Организация документооборота. Оперограмма документа

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении или организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

Задание(приложение 7).

1. Изобразите оперограмму (маршрут движения) подготовки и прохождения приказа по вашему учебному заведению (другой организации по вашему усмотрению).

2. Подготовьте оперограмму подготовки письма руководителя вашего учебного заведения на имя министра среднего и профессионального образования соответствующего субъекта Российской Федерации.

Список литературы:

1 Управление персоналом организации: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 1997.

2 Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. М., 2000. С. 8.

3 Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2003.

4 Гойхман О.Я., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М. и др. Теория и практика референской деятельности: Учеб. пособие/ Под общ. ред. О.Я. Гойхмана. – М.:ИНФРА-М, 1999. – 272 с.

5 Ларин М.В. К вопросу о разработке концепции Федерального закона «О документационном обеспечении управления» // Делопроизводство. 2001. № 2. С. 3—8.

6 Никитов В.А. и др. Информационное обеспечение государственного управления / Под ред. Ю.В. Гуляева. – М.: Славянский диалог, 2000. – 415 с.

7 Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. Изд-е 3-е. – Мн.: ТетраСистемс, 1999. -288 с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 13.

Электронный документооборот. Рефераты.

Согласно различным исследованиям, сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов не меньше 60% своего рабочего времени. При этом одна пятая рабочего времени уходит на поиск и ожидание документов, а одна десятая – на передачу документов между подразделениями. Системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников.

Системы электронного документооборота, или сокращенно СЭД позволяют вывести документационное обеспечение управления на предприятии на качественно иной уровень. Для руководителя это означает повышение конкурентоспособности предприятия за счет сокращения издержек, в том числе временных.

Задание.

Подготовить рефераты по следующим темам:

1. Федеральная целевая программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)»

2. Установление единых унифицированных правил и методов документационного обеспечения управления в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;

3. Осуществление мониторинга и контроля за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;

4. Организация научно-методической работы в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;

5. Организация централизованной разработки типовых регламентов решения управленческих задач государственных организаций;

6. Осуществление контроля за обеспечением сохранности документов в органах государственного управления, формированием документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установлением сроков хранения документов, а также за соблюдением законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;

7. Организация экспертизы программных и иных информационных средств, применяемых в органах государственной власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;

8. Осуществление профессиональной подготовки и повышение квалификации специалистов в области документационного обеспечения управления.

9. Плюсы и минусы электронного документооборота.

Обсудить на практическом занятии и сделать письменные выводы и обобщения в тетрадях.

Список литературы:

1 Автоматизация кадрового учета / Винокуров М.А. и др. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 222 с.

2 Автоматизация управления предприятием / Баронов В.В. и др. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 239 с.

3 Андрианов В.И., Бородин В.А., Соколов А.В. «Шпионские штучки» и устройства для защиты объектов и информации: Справочное пособие. – СПб.: Лань, 1996.

4 Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. М., 2000. С. 8.

5 Никитов В.А. и др. Информационное обеспечение государственного управления / Организация и современные методы защиты информации /Под общ. ред. С.И. Диева, А.Г. Шаваева. – М.: Концерн «Банковский деловой центр», 1998.

6 Под ред. Ю.В. Гуляева. – М.: Славянский диалог, 2000. – 415 с.

7 Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса.

8 Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия. М., 2002.

http://eos.ru/eos/eos_conf4_th/eos_1colr_t?PAGE_NUMBER=1

http://www.directum.ru/307399.shtml

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 14