Научиться разрабатывать и оформлять докладную, служебную и объяснительную записки.

Материалы и оборудование:персональныйкомпьютер, программа Microsoft Word.

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС 3+:

Студент должен

уметь:

- оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т. ч. используя информационные технологии;

- осуществлять автоматизацию обработки документов;

- унифицировать системы документации.

знать:

- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;

- основные понятия документационного обеспечения управления;

- системы документационного обеспечения управления;

- требования к составлению и оформлению документов;

- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА –документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения.

Текст докладной записки делится на две части.

Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние ( направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать:

• Наименование учреждения,
• Название вида документа,
• Дату,
• Индекс,
• Место составления,
• Адресат, заголовок к тексту,
• Текст,
• Подпись руководителя,
• Фамилию исполнителя, номер его телефона.
• Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4.

Внутренняя докладная записка включает:

• Название структурного подразделения,
• Наименование вида документа,
• Дату,
• Адресат,
• Заголовок к тексту,
• Подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов).
• Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
• СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА– форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу.
• ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА– документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию:

1. Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок?

2. Какие виды докладных записок вы знаете?

3. Назовите реквизиты докладных записок и правила их оформления.

4. В чем отличие докладной записки от служебной?

Задания для практического занятия:

Задание

Составьте и оформите докладные, служебные и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М. И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г. С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М. И. 12 ноября текущего года.

Вариант 2

Курьер ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И. В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А. В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С.Сомову.

Вариант 3

Руководитель отдела новых проектов Токарева О. В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д.Иевлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О. В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы(информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О. В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4–5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.

Вариант 4

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П. И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Вариант 5

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков П. Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В. И. (приказ от 10.07.200__г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П. Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200__г. на 2 л. в 1 экз. 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз. . 4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.

Вариант 6

Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М. И. 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором Устиновой М. П. и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

Вариант 7

Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

Вариант 8

Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

Вариант 9

Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И. П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву П.П. от 15.09.1998 о произведенной Тимошиной И. П. проверке выполнения приказа директора фирмы от 12.01.2000 № 92 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 г. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 1998 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

Вариант 10

Составьте и оформите докладную записку о необходимости премирования работников вашего подразделения.

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите соответствующий документ. Сохраните файл на дискете или флэш-карте.

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Форма отчётности:

Выполненная работа представляется преподавателю в распечатанном бумажном варианте на листе формата А4, вложенная в папку по учебной дисциплине.

Форма контроля выполнения практических работ:индивидуальная проверка отчета по выполненной работе.

Список рекомендуемой литературы

1. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/М.И. Басаков. - М.: «Дашков и К», 2012.-233с.

2. Пшенко, А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса. [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/ А.В. Пшенко - М.: Мастерство, 2011.-360с.

3. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. [Текст] /М.Ю. Рогожин – М.: Проспект, 2011. – 384 с.

Тема 2.6. Разработка и оформление телеграммы, телефонограммы, факса

Тема практической работы № 7:

Разработка и оформление телеграммы, телефонограммы, факса

Учебная цель: