Выполнение обязательств по оплате заказа

На данной стадии выполняются следующие этапы:

- получение инвойса в соответствии с заказом;

- согласование полученного инвойса (счета - фактуры);

- выполнение обязательств по оплате заказа;

- отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате;

- получение уведомления о сроках готовности к отгрузке.

В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные (идентификационный номер инвойса; дата отправки инвойса; идентификатор заказываемого материала или группы материалов; количество материала; условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета).

В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.

Далее производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.

Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

Контроль выполнения условии договора по поставке материала.

На данной стадии производятся следующие этапы:

-отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;

-регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки.

Исполнитель из Отдела Закупок предприятия контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.

Поступление материала.

На данной стадии производятся следующие процедуры:

- организация приёма груза в установленном месте;

- сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком;

-выставление претензий по факту отступления от условий договора.

В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора , или отклонений от них , повлекших убытки или иной урон Заказчику, в соответствии с договором , осуществляется процедура выставления претензии , в соответствии с зарегистрированными невыполнениями условий договора или отклонениями от них .

Оприходование материала.

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные: (идентификатор материала; дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка; количество; краткое описание материала; цели закупки (внутреннее или внешнее потребление)).

Контроль счетов.

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого процесса.

В рамках реализации технологии управления закупками могут осуществлятся и другие логистические операции, например:

- анализ рынка сырья и материалов;

- изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика;

- делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;

- разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок;

- и др.

Контрольные вопросы для самоподготовки:

1 Какие логистические операции включает в себя функциональный цикл закупок?

2 В чем суть и особенности логистических операций: определение потребности в материале; выбор поставщиков; обработка заказа; выполнение обязательств по оплате заказа; контроль выполнения условии договора по поставке материала; поступление материала; оприходование материала; контроль счетов?