ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №3

«Организация документооборота»

Основные вопросы:

1. Нормативные требования к организации документооборота в учреждениях.

2. Организация документооборота в «Российском Морском Регистре Судоходства» (РМРС)

3. Структура и характеристика документопотоков в РМРС.

4. Объем документооборота в РМРС

Тематика докладов и рефератов:

1. Принцип документооборота и правила организации его в конкретном учреждении.

2. Документопотоки: этапы прохождения документов в организации.

3. Объем документооборота как критерий для выбора организационной формы делопроизводства учреждения.

4. Документирование и документооборот – две составляющие делопроизводства.

Литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Учебное пособие. М-2000г.

2. Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.

3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М-2000 г.

4.Материалы по службе делопроизводства «Российского Морского Регистра Судоходства».

Методические рекомендации:

Первый вопрос:

Дать определение понятия «документооборот». Изучить основные положения Единой государственной системы делопроизводства; общие требования к службам документационного обеспечение Государственной системы ДОУ; типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Оценить степень регламентации в нормативных документах общих принципов организации документооборота, правила прохождения документов, методики подсчета документооборота.

Второй вопрос:

Изучить особенности документооборота «РМРС». Ответить на вопрос: Есть ли несоответствие организации документооборота в РМРС требованиям нормативных документов? Перечислить правила учета документооборота в этой организации.

Третий вопрос:

Дать определение понятия «документооборот». Перечислить типы документов. Изучить схемы движения документов в «Российском Морском Регистре Судоходства» и составить оперограммы движения документов. Схема движения входящих документов должна отразить перемещения документов от момента приема до подшивки их в дело после завершения исполнения. Схема движения исходящих документов должна отразить перемещение документов от момента подготовки их проектов до отправки из учреждения. Схема движения внутренних документов – от момента подготовки проекта документа до подшивки в дело.

Четвертый вопрос:

Изучить методику расчета объема документооборота. Подсчитать объем документооборота «Российского Морского Регистра Судоходства», изучив состав и количество полученных, отправленных и внутренних документов этой организации.

Практическое занятие №4

«Контроль над сроками исполнения документов»

Основные вопросы:

1. Значение контроля исполнения документов в управленческой деятельности учреждения.

2. Особенности осуществления контроля исполнения документа по существу решения вопроса в «Российском Морском Регистре Судоходства».

3. Особенности организации срокового контроля исполнения документов в РМРС.

4. Этапы процесса контроля исполнения документов в «Российском Морском Регистре Судоходства».

Тематика докладов и рефератов:

1. Система регистрации документов и технология контроля исполнения документов на примере конкретного учреждения.

2. Сроковый контроль: определение, функции, задачи, ожидаемые результаты. Проведение срокового контроля в конкретной организации.

3. Организация операций контроля как основа информации о ходе исполнения документа.

4. Анализ исполнительской дисциплины как критерий оценки демократизации управленческого процесса.

Литература:

1. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М-1997 г.
2. Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.
3. Организация работы с документами. Учебник. Ред В.А. Кудрявцев и др.М-1998
4. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – Российские вести» 1993 г., №159, 14 августа

Методические рекомендации:

Первый вопрос:

Изучить особенности контроля исполнения документов как составной части функции контроля в управлении. Перечислить функции, выполняемые документационной службой в процессе контроля исполнения документа. Изучить методические указания по проведению контроля исполнения документов в учреждениях.

Второй вопрос:

Изучить материал службы делопроизводства «Российского Морского Регистра Судоходства» по организации контроля исполнения документа по существу того или иного вопроса. Отметить особенности затронутых вопросов и решения их соответствующих подразделений.

Особо уделить внимание ответственности контролируемого лица за правильное и своевременное принятие решений.

Третий вопрос:

Перечислить задачи системы срокового контроля исполнения документов «Российском Морском Регистре Судоходства». Отметить использование различных видов контроля за сроками исполнения задания на данном предприятии и распределение ответственности руководителей и специалистов подразделений за осуществления этого контроля.

Четвертый вопрос:

Изучить этапы процесса контроля исполнения документов в «Российском Морском Регистре Судоходства». Отметить операции, входящие в этап ведения контроля исполнения документа. Проанализировать процесс снятия документа с контроля (на примере приказа). Проследить особенности проведения анализа исполнительской дисциплины в РМРС.

Практическое занятие №5

«Организация и порядок формирования дел»

Основные вопросы:

1. Дело как совокупность документов, сформированных по отдельному вопросу или участнику деятельности. Основные правила формирования дел.

2. Формирование дел в организациях различных уровней управления. Пример формирования дела в Российском Морском Регистре Судоходства».

3. Систематизация документов. Группировка документов в дела на примере Российского Морского Регистра Судоходства».

4. Значение правильного оформления документов в деле для дальнейшего его использования или хранения.

Тематика докладов и рефератов:

1. Основные требования к оформлению дел. Использование нормативно-методической базы.

2. Задачи делопроизводственной службы и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в организации (на примере конкретной организации)

3. Принцип систематизации документов внутри дел (на примере конкретной организации)

4. Правила формирования различных категорий документов в дела (на примере конкретной организации)

Литература:

1. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения: технические условия. М-1984 г.

2. ГОСТ Р 5141 – 98. Делопроизводство и архивные дело: термины и определения. М-1998г.

3. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения и его значение для организации документов управления . Учебное пособие. М- 1984 г.

4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. 2-ое издание, переработанное и дополненное. М-1998 г.

5. Кузнецова Т.В. Степанов Е.А. Филиппов Н.Г. Делопроизводство. Организация и технология ДОУ. М-2000 г.

6. Основные правила работы ведомственных архивов. М-1986 г.

7. Материалы по службе делопроизводства «Российского Морского Судоходства».