Запуск редактора и завершение работы с ним
Копирование формул в Excel
Копируем только значение ячеек.
Выделить ячейки -> «Копировать» -> «Вставить».
Вызвать команду «Копировать» можно, нажав на выделенную ячейку, правой мышью и выбрать из предложенного списка «Копировать».
В некоторых программах, значения ячеек, в которых стоят формулы не копируются.
Тогда делаем так:
выделяем ячейки как обычно -> «Копировать». Появится вокруг ячеек, которые мы копируем, пульсирующая рамка, еще раз нажимаем правой мышью на выделенную ячейку и в диалоговом окне выбираем команду «Специальная вставка».
Затем как обычно «Вставить».
Когда мы копируем ячейки с относительными формулами («Копировать» -> «Вставить») и затем переносим в другое место, то таблица Excel сама меняет адреса ячеек в формулах относительно новых ячеек
Можно копировать данные ячеек в определенной последовательности.
Например, надо заполнить графу таблицы названиями месяцев года.
Пишем в первой ячейке «Январь», в следующей ниже ячейке пишем «Февраль». Теперь выделяем обе эти ячейки. Наводим мышь на правый нижний угол выделенного диапазона и ведем виз черный крестик. Таблица сама заполнит ячейки следующими месяцами года.
Справа всплывает подсказка, по какой месяц заполнили таблицу. Отпускаем мышку. Все, таблица заполнена.
Так же можно заполнить дни месяца, года, т.д.
Таким же образом можно заполнять и цифрами, расположенными как по порядку, так и с интервалом. Например: 5,10, 15, т.д.
ФУНКЦИИ
-СУММ- =СУММ(арг1; арг2; ... ; арг30)
Функция СУММ принимает от 1 до 30 аргументов (в Office 2007 -- до 255) и возвращает их сумму. В качестве аргументов можно передавать адреса диапазонов (что чаще всего и делается), в этом случае просуммируются все числа в диапазоне.
-СРЗНАЧ
-ЕСЛИ-(логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь).
Предназначение: Функция ЕСЛИ выполняет то ("Значение если ИСТИНА") или иное ("Значение если ЛОЖЬ") действие в зависимости от того, выполняется (равно ИСТИНА) условие или нет (равно ЛОЖЬ).
аргумент1. Логическое выражение: Все, что дает в результате логические значения ЛОЖЬ или ИСТИНА. Обычно либо выражения отношения (A1>=12) либо функции, возвращающие логические значения (И, ИЛИ).
аргумент2. Значение если ИСТИНА: любое допустимое в Excel выражение.
аргумент3. Значение если ЛОЖЬ: любое допустимое в Excel выражение.
возвращаемое значение: может возвращать значения любых типов, в зависимости от аргументов 2 и 3.
Функция ЕСЛИ позволяет организовать в формуле ветвление. Вспомните сказки: налево пойдешь -- коня потеряешь, прямо пойдешь -- в болото попадешь, направо пойдешь -- засосёт в чёрную дыру. Использование функций ЕСЛИ, И, ИЛИ граничит с программированием. Неудивительно, что для многих людей разобраться, как они работают, очень сложно. В голове должен быть чёткий алгоритм решения задачи и требуется хорошее понимание понятия "тип данных"
-ГИПЕРССЫЛКА
-СЧЕТ
-МАКС
-SIN
-СУММЕСЛИ-(диапазон; критерий; [диапазон_суммирования] )
диапазон: Проверяемый диапазон, каждая ячейка из которого проверяется на соответствие условию, указанному во втором аргументе.
критерий: Условие для суммирования, на соответствие которому проверяется каждая ячейка из проверяемого диапазона. Если необходимо использовать операцию сравнения, то "логическое выражение" указывается без левого операнда и заключается в двойные кавычки (например, ">=100" -- суммировать все числа, большие 100). Также можно использовать текстовые значения (например, "яблоки" -- суммировать все значения, находящиеся напротив текста "яблоки") и числовые (например, 300 -- суммировать значения в ячейках, значения в которых 300).
диапазон_суммирования: Необязательный аргумент, используется тогда, когда проверяемый диапазон и диапазон суммирования находятся в разных диапазонах. Если он не указан, то вкачестве диапазона суммирования используется проверяемый диапазон (первый аргумент). Если он указан, то суммируются значения из ячеек этого диапазона, находящиеся "напротив" соответствующих ячеек проверяемого диапазона.
-ПЛТ
-СТАНДОТКЛОН.
40. Этапы построения диаграмм:
Шаг 1. Выбор типа диаграммы. Существует два типа: Стандартные и Нестандартные. Они содержат набор видов диаграмм.
Шаг 2. Выбор диапазона данных, т.е. ряда с данными, по которому строят график (столбец или строка). Определяют имя ряда данных (имя кривой на графике) и подпись оси Х (т.е. определяют те значения по оси X, для которых строится график).
Шаг 3. Оформление диаграммы. Здесь определяют название диаграммы, подписи осей, отображение и маркировка осей координат, отображение сетки линий, параллельных осям координат, расположение легенды, размещение таблицы данных, подписи данных (значения на графике).
Шаг 4. Размещение диаграммы. Указывается, где будет размещаться диаграмма, либо на этом же листе рабочей книги, где находятся исходные данные для построения, либо на отдельном новом листе.
41. Иногда бывает нужно создать диаграмму, используя несмежные (непримыкающиедруг к другу) ячейки или интервалы ячеек.
Это бывает при создании диаграммы :
- использующей несмежные строки или столбцы рабочего листа;
- использующей отдельные фрагменты строки или столбца;
- по таблице, в которой встречаются пустые, незаполненные строки или столбцы, находящиеся между строками или столбцами, по которым нужно построить диаграмму.
Во всех этих случаях выделять интервалы ячеек нужно удерживая клавишу CTRL. Несмежные выделения должны иметь прямоугольную форму.
42. Основные типы стандартных диаграмм:
− гистограммы (Используются для сравнения отдельных величин или их изменений в течение некоторого периода времени.Удобны для отображения дискретных данных);
− линейчатые диаграммы (Похожи на гистограммы (отличие – повернуты на 90º по часовой стрелке).Используются для сопоставления отдельных значений в определенный момент времени, не дают представления об изменении объектов во времени);
− графики (Отображают зависимость данных от величины, которая меняется с постоянным шагом.Графики чаще всего используются для коммерческих или финансовых данных, равномерно распределенных во времени);
− круговые диаграммы (Отображают соотношение частей и целого и строятся только по одному ряду данных, первому в выделенном диапазоне);
− точечные диаграммы (Хорошо демонстрируют тенденции изменения данных при неравных интервалах времени или других интервалах измерения, отложенных по оси категорий);
− диаграммы с областями (Позволяют отслеживать непрерывное изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда в эту сумму.Этот тип применяется для отображения процесса производства или продажи изделий);
− кольцевые диаграммы (Сравнивают вклад частей в целое.В отличие от круговой, на кольцевой диаграмме могут быть представлены два и более ряда данных);
− лепестковые диаграммы (Используются обычно, чтобы показать соотношения отдельных рядов данных, а также – одного определенного ряда данных и всех остальных рядов. Каждая категория лепестковой диаграммы имеет собственную ось координат. На лепестковой диаграмме можно отобразить, например, динамику затрат времени на проект, включающий несколько задач. В этом случае, каждой категории соответствует определенная задача проекта, а точке на категории – затраты времени на нее к какому–то стоку);
− поверхность (Показывает низкие и высокие точки поверхности. Эти диаграммы используются для набора данных, который зависит от двух переменных. Диаграмму можно поворачивать и рассматривать с разных точек зрения);
− пузырьковые диаграммы (Позволяют отображать на плоскости наборы из трех значений. Первые два значения откладываются по Ося X и Y. Третье значение представляется размером пузырька);
− биржевая (Используется для отображения изменения информации о ценах на бирже.Отображает наборы данных из трех значений);
− цилиндрические и др. (Являются объемными вариантами гистограмм и линейных диаграмм).
Нестандартные типы диаграмм основаны на стандартных, но имеют некоторые улучшения в форматировании и отображении.
Создание диаграммы
Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести данные для диаграммы на листе Excel. Выберите данные и мастер диаграммы процесса выбора типа диаграммы и различных параметров для диаграммы. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.
1. Запустите Excel и откройте книгу.
2. Выберите ячейки, содержащие данные, которые требуется отобразить на диаграмме.
3. В меню Вставка щелкните диаграмму , чтобы запустить мастер диаграмм.
4. В диалоговом окне Тип диаграммы мастер диаграмм - шаг 1 из 4 - укажите тип диаграммы, который требуется использовать для диаграммы. Чтобы сделать это, выполните одно из следующих действий.
o Перейдите на вкладку Стандартные типы . Чтобы просмотреть пример как будут выглядеть данные при выборе одного из стандартных типах, предоставляемых Microsoft Excel, выберите тип диаграммы, выберите подтип диаграммы, который требуется просмотреть и нажмите кнопку Просмотр результата при нажатой клавише.
Чтобы выбрать тип диаграммы, выберите тип диаграммы, выберите подтип диаграммы, который требуется и нажмите кнопку Далее.
o Перейдите на вкладку Пользовательских типов . Чтобы выбрать встроенный нестандартный тип диаграммы или создать собственный тип диаграммы, нажмите кнопку пользовательские и встроенные. Выберите нужный тип диаграммы и нажмите кнопку Далее.
5. В диалоговом окне Источник данных мастер диаграмм - шаг 2 из 4 - диаграммы можно указать диапазон данных и отображения рядов на диаграмме.
Если диаграмма отображается должным образом, нажмите кнопку Далее.
Если необходимо изменить диапазон или ряд для диаграммы, выполните одно из следующих действий и нажмите кнопку Далее.
o На вкладке Диапазон данных щелкните поле Диапазон данных и затем выделите ячейки на листе.
o Укажите ряд, отображаются в столбцах или строках.
o На вкладке ряд добавить и удалить ряд или изменить диапазоны листа, имена и значения для каждого ряда на диаграмме.
6. В диалоговом окне Параметры диаграммы мастер диаграмм - шаг 3 из 4 - можно изменять внешний вид дополнительные диаграммы при выборе любого из параметров диаграммы на шести вкладках. Как изменить эти параметры, просмотрите диаграмму предварительного просмотра, убедитесь, что диаграмма выглядит должным образом.
После завершения выбора необходимые параметры диаграммы, нажмите кнопку Далее.
o На вкладке заголовки можно добавить или изменить названия диаграммы и осей.
o На вкладке оси можно установить параметры отображения для основные оси диаграммы.
o На вкладке линии сетки можно отобразить или скрыть линии сетки.
o На вкладке Условные обозначения в диаграмму можно добавить легенду.
o На вкладке Подписи данных можно добавить подписи данных в диаграмму.
o На вкладке « Таблица данных » можно отобразить или скрыть таблицы данных.
7. В диалоговом окне Мастер диаграмм - шаг 4 из 4 - размещение диаграммы выберите размещение, в котором следует разместить на диаграмме, выполнив одно из следующих:
o Щелкните на новом листе , чтобы отобразить диаграмму на новом листе.
o Выберите в имеющемся для отображения на диаграмме в виде объекта в таблице.
8. Нажмите кнопку Готово.
44. Для чего выполняется фиксация заголовков таблицы ?
Чтобы при прокручивании таблицы вниз эта строка оставалась на экране.
45. Как выполнить сортировку данных в таблице?
Excel позволяет упорядочить данные, приведенные в таблице, в алфавитно-цифровом порядке по возрастанию или убывания значений. В зависимости от выполняемой работы требуется сортировка различных данных. Например, при работе со списком товаров желательно отсортировать их по названиям, при выборе товаров в определенном ценовом диапазоне – в порядке возрастания или убывания их цены. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа. При сортировке алфавитно-цифрового текста Excel сравнивает значения посимвольно слева направо. Например, если ячейка содержит текст " И100", Excel поместит ее после ячейки, содержащей запись "И1", и перед ячейкой, содержащей запись " ИИ".
