Отметка о наличии приложения.

В сопроводительных письмах используется ссылка на приложение к письму.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена одним из следующих способов:

1. Если приложение названо в тексте:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров:

Приложение: договор от 17 января 2008 г. N 3 на 5 л. в 2 экз.

3. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Проект бюджета на 2009 год на 20 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к проекту бюджета на 2 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: договор от 17 января 2008 г. N 3 и приложения к нему, всего

на 25 л.

5. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти в 2 экз.

Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

6. Приложение, которое является самостоятельным документом и направляется сопроводительным письмом, оформляется следующим образом:

Приложение

к письму губернатора

Пермского края

от ___________ N _________

или

Приложение

к письму председателя

Правительства Пермского края

от ___________ N _________

Подпись.

Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом и отметкой о наличии приложения.

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:

Председатель департамента Личная подпись Инициалы, фамилия

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Если должностное лицо, на бланке которого заготовлен проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ. Например:

И.о. губернатора края Личная подпись Инициалы, фамилия

Отметка об исполнителе.

На последней странице письма в нижнем левом углу делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает инициалы, фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя и номер его служебного телефона. В случае если письмо отправляется за пределы г. Перми, номеру служебного телефона должен предшествовать телефонный код г. Перми.

Например:

А.Б.Иванов

217 44 56

или

Андрей Борисович Иванов

217 44 56

Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии подлиннику документа на последнем листе копии на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Верно

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата

Допускается копию документа заверять штампом.

В случае представления копии или выписки из документа в другую организацию отметка о заверении копии заверяется печатью.

Составление номенклатур дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в структурных подразделениях администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края, с указанием сроков хранения по установленной форме.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и поиска дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о структурном подразделении администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, исполнительном органе государственной власти Пермского края, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения. Изучаются также состав и содержание документов, образующихся в их деятельности.