Экспертиза ценности документов
12.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
12.1.2. Экспертиза ценности документов в Университете проводится:
- на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел структурного подразделения и Сводной номенклатуры дел Университета, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в отдел организации архивного дела;
- в отделе организации архивного дела при подготовке дел к передаче на государственное хранение.
12.1.3. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценностей документов, по определению сроков хранения документов, по отбору и подготовке документов к передаче на государственное хранение в ГБУ «ЦГА Москвы», по отбору документов, не подлежащих хранению, к уничтожению в Университете создается постоянно действующая Экспертная комиссия (далее - ЭК Университета). ЭК Университета действует на основе Положения, которое после согласования с ЦЭПК Главархива Москвы утверждается руководством Университета.
12.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно в структурных подразделениях Университета работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК Университета под методическим руководством отдела организации архивного дела.
12.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел организации архивного дела; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел структурного подразделения, Сводной номенклатуры дел Университета, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
12.1.6. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится в соответствии с типовыми и отраслевыми Перечнями архивных документов с указанием сроков хранения, Примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые установлены федеральными законами, другими федеральными нормативными актами, в том числе решениями ЦЭПК Федерального архивного агентства, Сводной номенклатурой дел Университета.
При установлении сроков хранения документов, созданных в определенный хронологический период, должны использоваться перечисленные нормативно-методические документы с указанием сроков хранения, действующие в этот же период времени.
12.1.7. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Вместе с тем могут быть оставлены дублетные экземпляры документа, черновики, отражающие ход решения вопросов, содержащие подлинные визы, резолюции, пометы, правки текста, которые отсутствуют на подлиннике, черновики документов, составленные и подписанные выдающимися лицами, а также, если подлинник находится в плохом физическом состоянии.
При отсутствии подлинного экземпляра приказа по основной деятельности, приказа по личному составу (сок хранения 75 лет) в дело включаются заверенные в установленном порядке копии.
При отсутствии подлинных экземпляров протоколов и стенограмм конференций, съездов, общих собраний на постоянное хранение отбираются печатные экземпляры, которые были изданы типографским способом.
При проведении экспертизы ценности документов, включенных в состав личных дел работников (обучающихся), помимо выделения к уничтожению дублетных экземпляров, черновиков приказов и характеристик, выделяются копии паспортов, трудовых книжек, медицинские справки (за исключением справок, являющихся основанием для издания приказов о предоставлении академических отпусков обучающимся), справки с места жительства, зачетные книжки, студенческие билеты. Данные документы формируются в самостоятельные дела и подлежат хранению в структурных подразделениях в пределах установленных для них сроков.
12.1.8. Дела, внесенные в Сводную номенклатуру дел Университета с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Например, в делах с отметкой «ЭПК» могут содержаться документы, отражающие важные факты по истории Университета, основные направления деятельности Университета, письма за подписью выдающихся лиц, автографы документов выдающихся лиц. Из дел с перепиской с отметкой «ЭПК» могут быть оставлены на постоянное хранение наиболее важные и обладающие информационной ценностью письма по вопросам планирования, финансирования, о согласовании, утверждении документов, о ходе и результатах исполнения поручений. Кроме того, из дел с перепиской могут быть отобраны на постоянное хранение наиболее значимые копии справок, отчетов и других документов, направляемых в вышестоящие организации.
Дела с отметкой «ЭПК», в составе которых выявлены документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Оставшиеся документы временного хранения подлежат хранению в течение срока, указанного в Сводной номенклатуре дел Университета.
12.1.9. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Университета составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (см. 12.2. «Составление и оформление описей дел»), а также акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 16).
12.1.10. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января календарного года, в котором составляется акт. Например, законченные делопроизводством в 2010 году дела с пятилетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2016 года. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в двух экземплярах, один из которых представляется в отдел организации архивного дела, второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.
12.1.11. На основании описей дел структурных подразделений отдел организации архивного дела в установленном порядке готовит годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу Университета.
На основании актов структурных подразделений о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, отдел организации архивного дела составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, по Университету.
Годовые разделы описей дел постоянного хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, структурных подразделений, сводный акт о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, рассматриваются и согласовываются на заседании ЭК Университета.
Годовой раздел описей дел постоянного хранения Университета подлежит утверждению ЦЭПК Главархива Москвы и затем утверждению руководством Университета.
Годовой раздел описи дел по личному составу, сводный акт о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, согласовываются с ЦЭПК Главархива Москвы и утверждаются руководством Университета.
12.1.12. Дела, которые отобраны к уничтожению, хранятся в структурном подразделении Университета отдельно от дел с документами постоянного и временного сроков хранения.
Физическое уничтожение дел, которые включены в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после утверждения руководством в установленном порядке годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, сводного акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, за соответствующий период.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, а при необходимости и представителей отдела организации архивного дела.
