Механизация и автоматизация работы с документами.

Автоматизация работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и других систем сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.

Средства механизации и автоматизации работы с документами должны быть совместимыми и предусматривать возможность их объединения в единую систему.

Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами, а именно: от организационной структуры аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от количества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной информации; от степени централизации работ с документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение задач и вывод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а также совместимости с другими автоматизированными информационными системами.

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо руководствоваться социальной экономической целесообразностью их внедрения, учитывать возможность приобретения технических средств в определенные сроки, наличие пригодных помещений, возможность привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п.

13. Правила оформления реквизитов документов.

СТБ 6.38-2004 стандартом установлено 32 реквизита:

1. Государственный герб РБ. Располагается на верхнем поле по центру. Диаметр 17 мм. Изображать герб на своих бланках имеют право только государственные организации. Гербовые бланки изготавливаются только организацией, имеющей лицензию на это. Гербовые бланки обязательно должны быть нумерные и подлежать обязательному учету.

2. Эмблема или товарный знак. Располагается ниже герба на рабочем поле под гербом или на левом не рабочем поле перед названием организации (при угловом оформлении до реквизитов). В частных организациях эмблема может располагаться вместо герба.

3. Код организации. Располагается в правом углу верхнего не рабочего поля.

4. Код документа. 5. Название вышестоящей организации. 6. Название организации

7. Название структурного подразделения. Пишется полностью согласно правовым документам. Если правовыми документами закреплено сокращенное название организации, то его можно указывать на бланке после полного названия в скобках.

8. Название документа. Пишется большими буквами. 9. Дата. Оформляется только цифровым способом (01.10.2010). 10. Регистрационный индекс. Всегда стоит на одной строке с датой. 11. Место издания. 12. Почтовый адрес. Оформл. согласно требован. оформления почтовых операций (ул.Советская,15 246000 г.Гомель, Гомельская область, Республика Беларусь).

13. Коммуникативные данные.Реквизит оформляется на бланке письма (тел (0232)445050).

14. Коммерческие данные. Указываются на бланке письма - р/с 000 в ф-ле № 300 АСБ «Беларусбанк». 15. Ссылка на входящий документ. Оформляется на бланке письма (на №_____от_____). 16. Реквизит утверждения. Оформляется с 5 таб. положения.

17. Адресат. Пишется с четвертого таб. положения. Ректору ГГМУ (полн.) Лызикову А.Н.

18. Резолюция. Письменное указание руководителя. Оформляется между адресатом и текстом на свободном месте.

19. Заголовок к тексту. Пишется с 0 таб. положения до 4 таб. Положения разрешается переносить слова, точка в конце заголовка не ставится. Если объем заголовка превышает более 5 строк, то заголовок продлевается до 6 таб. положения. Заголовок должен отражать краткое содержание текста. 20. Отметка об ограниченном доступе к документу. Пишется в правом верхнем углу вверху рабочего поля документа с 5 табулярного положения.

21. Текст. Делится на абзацы. Первая строка абзаца пишется с первого табулярного положения (12,5 мм.). вторая и последующая строка – с 0 табулярного положения.

22. Отметка о наличии приложения. Оформляется после текста с 0 табулярного положения.

23. Реквизит подписи. Состоит из 3-х элементов: должности, подписи и расшифровки подписи. 24. Гриф согласования. Оформляется с 0 табулярного положения.

25. Отметка о заверении копии. Верно:

Секретарь подпись А.Н.Иванова

26. Отметка об исполнителе. Оформ на бланке письма с 0 таб положения после реквизита подпись: Иванов 77 00 21

27. Отметка об исполнении и направлении в дело. Оформляется на последнем листе документа, может содержать информацию: ссылку на исх. документ или краткий отчёт по решению вопроса: В дело 13-10.

28. Отметка о регистрации входящего документа. Проставляется на первом листе документа в правом нижнем углу и представляет собой штамп, в котором указаны дата регистрации и регистрационный индекс.

29. Отметка о переносе данных на машинные носители. Оформляется внизу документа.

30. Гриф «приложение». Оформляется на приложении с 5 табулярного положения:

Приложение 1

К приказу ректора ГГМУ

от___________№___

31. Визы.

32. Печать

14. Организация оформления работы ведомственного архива.

Ведомственные архивы – это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, осуществляющие прием и хранение док-тов этих гос. органов, в течение периода времени, установленного законом:

- документы Президента РБ, высших органов государственной власти – 15 лет.

- документы госбезопасности, внутренних дел, обороны – 30 лет.

- документы исполнительных и распорядительных органов – 10 лет.

- городского и районного подчинения – 5 лет.

- научно-технической документации – до минования надобности, но не более 25 лет.

- записей актов гражданского состояния и документов по личному составу – 75 лет.

15. Правила машинописного оформления документов.

1. Печатание и оформление документов в редакторе Word.

2. Поля страницы: верхнее и нижнее – 20 мм.; левое – 30 мм.; правое – 10 мм (допускается до 0,8мм.).

3. Шрифт- размер 15, обычный, за исключением индекса структурного подразделения, в котором готовился документ. Он печатается 9 шрифтом с межстрочным интервалом – 9пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт.

4. Межстрочный интервал - для формата А 4 – одинарный. В адресах, заголовках и подписях – точно 14 пт.

5. Первая строка в абзаце с отступом – 12,5 мм.

6. Выравнивание – по всей ширине, без переноса слов.

7. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются с интервалом – точно 14пт.

8. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» отделяются друг от друга – одним интервалом.

9. Реквизиты документа отделяются друг от друга – полуторным интервалом.

10. От границы левого поля без отступа первой строки печатаются 9 реквизитов: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «наименования должности в реквизитах «Подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слова «Слушали, Выступили, Решили, Постановили», «Приказываю», «Предлагаю», «Обязываю».

11. Начало абзацев – с отступом первой строки – 12,5 мм.

12. Реквизит «Адресат» - с отступом от левого поля 80мм.

13. Реквизиты «гриф утверждения» и «Гриф ограниченного доступа» - с отступом левого поля 100мм.

14. Реквизит «Отметка о приложении к правовому акту» - оформляется в правом верхнем углу с отступом от левого поля – 120 мм.

15. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» - с отступом от левого поля – 120 мм. на уровне последней строки наименования должности.

16. Реквизит «Примечание» и «Основание» оформляются от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст – через межстрочный интервал – точно 14 пт.

17. В левом нижнем углу лицевой стороны последней страницы документа печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, инициалы того, кто печатал текст, дата создания документа, имя файла. Шрифт – обычный 9 пт., межстрочный интервал – точно 9 пт.

Общение в бизнесе.

Деловая беседа.

Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия общественных субъектов, в котором происходит обмен информацией, опытом, способностям, умениями и навыками, а также результатами деятельности.

Цель делового общения - постановка определенных целей и конкретных задач.

Деловое общение проявляется в трех формах: Субординационная; Служебно-товарищеская форма общения; 3. Дружеская форма.