Процедура выбора поставщиков

Объектом логистики, как известно, является сквозной материальный поток, тем не менее на отдельных участках управление им имеет специфику, в соответствии с которой выделено пять функциональных областей логистики: закупочная, производственная, распределительная, транспортная и информационная. Проанализируем взаимодействие распределительной и закупочной логистики в процессе доведения продукции от поставщика к заказчику[5].

Основная задача, которую должен решить покупатель, – это выбор поставщика. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

1. Поиск потенциальных поставщиков.

При этом могут быть использованы следующие методы:

– объявление конкурса;

– изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;

– посещение выставок и ярмарок;

– переписка и личные контакты с возможными поставщиками[6].

Конкурсные торги на поставку материальных ресурсов (тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Проведение тендера включает следующие этапы:

– реклама;

– разработка тендерной документации;

– публикация тендерной документации;

– оценка тендерных предложений;

– подтверждение квалификации участников торгов;

– предложение и присуждение контракта[7].

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и заказчиком.

В процессе письменных переговоров заказчик получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами.

При первом способе инициатива вступления в переговоры исходит от продавца материальных ресурсов. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными). Первая направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, цена, условия и сроки поставки, платежа и т.д.), так и рекламно-информационные материалы[8].

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива переговора исходит от заказчика. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения. В запросе указываются необходимые реквизиты, кроме цены, которая появится в ответном предложении.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется[9].

2. Анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции[10].

При анализе поставщиковмы предлагаем воспользоваться методикой «экспертная оценка». Для этого прежде всего необходимо сформировать базу данных потенциальных поставщиков, куда будет заноситься вся необходимая информация о рыночных субъектах, желающих реализовать свою продукцию. По наиболее важным критериям будет оцениваться информация. Следует учесть, что источников информации должно быть не менее одного: информация со слов или бизнес-плана поставщика, отчетные, статистические данные работы, опыт работы с этим субъектом в прошлом, рекомендации, сообщения в средствах массовой информации о деятельности данного поставщика и пр. Затем составляется балльная оценка по интересующим критериям (параметрам) поставщика, для каждого критерия определяется коэффициент весомости параметра, произведение которых позволит получить балльную оценку по каждому критерию.

Если закупаемый материальный поток является значимым и его отсутствие может привести к остановке производства, то главными критериями при выборе поставщика будут надежность поставки и качество материального потока.

Если закупаемый материальный поток является менее значимым и его отсутствие не может привести к остановке производства, то главными критериями при выборе поставщика будут затраты на приобретение и затраты на доставку.

Перечень параметров и коэффициент весомости должны определяться самостоятельно экспертом (заказчиком). Сумма всех баллов укажет на рейтинг потенциальных поставщиков. Окончательное определение и выбор будет осуществлен исходя из наибольшего балла по каждому субъекту. Подобный анализ рекомендуется проводить не только при первоначальном выборе поставщика, но и периодически, через определённый интервал времени: ежеквартально, ежегодно и пр., что укажет на характерные отклонения и пересмотр состава поставщиков. Алгоритм расчета и экспертная оценка представлены на рисунке 7.

Данный метод учитывает влияние группы параметров на формирование выбора, что позволяет осуществить многофакторный анализ.

Рис. 7. Алгоритм действий по выбору поставщиков по методу баллов

Пример проведения рейтинговой оценки
двух потенциальных поставщиков

В таблице 1 представлена рейтинговая оценка двух поставщиков при условии, что в случае отсутствия закупаемых товаров предприятие понесет значительный ущерб.

Таблица 1