Информационная система, её формирование и развитие

Информация как вид ресурсов. Добавим к сказанному, что управление – важнейшая общественная функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой организации. Будучи процессом информационным, управление поддерживает структуру, режим деятельности, выполнение программы функционирования социально-экономического объекта за счёт полной, своевременной и достоверной информации. Причём информация выступает одним из основных ресурсов. Она собирается, передаётся, накапливается, подвергается обработке и используется для принятия управленческих решений, регулирующих производственно-хозяйственную деятельность предприятий, коммерческих сбытовых и финансовых организаций.

Чрезвычайно важным является тот факт, что информация не только проявляет себя как любые другие ресурсы (материальные, трудовые, топливные, энергетические и т.п.), т.е.имеет стоимость и потребительную стоимость, но и выгодно отличается от них тем, что после переработки её объём и полезность не уменьшаются. Информация при этом не теряет своей ценности, а наоборот,увеличивает её, отражая новые знания, которые могут многократно использованы для анализа производственно-хозяйст­вен­ной ситуации, принятия обоснованных управленческих решений.

Однако для этого требуются необходимые условия – наличие чётко организованной информационной системы предприятия, которая обеспечивает информационное обслуживание аппарата управления, реализует обмен информацией между структурными элементами внутри управляемого объекта и с внешней средой.

Понятие и функции информационной системы.Информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи социально-экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в многоаспектных процедурах обработки информации и подготовки управленческих решений.

Информационная система, являясь системой информационного обслуживания работников управленческих служб, выполняет технологические функции по накоплению, хранению и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определённом методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном предприятии, реализует цели и задачи, стоящие перед ним. Различают информационные системы, ориентированные при решении задач управления на ручную или машинную технологию обработки информации.

Ручная технология обработки информации достаточно традиционна, ориентирована на использование различного рода калькуляторов и полностью регламентируется действующими инструкциями по решению управленческих задач в рамках сложившихся методологии и законодательства.

Машинная технология обработки информации рассчитана на применение самого широкого спектра технических средств и, прежде всего, электронных вычислительных машин и средств связи для создания вычислительных систем и сетей различных конфигураций с целью не только накопления, хранения, переработки информации, но и максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или руководителя, принимающих решения.

Современная информационная технология реализуется в условиях спроектированных компьютерных информационных систем, где в процессе их создания увязываются наиболее рациональные методы решения управленческих задач и человеко-машинная технология обработки информации.Компьютерная информационная система (КИС) представляет собой упорядоченную совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических и программных средств, организованных на базе новой информационной технологии решения производственно-экономических задач и информационного обслуживания специалистов служб управления.

Этапы развития компьютерных информационных систем.В середине 60-х годов с появлением ЭВМ и информатики получило развитие новое научное направление–автоматизация управленческого труда. С тех пор и до настоящего времени главным фактором повышения эффективности деятельности работников информационной сферы является внедрение компьютерных информационных систем. Речь идёт об использовании в управлении современных технических средств и компьютерных информационных технологий, обеспечивающих автоматизацию таких функций и процедур, как:

• подготовка и регистрация информации;

• передача информации к месту обработки;

• собственно обработка информации;

• хранение и поиск информации.

В этой работе пройдено несколько этапов.

1. Механизация отдельных видов трудоёмких управленческих задач была характерна для 50-х годов.

2. В 60-е годы основные усилия были направлены на обеспечение непрерывной – в реальном масштабе времени– передачи от управляемых объектов и обработки на ЭВМ самой разнообразной информации с целью принятия своевременных и обоснованных решений.

3. Исключительно важным было распространение в 70-е годы систем комплексной обработки информации на ЭВМ. Это была эра человеко-машинных автоматизированных систем управления (АСУ), где при централизованной обработке в условиях вычислительных центров роль человека-оператора оказывалась не менее существенной, чем технических устройств. Однако сверхцентрализованная обработка имела свои отрицательные стороны – отторжение пользователей от процесса обработки информации, снижение аналитичности и качества результатной информации.

Опыт создания АСУ, внедрение оптимизационных методов в практику экономической работы, формализация ситуаций производственно-хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются компьютерные информационные системы управленческой деятельности (КИСУД).

Преемственность между АСУ и новейшими КИС несомненна. В первых и во вторых системах управление рассматривается как информационный процесс, а объект управления (социально-экономическая система) – как сложная информационная система. В обоих случаях при проектировании систем требуется комплексный подход к изучению производственно-хозяйственного механизма автоматизируемого объекта.

