Форматирование документа, стили.

Мастера и шаблоны.

Цель работы: освоение приемов форматирования и оформления

документов с использованием стилей, мастеров и шаблонов.

Порядок выполнения работы:

1 Форматирование текста.

2 Создание стиля.

3 Мастера и шаблоны

Форматирование текста

Формат - это внешний вид документа. К нему относятся тип и размер шрифта, его написание (курсив, полужирный , подчёркнутый), расположение (по центру, слева, справа), цвет шрифта и фона, межстрочное и межбуквенное расстояния, отступ и т.д. Для этих параметров форматирования специально создана Панель инструментов Форматирование, которая содержит список шрифтов, инструменты для написания, подчёркивания, расположения, раскрашивания символов и т.п.

Форматирование бывает ручное и автоматическое.

Ручное форматирование

Ручное форматирование выполняется двумя способами: с помощью команд - диалоговых окон Шрифт…, Абзац…, Список… и Стили и форматирование… из меню Формат и с помощью панели инструментов Форматирование.

1 способ – меню Формат:

· форматирование cимвола:

Все параметры символов задаются в окне "Шрифт", вызываемом командой меню Формат\Шрифт.

Под Форматом символа в текстовом редакторе Word понимается:

1) Шрифт (Arial Cyr, Times New Roman Cyr и т.д.)

2) Начертание (курсив, полужирный и др.)

3) Размер шрифта (кегль)

4) Подчеркивание (двойное, штриховое и др.)

5) Эффекты (верхний, нижний индексы, малые прописные и др.)

6) Цвет

7) Межбуквенный интервал (уплотнённый, разреженный и др.)

· форматирование абзаца:

Параметры абзаца устанавливаются в окне "Абзац", вызываемом командой Формат\Абзац.

Под Форматом Абзаца понимается:

1) Отступ (слева, справа, красная строка)

2) Интервалы (межстрочный, перед, после)

3) Выравнивание (влево, по центру, по ширине и др.)

4) Обрамление и заполнение

5) Положение на странице:

-контроль "висячей" (незаконченной) строки

-абзац целиком (на одной странице)

-вместе со следующим абзацем

-наверху страницы

-без переноса слов.

· форматирование списка:

Для представления каждого абзаца текста в виде нумерованного, ненумерованного или иерархического списка нужно выделить абзацы и выполнить команду Формат\Список.

Способ нумерации, символ маркера, формат (положение) абзацев списка можно изменить, нажав кнопку Изменить в окне Список. Сортировка списка выполняется командой Таблица\Сортировка… .

В меню Форматесть также команда Стили и форматирование… , она позволяет для выделенного текста или абзаца, в котором стоит курсор, выбрать готовый формат текста с разными видами шрифта, абзаца и списка. В этом же окне можно создать свой стиль (см. ниже).

2 способ - панель Форматирование: Основные команды меню Формат специально выведены на экран (продублированы) кнопками панели инструментов Форматирование(списки Стиль, Шрифт, Выбрать размер шрифта, кнопки Ж-полужирный, К-курсив, Ч-подчеркивание, выравнивание по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине, нумерованный и маркированный списки, границы, цвет и др.). С помощью этих кнопок можно изменить тип, размер, написание, расположение абзаца (выделенного фрагмента), задать нумерацию или маркировку абзаца, заключение его в рамку,

изменить цвет фона и шрифта и др.

Положение абзаца на странице можно также задать с помощью

масштабной линейки (см. п. 1 л.р. №1), передвинув верхний и нижние треугольники ограничений текстового поля на листе. Например, если сдви-

нуть левый нижний треугольник вправо на 15см, а левый – вправо на 2 см, то текст всего абзаца будет располагаться только между ними.

Копирование формата Чтобы перенести уже настроенный формат на другой фрагмент текста, нужно поставить курсор в отформатированный текст (или выделить его), затем щелкнуть мышью по кнопке Копировать формат на панели Стандартная (кисть) и протащить курсор мышью (выделить) по другому фрагменту. При этом рядом с курсором появится изображение кисти.

Для того, чтобы увидеть границы абзаца в документе, нужно нажать кнопку Непечатаемые знакина панели инструментов Стандартная. Маркеры начал и концов абзацев, которые образуются при нажатии клавиши Enter, будут выведены на экран.

