Образец служебной записки о ремонте (замене) компьютера

Приложение 8

Образец делового письма-напоминания о выполнении условий договора

Приложение 9

Образец делового письма-благодарности за сотрудничество

Приложение 10

Образец письма-претензии (рекламации) на товар ненадлежащего качества

Приложение 11

Образец оформления рекламно-информационного письма

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991.

3. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 359с. ISBN-5-238-00193-2/

3. Трудовой кодекс РФ. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года.

4. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: Главархив СССР, 1982.

5. Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г., № 1

Контрольная работа

Вариант 1.

1. Документ и его функции.

2. Придумать организацию (предприятие, учреждение) и разработать номенклатуру дел этой организации или одного из её структурных подразделений.

Вариант 2.

1. Делопроизводство и его структура.

2. Составьте приказ об освобождении сотрудника от работы в фирме «Орбита» в связи с его переездом на новое местожительства.

Вариант 3.

2. Этапы становления делопроизводства.

2. Напишите приказ генерального директора ЗАО «Д и О» о приеме на работу нового сотрудника в должности бухгалтера.

Вариант 4.

1. Нормативно-правовая база делопроизводства.

2. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

Вариант 5.

1. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

2.Составьте письмо-просьбу инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 тыс. руб. до начала реализации молодняка птицы населению.

Вариант 6

1. Классификация деловых документов.

2. Составьте письмо объединения «Сибитек» в комитет внешнеэкономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2007г.

Вариант 7

1. Основные особенности делового языка документов.

2. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказ на составление программы.

Вариант 8

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Классификация организационно-распорядительных документов.

2. Составьте письмо-отказ производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

Вариант 9

1. Понятие и виды бланков.

2. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управление финансов и налоговой политики администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

Вариант 10

1. Требования к оформлению, учету и хранению бланков и гербовых бланков.

2.Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альтэ» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченево.

Вариант 11

1. Особенности оформления организационно-правовых документов.

2. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации. Томского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

Вариант 12.

1. Особенности оформления организационно-распорядительных документов.

2. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирск-промкомбыт» сирийской фирме «Дейритекс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.

Вариант 13.

1. Особенности оформления информационно-справочных документов

2. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Самарскому производственному кооперативу «Ветерок» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

Вариант 14.

1. Понятие и классификация деловых писем.

2. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю об утере работником Ивановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

Вариант 15.

1. Особенности оформления делового письма и специфика его стиля.

2. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 16.

1. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой.

2. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономическго отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2007 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные кажите самостоятельно.

Вариант 17.

1. Особенности оформления документов по личному составу

2. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы №92 от 12.01.2007 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве будет отдыха в районе обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2007 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнения всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2007г. было сдано только 35,2 % всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

Вариант 18.

1. Организационная структура делопроизводственной службы.

2. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором осуществляется вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация представителя о возможности создания такого цеха и перспективах его работ. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течении 6 мес. Развернуть работу и выделить для этих целей 3,5 тыс. руб.

Вариант 19.

1. Задачи и функции службы делопроизводства.

2. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результате инвентаризации по складу №2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесение за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу №2 и обеспеченная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

Вариант 20.

1. Регистрация и индексация документов.

2. Составьте приказ по Менделеевскому ОАО «Химический комбинат имени Карпова» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с типовой инструкций по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.1992 № 1118 – р, и с ГОСТ Р 6.30 – 2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и получите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организаций делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

Вариант 21.

1. Организация справочно-информационной работы.

2. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части предложите заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.

Вариант 22.

1. Роль секретаря в структуре управления предприятий малого и среднего бизнеса

2. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Вариант 23.

1. Контроль исполнения документов

2. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2007 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и ненадлежащий контроль за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

Вариант 24.

1. Формирование и оперативное хранение дел.

2.Напишите проект приказа по ОАО «САЙЛ» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.03.2007 по 01.10.2007. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петровой А.П. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 25.

1. Понятия и принципы организации документооборота.

2.Составьте приказ о приеме на работу бухгалтером Иванову И.П. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 26.

1. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

2.Составьте и оформите письмо фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за потупившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 27.

1. Прохождение и порядок исполнения исходящих документов.

2.Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю о не проведении проверки работы архива в установленный срок.

Вариант 28.

1. Прохождение и порядок исполнения внутренних документов

2. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру ИЭУиП.

Вариант 29.

1. Работа с конфиденциальными документами.

2. Составьте приказ руководителя фирмы о реогрганизации организационной структуры филиала предприятия. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 30.

1. Работа с письмами и обращениями граждан

2.Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 31.

1. Составление номенклатуры дел.

2. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

Вариант 32.

1. Экспертиза ценности документов.

2. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и в цеха, которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 33.

1. Оформление дел и передача их на архивное хранение.

2. Напишите приказ директора завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант -I

1. Делопроизводством называют:

а) деятельность человека связанную с созданием документа

б) деятельность человека изучающая вопросы учета и движения документов

в) деятельность по организации хранения документов

г) деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения

2. Унифицированная система документации это –

а)совокупность взаимосвязанных документов используемых в определенной сфере человеческой деятельности

б) рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности

в) часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документа

г) возведение в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве

1. Стандартизация документов заключается в:

а) возведение в норму обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве

б) сокращении неоправданного многообразия документов, приведении к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению

в) деятельности человека по разработке и оформлению документов организации их движения, учета и хранения

г) комплектации в дела документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации

1. По видам деятельности документы подразделяются на:

а) нaучнo-технические, чертежи, схемы, графики, технологические документы, приказы, распоряжения, планы акты, протоколы, договоры, заявления, авторские свидетельства и т.д.

