Контроль и хранение документов
Ключевые понятия:
¾ Контрольная функция менеджмента
¾ Поручение исполнителю
¾ Контроль исполнения
¾ Самоконтроль работника
¾ Экспертиза документов;
¾ Постоянное хранение документов;
¾ Временное хранение документов;
¾ Уничтожение документов .
Теория
Контроль - важнейшая функция менеджмента. От качества контроля работы персонала во многом зависит результативность деятельности организации. Эффективный контроль должен стимулировать активность работников, развивать их инициативу и трудовую мотивацию.
Среди документов, направляемых в структурные подразделения, конкретным исполнителям и специалистам, многие имеют РЕЗОЛЮЦИИ вышестоящих руководителей, которые, как правило, содержат определенное поручение, которое должно быть выполнено в обозначенный срок. Указывается и лицо, ответственное за исполнение.
Поручения делятся на два вида:
1. Необходимо подготовить ОТВЕТ на полученный документ.
2. Следует выполнить ряд ПРАКТИЧЕСКИХ ДЕЙСТВИЙ, осуществить некоторые МЕРОПРИЯТИЯ.
По своему характеру поручения могут быть индивидуальными или групповыми.
Исполнение документов (данных поручений) требует контроля.
Заключительный этап работы со служебными документами - обработка дел для их дальнейшего хранения, использования или уничтожения.
Все имеющиеся в организации документы разделяются на четыре группы:
- постоянного хранения;
- временного хранения (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:
- дела по личному составу предприятия;
- дела по основной (производственной) деятельности.
Контрольные вопросы
1. Какие требования предъявляются к эффективному контролю исполнения документов-поручений?
2. Какие делопроизводственные процедуры связаны с подготовкой ( по поручению руководителя) исходящего документа? (воспользуйтесь схемой 23.1)
3. Какие недостатки имеет традиционная схема контроля исполнения документов?
4. Какие факторы способствуют и какие тормозят развитие самоконтроля российского работника?
5. Что такое экспертиза ценности документов? Кто её осуществляет и с какой целью?
6. Каким образом оформляются дела, отобранные на архивное хранение?
7. Какие преимущества и недостатки имеет хранение документов в электронной форме?
Задания для самостоятельного выполнения
Разработайте форму персональной карточки по самоконтролю исполнения документов.
Изготовьте её макет. Обоснуйте её содержание.
ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
РАЗРАБОТКА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Сведения из теории
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Левое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее оставлено на случай износа бумаги. Верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.
При составлении многостраничного документа вторая и последующая страницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк (для изготовления любых видов документов, кроме письма), включающий в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;
- бланк письма (в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20);
- бланк конкретного вида документа (в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19).
Задание
Согласно выданному варианту спроектируйте для перечисленных ниже организаций общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа с угловым и продольным расположением реквизитов.