Когда нужно подготовить указание?

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководителькоммерческой организации также может издать такой распорядительный документ.Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического,административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполненияприказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использоватьуказание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначениеприказов, распоряжений и указаний.

Обратите внимание. На практике в организациях обычно используются два видараспорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов,регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации вкоммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительногодокумента должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации,но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашейорганизации.

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

и Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительныйорган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительнымидокументами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаныдолжности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличнымисполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего правоподписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа опредоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется вприказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочияотдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределахсвоих полномочий (Пример 6).

Распорядительные документы могут быть совместными, т.е. подготовленнымиорганизациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либовопросов совместной деятельности.

Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительнойчастей, последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делаети в какой срок, например:

· Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012. год ипредставить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

· Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет ореализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011года и представить генеральному директору к 1 5 октября 2011 года.

· Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В.предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукциипредприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011года.

Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты,указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждениирегламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующуюформулировку:

Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» иввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вотрегламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данногодокумента до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довестираспорядительный документ. Например, что касается распорядительных документовдлительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключаетсятом, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет(например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядокдоведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом.Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписываетдокументы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год послеподписания приказа.

Поэтому можно рекомендовать включать в распорядительные документы длительногодействия такую формулировку:

· Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всехчленов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данныйприказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членамикомиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема ихна работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документамидлительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемыесотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендоватьуказывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Еслираспорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можноприводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает многосотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем напредприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки дляруководителей структурных'подразделений, директоров филиалов и т.д.) илииндивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) можетбыть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такойдокумент может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется надокументы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителягенерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ досведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписанияприказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни -18 и 19 июня.

Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ досведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одногодня - 17 июня 2011 года.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) другимраспорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказосуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений вранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то всоответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, скакой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование,например:

1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основныхсредств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может бытьприостановлено соответствующими компетентными органами.

2. Действующее положение по оплате труда работниковорганизации (нормы и расценки на выполненные работы).

Положение об оплате труда - один из важнейших документов, регулирующих оплатутруда работников организации. В нем прописывают все условия, по которымоплачивается труд. В частности, приводят формы оплаты труда для тех или иныхкатегорий работников (окладная, сдельная, комиссионная), порядок расчета начислений затруд в условиях, отклоняющихся от нормальных (например, в выходные или праздничныедни, ночное время), указывают способ выплаты заработной платы (наличными или вбезналичном порядке), даты, на которые начисляются выплаты (аванс и основнаязаработная плата). Положение об оплате труда относится к локальным нормативнымактам организации. Согласно статье 135 Трудового кодекса с ним должен бытьознакомлен каждый сотрудник организации.

Зачастую в Положении об оплате труда отражают и данные о стимулирующих выплатах(например, производственных и непроизводственных премиях). Однако это информацияможет быть вынесена и в отдельный документ - Положение о премировании.

Положение об оплате труда имеет большое значение при возникновении споров сналоговиками о налоговом учете тех или иных расходов. Например, соответствующиенормы Положения могут помочь организации обосновать учет в налоговых расходахзатрат на обслуживание зарплатных карт.

Унифицированной формы Положения нет. Каждая организация разрабатывает Положенияоб оплате труда для себя самостоятельно. Положение может выглядеть так.