Методы учета и контроля запасов продукции на складе

Лекция 7

Основные понятия складской деятельности. Формы организации складского хозяйства.

Основные понятия складской деятельности

Современный склад выполняет огромный объем логистических операций, предоставляя клиенту возможность выбора широкого спектра логистических услуг по складированию, грузопереработке, упаковке, транспортировке, информационным и другим услугам.

Склад — это сложное техническое сооружение (здание, разно­образное оборудование и другие устройства), предназначенное для приемки, размещения, накопления, хранения, переработки, отпуска и доставки продукции потребителям.

Распределительный центр - это место хранения товаров в период их движения от места производства до оптовой или розничной торговой точки.

Логистический центр - место хранения более широкого ассортимента продукции, которое может находиться на разных стадиях движения материального потока от поставщика до конечного потребителя. Терминал - складское хозяйство, расположенное в конечном или промежуточном пункте транспортной сети, организующее мультимодальные перевозки грузов с участием воздушного, автомобильного, морского транспорта.

Логистика складирования — это комплекс взаимосвязанных операций, реализуемых в процессе преобразования материального потока в складском хозяйстве.

Объектом изучения логистики складирования являются материальные потоки в процессе их складирования, грузо-переработки и упаковки.

Предметом логистики складирования является комплекс операций, реализуемых в процессе преобразования материального потока в складском хозяйстве.

Целью логистики складирования является организация эффективной системы складирования.

Складирование— логистическая операция, заключающаяся в содержании запасов участниками логистического канала и обеспечивающая сохранность запасов, их рациональное размещение, учет, постоянное обновление и безопасные методы работы.

Основными причинами использования складов в логистической системе являются:

I) уменьшение логистических издержек при транспортировке за счет организации перевозок экономичными партиями;

2) координация и выравнивание спроса и предложения в •снабжении и распределении за счет создания страховых и сезонных запасов;

3) обеспечение бесперебойного процесса производства за счет создания запасов материально-технических ресурсов;

4) обеспечение максимального удовлетворения потребительского спроса за счет формирования ассортимента продукции;

5) создание условий для поддержания активной стратегии сбыта;

6) увеличение географи­ческого охвата рынков сбыта;

7) обеспечение гибкой политики обслуживания.

При анализе роли и места складов целесообразно рассматривать их на разных уровнях иерархии — общегосударственном, региональ­ном, локальном и производственном.

· На общегосударственном уровне проблемы создания складской системы имеют в значительной степени не технические, а экономические, стратегические и социальные аспекты. Общегосударственная транспортно-складская инфраструктура - это разветвленная система, соединяющая региональные инфраструктуры крупных экономических районов, которые включают соответствующие инфраструктуры промышленных узлов и предприятий.

· На региональном уровне значение складов велико в связи с развитием и созданием новых территориально-производ­ственных комплексов, в которых целесообразно создавать крупные объединенные складские базы по видам продукции производственно-технического назначения (для снабжения промышленных узлов и производственных предприятий) и по видам товаров народного потребления (для снабжения населения).

· На локальном уровне складской инфраструктуры размещение и работа складов существенно влияет на грузопотоки и транспорт промышленных районов и узлов, на общую эффективность работы промышленных предприятий и транспорта.

· На производственном уровне они влияют на общий ритм и организацию основных процессов производства на предприятиях, на размещение и работу внутризаводского и внешнего транс­порта, себестоимость промышленной продукции и другие показате­ли эффективности производства и деятельности предприятий.

Основными задачами логистики складирования являются:

• определение полезной площади склада;

• определение оптимального количества подъемно-транспортного оборудования;

• определение оптимальной загрузки подъемно-транспортного оборудования;

• разработка стратегии тактики оптимального использования полезной площади склада;

• оптимизация использования емкости склада;

• сокращение времени хранения продукции;

• увеличение коэффициента оборачиваемости склада.

