Раздел 3. Организационные коммуникации

Рис.8. Организационные коммуникации

формальные каналы признаются в качестве официальных, их используют для передачи политики, процедур и других официальных сообщений.

С другой стороны, в основном истинную сеть образуют неформальные каналы, не имеющие отношения к иерархии власти в организации. Они сосуществуют с формальными каналами, но зачастую отклоняются от них, перескакивая через иерархические уровни и пересекая вертикальные цепочки. Неформальные каналы способствуют созданию в организациях открытой коммуникации и гарантируют, что нужные люди вступят в контакт друг с другом. Менеджеры должны создавать и поддерживать формальные каналы коммуникаций во всех трех направлениях. Кроме того, в их распоряжении находятся и неформальные каналы. Проще говоря, каждый менеджер имеет возможность хотя бы раз выбраться из офиса и пройтись по производственным цехам, поговорить с сотрудниками.

3.1. Нисходящие коммуникации

Наиболее распространены речи, сообщения в корпоративных изданиях, по электронной почте, вкладываемые в конверты с зарплатой информационные листки, сообщения на досках объявлений, справочные руководства.

Кроме всего прочего, менеджер определяет содержание коммуникации. Держать работников в курсе абсолютно всего происходящего в организации невозможно, а значит, менеджер должен выбрать наиболее важную информацию.

Как правило, нисходящие коммуникации охватывают следующие темы:

ü Внедрение целей и стратегий. Разъяснение менеджментом новых стратегий и целей обеспечивает работников информацией о конкретных задачах и ожидаемом от них поведении. Полученная информация определяет направление, в котором будут действовать низшие уровни организации.

ü Должностные инструкции и приказы. Это директивы, описывающие выполнение определенной работы и ее связь с остальными видами деятельности организации.

ü Процедуры и различные правила. В такого рода сообщениях описывается политика, правила, нормы и структура организации.

ü Обратная связь по результатам деятельности. В сообщениях содержится информация о том, насколько хорошо или плохо отдельные сотрудники и отделы выполняют рабочие задания.

ü Внушение идей. Данные сообщения призваны мотивировать работников на принятие миссии компании, ее культурных ценностей, участие в специальных церемониях, таких как совместные вечера.

проблемы нисходящих коммуникационных потоков - рассеивание, полное искажение или полное исчезновение исходного смысла сообщений. Руководители считают многие вещи и так очевидными. Руководители переоценивают осведомленность своих сотрудников о планах организации,

при передаче от одного человека к другому утрачивается до 25% информации.

?Как уменьшить рассеивание информации?

- выбрать наиболее адекватный коммуникативный канал

- добиваться соответствия словесных и невербальных сообщений

- активно слушать

- составляя сообщения, учитывать восприятие получателей

- …..

3.2. Восходящие коммуникации

Поток восходящих коммуникаций формируют сообщения, передаваемые с низших уровней организации на высшие уровни иерархии.

К восходящим коммуникациям относятся следующие пять типов сообщений.

ü Проблемы и вопросы.

ü Предложения по улучшению. Новые идеи относительно улучшения различных процедур, повышения качества или эффективности труда.

ü Отчеты о результатах деятельности. Высшие менеджеры периодически получают отчеты о работе отдельных сотрудников и отделов.

ü Жалобы и споры. Жалобы и конфликты между работниками должны быть услышаны и разрешены вышестоящим руководством.

ü Финансовая и бухгалтерская информация. Имеются в виду сообщения об издержках, дебиторских счетах, объемах продаж, будущих прибылях, возврате инвестиций и других показателях, которые могут заинтересовать высшее руководство.

Проблемы: Менеджеры далеко не всегда готовы вникнуть в проблемы рабочих, да и сами сотрудники не горят желанием добровольно делиться имеющейся у них информацией (страх наказания, ощущение бесполезности, склонны говорить то, что хочет услышать руководитель, не хочет сообщать начальнику плохие новости). Руководитель среднего звена прислушивается к тому, что идет сверху, а не снизу. Отсутствуют отработанные каналы информации. Руководители получают часть информации, и картина не соответствует реальности

?Как уменьшить проблемы?

3.3. Горизонтальные коммуникации

Горизонтальные коммуникации представляют собой обмен сообщениями между коллегами по работе как внутри отделов организации, так и между ними. Как правило, горизонтальные коммуникации не только преследуют цель проинформировать кого-то о чем-то, но и содержат просьбы о поддержке или координации действий.

Горизонтальные коммуникации подразделяются на три категории:

ü Разрешение проблем внутри отделов. Такие сообщения, как правило, связаны с выполнением поставленных задач.

ü Координация работы отделов. Сообщения, которыми обмениваются отделы, направлены на выполнение совместных проектов или общих задач.

ü Инициативы изменений и улучшений. Такими сообщениями команды и отделы обмениваются в стремлении изменить, улучшить, развить организацию.

Если в организации существует дефицит горизонтальных каналов коммуникаций, в ней могут быть созданы команды, специальные группы, введены должности менеджеров проектов, матричные структуры

3.4. Коммуникационные сети

Особый тип горизонтальных коммуникаций составляют коммуникации в командах. Команды стали "кирпичиками", из которых построены многие современные организации. Члены команды совместно работают над выполнением одних и тех же задач, и от структуры коммуникаций зависят и получаемые результаты, и степень удовлетворения от труда.

Название	Схема	Характеристики
Интерактивная группа - Децентрализованная коммуникационная сеть Иногда такую структуру называют общеканальной или коммуникационной сетью типа "звезда".		все члены группы осуществляют непосредственные коммуникации друг с другом и свободно обмениваются информацией Высокая взаимозависимость на фоне общего задания. Эффективно для выполнения сложных заданий. Такая структура ведет к высокому уровню удовлетворенности членов группы. медлительны в решении простых задач, потому что информация "обходит" всех членов команды до тех пор, пока кто-то наконец не соберет все ее частицы воедино и не найдет решение.
Совместно действующая группа - Централизованная коммуникационная сеть Иногда такую структуру называют информационной сетью, построенной по типу колеса или цепи.		Независимые индивидуальные усилия, направленные на выполнение общего задания. Осуществляется координация деятельности каждого человека, а результаты объединяются в центральном контрольном пункте. Информация стекается к центральной фигуре, а затем распределяется между членами группы Эффективно для выполнения заданий, которые легко подлежат стандартизации или разделению на части В таких группах удовлетворенность, как правило, характерна для человека, занимающего место "оси колеса". допускают меньше ошибок в простых задачах
Противоборствующая группа (counteracting group) - Ограниченная коммуникационная сеть		Противоборствующие группы характеризуются существованием подгрупп, испытывающих разногласия по поводу некоторых аспектов производственной деятельности. Причиной разногласий могут быть конкретные вопросы Подгруппы вступают в разногласия друг с другом. Тормозит выполнение задания, коммуникации между группами нередко ограничиваются и искажаются.