Научиться разрабатывать и оформлять протокол.

Материалы и оборудование:персональныйкомпьютер, программа Microsoft Word.

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС 3+:

Студент должен

уметь:

- оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т. ч. используя информационные технологии;

- осуществлять автоматизацию обработки документов;

- унифицировать системы документации.

знать:

- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;

- основные понятия документационного обеспечения управления;

- системы документационного обеспечения управления;

- требования к составлению и оформлению документов;

- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы

ПРОТОКОЛ – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают: полный , краткий и стенографический.

В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. По усмотрению председателя особые мнения и важные выступления могут быть изложены полностью.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, мнения, реплики и замечания.

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию:

1. Назовите характеристику и назначение документа «Протокол».

2. Какие виды протоколов вы знаете?

3. Перечислите реквизиты протокола и правила их оформления.

4. Какова структура текста протокола?

5. Кто подписывает протокол?

Задания для практического занятия

Задание 1.Составьте и оформите протоколы, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12.08.200__ г. провела свое очередное заседание, на котором присутствовали Вос тряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И. М., Антонов П. Л., Шептунова В. Г., Тимофеев А. А., Стулова М. И.

На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в III квартале 200__г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных.

По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Беловой Н. Д. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А. А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в III квартале 200__ г. на 5%.

По второму вопросу сделал сообщение Стулов М. И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П. Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200__г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.

В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в III квартале 200__ г. 2. Провести __________общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200__ г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав.канцелярией Шептунова В.Г.

Собрание вел председатель Румянцев О. А.

Вариант 2

ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.200__г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов И. П., Иванов И. И., Сидоров С. С., Устинова У. У., Федоров Ф. Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф. Ф., который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение Федорова

Ф.Ф., так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель Попов П. И.. Протокол подготовлен секретарем Петровым И. П..

Вариант 3

Сотрудники бухгалтерии ОАО «Квант» провели заседание по вопросу сокращения срока составления годового отчета за 200__ г., на котором присутствовало 6 человек. С сообщением выступила бухгалтер Суркова А. М., которая отметила, что работники группы учета имеют все возможности для значительного сокращения срока составления годового отчета, и что годовой отчет за 200__ г. может быть представлен группой учета на 3 дня раньше установленного срока.

В обсуждении данного вопроса выступили Кротов Е. Н., главный бухгалтер, и Шубина Г. А., бухгалтер. Кротов сообщил о том, что им разработан новый график работ по составлению годового отчета, при условии выполнения которого всеми работниками группы учета, годовой отчет можно составить и сдать на 4 дня раньше установленного срока. Г.А.Шубина отметила, что досрочное представление годового отчета за 200__г. является почетной и ответственной задачей работников бухгалтерии, и что коллектив бухгалтерии может составить годовой отчет раньше срока, если все работники будут выполнять уплотненный график работы.

В итоге заседания было решено представить годовой отчет за 200__ г. на четыре дня раньше установленного срока, т.е. 00.00.200__г. и провести анализ годового отчета с целью выявления резервов, необходимых для успешного выполнения плана за 200__ г. Заседание вела председатель Левашова К. М., протоколировал секретарь Хомяков И. В.

Вариант 4

02 декабря 2006 года Совет директоров ОАО «Ростовский хлебокомбинат» (г. Ростов-на-Дону) провел заседание №21, на котором присутствовали члены Совета Захаров И. Р., Козленко И. П., Кононенко И. Н., Никоненко И. С., Петровский А. В. В повестке дня заседания обсуждался отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2006 года. С докладом выступил генеральный директор акционерного общества И.П.Козленков – доклад прилагается. С обсуждением доклада выступили члены Совета директоров:

Петровский А. В. в своем выступлении остановился на недостатках , которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли. Никоненко И. С. отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на на региональном рынке хлебобулочных изделий.

По итогам заседания были вынесены следующие решения:

1. Премировать за ноябрь:

1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства – в размере 40% сдельного заработка;

1.2. Рабочих-повременщиков – в размере 40% окладов, тарифных ставок.

