Характеристика систем управления запасами: с непрерывным и периодическим обновлением данных

Системы управления запасами номенклатурных позиций могут быть разделены на две основные категории. Классифицирующим признаком выступает использование того или иного механизма обновления данных об имеющихся запасах.

Первым типом систем управления запасами являются системы с периодическим обновлением данных о запасе (periodic inventory). При их применении производится периодический подсчет фактических запасов (обычно в конце планового периода); данные о движении запасов (приходование, отпуск и др.) не фиксируются в системе. Эта система проста в эксплуатации, не требовательна к ресурсам предприятия, необходимым для ее поддержки. Однако у нее есть коренной и серьезный недостаток: абсолютно невозможно, основываясь на данных системы, проследить <пути движения> запасов. Скажем, в ситуации, когда при очередной инвентаризации выявляется расхождение между данными о запасах в базе данных и фактически подсчитанным количеством, не удается проследить причины возникновения этого расхождения и, следовательно, предпринять необходимые шаги для предотвращения таких ситуаций в будущем.

Этого недостатка лишен второй тип системы управления запасами: система с непрерывным обновлением данных (perpetual inventory). В ней операции (transactions) с запасами фиксируются в информационной системе по их возникновении, регулярно формируются отчеты о запасах, периодически проводится инвентаризация. Система позволяет проследить <пути движения> запасов и адекватно реализовать партионный контроль (т. е. проследить пути движения партий номенклатурных позиций или серийных номеров изделий, а также регламентировать работу с партиями продукции, имеющими различный статус, отражающий их различное состояние). Помимо этого, данная система позволяет динамически поддержать механизм резервирования запасов под производственные заказы и заказы на продажу, что придает ей дополнительный вес. Однако за все надо платить, и такого рода система требует надлежащей организации учета движения запасов. Необходимо фиксировать все операции с запасами в информационной системе.

ABC-анализ

Сущность этого анализа заключается в том, что производится классификация всех номенклатурных позиций, данные о запасах которых поддерживаются по признаку относительной важности этих позиций, и для каждой выделенной категории формируются свои методики управления запасами. Обычно прибегают к трехступенчатому ранжированию номенклатурных позиций: на классы A, B и C. Можно сказать также, что для различных категорий номенклатурных позиций устанавливаются различные уровни контроля за их запасами.

ABC-анализ базируется на принципе Парето (Вильфредо Парето, XIX век), сформулировавшего правило, суть которого сводится к следующему: контроль относительно небольшого количества элементов позволяет контролировать ситуацию в целом. Часто еще сформулированное Парето правило именуют правилом 80/20, что можно истолковать следующим образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволяет на 80% контролировать систему (т. е. запасы в нашем случае).

Среди основных факторов, которые могут влиять на присвоение запасам номенклатурной позиции той или иной категории контроля, Д. Фогарти, Дж. Блэкстоун и Т. Хоффманн [4] выделяют следующие.

1. Годовой объем использования (потребления) номенклатурных позиций в стоимостном выражении.
2. Цена единицы номенклатурной позиции.
3. Дефицитность номенклатурной позиции.
4. Доступность ресурсов для производства номенклатурной позиции.
5. Длительность цикла для номенклатурной позиции.
6. Требования к хранению номенклатурной позиции (специальные требования к температурному режиму, влажности и т. п.).
7. Риск воровства.
8. Срок хранения.
9. Издержки вследствие отсутствия номенклатурной позиции на складе в требуемый момент времени.
10. Степень стабильности конструкций изделий, в которых применяется номенклатурная позиция.
11. Другое.

В MRP-системах, как правило, существует возможность как задать номенклатурной позиции определенный ABC-класс вручную, так и получить отчет с рекомендациями системы относительно присвоения класса. При этом, когда MRP-система формирует соответствующий отчет, она основывается главным образом на первом из приведенных выше факторов, так как он может использоваться благодаря накоплению в системе необходимых для этого статистических данных, с одной стороны, и представляется достаточно репрезентативным признаком класса номенклатурной позиции в долгосрочной перспективе для работающих предприятий, с другой стороны.

Прочие признаки могут использоваться при проведении классификации уполномоченными на то работниками предприятия, однако значительная их часть с трудом поддается простой и полной формализации, и встречаются трудности с накоплением необходимых исходных данных.

Если компания решила применять несколько признаков классификации одновременно, то номенклатурной позиции присваивается наивысшая из категорий.

После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного класса к каждому из классов применяются свои правила контроля запасов. В сжатом виде они указаны Д. Фогарти, Дж. Блэкстоуном и Т. Хоффманном в [4].

Для номенклатурных позиций класса A рекомендуются следующие правила.

