Правила составления документов
Все документы оформляются на бумаге формата А4 и А5, допускается также использование форматов А3 и А6.
Большая часть документов оформляется на бланках организаций.
Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной информации.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на ПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаге. В действующем ГОСТе указан перечень из 29 реквизитов.
| Наименование реквизита | Код реквизита |
| Государственный герб РФ | |
| Герб субъекта РФ | |
| Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | |
| Код организации по ОКПО | |
| Код формы документа по ОКУД | |
| Наименование организации | |
| Справочные данные об организации | |
| Наименование вида документа | |
| Дата документа (ограничительная отметка) | |
| Регистрационный номер документа (ограничительная отметка) | |
| Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная | |
| отметка) | |
| Место составления или издания документа | |
| Гриф ограничения доступа к документу | |
| Адресат (ограничительная отметка) | |
| Гриф утверждения документа | |
| Резолюция | |
| Заголовок к тексту (ограничительная отметка) | |
| Отметка о контроле (ограничительная отметка) | |
| Текст документа | |
| Отметка о наличии приложения | |
| Подпись | |
| Гриф согласования документа | |
| Визы согласования документа | |
| Печать | |
| Отметка о заверении копии | |
| Отметка об исполнителе | |
| Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | |
| Отметка о поступлении документа в организацию | |
| Отметка для автоматического поиска документа |
Каждый реквизит имеет три части:
заголовочную (содержит реквизиты, расположенные до текста), которая в свою очередь делится на левую и правую половины;
основную (содержательную), содержит информацию по сути документа;
оформляющую (содержит реквизиты, расположенные после текста).
Реквизиты бланка
В зависимости от типа и назначения документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают его юридическую силу.
В эту группу входят следующие реквизиты:
Наименование организации должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования. Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, и справочные данные об организации.
Сведения об организации. ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адрес электронной почты и др.
Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.) Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.
Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:
дата подписания (для приказов, писем, факсов);
дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
дата события, которое зафиксировано на документе.
Дат на документе может быть несколько, основной считается дата подписания.
Дата оформляется арабскими цифрами, на нее отводится 10 знаков, восемь цифр и разграничительные точки.
Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер, считая от начала года (календарного или учебного). Каждый вид документов имеет свою индексацию, которая разрабатывается на предприятии.
Реквизиты дата и регистрационный номер оформляются в одной строке документа и выравниваются по левому краю.
Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на
Адресат располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция содержит распоряжение руководителя относительно решения вопроса, изложенного в документе. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания (без пометки «ответственный»).
Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст».
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?». На него отводится 10 см в левой половине заголовочной части и он должен занимать не более 2 строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа.
Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с междустрочным полуторным интервалом (для формата А5 можно одинарный интервал). Отступ в 1 строке рекомендуется 1,25 см
Подпись – обязательный реквизит для каждого документа. В его состав входит: наименование должности, личная (рукописная подпись), расшифровка.