Текст, в котором есть числа, сортируется в следующем порядке:
0123456789 (пробел)!"#$%&()*,./:;?@[\]^_'{|}~ + < → АВСDЕFGНIJKLMNОРQRSTUVWXY АБВГДЕЕЖЗИЙКЛМНОПРСТУФХЦЧШЩЪЫbЭЮЯПустые значения всегда ставятся в конец вне зависимости от направления сортировки.
Для сортировки строк по возрастанию данных в одном столбце укажите ячейку в сортируемом списке и нажмите кнопку По возрастанию. По умолчанию в таблице элементы в выделенном поле сортируются по алфавиту в возрастающем порядке (от А до Я). Числа сортируются от меньшего к большему. Если объект находится внутри одной строки или столбца, то вместе с данными Excel 2003 сортирует и объекты.
Как защитить лист
1. В главном меню выбираем вкладку "Рецензирование", затем на ленте в группе "Изменения" кликаем по пункту "Защитить лист".
2. В открывшемся окне "Защита листа" устанавливаем опцию "Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек". При необходимости в поле "Пароль для отключения защиты листа" устанавливаем пароль. Не зная его, будет невозможно отключить защиту листа. По окончанию кликаем на кнопку "ОК" для защиты листа или "Отмена" для отказа от этого.
3. Если в поле "Пароль для отключения защиты листа" установлен пароль, то откроется окно "Подтверждение пароля". Повторяем введенный пароль в поле "Введите пароль еще раз" и кликаем на кнопку "ОК" для защиты листа или на кнопку "Отмена" для отказа от этого.
4. При попытке изменения содержимого ячеек на защищенном листе появляется окно, предупреждающее о необходимости предварительного снятия защиты листа.
5.Для снятия защиты листа в главном меню выбираем вкладку "Рецензирование", затем на ленте в группе "Изменения" кликаем по пункту "Снять защиту листа".
6.Если ранее был уставлен пароль, в появившемся окне "Снять защиту листа" вводим установленный пароль и кликаем на кнопку "ОК" для снятия защиты листа или на кнопку "Отмена" для отказа от этого.
Снятие защиты
Сервис -> защита -> снять защиту листа
Или серфис -> макрос -> безопасность -> низкая -> Ок
47 .Параметры страницы
1. Установите текстовый курсор в области того листа, ориентацию которого следует изменить.
2. Вызовите диалоговое окно Параметры страницы и в центре вкладки Поля этого окна выберите нужную ориентацию. На этой же вкладке, в этом же окне, в раскрывающемся списке Применить выберите до конца документа.
3. Нажмите ОК в окне Параметры страницы и убедитесь, что все страницы, начиная с текущей, сменили свою ориентацию.
4. Перейдите на следующий лист, который должен уже быть нормальной ориентации, вызовите диалоговое окно Параметры страницы и выполните вышеуказанную последовательность действий, чтобы, начиная с этого листа, установить нормальную вертикальную ориентацию листов.
Ранее было сказано, что размеры полей - расстояний от края страницы до текста - в контрольной, курсовой или дипломной работе должны быть таковы: левое - 20 или 30 мм; правое - 10 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм.
Задать размеры полей можно все в том же диалоговом окне Параметры страницы, использовавшемся нами в предыдущем примере для задания ориентации листов. Перейдите в этом окне на вкладку Поля, в полях ввода Нижнее, Верхнее, Левое и Правое укажите требуемые значения полей. Прежде чем нажать ОК в окне Параметры страницы, проследите, чтобы в раскрывающемся списке Применить стояло значение ко всему документу.
48СУБД Access
Система управления базами данных СУБД – это совокупность программ и языковых средств, предназначенных для управления данными, введения базы данных и обеспечение взаимодействия с прикладными программами. Существует три принципиальных отличия между СУБД и табличными процессами: Все СУБД разрабатываются с целью обеспечения обработки больших объемов информации, чем тем, с которыми справляется электронная таблица. Базы данных могут легко связать несколько таблиц, так что для пользования они буду представляться единой таблицей. Базы данных минимизируют общий объем самой базы данных.
Основные функции СУБД:
Создание базы данных в виде файлов на внешнем носителе.
Загрузка и редактирование базы данных.
Сохранение базы данных при изменении структуры и содержимого базой данных.