1. Частая оценка прогноза и метода прогнозирования. Любой построенный прогноз несет некоторую ошибку. Чем дороже и дефицитнее номенклатурная позиция, тем дороже обходятся эти ошибки. Как следствие, данное правило означает внимательное отношение к методам построения прогнозов потребности в номенклатурных позициях, мониторинг точности реализации уже построенных прогнозов.
2. Частый, например ежемесячный, циклический подсчет запасов с жесткими допусками. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще текущей инвентаризацией). Каждое отклонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. При этом необходимо отметить, что имеет смысл проводить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.
3. Ежедневное обновление данных в базе данных. То есть для таких номенклатурных позиций необходимо использование системы с непрерывным обновлением данных о запасах.
4. Частое рассмотрение требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее результатом относительно небольшие размеры заказов (партий). Необходимо тщательное отслеживание всех параметров планирования, выявление реальных потребностей в номенклатурных позициях. Стремление к небольшим размерам партий может быть продиктовано возможностью снижения как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий в запасах.
5. Тщательное отслеживание и сокращение длительности цикла. Чем короче длительность цикла, тем ниже потребность в оборотных средствах. И так как основную долю потребности формируют запасы номенклатурных позиций класса A (по крайней мере в части оборотных средств в запасах сырья, незавершенного производства и готовой продукции), то управление длительностью цикла для них окупается сторицей.

Для номенклатурных позиций класса B применяются те же меры, что и для номенклатурных позиций класса A, но реже и с большими приемлемыми допусками.

Для номенклатурных позиций класса C сформулированы следующие правила.

1. Основное правило: изделия должны быть в наличии. Будет обидно получить срыв исполнения плана сбыта или, что еще неприятнее, производственного плана (ибо дефицит позиций класса C может сорвать планы сбыта и по позициям класса A, в которые эти изделия класса С входят как компонент) из-за нехватки дешевых номенклатурных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышающих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах. Можно еще высказаться так: запасов изделий класса C может быть больше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.
2. Простая фиксация данных или вообще отсутствие фиксации данных в базе данных; возможно использование для контроля объема запасов процедуры периодического осмотра (обзора). Может применяться система с периодическим обновлением данных в системе, либо данные номенклатурные позиции выводятся за границы MRP-системы вообще.
3. Большие размеры партий (заказов) и большой страховой запас. Крупные партии не влекут за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса C, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, заказывая помногу.
4. Хранение на территориях, немедленно доступных для персонала, использующего эти номенклатурные позиции в производственном процессе. Это упрощает процедуру отпуска запасов в производство и устраняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, также влекущую за собой определенные затраты.
5. Нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (вплоть до, например, взвешивания вместо подсчета).

Рассмотрим простой пример проведения ABC-классификации номенклатурных позиций по критерию объема потребления в стоимостном выражении.

Пусть имеется десять номенклатурных позиций, известен объем их потребления в натуральном и стоимостном выражении за некоторый плановый период (скажем, год). Сводка по этим номенклатурным позициям приведена в таблице на рис. 6.1.

Пример применения ABC-анализа

Номенклатурная позиция	Цена за единицу	Объем использования за год	Объем использования за год в стоимостном выражении	Процент от итога
	0,05			34,3%
	0,11			3,0%
	0,16			0,9%
	0,08			0,8%
	0,07			4,6%
	0,15			2,7%
	0,20			46,7%
	0,04			0,2%
	0,09			6,2%
	0,12			0,7%
Итого				100,%

Рис. 6.1. Исходные данные для проведения ABC-анализа

Проводится ранжирование номенклатурных позиций по принятым критериям (в примере - по объему использования в стоимостном выражении), которое приведено на рис. 6.2, после чего номенклатурным позициям в соответствии с заданным распределением присваиваются классы относительной важности, что для рассматриваемого примера также отражено на рис. 6.2.

Графически ABC-классификацию можно проиллюстрировать при помощи рис. 6.3, где по оси абсцисс отражено нарастание номенклатурных позиций после ранжирования, а по оси ординат нарастающим итогом показана доля (в процентном выражении), которой эти позиции обладают в общем объеме.

APICS [1] рекомендует использование определенных границ категорий A, B и C, хотя следует тут же отметить, что жесткие границы все же не устанавливаются, а все зависит от каждого конкретного предприятия. Тем не менее имеет смысл привести эти данные (см. рис. 6.4).

