Работа №ТЕМА 8: Использование функций в табличных системах

Цель работы : –приобретение и закрепление практических навыков работы с таблично организованными данными при разработке штатных документов в организациях.

Главной задачей работы является практическое освоение правил использование элементов библиотеки функций среды Ms Excel. При выполнении задания должны быть освоены приемыи формирование практики защиты крытия табличных данных или их фрагментов, а также работы с набором стандартных функций, имеющихся в среде Ms Excel, на примере типового штатного расписания факультета ВУЗа.

Отчетом по работе служит протокол действий по реализации заданий в виде книги именной Ms Excel, на листах которой представлены соответствующие примеры.

Установочные положения.

В любой организации, компании или предприятии вне зависимости от их отношения к собственности (бюджетное предприятие, ОАО, ООО и т.п.) существует документ, без которого организация не может существовать. Это т.н. штатное расписание.

Этот документ представляет собой таблично организованный перечень должностей всех исполнителей, которые необходимы для нормального функционирования организации. Наименования всех возможных должностей, как правило, имеют устоявшиеся названия и перечислены в Тарифно-квалификационном справочнике, подготавливаемым Минтрудом страны. В этом же справочнике указаны квалификационные требования к должности: образовательный ценз, необходимый опыт работы и т.п.. Для одного наименования должности возможно несколько градаций квалификации в зависимости от этих параметров. Например, для инженеров существует до 5-и должностных градаций.

Каждой должностной градации устанавливается свой тарифный разряд, определяющий ее «качество», т.е. тарифный разряд определяет уровень оплаты труда исполнителя. Очевидно, что для каждой должностной категории в штатном расписании отводится строка таблицы с указанием всех необходимых атрибутов для этой категории: количество единиц, должностной оклад, возможные доплаты и т.д. Таким образом штатное расписание становится основой для расчета затрат, связанных с оплатой труда и базой для формирования различных справок и сводок.

Поскольку ввиду инфляции или по другим причинам значение ставок тарифных разрядов групповым образом (единовременно) меняется, то это требует корректировки соответствующих значений всехот них зависящих параметров. Из этого следует, что хранить числовые значения параметров в самой таблице штатного расписания (ШР) нецелесообразно, ибо это будет требовать постоянного переписывания таблицы. Правильнее в таблице ШР указывать ссылки на место хранения этих данных, т.е. организовать косвенную адресацию данных по наименованию базового поля таблицы, каковым является полное название должности. Подстановка значений при такой адресации реализуется соответствующей функцией из числа функций библиотеки Ms Excel.

В данной работе

Задание для самостоятельной работы

Постановка задачи

Ннеобходимо сформировать бюджетное штатное расписание (ШР) бюджетной организации - факультета ВУЗа, которое строится из типовых штатных должностей, однозначно связанных с разрядами Единой Тарифной Сетки (ЕТС). В соответствии с этой сеткой каждой должности соответствует свой т.н. тарифный разряд, а ему, соответственно, значение оклада по должности). ЕТС (значение тарифных ставок) периодически изменяется, а структура ШР при этом фактически сохраняется.

Штатное расписание состоит из двух структур: ШР преподавательского персонала (ППП) и ШР других видов персонала (УВП – учебно-вспомогательный, АУП – административно-управленческий, ПОП – прочий обслуживающий). Для каждого вида персонала помимо должностных окладов предусмотрены различные надбавки и доплаты, фиксируемые в штатном расписании. На основании данных ШР ежемесячно составляется заявка на бюджетные ассигнования, необходимые для выплаты заработной платы (ЗП).

Поскольку штатное расписание очень важный документ, доступ к нему на предмет корректировки значений и внесения изменений разрешен лишь конкретным лицам. Для этого лист ШР или его части защищаются паролем, а открытой остается только та часть таблицы, которая касается определенных исполнителей.

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на использование функций из имеющегося стандартного списка, а также возможности по связыванию данных различных листов одной книги и данных различных книг.

Контрольные вопросы

Для чего нужно штатное расписание организации

Что собой представляет ШР как объект Ms Excel

Почему необходимо периодически менять содержимое полей этого документа

Почему нельзя указывать в полях ШР непосредственные значения, характеризующие отдельные должностное наименование

Почему необходимо защищать поля штатного расписания

Порядок выполнения работы