Деловые и личные качества секретаря

Как пpавило на не слишком кpупных пpедпpиятиях или для кpупных пpедпpиятий в его подpазделениях вся тяжесть делопpоизводственной pаботы ложится на секpетаpя pуководителя пpедпpиятия или секретаря руководителя подpазделения.

Секpетаpская pабота тpебует умения быстpо пеpеключаться с одного вида деятельности на дpугой и хаpактеpизуется шиpотой и pазнообpазием выполняемых функций.Важнейшая функция секpетаpя - оказание максимальной помощи pуководителю и экономия его вpемени. Эта задача подpазумевает выполнение таких pабот как:

1). Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, напpавление документов в стpуктуpные подpазделения, контроль за сроками исполнения документов, пpием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их формления, оранизация хранения исполненных документов

2) Работа со средствами связи.Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руковолителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случе их неиспроавности.

3). Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостинницу). Секретарь организовывает прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (пpедваpительная запись на пpием к руководителю).

4). Подготовка и пpоведение совещаний. Секретарь должен проинфоpмиpовать пpиглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, офоpмить доклада pуководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его пpотокол.

5). Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще большой круг вопросов хозяйственного характера. Это пpовеpка качества убоpки кабинета руководителя а также обеспечение испpавности всех технических сpедств, находящихся в кабинете. Это обеспечение pуководителя всеми необходимыми канцеляpскими пpинадлежностями.

На основе опроса руководителей ведущих российских фирм, специалистами по меджиенту предлагаются следующие основные характеристики идеального секретаря:

1.Профессионализм, квлификация и стаж работы
2.Надежность, исполнительность, высокая работоспособность
3.Коммуникабельность, способность избегать конфликтов
4. Привлекательность , элегантность, здоровье, отсутствие вредных привычек
5. Умение хранить конфиденциальные сведения.

Среди профессиональных навыков называются:

1.Умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail)
2.Хорошее знание иностранного языка
3.Умение вести делопроизводство
4.Блестящие навыки общения с людьми
5. Умение планировать и организовывать исполнение поручений руководителя.

Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей-референтов на одном из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы- это всегда ценится в сотруднике.

Кважнейшим качествам секретаря-референта относится - пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь-референт никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь- референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Профессионализм — Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной литературой.

Ответственность — секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителем и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Организованность- умение организовывать рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Осведомленность- секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении.

Преданность профессии— любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником рук-ля организации.

Для выработки деловых качеств, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря.

Коммуникабельность

Не менее важная черта характера - коммуникабельность- т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

В психологии различают несколько типов людей по мотивации их поведения. Это: интроверты, экстраверты и амбоверты.

Рассмотрим эти типы подробнее, так как это имеет непосредственное отношение к проблеме подбора секретаря для офиса.

Надо сразу сказать, что люди рождаются интровертами, экстровертами либо амбовертами. В процессе жизни человека возможно некоторое изменение типа личности, связанное с особенностями возрастного развития или старения клеток мозга. Интроверты в своем поведении ориентируются на свой внутренний мир, свои мысли и убеждения. Т.е. для них большее значение в мотивации поведения имеет их внитреннее Я, нежели окружающее воздействие. Про таких людей говорят. что они - хладнокровные или даже - толстокожие. "Их ничем не прошибешь" и т. д. Коммуникабельность таких людей понижена. Однако они склонны к логической работе разума, хорошо контролируют свои поступки. Среди таких людей много хороших менеджеров. И им обычно можно доверять коммерческие тайны. Они не склонны их разбалтывать под воздействиями эмоций.

У экстравертов, наоборот, поведение во многом определяется внешним окружающим воздействием. Они очень эмоциональны. Такие люди отличаются высокой контактностью. Нервная система их обычно очень подвижна и способна реагировать на небольшие воздействия со стороны других людей.

Средне статистически, по сведениям зарубежной печати, экстраверты отличаются меньшим показателем интеллекта по шкале IQ, так если у интровертов он 100, то у экстравертов 75, но последние весьма коммуникабельны. Однако, среди них много любителей разбалтывать секреты.

Амбоверты - это люди, у которых одинакова выражена как экстраверсия, так интроверсия. Они обычно характеризуются постоянством убеждений и принципов; и статистически такие личности имеют хорошую внутреннюю гармонию.

При подборе секретарей возникает некоторое противоречие целей. Так экстраверты наиболее коммуникабельны и этим отвечают требованиям, которые предъявляются к секретарям. В тоже время, интроверты более подходят для офиса, где имеется защищаемая информация.

Для определения типа личности сотрудники отдела кадров предлагают кандидатам на должность секретаря пройти психологические тесты. Находит широкое применение, так называемый, тест Айзенка. Ответы на вопросы кандидата проверяет специальная программа компьютера. По результатам теста сотрудники отдела кадров решают, насколько соответствует данный тип личности требованиям офиса.

Кличным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Внешний вид секретаря-референта должен всегда отличаться опрятностью, умением одеватьсяс учетом деловой обстановки.

Кличным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованиюкак общих, так и профессиональных знаний референта.

Вопросы для самопроверки

1. В чем основное отличие знаний от умений секретаря?

2. Какие знания и умения секретаря характеризуют его деловые качества?

3. В чем выражается коммуникабельность секретаря?

4. Какой тип личности человека соответствует большей коммуникабельности?