В соответствии со схемой систематизации

Для отражения делопроизводственной и смысловой связи между единицами хранения каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации применяется тот или иной признак систематизации, учитывается их совокупность.

Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.

Хронологически-структурная схема систематизации чаще всего применяется при систематизации документов действующих организаций, т.к. фонды этих организаций постоянно пополняются, а также к документам ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.

При распределении единиц хранения (дел) в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

- планы, отчеты, сметы и прилагаемые к ним документы относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены;

- в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости структурных частей фонда;

- личные дела систематизируются по датам увольнения лиц, документы которых образуют единицы хранения, и в алфавитном порядке их фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости, хронологии или в алфавитном порядке.

Принадлежность единиц хранения к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенному на обложке единицы хранения, индексам, присваиваемым структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец - единицы хранения, датированные только годом.

Особенности систематизации документов по личному составу

К документам по личному составу в учреждениях, организациях, на предприятиях различных отраслей и форм собственности относятся:

приказы (распоряжения) руководителя о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, премировании работников;

учетные документы:

списки работников организации (личного состава);

книги (журналы) учета приказов по личному составу, приема, перемещения и увольнения работников;

алфавиты приказов по личному составу,

карточки по учету личного состава (ф. Т-2);

личные дела (в т.ч. личные дела лиц, представленных к присвоению почетного звания, аттестационные дела, дела командно-начальствующего и политического состава, персональные дела);

трудовые соглашения, договора, заменяющие личные дела;

бухгалтерские документы:

лицевые счета работников по заработной плате (в том числе – табуляграммы) (при их отсутствии подлежат описанию расчетно-платежные ведомости заработной платы);

документы об аттестации и тарификации:

тарификационные ведомости (списки);

документы о проведении аттестации и установлении квалификации;

наградная документация;

документы о несчастных случаях, связанных с производством:

акты,

протоколы,

докладные записки;

невостребованные личные документы работников:

трудовые книжки,

военные билеты,

свидетельства о рождении, об образовании,

дипломы, аттестаты и др.

Внутри структурного подразделения учреждения или года документы располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного учреждения (организации) или по степени значимости.

Например:

Отдел кадров

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- алфавитные книги (списки) личного состава;

- личные карточки (формы Т-2) уволенных работников;

- личные дела уволенных работников;

- домовые книги для прописки граждан.

Бухгалтерия

- лицевые счета рабочих и служащих (при их отсутствии - ведомости начисления заработной платы);

- книги учета труда и расчетов с работниками;

- тарификационные списки

Главный инженер

- акты о несчастных случаях, связанных с производством.

Фрагмент описи документов (единиц хранения) по личному составу колхоза «Восход» одного из районов Тамбовской области за 1992 г. показывает общий вид описи дел по личному составу:

№ п/п	Делопр. Индекс	Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.	Крайндаты ед. хр.	Кол-во листов	Срок хранения до 01.01.	Примечание
		03.Бухгалтерия
50.	03.06.	Книга учета труда и расчетов с членами колхоза	1992 г.		2068 г.
		06. Главный инженер
	06.07.	Журнал регистрации несчастных случаев.	1992 г.			переходящее
	06.08.	Акты №№ 1-4 о расследовании несчастных случаев.	1992 г.		2068 г.
		09.Отдел кадров
	09.01.	Книга учета членов колхоза и их семей.	1992 г.		2068 г.
	09.02.	Журнал регистрации вступивших в колхоз и выбывших членов колхоза	1992 г.		2068 г.
	09.03.	Личные карточки уволенных членов колхоза (форма Т-2) с фамилиями с буквы “А” по букву “К”.	1992 г.		2068 г.
	09.03.	То же с буквы “Л” по букву “Я”.	1992 г.		2068 г.

Невостребованные личные документы уволенных работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, аттестаты и др.) в зависимости от объема систематизируют либо по видам документов, либо в одно дело (несколько дел) по алфавиту фамилий граждан.

Порядок составления и оформления описи

По завершении систематизации карточек (в соответствии с

принятой схемой систематизации), на которых проводилось описание единиц хранения, составляется одна или несколько описей.

В описи единиц хранения управленческой документации

выделяются разделы и подразделы в соответствии с принятой систематизацией единиц хранения.

При хронологически-структурной систематизации единиц хранения разделами являются годы или хронологические периоды, а подразделами - структурные подразделения.

Опись составляется по установленной форме.

