Правила проведения пресс-конференции
Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь. Обязанности ньюсмейкера и ведущего пресс-конференции должны быть непременно разделены. Вступительное слово пресс-секретаря - это объявление темы пресс-конференции и знакомство (поименное, с указанием должности, титула, звания и пр.) с каждым из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами.
Регламент оглашается ведущим пресс-конференцию, в дальнейшем он же следит за его соблюдением. Можно заранее определить количество вопросов (задавать только по одному вопросу). Попытки нарушить регламент можно легко нейтрализовывать фразой - «…мы договорились задавать по одному вопросу». Порядок вопросоврегулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.
Ведущий пресс-конференции должен:
1. Не допускать преувеличений, называя вещи своими именами.
2. Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.
3. Не стремиться убедить других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить о своей команде и всех тех, кто работал на успех.
4. Избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы типа «ДА», «НЕТ».
5. Не касаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.
6. Не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей.
7. Стараться замедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы на некоторые из них.
8. Отказаться от втягивания в спор или дебаты.
Пресс-конференция предполагает некое стартовое сообщение или заявление приглашающей стороны и, затем, вопросы журналистов с последующими ответами. Главный фактором, обеспечивающим успех пресс-конференции, является наличие статусной фигуры, выступающей на пресс-конференции и/или наличие действительно важной информации.
Пресс-конференция предполагает участие одного или нескольких представителей компании, ее клиентов, партнеров и представителей целевых СМИ. Распространенная ошибка - обилие выступающих (ньюсмейкеров) на пресс-конференции. Желая всесторонне познакомить общественность со своим проектом, организаторы предоставляют слово инвестору, спонсору, директору, главному инженеру, главному художнику, главному мастеру и т.п. На журналистов, да и на аудиторию, это производит удручающее впечатление.
Пресс - конференция – это синтезированный жанр, в котором объединяются ораторский монолог (заявление) и публичный диалог (ответы на вопросы). Достаточно одного выступающего, который может интересно рассказать о проекте и обладает достаточно высоким статусом для того, чтобы ссылка журналиста на его слова выглядела весомо в глазах общественности.
Выступления представителей организации должны быть краткими (в расчете на последующие вопросы), с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут для каждого выступающего. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.
Еще до начала мероприятия следует решить, что необходимо сказать прессе и общественности. Нужно иметь в наличии уже готовое заявление. В нем касаются наиболее важных тем. Постарайтесь предугадать вопросы, которые зададут и отрепетируйте ответы. Они должны быть спокойными, правдивыми и, по возможности, краткими.
Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещаются или на специальном столике, или на информационном стенде. Их включают и в информационный пакет документов (пресс-кит). Вполне допустимо читать текст по бумажке.Иметь печатный текст перед глазами не вредно в любом случае. Но сплошное чтение полностью снимет эффект естественности, который желателен на пресс-конференции.
На вопросы надо стараться отвечать без замешательства, авторитетно и доверительно. Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее:
· ответ «Не для записи» используйте как можно реже, в тех случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по существу дела публично;
· когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время у вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и ответите на него;
· такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним готовиться и, если обещаете ответить позже, - это нужно потом обязательно выполнить;
· нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа «без комментариев», постарайтесь иметь ответ на любой случай;
· продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо;
· и, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в ролях, с участием в ней ваших юридических и технических экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие репетиции придадут вам уверенность.
Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они, далее, не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.
Ответы выступающих согласуются с их компетенцией. По ходу встречи ведущий определяет, кому из ораторов более всего «подходит» вопрос.
Не отвечать на вопросы на пресс-конференции не принято. Нужно избегать здесь таких фраз, как «Без комментариев!», «Не для печати». Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.
Даже более важной частью, чем вступительное слово, является грамотно организованная концовка пресс-конференции. Иногда случается оказия такого рода: ведущий предлагает задавать вопросы, а вопросов-то и нет. Повисает неловкая пауза, создается впечатление, что тема никому не интересна. Чтобы этого не случилось, опытный ведущий отмечает про себя, сколько еще желающих задать вопрос осталось, и незадолго до завершения конференции следует дать знать аудитории об этом, например объявив, что следующий вопрос будет последним. Тогда не повиснет пауз, и пресс-конференция закончится в управляемом режиме. А если же вдруг объявятся еще желающие задать вопрос, то создастся впечатление, что тема журналистам очень интересна и они не хотят отпускать спикера.
Можно заранее распределять некоторые вопросы из числа предполагаемых среди своих сотрудников в зале или знакомых журналистов. Этот прием можно использовать и для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Однако злоупотреблять этим приемом не стоит. Можно произнести фразу: «…перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (или поступило несколько звонков) с вопросами» и т. д.
Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.
Последний этап пресс-конференции наступает после ее непосредственного завершения. Когда модератор говорит «спасибо и до свидания», пресс-конференция не заканчивается, ведь журналисты подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Это допустимо, ведь основной целью пресс-конференции является максимальный выход материалов в СМИ. Чем больше встреч и вопросов, тем больше и материалов. Более того, СМИ, получившие приглашения, но не приславшие на пресс-конференцию своих представителей не должны лишаться возможности рассказать об этом событии на своих страницах, в радио- или теле-эфире. Поэтому организаторы пресс-конференции должны разослать в эти СМИ все необходимые материалы, а также текст или тезисы основных выступлений участников пресс-конференции.
Существуют и вспомогательные целипоследнего этапа - расположить к себе журналистов. Нужно найти возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, дать свои контактные телефоны
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
ТЕСТ
1.Основными вопросами, которые необходимо решить в процессе подготовки деловой беседы?
А) определение темы деловой беседы, основных задач и целей;
Б) самоанализ поведения участников;
В) устное или письменное приглашение заинтересованных лиц на встречу.
Ответ: А)
2. Прием «зацепки»?
А) заключается в использовании дружеских слов, личного обращения по имени и отчеству, который позволит установить контакт в начале разговора;
Б) выражается в необычном вопросе, сравнении, кратком изложении проблемы;
В) Заключается в непосредственном переходе к делу сразу, без вступления.
Ответ: А), В)
3. Прием прямого подхода?
А) заключается в использовании дружеских слов, личного обращения по имени и отчеству, который позволит установить контакт в начале разговора;
Б) предполагает в начале встречи постановки ряда вопросов по проблемам, которые должны быть рассмотрены в беседе;
В) заключается в непосредственном переходе к делу сразу, без вступления.
Ответ: Б)
4. Оценка «языка собеседника»?
А) позволяет подстроиться под тип речи собеседника, что увеличивает эффективность передачи информации;
Б) позволяет передавать информацию на уровне профессиональной компетентности собеседника;
В) дает возможность собеседнику показать уровень знаний, комбинировать различные типы вопросов.
Ответ: В)
5. Идентификация?
А) позволяет гибко менять свое поведение, изменять тип подачи информации;
Б) позволяет передавать информацию на уровне профессиональной компетентности собеседника;
В) предполагает при передаче информации поставить себя на место собеседника, чтобы лучше понять его, учесть его интересы и цели.
Ответ: А)
6. Оценка мотивов и уровня информированности?
А) позволяет подстроиться под тип речи собеседника, что увеличивает эффективность передачи информации;
Б) позволяет передавать информацию на уровне профессиональной компетентности собеседника;
В) позволяет гибко менять свое поведение, изменять тип подачи информации.
Ответ: А)
7. Прямое ускорение?
А) позволяет привести собеседника к окончательному решению постепенно;
Б) предполагает в процессе деловой беды предлагать не одно, а несколько решений;
В) стимулируется за счет фраз с предложением принять сразу решение по интересующей проблеме.
Ответ: Б)
8. Гипотетический подход?
А) заключается в том, что на протяжении деловой беседы говорится лишь о принятии условного решения, что снимает страх ответственности и расслабляет собеседника;
Б) стимулируется за счет фраз с предложением принять сразу решение по интересующей проблеме;
В) заключается в том, что собеседнику предлагается принять только предварительно решение.
Ответ: В)
9. Заключительный этап позволяет?
А) наметить дальнейшую тактику общения с собеседником;
Б) накопить полезный опыт на будущее;
В) составить план, выбор стратегии и тактики проведения деловой беседы.
Ответ: А)
10. Фиксация договоренности является?
А) заключительным элементом основной части деловой беседы;
Б) заключительным элементом подготовительной части деловой беседы;
В) элементом заключительного этапа деловой беседы.
Ответ: В)
11. В каких случаях необходимо проведение делового совещания?
А) когда нужно сделать важное сообщение, которое может вызвать вопросы , требующие обсуждения;
Б) когда нужно повысить информированность руководителя, благодаря учету идей, вознаграждений и критических замечаний;
В) когда возникает необходимость проинструктировать группу людей по методам и процедурам предстоящей работы.
Ответ: А)
12. Постоянно действующее совещание?
А) регулярно собирается для решения оперативных вопросов по плану в определенные дни;
Б) может не иметь регламентированной повестки дня, зачастую проводится без председателя и сводится к обмену мнениями по какому-либо вопросу;
В) характерна разработка повестки дня с регламентацией времени на выступления и обсуждение рассматриваемой проблемы.
Ответ: А)
13. Проблемное деловое совещание?
А) может не иметь регламентированной повестки дня, зачастую проводится без председателя и сводится к обмену мнениями по какому-либо вопросу;
Б) регулярно собирается для решения оперативных вопросов по плану в определенные дни;
В) характерна разработка повестки дня с регламентацией времени на выступления и обсуждение рассматриваемой проблемы.
Ответ: А)
14. Свободное оперативное совещание?
А) характерна разработка повестки дня с регламентацией времени на выступления и обсуждение рассматриваемой проблемы;
Б) может не иметь регламентированной повестки дня, зачастую проводится без председателя и сводится к обмену мнениями по какому-либо вопросу;
В) регулярно собирается для решения оперативных вопросов по плану в определенные дни.
Ответ: Б)
15. Кульминационная структура изложения материала?
А) решение проблемы дано в начале выступления, а потом оно раскрывается и поясняется;
Б) выводы делаются в конце выступления;
В) основная проблема раскрывается в середине выступления.
Ответ: Б)
16. Антикульминационная структура изложения материала?
А) основная проблема раскрывается в середине выступления;
Б) выводы делаются в конце выступления;
В) решение проблемы дано в начале выступления, а потом оно раскрывается и поясняется.
Ответ: Б)
17. Пирамидальная структура изложения материала?
А) основная проблема раскрывается в середине выступления;
Б) выводы делаются в конце выступления;
В) решение проблемы дано в начале выступления, а потом оно раскрывается и поясняется.
Ответ: А)