Рассмотрим основные функции, которые выполняют склады:

I) консолидация грузов. Для сокращения транспортных расходов и предотвращения транс­портных заторов на разгрузочной площади потребителя склад может осуществлять функцию консолидации грузов в более крупную смешанную партию отправки в определенный район сбыта;

2) разукрупнение грузов. Склад получает грузы от производителей, предназначенные нескольким заказчикам, сортирует их на более мелкие партии в соответствии с заказами и отправляет (доставляет) каждому потребителю;

3) концентрация и хранение запасов. Обеспечение концентрации и хранения запасов позволяет осуществить непрерывное производство или снабжение в условиях ограничений, связанных с источниками ресурсов и колебаниями потребительского спроса;

4) управление ассортиментным составом. Формирование ассортимента продукции вожидании заказов потребителей ведет к эффективному выполнение заказов и осуществлению более частых поставок в объеме, которые требуется клиенту;

5)комплектация партии груза. Если предприятия территориально рассредоточены, то пересортировка и транзитное комплектование грузов удобно осуществлять на промежуточном складе. По прибытии в терминал транспорт разгружают и составляют консолидированные партии груза для определенных заказчиков или рынков;

6) сглаживание асинхронности производственного процессов. Для достижения согласованности между отдельными операциями процесса производства на складе формируется запас материально-технических ресурсов;

7) предоставление услуг. Выделяют четыре основные группы услуг, осуществляемые складом:

· материальные услуги (доставка, маркировка, фасовка, упаковка)

· организационно-коммерческие (заключение договоров с транспортными агентствами, подготовка и доставка товаросопроводительных документов, информирование о кредитовании, предоставление взаймы хранимых товаров, реализация излишних материальных ценностей путем перераспределения или на комиссионных началах и т. п.);

· складские (прием на временное хранение материальных ценностей, сортировка, сдача в аренду складских площадей и др.);

транспортно-эксплуатационные (экспедиторские услуги с осуществлением разгрузки).

8)преобразование производственного ассортимента в потребительский в соответствии со спросом и в целях выполнения заказов внутренних и внешних потребителей;

9) складирование и хранение продукции в целях выравнивания временного, количественного и ассортиментного разрывов между производством и потреблением продукции. Данная функция дает возможность осуществлять непрерывное производство и снабжение на базе создаваемых запасов продукции, а также в связи с сезонным потреблением некоторых видов продукции;

10) контроль и поддержание требуемого уровня запасов продукции.

Также склады выполняют функции выравнивания:

Выравнивание по времени имеет место в тех случаях, когда время возникновения и периодичность спроса на продукцию не соответствуют времени изготовления.

Выравнивание по количеству относится к серийному производству. Для снижения общих затрат ресурсов изготавливается большее количество продукции, чем это необходимо исходя из текущего спроса.

Выравнивание объемов требуется там, где местоположение производства не соответствует месту нахождения потребителя продукции. Это вызывает необходимость транспортировки продукции.

Выравнивание ассортимента характерно для тех предприятий, которые производят широкую номенклатуру продукции; требующейся в различное время. Так как потребители могут заказывать не всю продукцию, входящую в производственную программу, для выравнивания спроса используется склад, где хранится весь ассортимент продукции.

Ниже перечислим базовые требования к организации работы складского хозяйства:

• склады предприятия являются специализированными, так как продукция с различными физико-химическими свойствами может требовать разных режимов хранения;

• складское помещение оборудуется стеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения продукции;

• на каждый вид продукции выписывается ярлык, где указывают наименование продукции, ее номенклатурный номер, марку, сорт, размеры, единицу измерения. Ярлык прикрепляется в месте хранения данного вида продукции;

• легковоспламеняющиеся вещества хранятся в специально приспособленных для них помещениях, изолированных от других складов и имеющих противопожарное оборудование;

• материалы открытого хранения (кирпич, песок, пиломатериалы, металлопрокат и др.) размещаются на специально отведенной для этой цели территории склада под навесом, защищающим их от воздействия атмосферных осадков.