2. Лишить премии за ноябрь:

2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2006;

2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовки 23.11.2006.

Заседание вел Кононенко И. Н.. Протокол подготовил секретарь Смирнов В. И..

Вариант 5

05.12.2011 Совета директоров ОАО «Ростовского хлебокомбината» провёл заседание №11.

Председатель заседания – Кононенко И.Н., секретарь – Смирнов В.И. Присутствовали члены Совета директоров: Захаров И.Р., Светлов И.П., Павлов И.В., Николаев А.Д., Петров А.В. Повестка дня заседания: отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2004 года. Доклад генерального директора Кононенко И.П. В обсуждении доклада выступили: Петров А.В., который остановился на недостатках в работе отдельных сотрудников, и Николаев А.Д., который отметил положительную динамику в работе хлебокомбината.Постановили: премировать за ноябрь рабочих-сдельщиков основного производства – в размере 40% от сдельного заработка, а рабочих–повременщиков – в размере 40% окладов тарифных ставок; лишить премии Иванова О.П. за срыв выездной торговли 23.11.200_г

Вариант 6

Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных ма­териалов. На заседании было принято постановление об утверж­дении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

Вариант 7

Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

Вариант 8

Составьте краткий протокол производственного совещания работ­ников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на кото­ром был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2011 г. После обсуждения производственное совещание приняло ре­шение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

Вариант 9

Составьте протокол общего собрания коллектива ООО «СТРАУС». На собрании рассматривались вопросы об организации летнего отдыха сотрудников и о переходе на новую систему премирования.

Вариант 10

Заседания Совета директоров ОАО «Ростовского хлебокомбината» №11 от 05.02.2012

Председатель заседания – Кононенко И.Н., секретарь – Смирнов В.И. Присутствовали члены Совета директоров: Захаров И.Р., Светлов И.П., Павлов И.В., Николаев А.Д., Петров А.В. Повестка дня заседания: отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2004 года. Доклад генерального директора Кононенко И.П.

В обсуждении доклада выступили: Петров А.В., который остановился на недостатках в работе отдельных сотрудников, и Николаев А.Д., который отметил положительную динамику в работе хлебокомбината.

Постановили: премировать за ноябрь рабочих-сдельщиков основного производства – в размере 40% от сдельного заработка, а рабочих–повременщиков – в размере 40% окладов тарифных ставок; лишить премии Иванова О.П. за срыв выездной торговли 23.11.200_г.

Необходимые для составления протокола реквизиты внесите в документ самостоятельно.

Для оформления выписки из протокола использовать следующий образец:

В Ы П И С К А И З П Р О Т О К О Л А

заседания профсоюзного комитета (или президиума) _______________________________________________

( наименование первичной профсоюзной организации)

____________________________ _________________________

(место проведения) (дата)

Присутствовали члены профкома _____ чел.

СЛУШ АЛИ: (наименование вопроса)

Выступили: (текст выступлений дается в случае необходимости)

ПОСТАНОВИЛИ: (текст постановления)

Голосовали: за ______, против, _______ воздержались ___________.

Председатель: (подпись) _______________________ ___________________________

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия)

М.П.

Форма отчётности:

Выполненная работа представляется преподавателю в распечатанном бумажном варианте на листе формата А4, вложенная в папку по учебной дисциплине.

Форма контроля выполнения практических работ:индивидуальная проверка отчета по выполненной работе.

Список рекомендуемой литературы

1. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/М.И. Басаков. - М.: «Дашков и К», 2012.-233с.

2. Пшенко, А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса. [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/ А.В. Пшенко - М.: Мастерство, 2011.-360с.

3. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. [Текст] /М.Ю. Рогожин – М.: Проспект, 2011. – 384 с.

Тема 2.4. Разработка и оформление акта

Тема практической работы № 5:

Разработка и оформление акта

Учебная цель: