Составление смет затрат по местам возникновения и центрам ответственности

Рассмотрим процесс планирования деятельности предприятия и значение смет затрат (расходов) в этом процессе. Планирование можно подразделить на перспективное планирование (стратегическое или корпоративное) и краткосрочное планирование (текущее) – составление смет.

Перспективное планирование – это систематический формализованный процесс, цель которого – управлять будущей деятельностью, чтобы достичь желаемой цели в период времени более одного года.

Краткосрочное планирование должно отражать текущие условия и имеющиеся материальные, трудовые и финансовые ресурсы, которыми предприятие располагает в данный период. Основной плановый документ в этом случае – смета затрат.

Цели составления смет следующие:

1) планирование ежегодных хозяйственных процессов;

2) координация деятельности различных подразделений предпри-

ятия;

3) доведение планов до руководителей различных центров ответственности;

4) стимулирование (мотивация) деятельности руководства по достижению целей предприятия;

5) управление производством;

6) оценка эффективности работы руководителей.

Детализированную смету для каждого центра ответственности обычно разрабатывают на год. Годовая смета может подразделяться по одному из следующих вариантов:

а) на двенадцать месячных;

б) на тринадцать четырехнедельных периодов;

в) с помесячной разбивкой в первые три месяца и с поквартальной

разбивкой в последующие девять месяцев с дальнейшей разбивкой по месяцам кварталов.

Квартальные сметы в течение года могут быть пересмотрены. Например, в течение первого квартала с появлением новой информации могут быть изменены сметы на последующие три квартала, и будет подготовлен план на пятый квартал (первый квартал будущего года). Таким образом, процесс сметного планирования непрерывен и называется скользящим составлением смет, и гарантирует наличие двенадцатимесячной сметы, к которой добавляют смету на предстоящий квартал, как только истекает срок действия сметы предыдущего квартала. Скользящие сметы обеспечивают непрерывность процесса планирования, а руководителям необходимо постоянно заглядывать вперед и пересматривать планы на будущее.

На практике выделяют следующие этапы составления смет:

– доведение методики составления смет, графика, даты, к которой они должны быть составлены, лицам, ответственным за сметное планирование;

– первоначальная подготовка смет;

– обсуждение смет с вышестоящим руководством;

– координация и анализ рассмотренных смет;

– принятие смет;

– последующий анализ смет.

По местам возникновения затрат и центам ответственности составляют сметы прямых (одноэлементных) расходов и сметы общепроизводственных (комплексных) накладных расходов. В качестве прямых (одноэлементных) расходов при планировании затрат выделяют прямые материальные затраты и прямые затраты труда (затраты на оплату труда основных производственных рабочих).

Рассмотрим порядок составления годовых смет прямых расходов на условном предприятии обрабатывающей промышленности.

Исходные данные: ОАО «Авангард» производит два вида изделий – изделие 01103 и изделие 01104. Изделия изготавливают в двух центрах ответственности: в цехе 1 – изделие 01103, а в цехе 2 – изделие 01104.

А) нормативные затраты по закупке основных материалов и оплате прямых затрат труда в ден. ед.:

– материал 010, за единицу – 1,80;

– материал 020, за единицу – 4,00; – труд основных рабочих, час – 3,00.

Б) накладные расходы возмещаются на базе показателя рабочего времени основных производственных рабочих.

В) нормы расхода основных материалов и рабочего времени по изделиям:

Изделие 01103 Изделие 01104 Материал 010 на единицу 10 8

Материал 020 на единицу 5 9

Труд основных рабочих, час 10 15

Г) годовая производственная программа: – изделие 01103 – 10 200 единиц; – изделие 01104 – 1605 единиц.

Руководители центров ответственности (начальники цехов 1 и 2) должны разработать смету затрат на основные материалы (табл. 7), которые потребуются для выполнения производственной программы.

Таблица 7 Смета затрат на основные материалы (на год)

Наименование (номенклатурный номер) материала	Расход на выпуск, ед.	Цена за единицу, ден. ед.	Итого затрат по ЦО, ден. ед.	Всего затрат, ден. ед.
		Цех 1
Материал 010	102 000	1,80	183 600	–
Материал 020	51 000	4,00	204 000	–
Итого			387 600	–
		Цех 2
Материал 010	12 840	1,80	23 112	–
Материал 020	14 445	4,00	57 780	–
Итого			80 892	–
Материал 010	114 840	1,80	–	206 712
Материал 020	65 445	4,00	–	261 780

Ответственность за составление сметы затрат на оплату труда также лежит на руководителях центров ответственности. Они должны подготовить по ЦО расчеты затрат рабочего времени, необходимого для выполнения производственно программы. При квалификационном разделении труда все его виды в смете указываются отдельно. Сметные почасовые ставки (нормативы) оплаты труда определяет отдел труда и заработной платы. Смета затрат на оплату труда на год по структурным подразделениям представлена в табл. 8.

Таблица 8 Смета затрат на оплату труда основных производственных рабочих (на год)

Показатели	Ед. изм.	Цех 1	Цех 2	Всего
Производство продукции по плану	ед.	10 200	1 605	–
Затраты рабочего времени на изготовление единицы продукции	час			–
Общее запланированное рабочее время	час	102 000	24 075	126 075
Плановые (нормативные) ставки почасовой оплаты труда	ден. ед.			–
Итого затрат на оплату труда	ден. ед.	306 000	72 225	378 225

Планирование накладных расходов осуществляют при помощи сметы общепроизводственных расходов. За составление сметы общепроизводственных расходов (ОПР) кроме руководителей центров ответственности (цехов) отвечает руководитель производственной службы. Общая сумма ОПР в смете будет зависеть от динамики расходов по отдельным статьям в отношении к прогнозируемому уровню производства. Общепроизводственные расходы анализируют, чтобы выяснить, регулируемы ли они или нет, и установить контроль над уровнем этих расходов.

Исходные данные для составления сметы общепроизводственных расходов (табл. 9). Прогнозируемая деятельность:

а) плановый фонд рабочего времени основных производственных

рабочих цеха 1 – 102 000 ч.;

б) плановый фонд рабочего времени основных производственных рабочих цеха 2 – 24 075 ч.

Таблица 9 Годовая смета

общепроизводственных накладных расходов, ден. ед.

Показатели	Ставка распределения на- кладных расхо- дов на 1 ч труда основных про- изводственных рабочих	Накладные расходы	Всего
Цех 1	Цех 2	Цех 1	Цех 2
1. Контролируемые накладные расходы: – вспомогательные материалы	0,30	0,20	30 600	4 815	–
– труд вспомогательных рабочих	0,30	0,30	30 600	7 222	–
– энергия (переменная часть)	0,15	0,10	15 300	2 407	–
– ремонт и техобслуживание (переменная часть)	0,05	0,10	5 100	2 407	–
Итого:			81 600	16 851	98 451
2. Неконтролируемые накладные расходы: – амортизация	–	–	25 000	20 000	–
– контроль (ОТК)	–	–	25 000	10 000	–
– энергия (постоянная часть)	–	–	10 000		–
– ремонт и техобслуживание (постоянная часть)	–	–	11 400		–
Итого:			71 400	31 299	102 699
3. Совокупные накладные расходы	–	–	153 000	48 150	201 150
4. Сметная ставка распределения общепроизводственных накладных расходов *)	–	–	1,501)	2,002)	–

Пояснения:

*) используется, если нет возможности разделить накладные расходы на постоянную и переменную части;

153 000 Смет- 48 150 ные

1)  1,50; затраты по 2)  2,00. стать-

102 000 ч 24 075 ч ям перемен- ных

общепроизводственных накладных расходов определяют путем умножения планового (сметного) фонда рабочего времени основных производственных рабочих по каждому цеху на сметную почасовую ставку распределения переменной части общепроизводственных расходов.

Таким образом, до начала планового периода составляют сметы для центров ответственности, показатели которых установлены для запланированного уровня производства. Затраты, предусмотренные такими сметами, не корректируются применительно к фактическому уровню производства и эти сметы называют «жесткими». Их показатели в дальнейшем сопоставляют с фактическими результатами.

