Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
Тема 1.4. Основные требования к составлению и оформлению документа
Тема практической работы № 1:
Разработка бланка документа.
Учебная цель:
Научиться разрабатывать бланк документа.
Материалы и оборудование:персональныйкомпьютер, программа Microsoft Word.
Образовательные результаты, заявленные во ФГОС 3+:
Студент должен
уметь:
- оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т. ч. используя информационные технологии;
- осуществлять автоматизацию обработки документов;
- унифицировать системы документации.
знать:
- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;
- основные понятия документационного обеспечения управления;
- системы документационного обеспечения управления;
- требования к составлению и оформлению документов;
- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.
Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает два стандартных формата – А4 и А5.
Общий бланкв зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 – наименование организации;
14 – место составления или издания документа.
Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Бланк письмав зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа.
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».
Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 – наименование организации;
10 – наименование вида документа;
14 – место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа.
Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию:
1. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?
2. Какие реквизиты указываются на бланках?
3. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете?
4. Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.
5. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?
6. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «Наименование организации».
7. Что может быть включено в состав справочных данных об организации?
Задания для практического занятия
Порядок выполнения работы
1. Получите вариант задания у преподавателя.
2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.
3. Откройте текстовый процессор MS Word.
4. Оформите бланк приказа с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэшкарте под именем «Бланк приказа».
5. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк продольный».Удалите из бланка наименование вида документа. Добавьте все необходимые реквизиты для внешнего бланка. Расположите реквизиты в соответствии с правилами расположения реквизитов на продольном бланке. Сохраните файл.
6. Откройте новый документ MS Word. Вставьте «Надпись». Скопируйте внешний бланк с продольным расположением. Вставьте его в надпись. Скорректируйте угловой бланк. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк угловой».
7. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Задание 1
Спроектируйте бланки для писем с угловым и продольным расположением и бланк приказа с продольным расположением постоянных реквизитов для перечисленных ниже организаций:
Задание 2
Разработать общий бланк организации. Тип организации (предприятия) указан в задании. Состав реквизитов, помещаемых на бланке, и конкретные их значения определите самостоятельно.
Форма отчётности:
Выполненная работа представляется преподавателю в распечатанном бумажном варианте на листе формата А4, вложенная в папку по учебной дисциплине.
Форма контроля выполнения практических работ:индивидуальная проверка отчета по выполненной работе.
Список рекомендуемой литературы
1. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/М.И. Басаков. - М.: «Дашков и К», 2012.-233с.
2. Пшенко, А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса. [Текст]: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования/ А.В. Пшенко - М.: Мастерство, 2011.-360с.
3. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. [Текст] /М.Ю. Рогожин – М.: Проспект, 2011. – 384 с.