Організація та її зовнішнє середовище. Фактори прямого та опосередкованого впливу на діяльність організації

Ситуаційний підхід потребує врахування не лише факторів внутрішнього, а й зовнішнього середовища — чинників, які впливають на діяльність підприємства ззовні, їх поділяють на фактори прямої (безпосередньо впливають на діяльність ор­ганізації та залежать від цієї діяльності) і непрямої (впливають не безпосередньо, а через певні механізми й взаємовідносини) дії (рис.2.4). Фактори непрямої дії мають властивість впливати через фактори прямої дії.

При оцінці факторів зовнішнього середовища слід враховувати такі характеристики:

— взаємозалежність усіх факторів зовнішнього середовища (зміна одного фактора може спричинити зміну інших);

— складність зовнішнього середовища (значна кількість факторів, великий спектр способів впливу);

— рухомість зовнішнього середовища (відносна швидкість зміни оточення організації);

— динамічність зовнішнього середовища (змінність оточення організації);

— невизначеність зовнішнього середовища (відносна кількість інформації про середовище і впевненість у її точності);

— взаємозалежність факторів внутрішнього і зовнішнього середовищ;

— багатогранність зовнішнього середовища.

Рис. 2.4.Фактори зовнішнього середовища організації

Взаємозв'язок факторів зовнішнього середовища - це рівень сили, з якої зміна одного фактору діє на інші фактори.

Під складністю зовнішнього середовища розуміється кількість фак­торів, на які організація повинна реагувати, а також рівень варіантності кожного фактору. Організації, які працюють в нескладному середовищі, мають одну перевагу: їм доводиться мати справу всього з декількома кате­горіями даних, необхідних для прийняття рішення

Рухомість середовища - це швидкість, з якою відбуваються зміни в оточенні організації. Рухомість зовнішнього середовища може бути вищою для одних підрозділів організації і нижчою для інших. Враховуючи склад­ність функціонування в умовах високо рухомого середовища, організація або її підрозділи повинні спиратися на більш різноманітну інформацію, щоб приймати ефективні рішення відносно своїх зовнішніх і внутрішніх пере­мінних.

Невизначеність зовнішнього середовища - є функцією кількості ін­формації, якою розпоряджається організація (чи особа) з приводу конкрет­ного фактору, а також функцією упевненості в цій інформації. Якщо інфор­мації мало, або є сумніви щодо її точності, середовище стає більш невизначеним, ніж в ситуації, коли є адекватна інформація і є підстави рахувати її високо надійною.

Аналіз середовища важливий для розробки рішень і дуже складний процес, який потребує уважного моніторингу процесів, що здійснюються в середовищі, оцінки факторів і встановлення зв'язку між факторами і тими сильними і слабкими сторонами, а також можливостями і загрозами, які містяться у зовнішньому та внутрішньому середовищі. Організація вивчає середовище, щоб забезпечити собі успішне просування до своїх цілей.

Вивчення безпосереднього оточення організації націлене на аналіз стану тих складових зовнішнього середовища, з якими організація знахо­диться в безпосередній взаємодії. При цьому важливо підкреслити, що організація може суттєво впливати на характер і зміст цієї взаємодії, тим самим вона може активно брати участь у формуванні додаткових можливо­стей і в і в запобіганні прояву загроз її подальшому існуванню.

Характеристику факторів зовнішнього середовища прямої дії наведено в табл. 2.2, а факторів зовнішнього середовища непрямої дії в табл. 2.3.

Таблиця 2.2

Фактори зовнішнього середовища організації прямої дії

Фактори зовнішнього середовищапрямої дії	Характеристика факторів
Вплив факторів на організацію	Вплив організації на фактори
Споживачі	Будь-яка організація у ринкових умовах орієнтується у своїй діяльності на забезпечення потреб споживачів, виробляючи такі товари та послуги, на які існує незабезпечений попит з їхнього боку	Організація може впливати на формування попиту та смаків споживачів завдяки рекламній кампанії, надання додаткових послуг, привабливіших пропозицій тощо

Продовження табл.2.2

Постачальники	Постачальники забезпечують організацію необхідними вхідними елементами (ресурсами). При цьому несвоєчасні поставки, підвищення цін на ресурси, недотримання вимог постачальниками знижує ефективність діяльності організації. Основні різновиди входів — це матеріали, устаткування, енергія, капітал і робоча сила.	Організація може застосовувати диверсифікований підхід до постачальників і таким чином захистити себе від певних ризиків та висувати свої вимогидо них
Конкуренти	Конкуренція заохочує організацію постійно вдосконалювати свою виробничо-реалізаційну діяльність з метою досягнення необхідного рівня конкурентоспроможності	Поліпшення економічних, технологічних, естетичних та інших характеристик продукції суттєво впливає на ринкові позиції конкурентів
Органи державної влади	До них належать органи законодавчої, виконавчої та судової гілок влади. В Україні — це Верховна Рада України, Адміністрація Президента України, Кабінет Міністрів України, Національний банк України, Державна податкова адміністрація України, регіональні органи управління тощо. Вони розробляють, формулюють та затверджують засади функціонування організацій у державі, контролюють виконання та дотримання законодавства, інших вимог	Організації можуть вносити певні пропозиції стосовно діяльності державних органів влади, оскаржувати окремі інструкції органів державної влади, вимагаючи здійснення відповідних дій тощо