Поиск информации в базе данных по запросу.
Формирование отчетов позволяющих, представить информацию в упорядоченном виде. Обеспечение целостности данных.
Обеспечение безопасности за счет шифрования данных, защиты паролем, разграничение уровней доступа.
Для реализации перечисленных функций имеются следующие средства:
Средства описания структуры базы данных.
Средства создания запросов для выборки данных при заданных условиях.
Средства конструирования экранных форм, предназначенных для ввода данных, просмотра и их обработки в диалоговом режиме.
Средства создания отчетов для вывода на печать результатов обработки.
Языковые средства, которые используются для реализации нестандартных алгоритмов обработки данных.
Средства создания приложения пользователя, позволяющие объединить различные операции работы с базой данных в единый технологический процесс.
Основные характеристики СУБД Access:
Обладает всеми достоинствами Windows технологий.
В Access таблицы формы запросы и отчеты хранятся в общем файле базы данных.
В состав Access включен ряд специальных программ, таких как конструкторы и мастера.
В Access имеется аппарат, который называется «построитель выражений».
В Access имеется язык программирования ВБА.
Имеется одновременный доступ нескольких пользователей к общей базе данных.
В Access имеются средства, необходимые для работы с другими базами данных различных форматов.
СУБД Access содержит следующие объекты:
1. Таблицы. 2. Запросы 3. Формы. 4. Отчеты 5. Макросы 6. Модули
Выход из приложения
После закрытия документа окно приложения остается открытым. Окно приложения можно закрыть следующими способами:
· нажать кнопку закрытия окна в верхнем правом углу окна;
· в меню Файл (File) выбрать команду Выход (Exit);
· дважды щелкнуть мышью кнопку оконного меню;
· выбрать команду Закрыть (Close) в оконном меню;
· нажать клавиши CTRL + ц (CTRL + W);
· установить указатель на кнопке окна на панели задач и нажать правую кнопку мыши. В контекстном меню выбрать команду Закрыть (Close);
· нажать клавиши ALT + F4.
52 Определение цели создания базы данных
На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить назначение базы данных, как она будет использоваться, и какие сведения она должна содержать. Зная это, можно определить, какие сведения будут храниться в таблицах и в полях таблиц. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать документы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой. Целью данной базы данных является получение как можно больше сведений о клиенте, а именно, фамилию, имя, отчество, адрес, телефон, а также услугу, которую необходимо выполнить для данного клиента.
53 ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
Прежде чем создавать с помощью Microsoft Access таблицы, формы и другие объекты, составляющие базу данных, необходимо уделить время этапам проектирования базы данных.
Основными этапами проектирования базы данных являются:
1. определение цели создания базы данных;
2. определение таблиц, которые должна содержать база данных;
3. определение необходимых в таблице полей;
4. определение полей с уникальными значениями в каждой записи;
5. определение связей между таблицами.
54 режимы создания формы из таблицы
существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View). В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
55. Порядок выбора данных из таблицы и переноса их в форму
При помощи мастера DataFormWizard (Мастер форм баз данных) можно быстро создать формы, позволяющие работать с базами данных: получать информацию, организовать управление информацией (изменение, ввод новых данных, удаление), обеспечивать перемещение по записям базы данных. Как было описано выше, этот мастер может работать совместно с мастером приложений. Это является только одним из вариантов использования мастера форм баз данных в работе другого мастера. Отдельно данный мастер вызывается из диалогового окна выбора шаблона формы при добавлении новой формы в проект с помощью команды AddForm (Добавить форму) меню Project (Проект) или нажатием кнопки AddForm на стандартной панели инструментов.
Мастер DataFormWizard дает возможность создать:
• прототипы форм для работы с локальными или удаленными базами данных и выполнения запросов к этим базам данных;
• элементы управления данными в форме. Среди них кнопки, предназначенные для перемещения по записям таблиц базы данных, ввода новых записей, изменения и удаления данных в таблицах;
• формы различных типов для доступа к данным, хранящимся в базах данных. Типы форм могут быть самыми разными:◦ в виде полей, отображающих одну запись;
◦ в табличном виде, отображающем несколько записей. В этом случае столбцы таблицы формы являются полями, а строки — записями таблицы базы данных;
◦ формы, отображающие данные из таблиц с отношением один-ко-многим.
