Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста пись­ма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой "На Ваше пись­мо от 12 апреля 1969 г. за № 0514.83 сообщаем...". Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на ко­торый пишется ответ и включает регистрационный номер и дату доку­мента, на который даётся ответ.

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руково­дителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информа­ция: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

В зарубежной коммерческой корреспонденции ссылка на индекс по­лученного документа и индекс самого документа выступают как один реквизит. Обычно он состоит из двух частей - ссылка на индекс входя­щего и индекс отправляемого документа. Индекс документа, на который ссылаются, оформляется первым и сопровождается словами "Ваш ин­декс..." Например: Your ref: ICL/RH - Ваш индекс: ICL/RH. Затем сле­дует индекс отправляемого документа, сопровождаемый словами "Наш индекс...". Например: Our ref: EK/R - Наш индекс: EK/R. После сопро­вождаемых слов ставится двоеточие, после которого проставляется ин­декс. Он может быть цифровым, буквенным или буквенно-цифровым.

Этот реквизит в иностранной корреспонденции оформляется в левом или правом поле и ссылки располагаются друг под другом. В инициа­тивных документах будет только индекс отправляемого документа.

Место составления или издания (реквизит 12)

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставля­ется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 он указывается только в тех случаях "если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации" и "справочные данные об организации". Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местона­хождение вошло в название организации. АО Пермские авиамоторы не указывает в г. Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать - Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петер­бург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пун­ктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для слу­жебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения дос­тупа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземп­ляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ

Адресат (реквизит 14)

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но первона­чально он занимал место в начале текста документа и выделяется в XVIII в. в отдельную строку над текстом документа. В XIX веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Пе­ред обозначением должности и фамилии указывался титул. После ре­волюции 1917 г. порядок адресования значительно упростился и опре­деленный порядок был введен лишь государственным стандартом в 1972 г. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосред­ственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответ­ственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок напи­сания адресата достаточно подробно описан в ГОСТе.

Реквизит "адресат" максимально может состоять из следующих со­ставных частей:

- наименование учреждения, организации (в именительном паде­же);

- наименование структурного подразделения (в именительном па­деже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указывают­ся после фамилии, например: Иванову С.И.);

- почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1.5 межстрочных интервала. Длина мак­симальной строки не должна превышать 9-10 см. и ограничивается пра­вой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся.

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору школы

Фролову П.Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразде­ления, укажем:

Декану экономического

факультета

проф. Черепанову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том слу­чае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или уче­ным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Зав. кафедрой

проф. Логунову А. П.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граж­дан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

Самсоновой А.В.

113556, Москва, ул. Фруктовая,

д.54

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в слу­чае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке коррес­понденции. Например:

Ответственному редактору

журнала "Деньги"

103863, ГСП, Москва, ул. Полянка,

д.8/1

При направлении документа группе однородных организаций адре­сат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подве­домственных организаций. Например:

Заведующим отделениями

Сбербанка РФ

или

Руководителям органов

юстиции субъектов РФ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управ­ления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адреса­тов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рас­сылку составляет тот, кто готовил документ. Слово "копия" перед вто­рым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каж­дого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно на­правлен данный документ.

За рубежом порядок адресования несколько иной. Перед фамилией и именем лица, которому адресуется документ, обязательно проставля­ется обращение. Оно может быть: "Mr", "Miss", "Missies", "Messrs." и т.п. Полное или сокращенное имя получателя указывается всегда перед фамилией.

При адресовании документа в фирму, без указания должности лица, вначале проставляется ее наименование, а затем почтовый адрес.

Например:

The American Magazine

119 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес. Например:

Mr. C.Manri

Credito Milano

Via Cavour

Milan

Italy

или

Г-ну проф. В.Козлову

Руководителю федеральной

архивной службы России

Ильинка 12,

103132, Москва, Россия

4.3 СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде слу­чаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, име­ющих юридическую службу, документы до подписания согласовывают­ся с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в доку­менте.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, тре­буется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

В "Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Фе­дерации" указывается: "С главным бухгалтером (бухгалтером) целесо­образно согласовывать назначение, увольнение и перемещение мате­риально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других)".

В "Положении о главных бухгалтерах" документы, подлежащие со­гласованию с бухгалтером, перечислены более подробно. Это, кроме приказов по личному составу, договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении долж­ностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д.* Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

* Положение о главных бухгалтерах. / /Настольная книга бухгалтера, т. 1. -М.: ИНФГА, 1996, с. 66.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования доку­мента (реквизит 23), состоящей из личной подписи визирующего, её расшифровки и даты. Но виза может быть оформлена и более полно:

указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка (инициа­лы и фамилия) и дата. Например:

Главный бухгалтер

(подпись) Л. И. Иванова

23.11.98

или

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополне­ний к проекту они излагаются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Место визы - ниже подписи или на левом поле документа на после­днем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения - второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, поста­новлений коллегиальных органов обычно визируются на оборотной сто­роне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с ука­занием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой пере­чень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизвод­ству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководите­лю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распе­чатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа мо­жет проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследова­тельскими организациями, общественными организациями, органами го­сударственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоко­лом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа (реквизит 22).

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требова­ниями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным долж­ностным лицом и согласование другим документом, чаще всего пись­мом, протоколом и т.п.. Например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Протокол заседания профкома

(подпись) В.В.Соколова 09.08.97 №25

09.08.97

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.97 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наиме­нование должности, включая наименование организации, ставится лич­ная подпись, дается ее расшифровка, указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита "подпись" на лицевой сторо­не документа.

При необходимости согласования с несколькими организациями мо­жет составляться отдельный лист согласования.

В Государственной системе документационного обеспечения управ­ления рекомендуется лист согласования оформлять по форме:

Лист согласования

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Начальник государственного Председатель Комитета по

правового управления законодательству

подпись Г.С.Остроумов подпись В.С.Гусенков

Согласованный документ направляется для подписания.