б) нaучнo-технические, проектно-сметные, технологические, opгaнизaциoнно-pacпopядительные, учебно-методические, финансово-расчетные, отчетно-статистические

в) рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ, графические, фотодокументы, кинодокументы и т.д.

г) индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные унифицированные и т.д.

1. По срокам хранения документы делятся,

а) на документы постоянного и документы долговременного хранения

б) постоянного и временного хранения

в) постоянного, временного, и долговременного хранения

г) со сроком хранения до 5 лет, до 10 лет, и свыше 10 лет

1. По способу фиксации информация документы подразделяются на:

а) внешние и внутренние документы

б) черновики, подлинники, копии, оттиски, выписки, дубликаты

в) письменные графические, фото- кинодокументы

г) служебные и личные

1. Выписка – это:

а) второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника;

б) копия части документа;

в) полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя;

г) копия входящего документа;

1. Организационно-распорядительная документация включает следующие виды документов:

а) организационная документация, распорядительная документация, научнo-техническая документация, учебно-методическая документация

б) справочно-информационная документация, документация возникающая в деятельности коллегиальных органов финансово-расчетная документация, документация по личному составу

в) организационная документация, распорядительная документация, конструкторско-технологическая документация, проектно-сметная документация

документация по личному составу,

г) организационная документация, распорядительная документация, справочно-информационная документация, документация по личному составу.

1. К информационно-справочным документам относятся:

а) письма, устав, акты выполненных работ, инструкции, решения;

б) приказы, распоряжения, указания, решения;

в) положения, уставы, должностные инструкции, акты, сводки;

г) письма, докладные и объяснительные записки, акты, телеграммы и т.д;

1. Оттиск печати наносится на документ на саму подпись и:

а) так, чтобы захватить им часть слов в наименовании должность лица, подписавшего документ

б) так, чтобы захватить им часть слов в расшифровке подписи

в) на личную подпись лица подписавшего документ

г) так, чтобы захватить им часть личной подписи и часть слов в расшифровке личной подписи;

1. Личная подпись и её расшифровка в реквизите «подпись» располагается

а) на уровне первой строки наименования должности

б) на уровне последней строки наименования должности

в) на свободном месте нижнего поля документа

г) на уровне последней строки текста документа

1. Обязательные для всех организационно-распорядительных документов реквизиты:

а) наименование организации, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, визы;

б) наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, гриф утверждения, текст, подпись;

в) наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись;

г) наименование организации, дата документа, регистрационный номер, адресат, текст, приложение, подпись, печать;

1. Указать правильный вариант оформления даты:

а) 09.02.2003;

б) 9.02.2003;

в) 09.02.03;

г) 09. 02. 2003 г.

1. Выбрать верный вариант оформления реквизита «гриф утверждения»:

а) УТВЕРЖДАЮ: Директор ОАО «Эхо» __________ И.И.Иванов 21.02.2003 б) «УТВЕРЖДАЮ» Директор ОАО «Эхо» __________ И.И.Иванов 21.02.2003

в) УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Эхо» __________ И.И.Иванов 21.02.2003 г) «УТВЕРЖДАЮ»: Директор ОАО «Эхо» __________ И.И.Иванов 21.02.2003

1. Реквизит «гриф согласования» располагают:

а) в правом верхнем углу лицевой стороны документа;

б) ниже реквизита «подпись»;

в) в верхней части оборотной стороны последнего листа документа;

г) в верхней части лицевой стороны копии документа;

1. Приказ - это

а) правовой распорядительный документ, принимаемый в коллегиальном порядке, в целях решения вопросов, возникающих в процессе деятельности предприятия, организации

б) распорядительный документ издаваемый организациями, ведомостями по вопросам информационно-методического характера

в)правовой распорядительный документ издаваемый руководителем организации в целях решения вопросов, возникающих в процессе деятельности предприятий, организаций

г) документ, составляемый несколькими лицами, подтверждающий установленные факты, события или действия

1. Деловое письмо – это:

а) документы обеспечивающие связь предприятий, организаций, учреждений с внешним миром, выделяемые в отдельную группу в связи с со способом передачи их текста – по телеграфу, телетайпу

б) общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения текущих задач в управлении и выделяемых в отдельную группу, в связи с особым способом передачи – пересылкой по почте

в) документ в котором фиксируется последовательность и содержание обслуживания коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений, используемый для решения текущих задач в управлении

г) разновидность справочно-информационных документов, содержащих изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, направляемых любому из адресатов внутри предприятия

1. Регистрация документов заключается в:

а) группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел

б) систематическом наблюдении за исполнением документов и принятии мер, способствующих своевременному их выполнению

в) фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах

г) систематизации документов с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации

1. Номенклатура дел – это:

а) единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления

б) совокупность регистрируемой входящей и внутренней документации организации

в) специальный перечень на документы не подлежащие регистрации, утвержденный руководителем учреждения и включаемый в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству

г) систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, утвержденный руководителем организации

1. Язык и стиль служебных документов должен отвечать следующим требованиям:

а) достоверность и объективность содержания полнота информации, краткость изложения, нейтральность типа изложения

б) однозначность и единообразие терминов, использование образной фразеологии, эмоциональная оценка ситуации и фактов

в) точность и определенность формулировок, присутствие рассуждений и повествований, использование оборота со сниженной стилистической окраской

г) компактность изложения материалов, субъективная оценка фактов и событий, использование официально-делового стиля речи.