В отличие от мастера ApplicationWizard, количество и назначение шагов мастера DataFormWizard может изменяться. Это определяется выбранным видом создаваемой формы. Для формы, отображающей данные из одной таблицы, выполняются следующие шаги:
1. Introduction — введение.
2. DatabaseType — выбор типа базы данных.
3. Database — выбор базы данных и соединение с ней.
4. Form — выбор типа формы.
5. RecordSource — выбор полей базы данных, порядка следования полей в форме,сортировки.
6. ControlSelection — выбор элементов управления данными.
7. Finished — завершение работы мастера.
8. ControlSelection — выбор элементов управления данными.
9. Finished — завершение работы мастера.
56. Режимы просмотра формы
Режим Форма
Этот режим является наиболее удобным для просмотра записей. В нижней панели показываются поля текущей формы, но только те, в которых есть данные. Пустые (не заполненные) поля для показа не выводятся. Если вся форма не помещается в окне показа, то ее можно просмотреть с помощью полосы прокрутки или с помощью клавиш PageUp, PageDown. Если вас текущая форма не устраивает, то с помощью кнопки Форма открывается диалоговое окно Выбор формы, где можно выбрать другую форму и определить ее свойства: тип выравнивания, относительный размер выравнивания. Вид формы при сканировании - список.
57.Типы запросов и режимы их составления
Каждый Access-запрос можно представить на экране в одном из трех режимов:
— Таблица
— Конструктор
SQL инструкции
Действия:
· Щелкнуть по вкладке Запросы в окне БД Участники комитетов.
· Выделить запрос Запрос по сумме оплаты и открыть в режиме конструктор (рис. 9)
В верхней части окна запросов располагаются таблицы — источники для извлечения данных по запросу.
В нижней части окна запросов находится бланк для оформления запроса.
Рис. 9. Окно запроса в режиме Конструктор
· Переключиться в режим таблицы и посмотреть результирующий набор записей — результат выполнения запроса.
· Переключиться в режим SQL инструкции и посмотретьаналог Конструктора запросав виде синтаксических правил структурированного языка запросов.
· Закрыть активное окно объекта, для возврата в окно БД.
· Щелкнуть по вкладке Формы в окне БД Участники комитетов.
· Во вкладке Формы выделить форму Кнопочная форма, а затем переключиться в режим конструктора, щелкнув по кнопке Конструктор (справа).
В режиме Конструктор будет представленмакет Кнопочной формы с элементами управления:
Ø Рисунок (слева)
Ø Надпись (для заголовка сверху)
Ø Кнопки (для связи с событиями)
Ø Надписи (для названий пунктов меню)
· Щелкнуть по первой надписи для пунктов меню, затем, удерживая нажатой клавишу<Shift>, выделить остальные надписи пунктов меню.
· Нажать правую кнопку мыши. Появится диалоговое окно, в котором следует выбрать пункт Свойства. Появиться окно свойств надписи.
· Просмотрите виды свойств во вкладках: Макет, Данные, События. При выборе конкретного свойства в поле справа появляются либо три точки ... либо значок треугольника . Активизация этих значков позволяют произвести выбор альтернативного свойства,
58. Создание запросов с помощью мастера
Отличительной чертой MS Access является наличие многочисленных и разнообразных мастеров, которые помогают Вам при выполнении большинства действий, не требуя глубоких знаний в области баз данных.
Запросы также могут создаваться с помощью мастера. Для создания запроса в окне базы данных перейдите на вкладку "Запросы" и нажмите кнопку Создать. Откроется окно диалога, в котором Вы можете выбрать опцию создания запроса с помощью конструктора запросов или один из мастеров создания запроса. Для знакомства с запросами выберем опцию Простой запрос. В этом случае Вам будет предложено указать список таблиц и их полей, и на основании этих данных будет создан запрос.
