Докладная (служебная) записка
Это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги.
Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Пример оформления внешней докладной записки:
| Министерство образования Республики Беларусь Отдел образования Администрации Октябрьского р-на | Генеральному директору Завода точного машиностроения Петрову И.И. | |
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19.05.02 №15 г. Минск | ||
| О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей |
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2002 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стекла, корпус №2 нуждается в ремонте.
Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.
Заведующая отделом Подпись Н.И.Пирогова
Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Без его получения на работника нельзя накладывать дисциплинарные взыскания.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляются отдельными работниками. Как и внутренние докладные записки, они могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителями, воспроизводятся те же реквизиты что и во внутренней докладной записке.
| Наименование министерства или ведомства НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ Наименование структурного подразделения | Наименование должности адресата с включением названия организации (в дательном падеже) Фамилия И.О. |
| ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Дата | |
| Заголовок начинается с предлога "О чем..." |
Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.
Наименование должности лица,
подписавшего документ подпись И.О.Фамилия
В дело 00-00
Дата
Подпись
Письмо
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, которые служат средством общения с учреждениями, частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).
Существует много видов служебных писем. Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требуют ответа. Письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание, не требуют ответа.
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишется, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишется. Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.
Письма адресуются в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Реквизит "Адресат" оформляется с 4 положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресуется организациям или в ее структурное подразделение, то они пишутся в именительном падеже.
Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагается в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
Факты, события излагаются объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.
Текст письма состоит из вводной и основной частей. В водной части указываются причины, послужившие для составления письма, даются ссылки на факты, документы и т.д. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, сообщение, отказ... Письмо может состоять только из основной части ("просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля").
Все логические элементы письма выделяются абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, надо избегать ненужных сокращений. Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа – "ОРГАНИЗАЦИЯ СООБЩАЕТ"; от третьего лица множественного числа – "ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕКТИВ И УЧЕНИКИ ШКОЛЫ ПРИГЛАШАЮТ"; от первого лица единственного числа – "ПРОШУ"; от первого лица множественного числа "ПРОСИМ".
Начало письма может иметь варианты обращения: Уважаемый Николай Петрович! Николай Петрович! Господин Петров! Уважаемые господа! (когда не известны имена получателей письма). Уважаемый господин Петров!
Письмо оформляется в двух экземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр – на бланке, первый экземпляр отправляют адресату, второй – в дело.
К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1,5-2 интервала) пишется слово Приложение (от начального поля, с большой буквы). Текст примечания пишется столбиком, через 1 интервал. Если примечаний несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, отделяются друг от друга двумя интервалами.
Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит из элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи – инициалы, фамилия – 2 положение табулятора (16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого поля). Элементы визы отделяются друг от друга 1,5-2 интервалами.
Справка
Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов:
1.Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные.
Выводы и предложения в справке не даются. Это отличает ее от докладной записки.
В справке фиксируют сведения определенного отрезка времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, "О............. за 1 квартал 1997 года". Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.
Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер учреждения.
Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляются, на общем бланке формата А4, а внутренние справки – на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.
Датой справки является дата ее подписания.
Адресат оформляется, как и на других документах, но не указывается почтовый адрес.
2.Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. Выдаются по запросам заинтересованных лиц или учреждений.
Это наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Отличительной чертой такой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста.
Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации, куда она представляется.
В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: "настоящая справка", "действительно учится" и т.д.
Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в такую трафаретную форму справки от руки (нельзя пользоваться красными или зелеными чернилами, пастой) или на пишущей машине.
Доклад
При проведении заседаний, совещаний, собраний большое значение имеет содержание доклада.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить: цель документа, правила оформления.
Доклад может преследовать две цели:
· информирование;
· информирование и убеждение.
Составление доклада – мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада. Исходя из цели доклада, выбирается логическое построение материала. Например, постановка проблемы, анализ проблемы, возможные решения, вывод, план действия, проблемы, выводы. В докладе должны присутствовать элементы:
· вступление – документ представляет наглядно и доступно цели, его назначение;
· основная часть – излагаются основные факты, автор свободно обращается с материалом для доказательства и убеждения;
· выводы – представляются в виде положений;
· рекомендации – предложение действий, вытекающих из выводов.
