Сравнительный анализ систем электронного документооборота.
Анализ проведен по девяти наиболее распространенным в России системам электронногодокментооборота: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), GlobusProfessional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (CognitiveTechnologies), МОТИВ (Мотив).
Обзор проведен по ряду признаков, выходящих за пределы основной цели исследования, для определения более полной картины, а так же для определения определенных перспектив.
· регистрация и ввод документов;
· работа с документами;
· поиск и анализ информации;
· поддержка бумажного документооборота;
· стандартные средства настройки.
В анализе используется ряд очевидных критериев, присущий всем рассматриваемым системам электронного документооборота. Эти критерии позволяют наиболее полно оценить возможности информационных систем и отличить их друг от друга. Хотя в целом возможный функционал у них совпадает, их различия кроются в подробной детализации некоторых принципиальных задач документооборота и особенностях их реализации. Следует так же отметить, что каждое из приведенных выше программных решений имеет большую практику внедрения в условиях российского рынка.
| Directum | DocsVision | Globus Professional | PayDox | 1C: Документооборот | Босс-референт | ДЕЛО | ЕВФРАТ | |
| Серверная операционная система | Windows Server (2000, 2003, 2008, 2012) | Windows Server (2000, 2003, 2008) | Windows Server (2000, 2003, 2008, 2012), FreeBSD, Solaris | Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7) | Windows Server (2000, 2003, 2008, 2012), Windows (XP, Vista, 7), Linux | Windows Server (200, 2003), Linux, Solaris | Windows Server (2000, 2003, 2008), Unix | Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7) |
| Клиентская операционная система | Windows (XP, Vista, 7) | Windows (XP, Vista, 7) | Кросс-платформенная | Windows (XP, Vista, 7), Linux | Кросс-платформенная | Windows (2000, XP, Vista, 7), Linux, MacOS | Windows (2000, XP, Vista) | Windows (2000, XP, Vista, 7) |
| СУБД | MS SQL Server | MS SQL Server | MS SQL Server, mySQL | MS SQL Server, MS Access | MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle | Lotus Domino | MS SQL Server, Oracle | MS SQL Server, Oracle, Ника |
| Возможность интеграции | 1С, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory | 1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory | 1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory | MS Office, OpenOffice | 1C | 1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory | 1C, MS Office | 1С, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory |
| Стоимость лицензий на 20\100 пользователей | 112 100 \ 472 000 | 185 000 \ 495 000 | 134 000 \ 650 000 | 98 400 \ 492 000 | 137 000 \ 372 000, с учетом лицензии 1С: Предприятие | 348 800 \ 1 142 000, с учетом лицензии LotusNotus | 182 500 / 837 500 | 110 000 \ 375 000 |
Основные характеристики систем электронного документооборота
| Области автоматизации | ||||||||
| Возможность: | Directum | DocsVision | Globus Professional | PayDox | 1C: Документооборот | Босс-референт | ДЕЛО | ЕВФРАТ |
| Делопроизводство | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Общий документооборот | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Управление договорной деятельностью | + | + | + | + | - | + | - | + |
| Электронный архив | + | + | - | - | - | + | + | + |
| Управление проектами | + | + | - | - | - | - | - | + |
| Регистрация и ввод документов | ||||||||
| Регистрация документов | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Присоединения файлов | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Регистрация документов MSOffice \ OpenOffice | +/- | +/- | - | - | - | - | +/- | + |
| Проверка документов на дублирование | - | - | - | - | - | - | + | + |
| Контроль заполнения обязательных полей | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Автоматический разбор содержания документа | - | - | +/- | - | - | - | - | +/- |
Условные обозначения: «+» - возможность реализации; «-» - Возможность не реализована; «+/-» - Возможность реализована частично.
Для работы каждой из систем, необходимо взаимодействие с определенной СУБД. Расчет стоимости использования СУБД не входит в основную стоимость продукции (за исключением системы ЕВФРАТ, использующую собственную СУБД) и лицензии на нее приобретаются отдельно. Расчетная стоимость использования каждой из возможных СУБД предусматривается из предполагаемого объема базы данных. Так, например, компания Microsoft предоставляет бесплатное использование ресурсов MSSQLServer,в случае если общий объем всех используемых на предприятии баз данных не превышает 5Гб.
Расчетная стоимость СУБД для предприятия:
| MS SQL Server | Oracle, mySQL | Lotus Domino | Ника | |
| Стоимость, $ | От 900 | От 1200 | От 4000 |
| Стоимость СУБД, $ | Стоимость на 20 пользователей + СУБД, $ | |
| Directum | От 900 | От 4300 |
| DocsVision | От 900 | От 7000 |
| Globus Professional | От 900 | От 5100 |
| PayDox | От 900 | От 4000 |
| 1C: Документооборот | От 900 | От 5000 |
| Босс-референт | От 4000 | От 11000 |
| ДЕЛО | От 900 | От 7000 |
| ЕВФРАТ | От 3500 |
Таким образом, видно, что все типовые системы электронного документооборота требуют значительных вложений, а так же сложной настройки. Для обслуживания подобных информационных систем возникает потребность в наличии специалистов, способных оперативно и грамотно вносить изменения в систему по мере возникающей необходимости, что так же несет за собой определенные расходы.
Исходя из всего вышесказанного, в рамках рассматриваемого учебного учреждения эффективнее всего будет разработать собственную информационную систему, направленную на достижение четко определенного круга задач, тем самым компенсируя такие моменты, как отсутствие серверной ОС и совмещения функций сервера и рабочей станции.