Выберите опцию Простой запрос и нажмите кнопку ОК. Откроется окно мастера, в котором Вы можете выбрать требуемые Вам поля из одной или нескольких таблиц. Если Вы выбрали более одной таблицы, мастер автоматически связывает таблицы. Предположим, что нас интересует стоимость расходов на доставку по клиентам и типам доставки. Для получения такой информации выберите из таблицы Клиенты поле Название, из таблицы Заказы - поле Стоимость Доставки, а из таблицы Доставка - наименование Тип доставки .
После выбора полей нажмите кнопку Далее и на экране появится следующее диалога мастера запросов, в котором Вам необходимо выбрать признак подробного или итогового запроса. Иллюстрация в левой части окна диалога показывает Вам различие между этими типами запросов. В данном случае нас интересует итоговое значение стоимости доставки, поэтому выберите опцию Итоговый и, нажав кнопку Итоги, определите, какие итоговые значения Вы собираетесь получить . Нажмите кнопку ОК для возврата в предыдущее окно мастера, в котором нажмите кнопку Далее для продолжения процесса формирования запроса. Вы перейдете в завершающее окно мастера. В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса.
Эта схема очень сильно напоминает схему базы данных. В отличие от нее, данная схема содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними. В нижней части окна располагается бланк запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию:
Поле. В этой строке помещаются те поля, которые Вы используете для создания запроса, каждое в своей ячейке таблицы.
Имя таблицы. Эта строка показывает Вам, из какой таблицы (или запроса) выбрано данное поле.
Сортировка. В этой строке Вы указываете тип сортировки информации, возвращаемой в запросе, по возрастанию (от А до Я, от большего к меньшему, от более раннего к более позднему и т.д.) или по убыванию (от Я к А и т.д.).
Вывод на экран. Если Вы хотите, чтобы MS Access показывал информацию, найденную в поле, пометьте эту ячейку, чтобы установить флажок просмотра поля. Если же поле используется только для задания условия выбора данных, которые возвращает Ваш запрос, оставьте его пустым. Например, если Вы ищете всех, кто живет в Москве и покупает рыбопродукты, поле Город в Вашем запросе используется для ограничения результатов выборки; однако Вы не хотите снова и снова смотреть на поля с именем этого города. Все, что Вы хотите видеть - это имена клиентов и наименования рыбопродуктов.
Условие отбора. Это наиболее важная часть бланка запроса. В этой строке (и в строке, расположенной ниже ее) Вы вводите ограничения поиска, задавая определенные условия, которые принято называть критерием поиска.
Мы кратко рассмотрели окно конструктора запросов, а теперь начнем подробное изучение работы конструктора с создания простого запроса.
2.3. Создание простого запроса
Предположим, Вы решили позвонить всем Вашим клиентам и сообщить им о презентации новых товаров. Номера телефонов находятся в одном из столбцов таблицы, содержащей всю информацию о Ваших клиентах - адреса и т.д. В данном случае Вам не требуется вся эта информация. Достаточно названия фирмы, имени представителя и номера телефона, то есть Вам нужны только три столбца. Рассмотрим создание такого запроса.
Вся необходимая информация находится в таблице Клиенты базы данных Борей. Поэтому для создания запроса выполните следующие действия:
В окне базы данных перейдите на вкладку "Запросы" и нажмите кнопку Создать.
Откроется окно диалога "Добавление таблицы", в котором выберите таблицу Клиенты и нажмите кнопку Добавить. Закройте окно диалога.
На экране открывается окно конструктора запросов, схема данных которого содержит всего одну таблицу Клиенты, а бланк запроса пуст
2.4. Добавление полей в бланк запроса
Для выбора полей, которые должны присутствовать в результирующей таблице, Вам необходимо отобразить их в бланке запроса.
В MS Access существует два варианта выбора полей результирующей таблицы. Вы можете воспользоваться наиболее приемлемым с Вашей точки зрения:
Для добавления в таблицу отдельных полей Вы можете выбрать поле таблицы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши. Выбранное поле будет вставлено в следующий доступный столбец в строке Поле бланка запроса. В строке Имя таблицы сразу же появится имя таблицы, а позиция Вывод на экран будет помечена.
