What Does a Document Control Specialist Do?

A document control specialist typically spends much of his or her time fine-tuning the literature, manuals and instruction materials that accompany highly technical products. Most document control specialists work in industries such as engineering or pharmaceutical manufacturing, where the work is complex and simple language is a rarity. Clear instructions and product use information are imperative, however, which is where the document control specialist comes in. This professional essentially acts as quality control for literature and texts that are released to the public. The job entails mostly corroboration, data inputting and consistency checks at a high level.

In most contexts, a document control specialist works as a member of a technical writing team. Technical writing basically seeks to capture the essence of a procedure or product, and then frame it in language that is more readily understood by consumers. This involves more than simply describing and translating, however. A technical document control specialist must be extremely accurate and must ensure that consistent language and coding is being used throughout the materials. Information that is published or distributed that cannot be readily understood can lead to injury or product misuse, both of which can have negative consequences for the manufacturer.

Most of what document control specialists work on is the instruction manuals and technical documentation that accompany electronic and technological products. When the writing team has finished compiling this information, the document control specialist reviews it, looking for clarity and accuracy. This often involves the use of a special industry-specific lexicon of highly technical terms. Those terms must be defined and used consistently throughout the materials. When specialists find errors or discover places where more clarification is needed, they usually will send the documents in question back to the writing team.

Effectiveness in document control specialist jobs generally requires a keen attention to detail and an aptitude for complex material. Specialists usually do not need to possess a lot of subject matter expertise, however. Most of the time, document specialists are permitted to learn the ins and outs of the industry on the job. Exceptions exist for projects in the military and national defense arena, because these specialists usually must have first-hand knowledge of the parts that are being built and described. In most other contexts, however, a bachelor’s degree, experience writing and editing and strong organizational skills are the only requirements.

Outside of engineering and science, the term “document control specialist” is sometimes, albeit rarely, applied to entry-level employees who are often little more than mail clerks. These employees handle the influx of documents, process memos and sort ingoing and outgoing mail. This sort of professional and those who work in the top tiers of manufacturing have little in common aside from job title.

Текст 4

Что делает специалист по контролю документов?

Специалист по документообороту обычно тратит большую часть своего времени на тонкую настройку литературы, руководств и инструкций, которые сопровождают высокотехнологичные продукты. Большинство специалистов по контролю документооборота работают в таких отраслях, как инженерное или фармацевтическое производство, где работа сложная, а простой язык - редкость. Однако четкие инструкции и информация об использовании продукта являются обязательными, и именно там входит специалист по контролю документов. Этот профессионал, по сути, действует как контроль качества литературы и текстов, которые публикуются для общественности. Эта работа влечет за собой главным образом подтверждение, проверку ввода данных и согласованность на высоком уровне.

В большинстве случаев специалист по контролю над документами работает в качестве члена команды технического письма. Техническое письмо в основном стремится уловить суть процедуры или продукта, а затем сформулировать ее на языке, который легче понять потребителями. Однако это связано не только с описанием и переводом. Специалист по техническому документообороту должен быть предельно точным и должен обеспечивать, чтобы на всех материалах использовался согласованный язык и кодирование. Информация, опубликованная или распространяемая, которая не может быть легко понята, может привести к травме или неправильному использованию продукта, которые могут иметь негативные последствия для производителя.

Большинство из тех, над которыми работают специалисты по контролю документов, - это руководства по эксплуатации и техническая документация, которые сопровождают электронные и технологические продукты. Когда письменная команда закончила компиляцию этой информации, специалист по контролю документов просматривает ее, ищет ясность и точность. Это часто связано с использованием специальной отраслевой лексики высокотехнических терминов. Эти термины должны определяться и использоваться последовательно во всех материалах. Когда специалисты находят ошибки или обнаруживают места, где требуется больше разъяснений, они обычно отправляют документы, о которых идет речь, в письменную группу.

Эффективность работы специалиста по документообороту обычно требует пристального внимания к деталям и склонности к сложным материалам. Однако специалистам, как правило, не нужно обладать множеством предметов. Большую часть времени специалистам по документам разрешено изучать все отрасли промышленности на рабочем месте. Исключения существуют для проектов на военной и национальной арене обороны, поскольку эти специалисты обычно должны иметь непосредственное знание частей, которые строятся и описываются. Однако в большинстве других случаев степень бакалавра, письменное и редактирование опыта и сильные организационные навыки являются единственными требованиями.

Вне техники и науки термин «специалист по контролю документов» иногда, хотя и редко, применяется к сотрудникам начального уровня, которые часто являются немногим более, чем почтовые служащие. Эти сотрудники обрабатывают приток документов, заметок процессов и сортировку входящей и исходящей почты. Этот вид профессионалов и тех, кто работает в топ-классах производства, имеет мало общего с тем, чем должно занимать должность.

Текст 5