Примечание: не используйте клавишу "Tab" или "Пробел" для создания отступа или границы текстового поля, вместо этого используйте один из рассмотренных способов форматирования абзаца. Это усложняет создание документа и перегружает работу редактора Word.

Создание стиля

Стиль - это набор текстовых форматов, которому присвоено имя, это способ написания текста со своим названием. Список используемых в редакторе стилей можно увидеть, распахнув поле Стиль панели Форматирование.

Рассмотренные ранее приемы форматирования часто называют непосредственным форматированием. Этот способ хорош в тех случаях, когда требуется просто изменить формат одного слова или одного абзаца. В случаях, когда нужно придать единую форму всему многостраничному документу или группе документов, предпочтительным является применение стилей.

Так, стиль Обычный, который используется по умолчанию для создания новых документов, содержит следующие оформления: шрифт Times New Roman Cyr, кегль 10, межстрочный интервал одинарный, без красной строки, выравнивание абзаца влево. Сравните, сколько времени потребовалось бы на аналогичное оформление абзаца методом непосредственного форматирования - с помощью кнопок панели инструментов Форматированиеили меню Формат.

Для того чтобы применить стиль к набранному тексту, достаточно выделить его, а затем открыть список Стиль панели инструментов Форматирование и выбрать нужный стиль (с помощью мыши или клавиш-стрелок и Enter).Для нового документа нужно сначала выбрать необходимый стиль, а затем вводить текст, уже с параметрами этого стиля.

Создание нового стиля

Если, например, пользователь любит писать всё шрифтом Arial, 12, полужирным,курсивом, сине-зелёного цвета, а такого стиля не имеется в редакторе Word, то его можно создать самостоятельно и включить в список Стиль. Это можно сделать тремя способами:

1 способ. По отформатированному фрагменту. Проще всего создать новый стиль, используя в качестве образца любой оформленный нужным образом абзац. Так, например, отформатировав некоторый абзац вручную один раз следующим образом: шрифт Arial , кегль 12, полужирный, курсив, выравнивание по ширине, цвет шрифта сине-зелёный, выделите его, а затем установите указатель мыши в поле списка Стиль (он примет форму I) и щелкните один раз. После этого нужно ввести имя нового стиля, например, "Ариал-зелёный" и нажать клавишу Enter. Этот стиль добавится в общий список .

2 способ. Изменение существующего стиля. Чтобы изменить существующий стиль, выполните следующие действия:

1) выделите один из абзацев, отформатированный изменяемым стилем.

2) внесите в него изменения методами непосредственного форматирования.

3) откройте список стилей панели инструментов Форматирование, щелкните мышью в поле Стильпо имени изменяемого стиля и нажмите Enter. Тем самым мы присвоили старому имени стиля новые параметры настройки. После этого автоматически изменится оформление всех абзацев, отформатированных измененным стилем.

Примечание: изменение стиля Обычный нежелательно, поскольку оно может привести к изменению других стилей, которые базируются на стиле Обычный.

3 способ.Окно Создание стиля. Основным способом создания стиля является команда Формат\ Стили и форматирование,клавишаСоздать стиль. Появляется окно Создание стиля, в котором задаются его имя и все основные параметры. Более подробно параметры можно установить из списка Формат. Окно Стили и форматированиевыводится также кнопкойПанель форматированияслева от поля стилейна панелиФорматирование.

Удаление стиля, как нового, так и старого производится также из окна Стили и форматирование.Для этого нужно правой мышью щелкнуть по названию стиля и выбрать в контекстном меню командуУдалить.

Дополнительные операции по форматированию документа в Word (замена кавычек, ввод автотекста, т.е. стандартных слов и др.) можно инициировать командой Формат\ Автоформат\клавиша Параметры.

После завершения автоформатирования пользователь может просмотреть результаты и при необходимости отказаться от них.

Мастера и шаблоны

Ведение деловой корреспонденции связано с подготовкой типовых документов – резюме, отчётов, справок, записок и т.п. В редакторе Word для их использования используются Мастераи Шаблоны.

Шаблон - это заготовка, пустой бланк, в котором нужно заполнить необходимые графы собственными данными. Он состоит из неизменяемой и изменяемой частей. Неизменяемая часть – это текст, картинки и т.д., уже содержащиеся в документе, изменяемая – те данные, которые записывает пользователь. Шаблонами являются авиабилет, больничный лист, конверт, справка, договор, контракт и др. В Word имеются шаблоны деловых писем, служебных записок, отчетов и др.