Продовження табл.2.2

Інфраструктура	Охоплює фінансові інституції, транспортні сполучення, зв'язок, консалтингові служби тощо. Впливає на швидкість та якість розрахунків, перевезення, отримання необхідної інформації, що визначає ділові відносини організації	Організація може бути задіяна у розбудові інфраструктури регіону, надавати конкретні пропозиції щодо удосконалення певних складових інфраструктури тощо
Законодавчі акти	Будь-яка організація функціонує на засадах базових законодавчих актів: Господарський кодекс, Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» та ін.	Організації можуть пропонувати певні зміни до законодавчих актів, ініціювати прийняття конкретних законів, критикувати законодавчу базу тощо
Профспілки, партії, громадські організації	Профспілки на підприємствах здійснюють контроль за дотриманням трудового законодавства, дбають про поліпшення умов праці, підвищення її оплати, покращення охорони здоров'я та відпочинку, розвиток спорту, художньої самодіяльності. Вони укладають із керівництвом підприємства колективні договори, де обумовлюються всі питання, пов'язані з умовами, оплатою та організацією праці тощо.	Керівництво організації може відхиляти умови профспілок, не погоджуватися з окремими їхніми вимогами, вести переговори з ними тощо. Організації можуть лобіювати свої інтереси в законодавчих і виконавчих органах влади через представників партійних організацій тощо
Профспілки, партії, громадські організації	Партії беруть безпосередню участь в законо­творчому процесі, результати якого теж безпосередньо впливають на організацію. Виступають також ініціаторами страйків, опозиційних дій тощо

Продовження табл.2.2

Система економічних відносин у державі	Формує умови, правила і принципи функціонування організації. В ринкових умовах підприємство працює за законами попиту, пропозиції, конкуренції тощо	Якщо умови функціонування підприємств в окремій економічній системі стають нестерпними, то організації можуть протестувати, вимагати створення інших умов їх діяльності
Організації - сусіди	Впливають на організацію, працюючи з нею на одних площах, використовуючи спільні комунікації, склади, приміщення тощо	Організація може відокремити комунікації, викупити приміщення, що орендуються організаціями - сусідами, тощо

Вивчення перемінних макрооточення не повинно закінчуватися тіль­ки констатацією того, у якому стані вони знаходилися раніше, або в якому стані вони знаходяться зараз. Необхідно також розкрити ті тенденції, які характерні для зміни стану окремих важливих факторів і, намагаючись передбачити напрямки розвитку цих факторів з тим, щоб прогнозувати, які загрози можуть чекати організацію і які можливості можуть відкритися перед нею в майбутньому.

Таблиця 2.3

Характеристика факторів зовнішнього середовища організації непрямої дії

Фактори зовнішнього середовища організаціїнепрямої дії	Характеристика факторів зовнішнього середовища організації непрямої дії	Приклади впливу на організацію факторів зовнішнього середовища непрямої дії
Стан економіки	Характеризує загальний рівень розвитку економіки: високорозвинута; слаборозвинута; економіка, що розвивається; перехідна (трансформаційна) тощо	За високого рівня розвитку ринкової економіки (Японія США), як правило, у будь-якій галузі існує сильна конкуренція, оскільки антимонопольне законодавство запобігає створенню умов для формування монополій

Продовження табл.2.3

Міжнародні події	Будь-які політичні, економічні, соціальні, військові події, що відбуваються у світі й торкаються більше двох країн світового співтовариства	Внаслідок терактів у США були заборонені протягом певного часу всі авіарейси, що з'єднували цю країну з іншими країнами світу, Організації інших держав, які мали постачальників у США, не змогли своєчасно отримати необхідні ресурси для виробничо- господарської діяльності
Міжнародне оточення	Характеризує економічний, політичний, соціальний стан країн, з контрагентами яких співпрацює підприємство	Якщо одна із сусідніх держав (де розміщуються контрагенти організації) застосувала економічні санкції до нашої країни, то вона у відповідь може також запровадити певні економічні обмеження (заборона імпорту, експорту певних видів товарів, запровадження адміністративних бар'єрів тощо). Звичайно, тоді організація ризикує втратити можливість співпрацювати з контрагентами сусідньої держави
Науково- технічний прогрес (НТП)	Охоплює процес розвитку науки й техніки, що зумовлює глибокі перетворення в усіх верствах суспільства. Особливістю НТП є високі темпи розвитку науки, скорочення часу впровадження фундаментальних наукових винаходів, створення прогресивних технічних засобів, технологій тощо	Підприємство впроваджує нову сучасну технологічну лінію виробництва радіаторів. Це дає змогу поліпшити якість продукції та зменшити її вартість. У таких умовах продукція стає конкуренто­спроможнішою. А підприємство стає серйозним конкурентом для інших організацій, що працюють на ринку систем опалення

Продовження табл.2.3

Політичні обставини	До них належать обставини, що склались у процесі формування державного устрою, здійснення реформ, розвитку суспільства, політичної боротьби тощо	Напередодні виборів політики з метою досягнення позитивного іміджу в народі та для популяризації своєї громадянської позиції приймають сприятливі для функціонування підприємств законодавчі акти (зменшення податків, зростання пільг тощо)
Соціально- культурні обставини	Відображають загальний рівень культури в країні, стан соціального забезпечення громадян, доходи на душу населення, соціальну стабільність, розвиток мистецтв, літератури, науки тощо	Високий рівень культури і доходів населення сприяє формуванню висококваліфікованої робочої сили, що у свою чергу зумовлює виготовлення якісної конкуренто­спроможної продукції
Рівень техніки та технології	Демонструє відповідність стану техніки та технології сучасним вимогам: ресурсоекономності, простоті в застосуванні, використанні новітніх інформаційних та комп'ютерних систем, високому рівню автоматизації, безпечності, продуктивності тощо	Якщо на підприємстві застаріле обладнання, яке є небезпечним для працівників, високотравматичним, то профспілки вимагатимуть від його керівників закупівлі сучасного устаткування для створення нешкідливих та безпечних умов праці
Особливості міжнародних економічних відносин	Включають особливості міжнародної торгівлі, міграції робочої сили, вивозу капіталу, міжнародних фінансово-кредитних і валютних відносин	Певні тарифні та нетарифні обмеження, що застосовуються іноземними країнами щодо країни базування організації, можуть зробити економічно невигідною співпрацю з контрагентами, які функціонують у них

У XX—XXI ст. простежується тенденція до наро­щення динамічності факторів середовища функціону­вання організацій. У зв'язку з цим формуються нові вимоги щодо забезпечення гнучкості організацій на за­садах застосування широкого спектра адаптаційних ме­ханізмів.

Основні терміни:

Вертикальний поділ праці передбачає розподіл обов’язків відповідно ієрархії управління (на інституційний, управлінський, технічний рівні), що забезпечує координацію робіт в організації.

Внутрішні змінні - це ситуаційні фактори всередині організації. Основними внутрішніми факторами в будь-якій організації є цілі, структура, завдання, технологія, люди та ресурси.

Горизонтальний поділ праці в менеджменті – це розподіл роботи в організації на складові компоненти та об’єднання управлінців та працівників за спеціалізованими лініями в межах функціональних зон у підрозділи організації.

Завдання - це види робіт, які необхідно виконати певним способом та в обумовлений термін, застосовуючи предмети, знаряддя праці, інформацію, людей тощо.

Здібності – це можливості людини займатися певним видом діяльності.

Невизначеність зовнішнього середовища - є функцією кількості інформації, якою розпоряджається організація (чи особа) з приводу конкретного фактору, а також функцією упевненості в цій інформації.

Норма (масштаб) керованості або зона контролю - це чисельність працівників, які підпорядковуються безпосередньо одному керівникові.

Організаційна структура управління - це логічні взаємовідносини рівнів управління і видів робіт (функціональних зон), які виконують служби або підрозділи, побудовані в такій формі, яка дозволяє найбільш ефективно досягати цілей організації.

Організація- це група людей з усвідомленими загальними цілями.

Ресурси - це природні, сировинні, матеріальні, фінансові та інші цінності, які можуть бути використані для створення товарів, надання послуг, одержання певних результатів. Основними ресурсами для забезпечення виробничо-господарської діяльності підприємства є: трудові, матеріальні, фінансові, технологічні, інноваційні, інвестиційні; інформаційні, енергетичні.

Рухомість зовнішнього середовища- це швидкість, з якою відбуваються зміни в оточенні організації.

Складність зовнішнього середовища– це кількість факторів, на які організація повинна реагувати, а також рівень варіантності кожного фактору.

Схильність - це наявний потенціал людини відносно виконання якої-небудь конкретної роботи.

Технологія -це спосіб перетворення вхідних елементів (матеріалів, сировини тощо) на вихідні (продукт, послугу).

Фактори впливу на організацію – це рушійні сили, які впливають на виробничо-господарську діяльність організації та забезпечують певний рівень отриманих результатів.

Фактори зовнішнього середовища – це чинники, які впливають на діяльність підприємства ззовні.

Ціль – це конкретний кінцевий стан або бажаний результат на визначений період часу, якого прагне домогтися група, працюючи разом. Для правильної побудови цілей використовують методику SMART, за якою цілі мають бути: конкретні (specific), виміряні (measurable), територіально окреслені (areal-specific), реалістичні (realistic), визначені у часі (time-bound).

Цінності - цезагальні переконання, віра із приводу того, що добре й що погано в житті.