В том случае, когда на складе внедряются технологии штрихового кодирования продукции, требования предъявляемые к организации работы склада, трансформируются следующим образом:

• не менее 80% продукции, поступающей на склад, должно иметь маркировку штрихового кодирования;

• пункты приема и отпуска продукции на складе должны быть оснащены сканирующим оборудованием, подключенным к системе автоматизации;

• сканирующее оборудование должно отвечать условиям экс­плуатации и требованиям надежности. -

Для организации применения системы штрихового кодирования продук­ции на складе, необходимо заключить договор на внедрение, с правообладателями. Для этого необходимо выполнить:

• проведение предварительного исследования;

• подготовку и составление полномасштабного технического задания;

• поставку и подключение техники;

• разработку программного обеспечения системы автоматизации;

• инсталляцию системы;

• обучение персонала и запуск системы.

При выборе помещения для склада следует знать о классификации. Классификация складов:

· по отношению к функциональным базисным областям логистики выделяют:склады снабжения, производства, распределения;

· по виду хранимой продукции: склады сырья, материалов, комплектующих, незавершенного производства, готовой продукции, тары и упаковки, остатков и отходов, инструментов;

· по форме собственности: собственные склады предприятий, ком­мерческие склады (общего пользования), арендуемые склады;

· по функциональному назначению: склады сортировочно-распределительные, распределительные, сезонного или длительного хранения, транзитно-перевалочные (грузовые терминалы), снаб­жения производства (производственные), торговые;

· по продуктовой специализации: специализированные, неспециализированные, специальные, универсальные, смешанные;

· по технической оснащенности: частично механизированные, механизированные, автоматизированные, автоматические;

· по наличию внешних подъездных путей: с причалами, с рельсовыми подъездными путями, с автодорожными путями;

· по виду складских зданий (сооружений): открытые склады (площадки), полузакрытые склады (площадки под навесом), закрытые склады;

· по этажности здания: многоэтажные, одноэтажные (с высотой до 6 м, высотные (свыше 6 м), высотно-стеллажные (более 10 м), с перепадом высот).

Помимо этого склады подразделяют на:

· Производственные склады которые обрабатывают продукцию относительно постоянной и однородной номенклатуры. Продукция поступает на склад и уходит со склада с определенной периодичностью и малым сроком хранения. Требуется в основном высокий уровень механи­зации и автоматизации складских работ.

· Склады сырья и материалов оперирующие однородной продукцией, большими партиями поставки. Продукция характеризуется относительно постоянной оборачиваемостью.

· Склады готовой продукции, региональные распределительные склады производителей (филиальные склады) выполняющие обработку тарной и штучной продукции. Распределительные склады (центры) преобразовывают производственный ассортимент в торговый ассортимент. Обеспечивают различных потребителей, включая розничную сеть. Предназначены в основном для перемещения и обработки продукции (консолида­ция, комплектация, фасовка и маркировка товаров), а не для ее хранения. Могут представлять собой крупный автоматизированный склад, предназначенный для приема продукции от различныхпоставщиков, приема заказов, их обработки и поставки продук­ции заказчикам.

· Сортировочно-распределительные склады предназначены для накопления текущих запасов продукции. Единицы хранения нахо­дятся на этих складах непродолжительное время. К основным функциям таких складов относятся приемка продукции по коли­честву и качеству, сортировка и подготовка ее к отпуску и отправке потребителям. Сюда относят склады оптовых торговых баз, а также склады розничных торговых предприятий.

· Транзитно-перевалочные склады размещаются на железнодорожных станциях, водных пристанях и служат для принятия грузов на партионное хранение. Это связано с необходимостью перегрузки грузов с одного вида транспорта на другой. Склады осуществляют приемку грузов, краткосрочное хранение и отправку их целыми тарными местами.

· Склады оптовой торговли в основном обеспечивают снабжение товарами розничную сеть. Такие склады концентрируют запасы товаров широкой номенклатуры и неравномерной оборачиваемости (сезонные товары), реализуемых различными партиями поставки (от объёма менее одного поддона до нескольких единиц поддонов одной группы товаров). На таких складах осуществляется механи­зированная обработка товара.

· Оборотный склад— выполняются операции перегрузки комп­лектных единиц хранения с одного транспортного средства на другое. Склады характеризуются высокой оборачиваемостью складируемой продукции, короткими сроками хранения и высокой интенсивностью транспортных операций.