Мастер- это программа, средство Word, позволяющее в форме диа-

лога за несколько шагов создать какой-либо документ с необходимой информацией, например, мастер конвертов сначала собирает данные об отправителе, получателе, наклейках, марках и пр., а потом автоматически распределяет их и выводит готовый конверт с этими данными. Аналогично создаются календарь, газетный лист, ежедневник и др.

Для создания нового документа с помощью шаблона или мастера необходимо:

1 В меню Файл выбрать команду Создать.

2 В открывшемся окне Создание документавыбрать раздел Шаблоны, строку На моём компьютере…, появится окно Шаблоны с вкладками различных документов.

3 Выбрать шаблон необходимого документа, нажать кнопку ОК.

При выборе шаблона на экране появится его форма, которую можно заполнять своими данными.

При выборе мастера выдаётся последовательность диалоговых окон, руководящих созданием документа.

Работа с Мастером.

Пример 1.Мастер факсов помогает создать факсимильное сообщение, его титульный лист, указать отправляемый документ, адреса отправителя и получателя и отправить факс. После создания факса в нем можно изменить размер шрифта и другие параметры форматирования, а также добавить графические эффекты и рисунки, которые могут быть как черно-белыми, так и цветными.

1 Выбрать команду Файл\Создать , строку На моём компьютере…

2 В окне Шаблоны выбрать вкладку Письма и факсы.

3 Дважды щелкнуть значок Мастер факсов.

4 Следуйте указаниям мастера.

Аналогично используются другие мастера (писем, диссертаций, …).

Работа с Шаблоном.

Пример 2. Создать современное письмо с помощью шаблона.

1 Выбрать команду Файл\Создать , строку На моём компьютере…

2 В окне Шаблоны выбрать вкладку Письма и факсы.

3 Дважды щелкнуть значок Современное письмо.

4 Заполните предлагаемые в шаблоне места своими данными (адреса, название организации, текст письма, девиз, …)

Создание нового шаблона. Если имеющиеся шаблоны не удовлетворяют пользователя, он может создать свои шаблоны на основе ранее созданных или на основе нового документа.

Шаблон можно создать тремя способами:

1Открыть существующий шаблон (они хранятся в файлах с расшире-нием .dot), сохранить его под новым именем, модифицировать его как обычный документ, затем сохранить уже изменённый документ.

2Сохранить разработанный документ в качестве шаблона командойФайл\Сохранить как, в полеТип документапри этом установитьШаблон документа.

3Создать новый шаблон командой менюФайл\Создатьпри установ-ленном флажке Шаблон.

В некоторые виды документов полезно вставлять календарь текущего месяца, квартала, полугодия, года. Часто календарь печатается на обратной стороне рекламных документов. Вставка календаря на любой месяц с 1900 по 2100 год выполняется командой Вставка\ Объект, в окне Вставка объекта во вкладке Создание выбрать Тип объекта: Элемент управления Календарь, нажать клавишуОК.

Важными операциями форматирования документов являются вставка даты и времени, номеров страниц, ссылок, колонтитулов, а также структурирование текста, добавление оглавления, указателя и др., они рассматриваются в л.р. "Работа с большими документами".

Контрольные вопросы

1 Какие параметры относятся к понятию "Форматирование"?

2 Способы форматирования документов.

3 Какие параметры входят в понятие "Стиль"?

4 Как создать новый стиль? Все способы.

5 Как удалить стиль?

6 Что называется шаблоном документа?

7 Как создать документ с помощью шаблона?

8 Что называется мастером?

9 Как создать документ с помощью мастера?

10 Как создать новый шаблон? Все способы.

Задание

1 Создать свой стиль (стиль Обычный в качестве базового не брать).

2 Разработать шаблон фирменного бланка для писем.

3 С помощью мастера факсов создать деловой факс.

4 С помощью шаблона разработать деловое письмо.

5 Вставить календарь на текущий месяц в разработанное письмо.

В отчёте по лабораторной работе, помимо названия, цели, порядка работы и выводов, должны быть письменные ответы на все вопросы, результаты выполнения задания должны быть сохранены на дискете.

Содержание отчета

1 Название, цель, содержание работы

2 Задание.

3 Результаты выполнения работы (сохранить на дискете)

4 Письменные ответы на контрольные вопросы.

5 Выводы по работе

Лабораторная работа №3