Пример применения ABC-анализа

Номенклатурная позиция	Объем использования за год в стоимостном выражении	Процент от итога	Процент нарастающим итогом	Классификация
		46,7%	46,7%	A
		34,3%	81,0%	A
		6,2%	87,2%	B
		4,6%	91,8%	B
		3,0%	94,8%	B
		2,7%	97,5%	B
3 64	0,9%	98,4%	C
		0,8%	99,2%	C
		0,7%	99,8%	C
		0,2%	100%	C
Итого		100,%

Классификация	Номенклатурная позиция	Процент от номенклатуры	Процент от использования в стоимостном выражении
A	7,1	20%	81,0%
B	9,5,2,6	40%	17,5%
C	3,4,10,8	40%	2,5%

Рис. 6.2. ABC-классификация номенклатурных позиций

База данных о запасах

Для планирования производства и закупок и для управления запасами критически важно обладать полной и достоверной базой данных о запасах. Рассмотрим основные данные о запасах, которые необходимы.

Под запасами будем понимать запасы всех номенклатурных позиций: материалов, полуфабрикатов, деталей, готовой продукции, и т. д.

Имеется два вида данных о запасах в MRP-системе:

1. Нормативно-справочные данные, которые устанавливают общие правила манипулирования запасами той или иной номенклатурной позиции. Эти сведения были подробно рассмотрены в главе 4.

Рис. 6.3. График нарастания совокупной доли номенклатурных позиций в общем объеме стоимостного потребления

2. Оперативные данные о запасах, отражающие их текущее состояние, включающие данные о текущих складских запасах и данные об открытых и подтвержденных заказах на производство и закупку.

Вообще запасы стоит разделить на две большие категории, которые по-разному отражаются MRP-системой, а именно:

1) запасы номенклатурных позиций, располагающиеся на некоторых известных местах хранения (складских площадях, прямо в цехе);

2) запасы изделий, находящихся в процессе преобразования из одних номенклатурных позиций в другие (т. е. пребывающие в состоянии незавершенного производства) либо находящихся в пути от поставщика к предприятию.

Первая категория запасов описывается посредством модуля <Управление запасами>, а вторая - либо через модуль <Управление открытыми производственными заказами> (для открытых производственных заказов), либо через модуль <Закупки> (для открытых заказов на закупку). С точки зрения расчета потребности в материалах и компонентах первая категория запасов отражается под названием <Запасы в наличии> (Quantity on hand), а вторая - под названием <Запланированные поступления> (Scheduled receipts).

Данные об имеющихся складских запасах включают в себя следующие основные реквизиты:

• место хранения запаса (stock location). Места хранения запасов могут быть различных видов (см. ниже), по некоторым из них могут быть наложены определенные ограничения: скажем, может быть разрешено хранение запасов только одной номенклатурной позиции, или же сформировано правило хранения на каждом отдельном месте хранения только одной партии одной номенклатурной позиции. Конкретная реализация этих возможностей определяется использованием той или иной информационной системы, а также необходимостью такого рода контрольных механизмов для конкретного предприятия;
• количество (quantity on hand) всего имеющегося запаса, которое делится на следующие категории:
  - доступно (available), получается вычитанием из общего имеющегося количества зарезервированных и непригодных запасов, необходимо для оценки количества единиц номенклатурной позиции, которые могут быть использованы для отпуска в производство или для отгрузки заказчику. Данные цифры необходимы при резервировании складских запасов под какой-либо производственный заказ или заказ на продажу;
  - зарезервировано (allocated или committed), т. е. предназначено для использования в открытых заказах, которые запланированы к запуску. MRP-системы обычно обладают возможностью указания количества дней, на которые производится резервирование запасов. Если в течение этого срока запасы оказались невостребованными, резервирование с них снимается и они становятся доступны для других заказов;
  - <заморожено> (on hold), т. е. не может быть использовано немедленно (необходима проверка качества, дополнительная информация от поставщика и т. д.);
  - непригодно (nonusable), т. е. это забракованные или устаревшие изделия;
• номер партии/серийный номер (Lot or Serial number), если для данной номенклатурной позиции используется этот способ контроля запасов;
• стоимость единицы измерения (Unit cost). Этот параметр необходим для оценки стоимости запасов на предприятии.

Данные об открытых заказах включают следующие основные реквизиты:

• номер заказа;
• размер заказа;
• ожидаемая дата выполнения заказа;
• другие даты в заказе (дата формирования заказа, дата запуска заказа, обещанная дата выполнения и др.);
• поставщик/рабочий центр;
• ответственный за выполнение заказа работник предприятия;
• место хранения для продукции, которая будет получена как результат выполнения заказа. Оно определяется как место хранения по умолчанию, однако ничто не мешает разместить запасы на ином месте хранения, если нет никаких установленных дополнительно ограничений (например, за данными номенклатурными позициями могут быть закреплены только вполне определенные места хранения).