При внесении в описательную статью описи заголовка

единицы хранения необходимо иметь в виду следующее:

- заголовки единиц хранения располагаются в описи в соответствии со схемой систематизации;

- заголовок, составленный на карточке, должен быть точно,

полностью внесен в опись;

- если единица хранения состоит из нескольких томов (частей),

каждый том заносится в опись под самостоятельным номером, номер ее тома проставляется с новой строки вслед за заголовком в той же графе описи;

- далее, с новой строки, с абзаца помещается аннотация

документов единицы хранения;

- заголовки единиц хранения с одинаковым содержанием и

одинаковыми формулировками в листовой описи обозначаются словосочетаниями “то же”, при этом другие данные описательной статьи вносятся полностью. На каждом новом листе описи первый заголовок пишется обязательно полностью. Однако при составлении описи в электронном формате употребление словосочетаний « то же» в заголовках исключено.

Крайние даты единиц хранения вносятся в соответствующую

графу описательной статьи с обложки дела, рядом с последней строкой заголовка, при этом число месяца и год указываются арабскими цифрами, а название месяца - прописными буквами.

В графе “Примечания” приводятся сведения о выбытии единиц хранения, их микрофильмировании, сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, их копировании и др.

Итоговая запись описи закрепляет количество числящихся в ней единиц хранения, регистрирует все особенности учета (пропущенные номера, литерные номера), отражает все изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов.

Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей.

Если опись состоит из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому.

В каждом последующем томе дается также итоговая запись, учитывающая данные итоговых записей всех предыдущих томов.

В итоговой записи указывается количество дел данной описи ( цифрами и прописью в круглых скобках), первый и последний номера дел описи.

Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности, заведующим архивохранилищем или хранителем фондов.

В итоговой записи указывается также дата составления описи.

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесенных изменений.

Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены: в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.

В листе-заверителе описи указываются количество пронумерованных листов, в том числе – литерных, а также пропущенные номера.

Особенности составления описей единиц хранения

(документов) по личному составу

На документы по личному составу малочисленной организации, имеющей структуру, может составляться одна опись на все виды документов по личному составу, расположенных в следующей последовательности их номинальных признаков:

- приказы, распоряжения по личному составу;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (при их отсутствии – ведомости по заработной плате);

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава;

- личные дела;

- невостребованные личные документы работников предприятий, учреждений;

- акты о несчастных случаях.

На документы крупной организации, имеющей структуру, создаются отдельные описи на группы документов разных видов. Так, отдельные описи создаются на: 1) приказы (распоряжения) по личному составу; 2) карточки по учету и списки личного состава; 3) личные дела; 4) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; 5) невостребованные личные документы работников учреждений; 6) акты о несчастных случаях.

Если в делопроизводстве приказы по основной деятельности были объединены в одном деле с приказами по личному составу, то последние необходимо выделить в отдельную группу, не указывая в заголовках единиц хранения номеров приказов, т.к. порядок приказов нарушен. На эту особенность следует обратить внимание в предисловии к описи.

В некоторых организациях на отдельные группы сотрудников заводились только личные учетные карточки или трудовые контракты, которые заменяют личные дела. Эти документы подлежат описанию в отдельной описи.

На каждого сотрудника в организации, учреждении, как правило, заводится одно личное дело, но иногда их в фонде бывает несколько. Новое личное дело заводится на сотрудника при: его переходе из структуры в структуру, при увольнении и возврате сотрудника в данное учреждение; при ликвидации номенклатурной должности и ее восстановлении. Чаще всего информация в этих делах не дублируется, поэтому все дела подлежат приему на хранение ( в случае дублирования на хранении остается наиболее информативное дело) и включению в опись личных дел. Личное дело относится к фонду той организации, из которой данное лицо было уволено, и располагается в описи по году увольнения сотрудников в порядке алфавита их фамилий. Систематизированные таким образом внутри структурных подразделений личные дела в описи располагаются в порядке значимости структуры данной организации на основании ее штатного расписания или положения, а затем – по алфавиту.

Если комплекты личных дел состоят из личных дел работников головной организации и личных дел работников других организаций отраслевой подведомственной системы, то в описи сначала располагаются личные дела работников головной организации, а за ней - личные дела работников подведомственной системы.

В составе личных дел крупных организаций находятся личные дела номенклатурных работников, которые назначались на определенную номенклатурную должность приказом вышестоящего учреждения. Списки номенклатурных должностей утверждались номенклатурным документом и часто менялись. Поэтому целесообразно выделить личные дела номенклатурных работников в отдельную группу описи личных дел или составить на них отдельную опись.

Аттестационные, наградные, выездные дела, аналогичные по своему составу личным делам сотрудников (несмотря на вкрапление специфических документов) входят в составе своей тематической группы в опись личных дел и располагаются в них по алфавиту фамилий лиц, на которых были заведены перечисленные дела.

На невостребованные личные документы составляется отдельная опись в том фонде, где они отложились. Из этих документов можно составить коллекцию личных документов по фондам отрасли или отдельных ее структур.

В этом случае на коллекцию личных документов составляется опись, в которой личные документы систематизируются: при небольшом количестве – в алфавитном порядке фамилий владельцев; при значительном количестве – по видам документов.