В принципе КИС можно рассматривать как этап дальнейшего развития АСУ, обусловленный внедрением в практику управленческой работы относительно недорогих, но обладающих большими возможностями микроЭВМ и персональных ЭВМ, рассчитанных на конкретного пользователя, владеющего основами информационной технологии.

Несмотря на новизну, концепция КИС прошла уже в своём развитии три этапа.

Дляпервого этапа была характерна слабая оснащённость низовых уровней системы управления микро- и персональной техникой. Отсутствовала автоматизированная связь иерархических уровней управления. Автоматизация зачастую рутинных, часто повторяющихся операций существенно обедняла функциональные и программно-аппаратные возможности ЭВМ.

Второй этап развития КИС характеризуется объединением с помощью каналов связи разрозненных, расположенных на различных уровнях технических средств управления влокальную вычислительную сеть. Она открыла возможности для осуществления ряда таких дополнительных функций как:

• автоматизированная связь между техническими средствами низшего уровня (автоматизированными рабочими местами – АРМ);

• совместная работа технических средств различных уровней;

• «перекачка» вычислительных ресурсов как по горизонтали, так и по вертикали управления с целью исключения «узких» мест в процессах информационного обслуживания пользователей и принятия управленческих решений.

На третьем этапе развития КИС дальнейшая персонализации использования вычислительной техники сочетается с объединением АРМ в единую систему, обеспечивающую каждому пользователю доступ ко всем вычислительным ресурсам системы, её информационным базам, а также к внешним вычислительным ресурсам и базам данных других систем.

Классификация компьютерных информационных систем. Компьютерные информационные системы чрезвычайно разнообразны и могут различаться по нескольким признакам:

• по отрасли функционирования объекта управления (промышленность, сельское хозяйство и др.);

• виду управляемого процесса (технологический, организационный, экономический);

• уровню в системе государственного управления. Так как классификация систем по первому признаку очевидна, рассмотрим второй и третий признаки.

По виду управляемого процесса выделяют такие компьютерные информационные системы:

• управления технологическими процессами;

• организационно-технологические;

• организованного управления;

• обработки информации;

• научных исследований;

• обучающие.

1. КИС управления технологическими процессами – это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устройствами, станками, автоматическими линиями. Ядром комплекса технических средств (КТС), осуществляющим все формализованные операции по сбору, регистрации, первичной и окончательной обработке, передаче, хранению информации, являются мини-ЭВМ. Принятие управленческого решения в системе остаётся за человеком.

2. Организационно-технологические КИС представляют собой многоуровневые системы, сочетающие функции КИС управления технологическими процессами и КИС управления производством предприятия. Это, по существу, интегрированный КИС.

3. КИС организационного управления. Для такой системы объектом управления служат производственно-хозяйственные, социально-экономические процессы, реализуемые на всех уровнях управления экономикой (межотраслевом, отраслевом, территориальном, на уровне предприятий и организаций). Типичный пример системы организационного управления – КИС управления производством предприятия.

4. КИС обработки информации. Объектом автоматизации для таких систем являются информационные фонды, массивы данных на носителях и процессы по их формированию, сбору, передаче, обработке. Цель таких систем – информационное обслуживание различных пользователей. Чисто КИС обработки информации смыкаются с КИС организационного управления и входят в контур последних. Разновидностью КИС обработки информации являются многочисленные системы обработки экономической информации – бухгалтерской, статистической, финансовой.

5. КИС научных исследований обеспечивают высокое качество и эффективность инженерных расчётов и научных опытов. Методической базой таких систем служат экономико-математические методы, технической базой -самая разнообразная, вычислительная техника и технические средства для проведения экспериментальных работ и моделирования. Системы научных исследований могут включать в свой контур системы автоматизированного проектирования работ (САПР).

6. Компьютерные обучающие системы получают широкое распространение при подготовке специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.

В соответствии с третьим признаком классификации компьютерных систем выделяют отраслевые, территориальные и межотраслевые системы, которые одновременно являются системами организационного управления, но уже следующего – более высокого уровня иерархии.

7. Отраслевые КИС функционируют в сферах промышленного и агропромышленного комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задачи информационного обслуживания аппарата управления ведомств.

8. Территориальные КИС предназначены для управления административно-территориальными районами. Деятельность территориальных систем направлена на качественное выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчётности, выдачу оперативных сведений местным государственным и хозяйственным органам.

9. Межотраслевые КИС являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своём составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые компьютерные системы обеспечивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль результатов и регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распространения ресурсов.

