Лекция: «Основы делопроизводства»

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого учреждения. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Рос архив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Основные понятия делопроизводства и документооборота:

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство. Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

üсоздание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

üпередача документов для их последующего исполнения или принятия решений;

üрегистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

üсистематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Классификаторы

Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды.

Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.

По содержанию классификаторы делятся на 3 типа:

1.Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД.

2.Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО.

3.Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документы можно классифицировать по различным признакам.

1. По характеру информационных связей предприятия:

внешние – нормативные документы вышестоящих органов (налоговой службы, органов соцзащиты), а также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций;

внутренние – документы, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия.

2. По назначению в процессе управления:

организационные – устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников;

распорядительные – приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю», «Обязываю», «Решил»);

документы по личному составу – документы устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. К ним относятся приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате;

информационно-справочные – письма, справки, факсы, докладные записки, телефонограммы и т.д.

3. По направленности документопотока:

входящие – поступившие от других организаций;

исходящие – документы, которые отправляются другим организациям;

внутренние – имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию для решения внутрипроизводственных задач.

4. По содержанию:

первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные;

сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

5. По типу носителя:

бумажные;

электронные – документы, выполненные с использованием прикладной программы и хранящиеся на машинном носителе.

6. По форме:

индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки);

трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;

типовые – созданные для группы однородных предприятий.

7. По срокам исполнения:

срочные – требующие исполнения в определенный срок,

несрочные – для которых срок исполнения не установлен;

8. По виду оформления:

подлинники – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз;

копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

выписки – документы, содержащие сведения из того или иного раздела подлинника. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

дубликаты – документы, выдаваемые в случае утери подлинного документа и имеющие одинаковую юридическую силу с подлинником.

9. По сложности:

простые – посвящены одному вопросу;

сложные – охватывают несколько вопросов.

10. По происхождению:

служебные – затрагивают интересы предприятия;

личные – касаются конкретного лица и являются именными.

Реквизиты бланка

В зависимости от типа и назначения документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают его юридическую силу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

Наименование организации должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования. Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, и справочные данные об организации.

Сведения об организации. ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адрес электронной почты и др.

Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.) Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:

дата подписания (для приказов, писем, факсов);

дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

дата события, которое зафиксировано на документе.

Дат на документе может быть несколько, основной считается дата подписания.

Дата оформляется арабскими цифрами, на нее отводится 10 знаков, восемь цифр и разграничительные точки.

Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер, считая от начала года (календарного или учебного). Каждый вид документов имеет свою индексацию, которая разрабатывается на предприятии.

Реквизиты дата и регистрационный номер оформляются в одной строке документа и выравниваются по левому краю.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на

Адресат располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция содержит распоряжение руководителя относительно решения вопроса, изложенного в документе. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания (без пометки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст».

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?». На него отводится 10 см в левой половине заголовочной части и он должен занимать не более 2 строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа.

Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с междустрочным полуторным интервалом (для формата А5 можно одинарный интервал). Отступ в 1 строке рекомендуется 1,25 см

Подпись – обязательный реквизит для каждого документа. В его состав входит: наименование должности, личная (рукописная подпись), расшифровка.

ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ

Приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности формируются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

üнаименование предприятия; üнаименование вида документа; üкод организации (ОКПО); üдата; üиндекс; üзаголовок к тексту; üотметка о контроле; üтекст; üподпись; üвизы; üотметка об исполнении документа; üотметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей:

констатирующей, в которой отражаются цели и задач предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

распорядительной, в которой содержатся предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с указания конкретного действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Текст решения также состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме:

В связи (на основании) /причины издания документа/ /название распорядительного органа/

РЕШИЛ (а, о):

Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями.

Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого лица должностных лиц

В случаях, когда констатирующая часть распоряжения присутствует, текст распорядительной части начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Утверждению подлежат:

üакты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );

üдоговоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);

üзадания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);

üинструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);

üнормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

üотчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);

üперечни (должностей работников с ненормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)

üпланы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

üпрограммы (командировок, проведения работ и мероприятий);

üположения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);

üрасценки на производство работ;

üструктура и штатная численность;

üтарифные ставки;

üштатные расписания и изменения к ним;

üсмета расходов средств организации;

üсмета расходов на содержание специалистов организации.

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати дожжен хорошо читаться.

Перечень документов, на которых ставится печать:

Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.