В MS Access широко используется механизм перенести-и-оставить (drag-and-drop). Для использования этого механизма при выборе полей перейдите в таблицу в схеме данных, из которой Вам надо выбрать поля. Выделите поля, которые Вы собираетесь отобразить в запросе, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перенесите выбранные поля в бланк запроса
2.5. Изменение порядка полей
Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в результирующей таблице. Для того чтобы изменить расположение поля в этом списке, выполните следующие действия:
Установите указатель мыши на область выбора столбца, который располагается прямо над названием поля. Когда указатель изменит вид на стрелку, нажмите кнопку, чтобы выделить столбец.
Нажмите и удерживайте кнопку мыши в этом положении. На конце указателя появится прямоугольник.
Перемещайте столбец в требуемом направлении. Толстая вертикальная линия покажет его текущее положение.
Отпустите кнопку, когда толстая вертикальная линия окажется в требуемом месте. Поле будет перемещено в новое место.
Перемещение столбца бланка запроса. Иногда не сразу удается выделить столбец для его перемещения. Убедитесь в том, что Вы нажимаете область выбора столбца (маленький прямоугольник, который находится прямо над названием поля). Это единственное место, за которое Вы можете захватить столбец для переноса. Для переноса поля в бланк запроса дважды нажмите мышью на названии поля
2.6. Сохранение запроса
Созданный запрос можно использовать в дальнейшем. Для этого Вы должны присвоить ему имя и сохранить его. Сохранение запроса осуществляется командой Файл/Сохранить как экспорт, который откроет окно диалога ввода имени запроса. MS ACCESS по умолчанию предложит имя запроса и поля ввода, но лучше подобрать, что-нибудь более значимое.
Для создания самого простого отчета в MS Access достаточно выполнить всего лишь несколько действий:
Откройте окно базы данных.
В окне базы данных перейдите на вкладку "Отчеты".
Установите указатель на таблицу, для которой хотите создать отчет.
Выполните команду Вставка/Автоотчет или нажмите кнопку Новый объект на панели инструментов и из раскрывающегося списка выберите Автоотчет.
На экране в считанные секунды появится готовый к использованию отчет. В этот отчет включены все поля таблицы. Их названия расположены вертикально в том же порядке, в каком они находятся в таблице. Справа от названия каждого поля отображается его значение в таблице.
59. Чтобы посмотреть результаты запроса, достаточно открыть его в режиме Таблицы. Для этого необходимо:
В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы (Queries).
Выделить нужный запрос в списке запросов и нажать на кнопку Открыть (Open) или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на нужном запросе.
После этого на экране появляется таблица, которая содержит только те записи, которые удовлетворяют критериям отбора, указанным в запросе, и те поля, которые указаны в бланке запроса. Если в запросе указан порядок сортировки записей, они выводятся на экран в соответствующем порядке.
Печать результатов запроса
Результаты запроса можно не только посмотреть на экране, но и напечатать. Сделать это можно несколькими способами:
Открыть запрос в режиме Таблицы и нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов. При этом таблица выводится на принтер, установленный по умолчанию, и используются параметры печати, заданные по умолчанию.
Открыть запрос в режиме Таблицы и выполнить команду Файл, Печать (File, Print). В этом случае перед печатью таблицы на экран выводится стандартное окно Печать (Print) (рис. 4.39), в котором можно изменить параметры печати, заданные по умолчанию. Например, можно выделить в результирующей таблице только некоторые записи, а затем в диалоговом окне Печать (Print) установить переключатель выделенные записи (Selected Record(s)). Тогда будут напечатаны только выделенные записи.
Рис. 4.39. Диалоговое окно Печать
Настройка параметров печати при печати запроса выполняется так же, как и при печати обычной таблицы (см. разд. "Работа с таблицами"гл. 2).
Совет
Перед выводом запроса на печать полезно посмотреть его в режиме Предварительного просмотра. Для этого нужно нажать кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов. Назначение кнопок панели инструментов и возможные действия с запросом в режиме Предварительного просмотра аналогичны описанным е разд. "Печать таблицы" гл. 2.
Можно напечатать результат запроса и прямо из окна базы данных, не открывая его. Для этого необходимо:
Выделить требуемый запрос в списке запросов окна базы данных
Щелкнуть правой кноп<