Тема 11

Управленческое решение

Эта тема позволит изучающим менеджмент пополнить свои знания по следующим вопросам:

· понятие управленческого решения;

· решения в многоярусной экономике;

· содержательные аспекты решения;

· свойства управленческого решения;

· логическая цепочка выработки решений;

· лицо, принимающее решение;

· выбор цели;

· выбор проблемы;

· выбор решения;

· изучение, анализ и оценка ситуации;

· виды решений;

· блок-схема выработки и реализации решений;

· технологические схемы выработки решения;

· принятие решений по фирме;

· требования к технологии принятия решений;

· факторы эффективности решений;

· качество управленческих решений.

Организационная система управления функционирует и развивается благодаря систематически подготавливаемого аппаратом управления воздействия субъекта на управляемый объект, которое в большинстве случаев реализуется в форме управленческого решения. Последнее является ведущей категорией в теории и практике менеджмента, управленческое решение есть итог циклически повторяющего процесса управления, который начинается с цели воздействия, а заканчивается управленческим решением.

11.1. Понятие и содержание управленческого решения

Для изучения и освоения сложной категории менеджмента «управленческое решение» попытаемся ответить на следующие вопросы:

· что понимают под управленческим решением;

· почему решение называют «управленческим» и бывают ли решения неуправленческие;

· может ли решение приниматься вне целесообразной деятельности человека;

· можно ли принять управленческое решение без логической цепочки: цель ® ситуация ® проблема (Ц ® С ® П);

· кто может быть лицом, принимающим решение (ЛПР).

¨ Дадим неполный перечень понятий управленческого решения или различные трактования данной категории. Управленческое решение – это:

1) выбор наилучшей из нескольких альтернатив по заранее установленным критериям;

2) выбор определённого курса действий из возможных альтернатив;

3) результат конкретной управленческой деятельности в организации;

4) воздействие субъекта управления на управляемый объект, определяющее программу выполнения работ, устанавливающие методы и условия достижения поставленной конкретной цели перед объектом управления;

5) нахождение путей разрешения проблемы и организационная работа по практическому её разрешению в управляемой системе;

6) процесс нахождения связи между существующим состоянием производственной системы и желательным, определяемым целью управления (воздействия);

7) развёрнутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический, организационно-правовой акт, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц.

Многозначность понятия «управленческое решение» является характерным для многих категорий теоретического менеджмента и объясняется невозможностью отразить в одном строгом понятии различные аспекты сложной категории. Приведённые определения управленческого решения в совокупности могут полнее дать представление об этой категории.

Иногда определение управленческого решения ограничивают лишь выбором возможного варианта (альтернативы) действий при разрешении проблемы. Данный подход обедняет содержание этой категории теории управления и не содействует его сущности. Можно выбрать хороший вариант действий, но он останется лишь намерением, если не осуществить организационно-практическую деятельность по его выполнению, не проявить настойчивости для его реализации. Иногда решение руководителя не исполняется. Было ли в этом случае управленческое решение? Очевидно, да, но это невыполненное решение, т.е. неосуществлённое воздействие. Одно лишь намерение руководителя действовать определённым образом нельзя рассматривать как управленческое решение. Такой подход отрицательно сказывается на практике управления, побуждая руководителя к изданию многих приказов и распоряжений, а не к конкретному руководству, работе с людьми.

Многоярусная экономика. Читая литературу по вопросам управления, обнаруживаем, что как правило, авторы при рассмотрении управленческого решения ограничиваются рамками фирмы (предприятия) и менеджером (руководителем) как лицом, принимающим решение, т.е. только одним уровнем экономики.

Экономика, в которой главенствующая роль принадлежит человеку, людям, имеет дело с разнообразными объектами в виде средств и предметов труда, с продуктами в виде продукции, товаров, работ, услуг, с ресурсами в виде трудовых, материальных, природных, информационных, финансовых. Соединение и взаимодействие различных видов объектов, продуктов, ресурсов происходит в разных границах и масштабах.

Очевидно, что существует некоторая минимальная экономика, которая концентрируется вокруг одного человека, одной семьи. Столь же ясно, самой большой является мировая экономика, вовлекающая в свою орбиту всех людей, охватывающая все экономические объекты и процессы вместе взятые. Между этими сверх малой и сверх большой экономиками имеется множество промежуточных уровней, этажей, ярусов, каждый из которых характеризуется как количеством, так и видами экономических объектов, процессов, их целевым предназначением.

Чтобы получить наглядное представление о структурном построении экономики, выделим в ней четыре наиболее характерных уровня, то есть представим, что здание экономики состоит из четырёх этажей (рис. 11.1.1).

	Мировая экономика	Э
У		К
Р	Экономика страны, государства,	О
О	региона	Н
В		О
Н	Экономика предприятий и	М
И	предпринимательства	И
		К
	Личная и семейная экономика	И

Рис. 11.1.1

У каждого человека, каждой семьи есть своя индивидуальная маленькая экономика. В неё входит дом, квартира, домашнее хозяйство, личное имущество, собственные деньги. Основные экономические процессы в такой экономике: домашний труд и отдых, питание, ведение хозяйства, выращивание детей, обновление имущества. Это первый этаж «экономического здания».

Основу производственной экономики образуют предприятия, фирмы. Это многочисленные объекты, выпускающие продукцию, производящие товары, работы и услуги. К этому же уровню относится экономическая деятельность отдельных предпринимателей, именуемая предпринимательской деятельностью.

Третий этаж – экономика стран, государств, регионов, объединяющая в единое целое экономику всех предприятий и людей страны, территории.

Верхний, четвёртый этаж занимает мировая экономика, в которую входят экономики всех государств.

Экономика – это не только экономические объекты, процессы, но и управление ими со стороны людей. Экономические ресурсы, будь-то правовые, природные, материальные, информационные, денежные, всегда ограничены. Управляя экономикой приходится искать такие способы действий, такие пути использования ресурсов, которые обеспечивают удовлетворение предпочтительных потребностей, желаний, интересов в той мере, в которой позволяют объёмы ресурсов. От остальных возможностей или альтернатив приходится отказаться.

Так что управление экономикой – это постоянный поиск лучшего использования ресурсов, выбор из числа имеющихся возможностей, принятие решений о предпочтительных способах экономического поведения. Этот процесс называют выбором оптимальных решений.

¨ Почему решение называют «управленческим». Каждый человек управляет своими действиями, являясь участником индивидуального или совместного труда, на любом уровне экономики для достижения результата в соответствии с намеченной целью.

Примеры: 1. Студент на экзамене по «Основам менеджмента» строит схему оптимального (выигрышного) ответа на поставленные в билете вопросы, продумывая пути и средства достижения цели – получения высокой оценки приобретённых знаний. В данном случае студент вырабатывает управленческое решение ради достижения результата в индивидуальном труде по приобретению знаний.

2. Пенсионер решает задачу выбора коммерческого банка для размещения вклада. Он принимает управленческое решение как инвестор.

3. Заведующий кафедрой экономического факультета университета, решая проблему омоложения штата сотрудников кафедры, принимает решение о приёме молодого преподавателя без учёной степени за счёт перевода на полставки профессора и доцента пенсионного возраста.

4. На мясокомбинат поступают жалобы от потребителей на низкое качество колбас. Начальник цеха колбасных изделий принимает решение о повышении качества выпускаемой продукции через поиск путей и средств достижения целей – удовлетворение потребностей потребителей в высококачественной продукции.

Во всех перечисленных случаях речь идёт о выработке управленческого решения независимо от того, на каком уровне экономики находится субъект, принимающий решение: студент и пенсионер в домашнем хозяйстве, заведующий кафедрой в образовательной организации, начальник цеха в коммерческой фирме. Иногда создаётся иллюзия явления, что управленческим может быть только решение, принимаемое менеджером в сфере бизнеса, на предприятии, в организации. Это происходит от того, что в литературе по проблемам управления изучаемая категория рассматривается в рамках коммерческих организаций, предприятия и предпринимательской деятельности.

Неуправленческих решений не бывает, если речь идёт об управлении целенаправленной, полезной, созидательной деятельностью людей в обществе.

¨ Может ли управленческое решение приниматься вне целесообразной деятельности человека. В рыночной экономике на всех её этапах (уровнях) люди являются субъектами хозяйственной деятельности, трудятся ли они в домашнем хозяйстве, организациях бизнеса (в фирмах, на предприятиях) или в правительственных институтах, реализующих функции государственного управления страной и регулирования экономики на различных уровнях – от общенационального до местного.

Средняя семья ведёт отдельное домашнее хозяйство, владеет совместной собственностью, получает общий доход и имеет в среднем устойчивую структуру расходов.

Организации бизнеса и правительственные институты являются структурами главной сферы человеческой деятельности в области экономики – сферы деловой активности людей. Именно в результате этой деятельности домашние хозяйства получают доходы.

Организации бизнеса – это, в основном, частные фирмы (предприятия) различного статуса – от индивидуальных до крупнейших акционерных компаний.

Бизнес (любой вид непосредственной деятельности с целью получения дохода с привлечением собственных средств или опосредованное участие в такой деятельности путём вложения в дело собственного капитала, или владение акциями компании) предполагает полную самостоятельность в принятии хозяйственных решений и соответствующую ответственность за результаты этих решений. Бизнес – всегда риск. Решение держать акции компании или продать, разместить деньги в коммерческом банке, связано с риском.

Все люди как хозяйственные субъекты выполняют экономические функции в различных сферах жизни. Не существует человека, который бы только работал и не участвовал в потреблении. Также практически не существует взрослых людей, кроме живущих на пособие, которые бы только потребляли и никак не участвовали в общественном производстве, и не имели бы дохода. Даже пенсионеры и домашние хозяйки, по крайней мере, косвенно участвуют в сфере деловой активности общества, предоставляя свои сбережения бизнесу в форме вкладов в коммерческих банках или акций компаний.

Большинство же трудоспособного населения либо служит в государственных учреждениях, либо работает по найму в фирмах (на предприятии), либо занято бизнесом, обеспечивая себе и своей семье доход, необходимый для потребления. Таким образом, практически любой взрослый член общества является, с одной стороны, членом домашнего хозяйства, реализуя функцию потребления, а с другой – участником организации бизнеса или правительственных институтов, реализуя функцию производства или управления.

К целесообразной деятельности, где принимаются управленческие решения, надо относить не просто осмысленную, осознанную, но и полезную, результативную деятельность, приводящую к совершено конкретному, осязаемому, нужному результату. Трудовая деятельность должна приносить общественно полезный и общественно признанный созидательный результат. То, что создаётся трудом, должно представлять общепризнанную ценность, удовлетворять не капризы личности, а истинные потребности либо собственные, либо других людей. То есть труд призван создавать продукцию, товары, услуги, информацию, знания, духовные ценности.

Но есть люди (их незначительное меньшинство) с антиобщественной направленностью, живущие на нетрудовые доходы, занимаясь воровством, грабежом, разбоем и т.п., т.е. криминальной деятельностью, которая является преступной и направлена против людей, общества. Такая деятельность не имеет ничего общего с целесообразной деятельностью, создающей блага для людей, не паразитирующей на них. Следовательно, решения людей, занимающихся преступной деятельностью, нельзя считать управленческими решениями по социально-экономическим и морально-этическим соображениям.

Оставшиеся два вопроса («логическая цепочка управленческого решения» и «лицо, принимающее решение») будут рассмотрены в отдельных подтемах.

Содержание управленческого решения. Категория «управленческое решение» имеет многоаспектное содержание. В широком смысле термин «управленческое решение» можно принимать как концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии, как команду, подлежащую выполнению, поступающую от управляющей к управляемой системе. Управленческое решение всегда имеет социально-экономическую природу. Под углом зрения предприятия и системы управления оно часто связано с деятельностью человека, руководящего другими людьми и использующего при этом все свои способности, умения, знания и навыки.

Можно выделить три связанных между собой аспекта управленческого решения:

1) управленческое решение – это вид деятельности, протекающий в управляющей системе и связанный с подготовкой, выбором и принятием определённого варианта действий. В этом аспекте управленческое решение – это вид работы в аппарате управления, определённый этап процесса управления;

2) управленческое решение – это вариант воздействия управляющей системы на управляемую, формула воздействия. В этом смысле уп­рав­лен­ческое решение есть описание предполагаемых действий управляющей системы по отношению к управляемой;

3) управленческое решение – это организационно-практическая деятельность управляющей системы в управляемой системе, акт организационно-практической деятельности руководителя и аппарата управления, осуществляемый по заранее разработанному и сознательно выбранному варианту.

Для правильного понимания управленческого решения нужно всегда учитывать все три его аспекта в единстве и взаимосвязи (рис. 11.1.2)

Рис. 11.1.2.

Решение находится на стыке процесса управления и процесса производства. Оно является важнейшим звеном отношений управления, связующим фактором управляющей и управляемой систем.

Свойства управленческого решения. Конкретизируя социальную сущность управленческого решения, можно выделить такие его свойства:

1) управленческое решение предполагает наличие возможных вариантов действий и выбора одного из них в соответствии с объективно существующей обстановкой, интересами и потребностями;

2) выбор и принятие варианта действий являются результатом сознательной, мыслительно-психологической деятельности человека;

3) необходимость и основное содержание управленческого решения определяются целью и ориентируются на её достижение;

4) управленческое решение обладает активизирующей и организующей силой;

5) в основе управленческого решения лежит целесообразная, организованная и сознательная деятельность людей.

.