· Склады хранения предназначены для складирования, хранения, охраны и защиты продукции.

· Склады комплектации предназначены для комплектации зака­зов потребителей. Для таких складов характерны средний уровень оборачиваемости и средний срок хранения.

· Накопительные склады осуществляют приемку мелких партий продукции от промышленных предприятий и в виде крупнопартионных отправок направляют их в районы потребления.

· Экспедиционные склады предназначены для централизованного снабжения розничных торговых предприятий, а также приемки поступающей на базу продукции и кратковременного ее хранения.

· Склады сезонного хранения — хранилища для картофеля и овощей, а также другие склады, на которых осуществляется обработка и хранение продукции сезонного характера.

· Общетоварные склады предназначены для хранения непродовольственной и продовольственной продукции, не нуждающейся в создании особого режима хранения.

· Универсальные склады предназначены для хранения широкого ассортимента непродовольственной или продовольственной продукции.

· Специализированные склады служат для хранения продукции одной или нескольких подобных товарных групп. К таким складам относятся овощехранилища, холодильники.

· Открытые склады устраиваются в виде грунтовых площадок и площадок на столбах или ленточных фундаментах. Предназначены для хранения строительных материалов, топлива, продукции в контейнерах.

· Полузакрытые склады представляют собой навесы для хранения строительных материалов и других видов продукции, требующих защиты от атмосферных осадков.

· Закрытые склады являются основным, типом складских сооружений, представляя собой обособленное одно- или многоэтажное здание со складскими помещениями. Склады могут быть отапливаемыми и не отапливаемыми (утепленными и не утепленными).

· Отапливаемые склады имеют отопительное оборудование и устройства для вентиляции воздуха. Предназначены для хранения продукции, требующей поддержания температуры и относительной влажности воздуха в определенных пределах.

· Не отапливаемые склады предназначены для хранения продукции, не теряющей своих свойств при температуре ниже 0 С.

Как вариант можно предложить классификацию представленную ниже. Данная классификация была разработана с учетом состояния Российского рынка складских помещений и носит рекомендательный характер.1

Склад класса "А"

· Современное складское здание из легких конструкций.

· Одноэтажное (однообъемное) здание, построенное по современным технологиям с использованием высококачественных материалов.

· Высокие потолки не менее 10 метров, позволяющие установку многоуровневого стеллажного оборудования.

· Ровный пол с антипылевым покрытием, нагрузка на пол 5-7 тонн/м².

· Система пожарной сигнализации и автоматической системы пожаротушения.

· Полностью регулируемый температурный режим.

· Тепловые завесы на воротах.

· Автономная электроподстанция и тепловой узел.

· Автоматические ворота докового типа с гидравлическим пандусом, регулируемым по высоте.

· Система центрального кондиционирования и/или система приточно-вытяжной вентиляции.

· Система охранной сигнализации и система видеонаблюдения.

· Офисные площади при складе.

· Оптико-волоконные телекоммуникации.

· Достаточная территория для отстоя и маневрирования большегрузных автомобилей.

· Расположение вблизи центральных магистралей, обеспечивающее хороший подъезд.

Склад класса "B"

· Капитальное здание.

· Высота потолков от 6 до 8 метров.

· Пол - асфальт или бетон без покрытия.

· Температурный режим от +10 до +18°С.

· Пожарная сигнализации и гидрантная система пожаротушения.

· Пандус для разгрузки автотранспорта.

· Офисные помещения при складе.

· Телекоммуникации.

· Охрана по периметру территории.

Склад класса "C"

· Капитальное производственное помещение или утепленный ангар.

· Высота потолков от 4,5 до 18 метров.

· Отапливаемое помещение, температура зимой +5 +12°С.

· Пол - асфальт или бетонная плитка, бетон без покрытия.

· Ворота на нулевой отметке.

Склад класса "D"

· Подвальные помещения или объекты ГО, не отапливаемые производственные помещения.

7.2 Формы организации складского хозяйства.

Планирование складских помещений

Склады разных конструктивных разновидностей могут по-разному объединяться в систему складского хозяйства.

Одним из простейших вариантов организации складского хозяйства является разветвленная структура. В такой структуре какой-либо пункт накопления служит складом - источником для нескольких других пунктов.

Дальнейшим развитием такой системы является эшелонированнаяструктура, состоящая из нескольких иерархических уровней - эшелонов складирования.

В такой системе требования от потребителей поступают только на нижний уровень, т. е. запросы от технологического оборудования попадают только на склады подразделений.

Одной из наиболее современных форм организации и ведения складского хозяйства является организация магазинов-складов. Магазин-склад представляет собой склад с той или иной степенью механизации и автоматизации, предназначенный для размещения, хранения и поиска тарно-штучной продукции в условиях многономенклатурного ассортимента.

При образовании на складе излишков сверх запланированного транзитного объема их разрешается оперативно продавать мелкооптовым покупателям. С этой целью при складе создаются торговый зал и необходимые для мелкооптовой торговли зоны приема, комплектации и отправки, а также административные и сервисные помещения.

Основными конструктивными элементами складского здания являются: фундамент, стены, опорные колонны, междуэтажные перекрытия, полы, кровля, рампы и козырьки над ними, двери и окна.

Выделим основные характеристики объемно-планировочных и конструктивных решений складских зданий:

• шаг — расстояние между основными поперечными несущими конструкциями (колонами, стенами);

• пролет — расстояние между продольными несущими конструкциями;

• высота этажа — расстояние между уровнем пола и потолком.

К устройству складов предъявляются некоторые технологические требования:

• соответствие площади и объема складских помещений харак­теру и объему выполняемых технологических операций;

• соответствие параметров и конфигурации здания склада требованиям оптимальной технологии выполняемых операций.

Типы складских помещений можно сгруппировать :

· помещения основного производственного назначения служат для выполнения следующих технологических операций:

1. хранение продукций;

2. прием и отпуск продукции (экспедиция);

3. распаковка, упаковка, фасовка и комплектация продукции;

· вспомогательные помещения предназначены для хранения тары, многооборотных контейнеров и поддонов, а также для использования в качестве тароремонтных мастерских;

· подсобно-технические помещения служат для размещения инженерных устройств и коммуникаций (помещения машинных отделений, вентиляционные камеры, котельные, кладовые хозяйственных материалов и инвентаря, ремонтные мастерские, подзарядочные аккумуляторные станции);

· административно-бытовые помещения предназначаются для размещения административных служб, мест отдыха и приема пищи, гардеробных, зала товарных образцов, душевых, санитарных узлов и т. п.

Также в складских помещениях выделяютрабочие зоны, которые служат для размещения рабочих мест товароведов. Число таких зон зависит от количества ассортиментных групп товаров, экспонирующихся в зале товарных образцов.

Некоторые склады включают зону экспозиций, которая разделяется на отдельные сегменты для показа товаров (полками, консолями, штангами). Сегменты выделяются для экспонирования отдельных ассортиментных групп товаров.

Зона ожидания и отдыха предназначена для самостоятельной работы покупателей с альбомами, каталогами и списками товаров, а также для их отдыха после выбора товаров.

Зона проходов служащая для передвижения в зале товарных образцов и для прохода в другие помещения склада. Пространство, отводимое под рабочие проходы, является минимальным, но при этом должно обеспечивать нормальные условия движения подъемно-транспортных машин, механизмов и другого оборудования.

Выделим основные характеристики складских помещений:

• вместимость склада — характеризует количество продукции, которое может единовременно вместить склад;

• полезная площадь склада — площадь, непосредственно занятая хранимой продукцией;

• площадь рабочих мест — площадь в помещениях складов, отведенная для оборудования рабочих мест работников склада;

• площади участков приемки и комплектации — рассчитываются на основании укрупненных показателей расчетных нагрузок на 1 м² площади на участках приемки и комплектации;

• площадь отправочной экспедиции — используется для комплектации отгрузочных партий.

Методы учета и контроля запасов продукции на складе

Основными целями учета запаса продукции на складе являются:

• увязка стоимости реализованной продукции (как вид расходов) с доходом, полученным от реализации этой продукции в учетном периоде;

• измерение стоимости наличного запаса продукции, который

является активом, на конец периода.

В связи с выделенными целями обозначим основныепринципы учета продукции на складе:

• оперативность и достоверность количественного учета на складах на основе применения материально ответственными лицами складских карточек или других реестров;

• контроль работников бухгалтерии над правильностью и своевременностью документирования складских операций по движению продукции непосредственно в местах хранения, а также над ведением складского учета;

• осуществление бухгалтерского учета продукции в денежном выражении по учетным ценам;

• сопоставление остатков продукции по данным оперативного складского учета с остатками продукции по данным бухгалтерского учета для подтверждения их соответствия.

Виды учета продукции следующие:

· обычный — используется обобщенная учетная карточка товара, которая показывает количество конкретной продукции, имеющейся на определенном складе или на всех складах предприятия на момент учета, и ее себестоимость;

· партионный — товарные позиции расходной накладной формируются в строгом соответствии с приходами продукции (по принципу «один приход — одна учетная карточка»);

· оперативный (снятие остатков) — представляет собой процедуру сверки материально ответственными лицами фактического наличия продукции с данными системы складского учета путем подсчета товарных мест хранения продукции (ящики, рулоны, мешки, коробки). Затем с учетом соответствующих норм и нор­мативов производится пересчет, т.е. определяется количество продукции, которое оценивается по действующим ценам.

· Циклический пересчет представляет собой процедуру периодической проверки запасов продукции определенного вида.

Важным моментом в работе складаявляется инвентаризация продукции, т.к.:

1) предохраняет от перебоев в обеспечении потребности производства в ежегодных физических запасах;

2) предохраняет от ежегодной корректировки запасов;

3) обеспечивает возможность персоналу точно оценивать уровень запасов;

4) выявляет причины ошибок в учете и определяет меры по их устранению;

5) поддерживает точность записей запасов.

Выделим основные виды инвентаризации:

· обязательная — проводится в следу­ющих случаях:

- перед составлением годовой бух­галтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при выявлении фактов хищении или злоупотреблений, а также порчи продукции (немедленно при установлении таких фактов);

- в случае пожара и других стихийных бедствий (немедленно по окончании);

- при ликвидации и реорганизации предприятия;

· текущая;

· сплошная;

· выборочная;

· плановая;

· внеплановая (внезапная);

· периодическая— когда определяется объем запаса (т. е. количество продукции) на конец периода и выводится стоимость реализованной продукции путем вычитания объема запаса на конец периода из количества продукции для реализации;

· непрерывная — измеряется количество продукции, фактически отправленной заказчикам.

Методами контроля продукции, хранящейся на складе являются:

1. Отслеживание местонахождения хранящейся продукции:

• по поддономесту;

• по поддономесту, содержащему 2 поддона «один на другом»;

• по местонахождению короба (в случае комплектации заказов по коробам);

• по местонахождению единицы наименования продукции (в случае поштучной комплектации);

• по складированию «массой»;

• в нескольких отдельных складских помещениях.

2. Отслеживание состояния хранящейся продукции:

• по дате производства;

• по дате начала срока реализации;

• по дате окончания срока реализации (по сроку годности, в том числе с учетом доставки в отдаленные районы; по допуску к реализации);

• по категории опасной продукции.

3. Отслеживание всех перемещений хранящейся продукции:

•по внутреннему номеру поставки или сроку годности для каждой коробки;

•по «истории» движения (перемещения) всех поддонов и ко­робок, когда-либо находившихся на определенном месте в ячейке. Отслеживание «истории» хранящейся продукции проводится по различным параметрам:

•номеру места хранения;

• товарному коду;

• номеру поддона;

• номеру входящего документа.

Процедуры отслеживания определяются индивидуально для каждого потребителя.

Складская компьютерная система обмена данными должна работать круглосуточно для всех партнеров и потребителей.