Однако отдельные виды затрат меняются в зависимости от изменения объемов производства. Поэтому при подготовке отчетов о выполнении сметы для центров затрат и центров ответственности важно принимать во внимание изменение затрат. К примеру, если фактический объем производства превышает запланированный, то переменные затраты будут большими чем сметные из-за увеличения объема производства.

Так как на руководителей ЦО возложена ответственность за затраты их подразделений, важно, чтобы они отвечали за результаты деятельности в действующих условиях, а не за результаты в условиях, которые были при составлении сметы. То есть, неверно сравнивать фактические затраты при одном уровне деятельности со сметными затратами, сформированными для другого уровня деятельности. В этой связи первоначальная смета должна быть скорректирована для фактического уровня деятельности (объема производства). Такой процесс называется составлением «гибкой» сметы.

Гибкая смета учитывает изменение затрат, вызванное изменением уровня деятельности. В основе составления гибких смет лежит анализ затрат при их классификации на переменные, постоянные, условнопеременные и условно-постоянные.

Рассмотрим на примере механического цеха условного предприятия составление гибких смет производственных затрат. Предположим, что начальная жесткая смета составлена на определенный месяц для выпуска продукции в 10 000 ед., а фактически объем производства составил 9000 ед. продукции.

При составлении отчета об исполнении сметы ЦО «Механический цех» фактические затраты будут сопоставляться с затратами из гибкой сметы на выпуск 9000 ед. продукции. Отчет показывает, что запланированный уровень производства в 10 000 ед. не был достигнут. Причинами невыполнения плана могут быть:

– неэффективность действий руководителя ЦО для достижения запланированного уровня производства;

– падение спроса на продукцию;

– начальная смета была составлена некорректно.

В табл. 10 приведены показатели гибких смет производственных затрат для различных объемов производства продукции.

Таблица 10

Гибкие месячные сметы производственных затрат механического цеха, ден. ед.

Статьи затрат	Сметные затраты на единицу продукции	Затраты на выпуск, ед.
9 000	10 000	12 000
1. Переменные затраты: – основные материалы		45 000	50 000	60 000
– оплата труда основных производственных рабочих		54 000	60 000	72 000
2. Условно-переменные накладные производственные расходы: – оплата труда вспомогательных рабочих		36 000	40 000	48 000
– энергия		9 000	10 000	12 000
– техническое обслуживание		18 000	20 000	24 000
– вспомогательные материалы 3. Условно-постоянные накладные производственные расходы:	0,5	4 500	5 000	6 000
– оплата труда вспомогательных рабочих	–	40 000	40 000	40 000
– техническое обслуживание	–	5 000	5 000	5 000
4. Постоянные расходы: – освещение и отопление	–	6 000	6 000	6 000
– амортизация оборудования	–	10 000	10 000	10 000
Всего:	–	227 500	246 000	283 000

Отчет об исполнении сметы затрат показывает, насколько эффективно руководитель центра ответственности контролирует затраты, если сравнивать фактические затраты на изготовление 9000 единиц продукции с запланированными (табл. 11).

Таблица 11

Ежемесячный отчет об исполнении сметы механическим цехом, ден. ед.

Статьи затрат	Затраты по смете на выпуск 9000 ед. продукции	Факти- ческие затраты	Отклонение
Контролируемые затраты: – основные материалы	45 000	43 000	2000 б
– оплата труда основных производственных рабочих	54 000	60 000	6000 н
– производственные накладные расходы, в том числе: оплата труда вспомогательных рабочих	76 000	80 000	4000 н
энергия	9 000	8 800	200 б
техническое обслуживание	23 000	24 000	1000 н
вспомогательные материалы	4 500	5 000	500 н
Итого:	211 500	220 800	9300 н
Неконтролируемые затраты: – освещение и отопление	6 000	6 500	500 н
– амортизация	10 000	10 000	–
Итого:	16 000	16 500	500 н
ВСЕГО:	227 500	237 300	9800 н