Текст доклада должен состоять из коротких предложений, так как длинные предложения плохо воспринимаются. Предложение должно быть не более 20 слов. Для использования в докладе цифр, нужно найти эффективный способ их подачи, чтобы слушающий или читающий доклад пришли к нужному вам выводу.
Текст доклада пишется через полтора-два интервала. Указывают название документа – ДОКЛАД; тему доклада. Если доклад является приложением, то в правом верхнем углу нужно сделать пометку:
Приложение
к протоколу № 3
собрания трудового
коллектива
Телеграмма
Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: "внеочередная", "правительственная", "срочная" и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.
В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.
Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб.
Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), – (минус), + (плюс), ! (восклицателный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Телефонограмма
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону, записывается получателем). Используется для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений в пределах телефонной связи.
При передаче телефонограммы надо придерживаться следующих рекомендаций:
· передавать краткую и срочную информацию;
· проверять правильность записи повторным чтением;
· не передавать сложные тексты (текст должен быть не более 50 слов);
· не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
· записывать в специальный журнал, или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применение специальных бланков целесообразно при значительном объеме телефонограмм).
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список учреждений-адресатов и номера телефонов, по которым она передается.
Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или исполнителем. После приема телефонограмма немедленно передается для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.
Регистрационный номер телефонограмме присваивается секретарем руководителя или лицом, ответственным за документационное обеспечение.
Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее. Реквизиты телефонограммы: Наименование организации-отправителя; адресат (должность и фамилия лица, кому направлен документ); название вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА; дата, номер; место составления; текст; подпись; должность, фамилия передавшего телефонограмму; номер телефона, время передачи; должность, фамилия принявшего документ, номер телефона, время приема.
Контрольные вопросы к теме №3:
1. Укажите группы, на которые подразделяются документы, входящие в систему ОРД.
2. Что является основанием для принятия решения и доказательством исполнения?
3. Что такое устав организации?
4. Укажите реквизиты, которые должны содержаться в уставе.
5. Укажите основные виды инструкций.
6. Как вносятся изменения в инструкции?
7. Какие реквизиты входят в состав инструкций?
8. Какие бывают положения?
9. Кто подписывает и утверждает положения?
10. Какие реквизиты входят в состав формуляра-образца положения?
11. Какие положения закрепляет штатное расписание организации?
12. Кто подписывает, согласовывает и утверждает штатное расписание?
13. Какие документы относятся к распорядительным?
14. По каким вопросам обязательно издаются распорядительные документы?
15. Приведите очередность подготовки распорядительных документов.
16. Из каких частей состоит решение?
17. Из каких реквизитов состоит формуляр-образец решения?
18. Что такое распоряжение?
19. Какие группы распоряжений существуют?
20. Укажите реквизиты, входящие в состав формуляра-образца распоряжения.
21. Укажите схему составления распорядительного пункта.
22. Что такое указание?
23. Кому предоставлено право издания указаний?
24. Какие реквизиты входят в состав формуляра-образца указания?
25. Что такое приказ по основной деятельности?
26. Каковы стадии подготовки проекта приказа?
27. Какие реквизиты входят в состав формуляра-образца приказа?
28. Как содержания приказа доводится до сведения исполнителей?
29. Каковы ограничения при подписывании приказа?
30. Каковы реквизиты формуляра-образца выписки из приказа?
31. Какие существуют виды постановлений?
32. Укажите реквизиты, входящие в состав формуляра-образца постановления?
33. Какие документы относятся к категории информационно-справочных?
34. Укажите цель создания актов.
35. Какие реквизиты входят в формуляр-образец акта?
36. Кто и как подписывает и утверждает акты?
37. Что такое протокол?
38. Какие реквизиты входят в состав формуляра-образца протокола?
39. Укажите схему составления вводной части протокола.
40. Укажите схему составления основной части протокола.
41. С какой целью составляется докладная (служебная) записка?
42. Какие реквизиты включает в себя формуляр-образец докладной (служебной) записки?
43. С какой целью составляется объяснительная записка?
44. Укажите основные требования к содержанию письма.
45. Назовите отличия друг от друга двух видов справок.
46. Каковы основные элементы доклада?
47. Назовите основные рекомендации при составлении телефонограмм.