Документационное обеспечение

Нормативно-законодательная база делопроизводства это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Нормы, регламентирующие делопроизводство, закрепляются в нормативных актах различного уровня.

Нормативно-законодательная база делопроизводства включает в себя:

Ø Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Ø Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

Ø Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Ø Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Ø Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству и архивному делу;

Ø Государственные стандарты на документацию;

Ø Унифицированные системы документации;

Ø Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Ø Нормативные документы по организации труда и охране труда;

Ø Документы, разработанные организацией по вопросам документационного обеспечения ее деятельности.

Нормативная база делопроизводства включает в себя правовые акты, специально посвященные вопросам работы с документами, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия. Нормативные акты, непосредственно посвященные делопроизводству, могут носить комплексный характер или освещать отдельные этапы работы с документами.

Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации:

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. Конституция является главным документом государства и «имеет высшую юридическую силу». В ней названы виды законодательных актов, принимаемых в России: Конституция, федеральные конституционные законы и федеральные законы, имеющие прямое действие на всей территории Российской Федерации ( ст. 76, п. 1), договора (ст. 66, п. 4 и раздел 2, п. 1).

В Конституции Российской Федерации установлена соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента и постановлений Правительства.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994 г., 2-я часть – 22 декабря 1995 г. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления прав собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются граждане и юридические лица. В регулируемых гражданским законодательством отношениях могут участвовать также Российская федерация, субъекты Российской Федерации и муниципальные образования.

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения и прекращения, подтверждение правоотношений и др. Например, ст. 420-453 содержат общие положения о договоре – соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении и прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора.

Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Трудовой кодекс Российиской Федерации (введен в действие с 1 февраля 2002 года) —основа трудового законодательства. В трудовом кодексе названы документы,которыми регламентируется прием на работу, перевод, увольнение, командирование, отпуск, поощрения и взыскания работника.

Регламентация трудовых отношений на государственной службе определяется федеральным законом "Об основах государственной службы Российской Федерации" от 31 июля 1995 года N 119-ФЗ. В частности в статье 6 данного закона устанавливается классификация государственных должностей государственной службы, в статье 21 регламентируется порядок поступления на государственную службу с указанием соответствующих документов, а в статье 8 регламентируется ведение личных дел государственного служащего. В развитие данного ФЗ было издано "Положение о порядке присвоения и сохранения квалификационных разрядов федеральным государственным служащим" (утверждено Указом Президента РФ от 22 апреля 1996 года № 578), Указ Президента РФ от 1 июня 1998 года № 640"О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы[К1] " и др.

Основополагающим актом в работе с документами сегодня является

6.2 Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 N 15-ФЗ).

Настоящий Закон дал определение ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы, информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, собственник и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации и др.

Важнейшими для документоведения являются положения закона, посвященные документированию информации. В главе 2 ст. 5 указывается: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Закон также устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Большое внимание в Законе уделено порядку формирования государственных информационных ресурсов и обеспечению обязательности представления документированной информации государственным органам.

6.3 Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене"

от 4 июля 1996 года N 85-ФЗ (в ред. Федерального закона от 30.06.2003 N 86-ФЗ). "Объекты международного информационного обмена: документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена.

Субъектами международного информационного обмена в Российской Федерации могут являться: Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской Федерации, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства." (статья 3).

6.4 Закон Российской Федерации "О государственной тайне"

от 21 июля 1993 г. № 5485-1 (с изменениями от 6 октября 1997 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г.) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. (статья 2).

В соответствии со статьей 4 Закона Российской Федерации "О государственной тайне" Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 был утвержден "Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне" (внесены изм. 24 января 1998 г., 6 июня, 10 сентября 2001 г., 29 мая 2002 г.).

Вопросы для самопроверки

1. Какие основные нормативные законодательные документы определяют деятельность секретаря в области ДОУ.

2. Документационное обеспечение.

3.Государственная тайна

Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

План лекции.

· «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

· Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации».

· Федеральная целевая программа "Электронная Россия
(2002 -2010 годы)"

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести

7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»,

принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 года. В них Архивный фонд Российской Федерации разделен на государственную часть и негосударственную, и статьи 8 и 9 посвящены передаче и защите права собственности на архивы. Основы законодательства направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела, характеризуют состав Архивного фонда Российской Федерации в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, систему управления архивным делом в Российской Федерации, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

В развитие «Основ законодательства об Архивном фонде РФ и архивах» приняты: Постановление Совета Министров – Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве», Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации», Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562 «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» и др.

