Тема 3.4. Документы по личному составу

Трудовые правоотношения организации и ее сотрудников регули­руются Трудовым кодексом РФ. В организациях устанавливается единый порядок оформления приема, увольнения и перевода со­трудников. Документация по личному составу – это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:

- трудовые договоры;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу требуют особой тщательности и ак­куратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Трудовые договоры

Труд. код.

Ст. 56Трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Сторонами трудового договора являются организация (работодатель) и сотрудник (контрактант).

Трудовой договор должен заключаться в письменной форме.

При заключении контракта рекомендуется указывать следующее:
Труд. код.- место работы (наименование предприятия, адрес);

ст. 57 - конкретную работу, которую будет выполнять работник;

- дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой договор;

- оплату труда;

- обязанности организации по обеспечению охраны труда.

Договор может содержать дополнительные условия (испытатель­ный срок; карьерный рост и др.).

Трудовой договор может заключаться:

- на неопределенный срок;

Труд. код.- на определенный срок не более 5 лет;

ст. 58 - на время выполнения определенной работы.

В трудовом договоре указывается размер должностного оклада, раз­личные доплаты за высокую квалификацию; за личный вклад и др.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

- основания увольнения сотрудника;

- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законода­тельством;

- введение для сотрудников полной материальной ответственности.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руково­дителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится в организации, другой - у сотрудника.

Трудовые договоры хранятся 75 лет - «В» (75 лет минус возраст работника), если отсутствуют по каким-либо причинам приказы по личному составу, и 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Даже если заключен Трудовой договор, необходимо издание приказа по личному составу о зачис­лении на работу.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ .1 л/с, № 2 л/с...).

Оформляются приказы по личному составу на бланках предприя­тие для внутренних документов.

Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом:

«О приеме на работу Петрова А.В.»

«Об увольнении Федорова Л. И.».

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части.

В констатирующей части могут быть указаны причины издания приказа, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Распорядительная часть приказа начинается словами:

НАЗНАЧИТЬ

УВОЛИТЬ

ПЕРЕВЕСТИ

Затем указывается фамилия, имя и отчество (без сокращений) со­трудника, должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья труд. кодекса (в случае увольнения). При приеме на рабо­ту указывается оклад сотрудника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.

Приказы по личному составу визируются начальником отдела кадров или другим должностным лицом, в обязанности кото­рого входит работа с персоналом.

Приказы по личному составу объявляются сотруднику под рас­писку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим сотрудником и содержит следующее:

- С приказом ознакомлен;

- подпись;

- дата ознакомления.

Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, гак как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с при­казом (статья Трудового кодекса РФ).

Трудовые книжки

Трудовые книжки на сотрудников ведутся во всех организаци­ях, независимо от формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, под­тверждающих общий, непрерывный и специальный стаж рабо­ты. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ве­дущему документацию по персоналу предприятия.

На сотрудника, поступающего на работу впервые, заводится тру­довая книжка, которая заполняется в его присутствии не по­лнее недельного срока после приема на работу. Записи в тру­довой книжке производятся на основании паспорта и докумен­тов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном листе трудовой книжки указывают:

- фамилию, имя и отчество полностью без сокращений;

- дату рождения (число, месяц и год);

- сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее);

- специальность или профессия (на основании аттестатов; дип­ломов; сертификатов и т.п.).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, вы­давшего трудовую книжку, и печать организации, где она была впервые заполнена.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинает­ся с простановки штампа организации или написания от руки полного наименования организации.

Если организация изменила свое название, то делается запись, например:

ООО «Росбизнес» с 30.05.2000 переименована в ЗАО «Росбизнес».

В записи об увольнении указывается соответствующая статья трудового кодекса, например:

«Уволен по собственному желанию, Трудовой кодекс РФ ст. 31», ставится подпись должностного лица и печать организации.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

При увольнении трудовая книжка выдается в день увольнения.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до во­стребования не менее 50 лет.

Личные карточки

Основным документом по учету персонала предприятия явля­ется личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех со­трудников, принятых в организацию на постоянную или вре­менную работу. Образец такой карточки Вы можете найти в компьютерных ма­териалах.

Записи в карточке делаются на основании документов, предос­тавленных сотрудником. Записи должны быть без сокращений. Личная карточка'заводится на сотрудника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по ал­фавиту фамилий сотрудников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятель­ное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Лич­ные карточки сдаются в архив. Срок хранения личных карто­чек – 75 лет - «В».

Во многих организациях личные карточки сотрудников ведут с помощью компьютера.

Личные дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведе­ния о сотруднике. Личные дела могут заводиться на всех сотрудни­ков организации, но обычно они заводятся на руководителей и ве­дущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформ­ляют личные карточки ф. Т-2).

В состав личного дела должны входить следующие документы:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета или личный листок по учету кадров;

- автобиография или резюме;

- копии документов об образовании;

- копии документов об утверждении в должности;

- характеристики или рекомендательные письма;

- трудовой контракт (договор);

- копии приказов о назначении, переводе, увольнении;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- справки и другие документы, относящиеся к данному сотруднику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содер­жит сведения о порядковых номерах документов дела, их индек­сах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведе­ния о сотруднике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Он заполняется лично сотрудником на основании следующих до­кументов:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документ об образовании;

- документы об имеющихся изобретениях.

Сейчас в России, как и во многих странах, при поступлении на ра­боту предоставляется личное резюме или CV. Резюме - это значи­мые моменты профессиональной деятельности человека.

Резюме обычно состоит из следующих пунктов:

- имя, отчество, фамилия;

- возраст (число, месяц и год рождения);

- образование (среднее, высшее);

- профессиональные достижения (ученые звания, перечень опуб­ликованных работ и т.п.);

- квалификация;

- знание языков;

- последнее место работы, а затем в обратном хронологическом порядке с начала трудовой деятельности;

- семейное положение (вполне допустимо его не указывать);

- увлечения (хобби);

- наличие водительского удостоверения;

- номер контактного телефона.

В личное дело помещают копии документов об образовании. Ко­пии можно снимать только с подлинников этих документов.

Трудовые контракты (договоры), заключенные с сотрудником, мо­гут входить в состав документов личного дела или храниться от­дельно.

Дополнение к личному листку по учету кадров – это документ, пред­назначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшива­тель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников хранятся в сейфе и выдаются во времен­ное пользование лишь определенным должностным лицам. Изме­нения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных сотрудников должны передаваться на ар­хивное хранение и храниться 75 лет – «В».

__________________________________________________________

ЗАДАНИЕ

Составьте свое резюме.

Для этого Вы можете:

а) воспользоваться примерной структурой резюме, которая приведена выше;

б) использовать имеющийся в Word шаблон. Для этого:

- выберите команду Создатьв меню Файл;

- выберите закладку Другие документы;

- щелкните на значок Современное резюме;

- наберите текст резюме;

- сохраните документ.

_______________________________________________________________

По статье

65 Трудового кодекса РФ зап­рещается при приеме на рабо­ту требовать от поступаю­щего лица доку­менты, не пре­дусмотренные законодатель­ством

Подведем итоги

Среди множества документов можно выделить следующие группы:

- организационные документы (устав, учредительный договор, структура, штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);

- распорядительные документы (приказы по основной деятель­ности, распоряжения, решения);

- документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные карточки, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, отче­ты, сметы);

- информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы);

- нормативные документы государственных органов (докумен­ты, регулирующие различные вопросы деятельности);

- коммерческие контракты.

К основным документам управления относятся:

√ приказы;

√ указания;

√ инструкции;

√ протоколы;

√ акты;

√ докладные записки;

√ контракты;

√ должностные инструкции;

√ объяснительные записки;

√ справки;

√ письма, факсы;

√ телефонограммы.

К документам по личному составу относятся:

√ трудовые контракты;

√ приказы по личному составу;

√ трудовые книжки;

√ личные карточки;

√ личные дела.

РАЗДЕЛ IV. ДОКУМЕНТООБОРОТ

Изучив этот раздел, Вы узнаете: что такое документооборот; как организовать работу с документами; каким образом регистриро­вать документы; каким образом контролировать исполнение до­кументов.

Организация работы с документами - одна из основных составля­ющих делопроизводства. Из предыдущих разделов Вы узнали о том, какие виды документов различают в делопроизводстве, Вы уже зна­ете, как правильно составить документ, какие реквизиты необходи­мо указать. Но для того, чтобы сделать работу с документами наи­более удобной для всех сотрудников, необходимо создать систему документооборота.

Документооборот организации – это совокупность взаимосвязан­ных процедур, обеспечивающих движение документов в организа­ции с момента их создания или поступления и до завершения ис­полнения или отправки. В целях рациональной организации доку­ментооборота все документы распределяются по документопотокам, например:

- регистрируемые и нерегистрируемые документы;

- входящие, исходящие и внутренние документы;

- документы, направляемые в вышестоящие организации и по­ступающие из вышестоящих организаций.

Документопоток – это совокупность документов, выполняющих оп­ределенное целевое назначение в процессе документооборота.

Объем документооборота – это количество документов, поступив­ших в организацию и созданных ею в течение определенного пери­ода времени (обычно - года). Объем документооборота – важный показатель, он используется в качестве критерия при решении воп­росов выбора формы делопроизводства в организации, штатного состава организации и других вопросов.

Функция учета документов - одна из важнейших функций орга­низации. Учет документов обеспечивается путем их регистра­ции - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Регистрация также позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов.

Организацией документооборота занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Эта служба может быть представлена в организации как самостоятельным структурным под­разделением (канцелярия, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт). Служба ДОУ должна принимать к об­работке только правильно оформленные документы, имеющие юри­дическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Если документы оформлены неправильно, они воз­вращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время от­правки и дату получения документа.