В том случае, если документы, выделенные к уничтожению, не могут быть переданы на переработку в уполномоченные организации по приемо-сдаточной накладной, они могут быть уничтожены в структурном подразделении на уничтожителе бумаги (шредере). В этом случае распоряжением по структурному подразделению должна быть образована комиссия по уничтожению документов (не менее 3 человек), составлен акт об уничтожении документов (приложение №16), который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем структурного подразделения. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в отдел организации архивного дела, и прикладываются к соответствующему акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При уничтожении документов на уничтожителе бумаги в структурном подразделении особое внимание должно быть уделено документам, содержащим персональные данные работников (обучающихся).
12.1.13. Документы, которые ведутся в электронном виде, подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных в Сводной номенклатуре дел Университета для аналогичных документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они уничтожаются в порядке, установленном в пп. 12.1.1 - 12.1.12 настоящей Инструкции.
Документы в электронной форме уничтожаются путем переформатирования или перезаписи при условии, что переформатирование необратимо. Резервные копии, генерирующие системные данные также подлежат переформатированию или перезаписи перед тем, как эффективное уничтожение информации в электронной форме завершится. Выбранный метод уничтожения электронных документов должен быть отражен в акте о выделении их к уничтожению.
12.2. Составление и оформление описей дел
12.2.1. На все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (далее - опись). Опись представляет собой систематизированный перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией и предназначена для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета дел. Основой составления описей дел служит Сводная номенклатура дел Университета.
12.2.2. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются, их учет ведется по Сводной номенклатуре дел Университета.
12.2.3. В каждом структурном подразделении Университета описи составляются ежегодно лицом, ответственным за ведение делопроизводства, под методическом руководством отдела организации архивного дела. По этим описям документы передаются на хранение в отдел организации архивного дела.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для составления ежегодных разделов сводных описей дел Университета постоянного, хранения, по личному составу.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители подразделений.
12.2.4. Сводную опись дел постоянного хранения Университета в установленном порядке составляет отдел организации архивного дела. Сводная опись дел постоянного хранения после согласования с ЭК Университета подлежит утверждению ЦЭПК Главархива Москвы и утверждается руководством Университета. После истечения сроков хранения документов постоянного хранения в Университете, установленных законодательством России, по ней производится передача дел на государственное хранение. Сводные описи дел по личному составу в установленном порядке составляет отдел организации архивного дела. Сводные описи дел по личному составу после согласования с ЭК Университета согласовываются с ЦЭПК Главархива Москвы и утверждаются руководством Университета.
12.2.5. Описи дел постоянного хранения и по личному составу структурного подразделения составляются по установленной форме (приложения №№14,15) в двух экземплярах и представляются в отдел организации архивного дела не ранее чем через год и не позднее чем через три (календарных) года после завершения дел в делопроизводстве. Один экземпляр описи передается в отдел организации архивного дела вместе с делами, второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.
12.2.6. В описях дел указывается полное наименование (без сокращений) структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В тех случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано) под прежним наименованием указывается его новое наименование.
12.2.7. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы, расположенные по графам таблицы:
графа 1 - порядковый номер дела по описи;
графа 2 - индекс дела по Сводной номенклатуре дел Университета;
графа 3 - заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
графа 4 - крайние даты дела;
графа 5 - количество листов в деле (томе, части);
графа 6 - примечание (заполняется при необходимости).
В опись дел временного (свыше 10 лет) хранения перед графой «Примечание» добавляется графа «Срок хранения дела», которая заполняется в соответствии со Сводной номенклатурой дел Университета.
12.2.8. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе Сводной номенклатуры дел Университета;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи (графа 1) - валовый (1, 2, 3 …);
- графы №№ 2, 3, 4, 5 описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с отделом организации архивного дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками (например, Приказы по личному составу работников Клинического центра) пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же» (например, То же. №№ 1520 - 1620). При этом другие сведения о делах (крайние даты дела, количество листов) вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью);
- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т.п.
12.2.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) фактическое количество дел в описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Наличие литерных номеров дел увеличивает итоговое количество дел, например, В данную опись внесено 25 (двадцать пять) дел с № 1 по № 23, в том числе литерные номера 15а, 20а. Наличие пропущенных номеров дел уменьшает итоговое количество дел, например, В данную опись внесено 23 (двадцать три дела) с № 1 по № 25, в том числе пропущенные номера 15, 20.
12.2.10. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, даты составления описи, согласовывается с руководителем службы ДОУ Университета и утверждается руководителем структурного подразделения.
12.2.11. Описи дел по личному составу (приложение №14) в структурных подразделениях составляются аналогично требованиям к описям дел постоянного хранения (см. п.п. 12.2.6. - 12.2.10.).
Описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах и представляются в отдел организации архивного дела не ранее чем через год и не позднее чем через три (календарных) года после завершения дел в делопроизводстве. Два экземпляра описи передаются в отдел организации архивного дела вместе с делами, третий остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.
Отдельно составляются описи на приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы Т-2, карточки-справки по заработной плате, своевременно невостребованные личные документы, договоры работников, не вошедшие в состав личных дел, и другие документы по личному составу со сроком хранения 75 лет, включенные в Сводную номенклатуру дел Университета.
Заголовки дел в описях приказов по личному составу (срок хранения 75 лет) систематизируются строго по хронологии. Заголовки дел в описях личных дел, личных карточек формы № Т-2, невостребованных личных документов и т.д. систематизируются строго по алфавиту фамилий, имен, отчеств (вплоть до последней буквы). Фамилии, имена, отчества в опись вносятся полностью.
12.2.12. Отдельные виды документов имеют особенности включения их в опись дел в зависимости от даты создания, подписания, утверждения, срока действия.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные должностными лицами, включаются в опись по дате их утверждения. Например, Положение о структурном подразделении, утвержденное в 2010 году, включается в опись дел за 2010 год.
Долгосрочные и перспективные планы включатся в опись по начальному году их действия. Отчеты за несколько лет включаются в опись по последнему году отчетного периода.
Договоры, соглашения постоянного срока хранения при отсутствии в документе срока окончания действия договора, соглашения включаются в опись по году подписания.
Договоры, соглашения постоянного срока хранения с указанием срока их действия и делопроизводство, по которым ведется в течение длительного периода времени, включаются в опись по дате окончания срока действия договора.
Договоры работников, не вошедшие в состав личных дел, включаются в опись по году окончания срока действия договора.
Дела, заведенные по учебному году, вносятся в опись по первому в дате году. Например, Годовой отчет о работе кафедры за 2010/2011 учебный год, вносится в опись дел постоянного хранения за 2010 год.
12.2.13. При составлении описи должны быть проверены качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по Сводной номенклатуре дел Университета. При обнаружении отсутствии дел структурным подразделением принимаются меры по их розыску. В случае отсутствия подлинников документов возможна их замена заверенными копиями. Если принятые меры не дали результатов, то составляется акт о необнаружении документов, пути розыска, которых исчерпаны (приложение №17). В акте обязательно должны быть указаны причины отсутствия дел, документы, которые могут частично восполнить утраченные сведения. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта вместе с описями представляется в отдел организации архивного дела. Второй экземпляр остается в структурном подразделении.
При составлении описей дел по личному составу обязательно должна быть проведена сверка фактического количества личных дел с количеством лиц, включенных в приказы об отчислении в связи с окончанием установленного срока обучения; не завершивших обучения по различным причинам; уволенных в течение года. В случае отсутствия какого-либо дела должен быть составлен акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
12.2.14. В случае неисправимых повреждений дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в структурных подразделениях в силу непреодолимых причин (пожар, затопление и т.д.) составляется акт о неисправимых повреждениях документов (приложение №18). В акте обязательно должны быть указаны причины неисправимых повреждениях документов; документы, которые могут частично восполнить утраченные сведения. В случае, если документы утрачены (повреждены) в результате пожара, жилищно-коммунальных аварий, к акту о необнаружении (повреждении) дел прикладывается копия акта о пожаре (аварии).
12.2.15. Описи печатаются на персональном компьютере. При печатании описи на компьютере элементы описательной статьи описи печатаются в виде таблицы без использования вертикального и горизонтального графления. На компьютере опись печатается с использованием шрифта Times New Roman размером № 14, Arial - № 12.
Номер дела, индекс дела, крайние даты и количество листов указываются в описи на уровне первой строчки заголовка
Заголовок в описи располагается без отступа от левого поля соответствующей графы. Остальные элементы описательной статьи описи можно центровать в соответствующих графах.
Левое поле листа описи должно быть не менее 30 мм, чтобы при подшивке описи текст, свободно читался.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, и другие элементы описательной статьи печатаются через один межстрочный интервал. Описательные статьи отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.
Названия разделов описи помещается в графе «заголовок дела» или в разрыве между строками. Рекомендуется названия разделов выделять жирным шрифтом. Не допускается размещение названий разделов и подразделов описи на одной строке.
Перед распечаткой описи текст необходимо отформатировать. При этом следует учесть, что заголовки дел нельзя переносить на новую страницу, оставляя на прежней странице первую строку заголовка, или переносить на новую страницу только последнюю строку заголовка. Даты заголовка должны размещаться на одной странице. Не допускается размещение названий разделов в конце страницы. Начало итоговой записи должно располагаться на том же листе, что и последняя описательная статья.
Описи дел передаются в отдел организации архивного дела на бумажном и электронном (в формате документа MS Word) носителях.