Для работников служб документационного обеспечения управления большое значение имеет принятие 25 декабря 2000 года

7.2 Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации»

(№ 2-ФЗ) (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ). Настоящим законом устанавливаются Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования. В частности в статье 1 данного закона говорится: "Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации". Закон устанавливает изображение герба Российской Федерации в многоцветном, одноцветном вариантах, а также без геральдического щита, только в виде главной фигуры – двуглавого орла с атрибутами (статьи 3 и 4).

Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, в частности создание и использование современных автоматизированных и телекоммуникационных систем.

7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия
(2002 -2010 годы)"

(утв. постановлением Правительства РФ от 28 января 2002 г. N 65) призвана обеспечить формирование нормативной правовой базы в сфере информационных и коммуникационных технологий (ИКТ), развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, сформировать условия для подключения к открытым информационным системам (в том числе посредством сети Интернет), а также обеспечить эффективное взаимодействие органов государственной власти и органов местного самоуправления с гражданами и хозяйствующими субъектами на основе широкого внедрения ИКТ.

7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"

от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ является базовым для развития электронного документооборота в России. В соответствии со статьей 3 настоящего закона

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;

информационная система общего пользования - информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано;

корпоративная информационная система - информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы.

7.5 Закон Российской Федерации "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"

от 23 сентября 1992 г. "Настоящим Законом регулируются отношения, возникающие в связи с правовой охраной и использованием программ для ЭВМ и баз данных. Программы для ЭВМ и базы данных относятся настоящим Законом к объектам авторского права. Программам для ЭВМ предоставляется правовая охрана как произведениям литературы, а базам данных - как сборникам в соответствии с Законом Российской Федерации от 9 июля 1993 г. N 5351-1 "Об авторском праве и смежных правах" и настоящим Законом." (статья 2)

Федеральный закон "О связи" от 7 июля 2003 года N 126-ФЗ (с изм., внесенными Федеральным законом от 23.12.2003 N 186-ФЗ) устанавливает правовые основы деятельности в области связи на территории Российской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяет полномочия органов государственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.

Федеральный закон "О почтовой связи" от 17 июля 1999 года
N 176-ФЗ (в ред. Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ) устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации в целях укрепления и развития взаимодействия участников экономических, социальных и политических отношений, реализации потребностей населения в услугах почтовой связи.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) (М., ВНИИДАД, 1991). Она носит рекомендательный характер, но все основные разделы ГСДОУ вошли в действующую сегодня Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68). Она устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Она включает общий порядок подготовки и оформления документов, а также особенности подготовки отдельных видов документов. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.

Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.

План лекции

· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

· Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

· Основные стандарты в области ДОУ.

· Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ)

Правила утвержденны Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715). В соответствии с статьей 1 настоящих Правил "Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции."

"Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается." (статья 2 Правил).

В качестве основного нормативного пособия, в первую очередь, при подготовке номенклатуры дел, формировании дел в делопроизводстве, определении сроков хранения и отборе документов на постоянное хранение используется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003). Он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности.

Для достижения единообразия в составлении и оформлении кадровых документов как в бюджетных, так и в коммерческих учреждениях разработана «Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»(утверждена постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года № 26). Новые формы документов распространяются на юридических лиц всех форм собственности.

27 декабря 2002 г. был принят Федеральный Закон № 184-ФЗ "О техническом регулировании" (далее - Закон). Однако вступление данного Закона в силу отложено до истечения шестимесячного срока со дня его официального опубликования, состоявшегося 30 декабря 2002 г.

Настоящий Закон полностью заменяет Законы РФ "О сертификации продукции и услуг" и "О стандартизации", которые утрачивают силу со дня введения его в действие.

В соответствии со статьей 2 Закона стандартом является документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандартом также могут быть установлены требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Основным принципом стандартизации в России признается добровольный характер применения стандартов субъектами предпринимательства.

В области стандартизации применяются:

- национальные стандарты;

- правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

- классификации и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- стандарты организаций.

Национальные стандарты разрабатываются и утверждаются национальным органом по стандартизации, уполномоченным Правительством РФ. Законом предусмотрена возможность любых заинтересованных лиц участвовать в разработке проекта национального стандарта.

Основными стандартами в области ДОУ являются:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий организационно-распорядительных документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных разработана Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению (М., 1993).

Важными средствами информационного обеспечения деятельности учреждений, предприятий и организаций являются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ):

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах;

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) содержит наименования и коды предприятий и организаций, обладающих правами и обязанностями юридического лица;

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки;

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) предназначен для использования при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров организациями всех форм собственности.

Вопросы для самопроверки.

1. Какие документы входят в перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

2. Чем регламентируется деятельность секретаря по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

3. Какие стандарты в области ДОУ являются основными в деятельности секретаря-референта?Каким образом секретарь производит класификацию технико-экономической и социальной информации в документах в процессе свой деятельности?