Перечень бланков документов.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах форматов А4 и А5. Выбор формата бланка зависит от объема документа.

Бланки указов и распоряжений губернатора Пермского края, постановлений и распоряжений Правительства Пермского края, распоряжений председателя Правительства Пермского края, бланки документов губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края и заместителей председателя Правительства Пермского края для переписки внутри страны и для международной переписки с воспроизведением Герба Пермского края в многоцветном варианте изготавливаются типографским способом. Перед печатанием в типографии бланков с Гербом Пермского края проводится согласование правильности цветового изображения Герба Пермского края с геральдической комиссией. Бланки других документов с изображением Герба Пермского края воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники.

Установлен следующий порядок применения бланков документов:

Распорядительные документы оформляются на бланках конкретных видов документов.

Акты губернатора Пермского края оформляются на бланках указов и распоряжений, подписываются губернатором Пермского края (или исполняющим обязанности губернатора Пермского края).

Распоряжения руководителя администрации губернатора Пермского края оформляются на бланке распоряжения, подписываются руководителем администрации губернатора Пермского края (или исполняющим обязанности руководителя администрации губернатора Пермского края).

Акты Правительства Пермского края оформляются на бланках постановлений и распоряжений Правительства Пермского края и подписываются председателем Правительства Пермского края (или исполняющим обязанности председателя Правительства Пермского края).

Распоряжения председателя Правительства Пермского края оформляются на бланке председателя Правительства Пермского края и подписываются председателем Правительства Пермского края (или исполняющим обязанности председателя Правительства Пермского края).

Приказы руководителя аппарата Правительства Пермского края оформляются соответственно на бланке приказа, подписываются руководителем аппарата Правительства Пермского края (или исполняющим обязанности руководителя аппарата Правительства Пермского края).

Бланки писем применяются при направлении документов в сторонние организации.

Письма, направляемые адресатам в пределах Российской Федерации и Пермского края, оформляются на бланках документов должностных лиц для переписки внутри страны (подписываются губернатором Пермского края, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем администрации губернатора Пермского края, руководителем аппарата Правительства Пермского края) или на бланках администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края.

Письма, направляемые за пределы Российской Федерации, оформляются на бланке документа должностного лица для международной переписки и подписываются губернатором Пермского края (или исполняющим обязанности губернатора Пермского края).

При внутренней переписке информационного характера между должностными лицами, структурными подразделениями администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края бланки писем не применяются. В основном переписка происходит по служебным запискам.

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и решений.

Текст документа должен содержать достоверную, точную и аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.

Текст документа должен быть изложен в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации официально-деловым стилем.

Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:

использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул;

нейтральным тоном изложения;

определенным порядком (последовательностью) изложения информации, сжатостью и компактностью.

Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей или разных структурных подразделений).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

Содержание и структура текста документа определяются его функциональным видом (приказ, письмо, акт, протокол и т.д.) и разновидностью (приказ по основной деятельности, приказ по личному составу, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).

Подготовка и оформление приказов руководителя

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач деятельности организации, а также по кадровым вопросам.

Руководитель издает приказы:

по основной деятельности;

по личному составу.

Приказы руководителя вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самом приказе. Действие приказа может быть отменено, приостановлено, в него могут быть внесены необходимые изменения и дополнения посредством издания отдельного приказа.

Приказы обязательны для исполнения сотрудниками организации.

Подготовка и оформление приказов.

Проекты приказов готовятся конкретными специалистами по поручению руководителя.

Подготовка проектов приказов состоит из следующих этапов:

изучение существа вопроса, изучение действующих законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов по вопросу;

составление текста проекта приказа (формулирование поручений, установление конкретных сроков и исполнителей) и его оформление, изготовление проекта приказа на бланке;

визирование (согласование) проекта приказа, доработка (при наличии замечаний);

представление для подписания.

Для подписания представляется полностью подготовленный проект приказа.

Особенности подготовки приказов по основной деятельности.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части приказов излагаются:

цели и задачи предписываемых действий;

факты, события, мотивы, основания для издания приказа;

обоснование необходимости совершения распорядительных действий.

Констатирующая часть в таких случаях начинается с предлогов "Для", "С целью", "В связи". Например: "Для подготовки дел к передаче на архивное хранение...".

Констатирующая часть может отсутствовать, если не требуется пояснение или обоснование издания приказа.

В констатирующей части приказов, издаваемых во исполнение, на основании или в развитие нормативных распорядительных документов, указываются наименование вида документа-основания, наименование организации-автора документа, его дата и номер, заголовок. Констатирующая часть оформляется предложением, начинающимся с предлогов "В соответствии...", "На основании...", "Во исполнение...".

Распорядительная часть приказа, как правило, начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается отдельной строкой прописными буквами без кавычек. В ней формулируются управленческие действия, задания, сгруппированные по пунктам.

Пункты печатаются с красной строки и нумеруются арабскими цифрами.

В каждом пункте указываются исполнители, конкретные действия, задания (выраженные глаголом в неопределенной форме), сроки исполнения предписываемых действий. Сроки исполнения должны быть реальными. Должность исполнителя, наименование структурного подразделения (в дательном падеже) указываются в соответствии со штатным расписанием.

Пункты приказа, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить...", "Установить..." и др.).

В последнем пункте распорядительной части приказа указываются полное наименование должности, фамилия должностного лица (в винительном падеже) или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Если приказ дополняет, изменяет, отменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в отдельном пункте приказа.

Приказ может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста распорядительной части, например: "согласно приложению", "в соответствии с приложением", "прилагается".

Приложения к приказам оформляются в виде текста, а также планов мероприятий, таблиц, перечней, образцов документов, схем и др. Если приложений несколько, они нумеруются. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о его принадлежности к приказу. Например:

Приложение 2

к приказу руководителя

аппарата Правительства

Пермского края

от N

Приложения должны иметь заголовки.

В заголовке приказа должно кратко и четко отражаться основное содержание документа. Заголовок начинается с предлога "о" или "об", отвечает на вопрос "о чем (ком)?" и формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже ("О подготовке...", "О создании...", "Об утверждении...") или с помощью существительных, указывающих на предмет ("О мерах...", "Об итогах...").

Проекты приказов оформляются на бланке приказа руководителя организации.

Подготовленный проект приказа автор проекта согласует с указанными в тексте приказа исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль, правовым управлением аппарата Правительства Пермского края, другими заинтересованными лицами с оформлением листа согласования по установленной форме.