потерь тщательно исследуется, особое внимание уделяется потерям по внутренним для предприятия причинам. Уменьшение таких потерь рабочего времени представляет собой существенный резерв увеличения производительности труда, не требующий дополнительных капитальных вложений и позволяющий быстро получить отдачу.
Возможности роста производительности труда и снижения трудоемкости производства продукции исследуются по важнейшим договорам и по предприятию в целом. В данном контексте учитываются уровень и динамика изменения зарплатоемкости основных видов продукции и всей реализованной продукции, а также распределение фонда заработной платы и динамика средней заработной платы.
Для оценки производительности труда применяется система обобщающих, частных и вспомогательных показателей. К обобщающим показателям относятся среднегодовая, среднедневная и среднечасовая выработка продукции на одного рабочего в натуральном выражении, а также среднегодовая выработка продукции на одного работающего в стоимостном выражении. Частные показатели - это затраты времени на производство единицы продукции определенного вида (трудоемкость продукции) или выпуск продукции определенного вида в натуральном выражении за один человеко-день или человеко-час. Вспомогательные показатели характеризуют затраты времени на выполнение определенного вида работ или объем выполненных работ за единицу времени.
Основным обобщающим показателем производительности труда является среднегодовая выработка продукции одним работающим. Ее величина зависит не только от выработки рабочих, количества отработанных ими дней и продолжительности рабочего дня, но и от удельного веса последних в общей численности производственно-административного персонала.
Среднегодовая выработка на одного работающего (Вср) определяется по формуле:
Вср = У x Д x П x Вч,
где У - отношение числа рабочих к общему числу работающих;
Д - количество дней, отработанных одним рабочим за год;
П - средняя продолжительность рабочего дня, часов;
Вч - среднечасовая выработка продукции на одного рабочего.
Результаты анализа производительности труда используются аудитором при разработке конкретных рекомендаций по обеспечению роста производительности труда и определению резервов повышения среднечасовой, среднедневной и среднегодовой выработки рабочих. Основными направлениями поиска таких резервов являются:
- увеличение выпуска продукции за счет более полного использования производственных мощностей предприятия, так как при наращивании объемов производства на имеющихся мощностях растет только переменная часть затрат рабочего времени, а постоянная часть остается без изменения, в результате чего затраты времени на выпуск единицы продукции уменьшаются;
- сокращение затрат труда на производство продукции в результате интенсификации производства, внедрения комплексной механизации и автоматизации, применения более совершенной техники и технологии производства, снижения потерь рабочего времени за счет улучшения организации труда, материально-технического снабжения и других факторов в соответствии с планом организационно-технических и инновационных мероприятий.
Анализ расходов средств на оплату труда включает:
- определение размеров средней заработной платы по категориям персонала;
- обоснование форм и системы оплаты труда;
- анализ эффективности систем премирования;
- контроль за использованием средств, направляемых в фонд потребления;
- установление размера финансового резерва на анализируемый период.
На основе перечисленных данных составляется таблица, в которой указываются величина фонда потребления, фактические расходы и их отклонения от плановых (в абсолютных значениях и процентах).
Таким образом, аудит персонала организации включает анализ ряда обобщенных показателей, таких как трудовой потенциал, трудовая активность персонала, структура и динамика персонала, производительность труда и издержки на персонал. Каждый из этих обобщенных показателей складывается из нескольких конкретных величин.
К показателям трудового потенциала относятся следующие.
Количественные показатели:
- численность персонала (среднесписочная, явочная); эффективность использования рабочего времени (коэффициент использования установленной продолжительности рабочего дня и рабочего периода, интегральный коэффициент использования рабочего времени);
- выработка продукции на одного работника;
- сбалансированность рабочих мест и работающих на предприятии (дополнительная потребность или избыток рабочей силы).
Качественные показатели.
Профессионально-квалификационный потенциал:
- профессиональная структура персонала;
- функциональная структура;
- квалификационная структура;
- структура персонала по уровню образования;
- структура персонала по стажу работы.
Психофизиологический потенциал:
- половозрастная структура персонала;
- интенсивность, тяжесть труда;
- показатели заболеваемости (общей, профессиональной);
- показатели работоспособности работников.
Творческий потенциал:
- число рацпредложений и изобретений, поданных работающими; участие в разработке инноваций, профессиональных конкурсах и т.п.
Мотивационный потенциал:
- удовлетворенность трудом;
- показатели отношения к труду;
- состояние социально-психологического климата в коллективе;
- текучесть кадров.
Моральный потенциал - состояние трудовой дисциплины.
К показателям трудовой активности персонала относятся следующие.
Производственно-экономические:
- производительность труда, уровень выполнения трудовых норм;
- качество продукции;
- потери рабочего времени;
- экономия материальных ресурсов;
- трудовая дисциплина.
Творческая активность:
- участие в рационализаторстве, изобретательстве, разработке инноваций;
- поиск неиспользованных резервов;
- повышение уровня образования, квалификации, культуры труда;
- расширение профессионального профиля, трудовая карьера.
Общественная активность в сфере производства:
- участие в работе общественных организаций, управлении предприятием;
- интерес к выработке и принятию хозяйственных решений.
К показателям структуры и динамики персонала относятся следующие:
Структура рабочей силы по категориям занятых:
- производственный персонал (основные или производственные рабочие);
- непроизводственный персонал и административный персонал (включая сотрудников отдела продаж).
Абсентеизм - отношение количества рабочего времени, пропущенного сотрудниками в течение периода (года), к общему объему рабочего времени предприятия за период.
Внутренняя мобильность персонала - отношение числа сотрудников, сменивших должности в течение периода, к среднему числу сотрудников предприятия.
К показателям производительности труда относятся:
- объем выработки продукции на одного работающего;
- объем прибыли до уплаты налогов на одного работающего;
- почасовая выработка на одного работающего;
- количество часов, затрачиваемых на производство единицы продукции (трудоемкость).
К показателям издержек на персонал относятся абсолютные и относительные.
Абсолютные издержки:
- базовая заработная плата;
- переменная заработная плата;
- выплаты по участию в прибылях и сокращению издержек;
- стоимость социальных льгот, включая взносы в страховые фонды, медицинское обслуживание, предоставление бесплатных услуг;
- затраты на спецодежду, обувь, оборудование бытовых помещений;
- взносы предприятия в фонды государственного социального страхования;
- издержки предприятия на уплату государственных и местных налогов на заработную плату и занятость.
Относительные издержки:
- доля издержек на число рабочих в целом в объеме реализации;
- издержки на одного работающего;
- издержки на один рабочий час.
В целом аудит трудовых показателей позволяет оценить экономическую эффективность труда на уровне предприятия и его структурных подразделений. В отчете аудитора должны быть сформулированы рекомендации по совершенствованию организации управления персоналом, предусматривающие приведение в полное соответствие с требованиями рынка существующих на предприятии форм, методов и процедур работы с кадрами, а также соответствующие изменения функций и структуры служб, обеспечивающих кадровую политику.