Повышение эффективности предприятия на основе систем электронного документооборота

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ НА ОСНОВЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Выполнил студент: специальность: ПИ в СКСV курса

Плеханов Алексей Вадимович

________________

(подпись)

Научный руководитель: доцент, к. т. н. Путькина Лидия Владимировна

_____________________

(подпись)

Допустить к защите:

И.о. зав. кафедрой информатики и математики к.п.н., доцент Пискунова Татьяна Григорьевна

________________________

(подпись)

Санкт-Петербург 2013 г.

Выпускная работа защищена

“ ” 2013г.

Оценка________

Председатель ГАК, д.п.н., профессор Анисимова Наталья Сергеевна

________________________

(подпись)

Оглавление

Введение. 4

1 Анализ предметной области. 7

1.1 Характеристика потребностей рынка. 7

1.2 Аппаратное, сетевое, программное обеспечение предприятия. 10

1.3 Сравнительный анализ систем электронного документооборота. 12

1.4 Анализ существующей системы документооборота. 16

1.5 Требования к внедряемой информационной системе. 17

Выводы по первому разделу. 18

2 Моделирование бизнес-процессов. 19

2.1 Характеристика предприятия. 19

2.2 Нотация IDEF0. 21

2.3 Нотация IDEF3. 26

2.4 Нотация DFD.. 29

2.5 Проектирование логической и физической модели. 32

Выводы по второму разделу. 43

3 Разработка системы электронного документооборота. 45

3.1 Особенности разрабатываемой информационной системы.. 45

3.2 Выбор технологии проектирования. 46

2.3 Последовательность создания и технология построения информационной системы.. 48

3.4 Организация работы в области автоматизации. 49

3.5 Основные технологические решения при построении информационной системы 49

3.6 Выбор системы управления базами данных. 50

3.7 Выбор среды разработки приложения. 52

3.8 Разработка системы взаимодействия с SQL-Server 54

3.9 Создание базы данных. 56

3.10 Разработка основной экранной формы.. 57

3.11 Разработка диалоговых экранных форм. 59

3.12 Внутренняя организация информационной системы.. 61

3.13 Обоснование экономической эффективности. 62

Выводы по третьему разделу. 62

Заключение. 64

Список литературы.. 66

Приложение. 67

Введение

В современном мире развитие информационных технологий тесно связано с повседневной жизнью и рабочей деятельностью. Автоматизация рабочего процесса и перевод информации в электронный вид – это одни из основных процессов современной информатизации на предприятиях. Зачастую большинство документов, ранее хранящихся «по старинке», в виде бумажных документов, постепенно уходят в прошлое, превращаясь в электронные файлы, хранящиеся на компьютере. Но с точки зрения удобства работы с информацией, оба способа хранения и обработки документов мало чем отличается друг от друга. Количество информации растет, а способом ее анализа по-прежнему остаются человеческие ресурсы, рост аналитических возможностей которых не способен успевать за современным прогрессом. Решение этой проблемы на данном этапе является создание и внедрение особых информационных систем, призванных сократить объем обрабатываемой информации по определенным критериям.

Системы электронного документооборота позволяют ускорить процесс обработки информации, предоставляя интуитивно-понятный пользовательский интерфейс, а так же необходимый для работы функционал. Использование единой базы данных устраняет такие проблемные моменты, как наличие не актуальных по дате изменения документов или их потерю в процессе использования. Существует огромное множество различных систем электронного документооборота, но все их объединяет то, что великое множество документов становятся доступны для обработки из одного приложения, сокращая время и усилия, прикладываемые для достижения результата, тем самым повышая эффективность работы.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что возрастающее количество бумажных документов в учреждениях требует улучшения эффективности их хранения, учета и обработки. Внедрение системы электронного документооборота – это наиболее рациональный способ решить стоящие задачи по оптимизации производственного процесса, а так же сократить затраты времени.

Объектом исследования является государственное бюджетное образовательное учреждение детский сад №2278 (ГБОУ д/с №2278). Основной деятельностью предприятия является первичная социализация детей, обучения их навыкам общения со сверстниками, а так же решения проблемы занятости их родителей. Предметом исследования стала база данных о воспитанниках детского сада, где каждому из них соответствует определенный обязательный набор документов.

Выпускная квалификационная работа является актуальной в связи с тем, что большинство документации, необходимой для функционирования учреждения, в частности наборов документов, связанных с каждым из воспитанников детского сада, хранятся в бумажном виде. Это приводит к сложностям с выявлением недостающих документов, возможным потерям документации, временным затратам на их поиск и обработку. В связи с тенденцией роста общего количества документооборота, данная модель более не является приемлемой для использования, и учреждение нуждается в новой системе, позволяющей хранить и обрабатывать всю необходимую информацию в электронной базе данных.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение и анализ государственных учреждений дошкольного образования и разработка системы электронного документооборота.

Для достижения заданной цели необходимо решить следующие задачи:

· Провести анализ деятельности предприятия.

· Выявить проблемы автоматизации процесса документооборота.

· Смоделировать бизнес-процессы, протекающие на предприятии.

· Спроектировать систему электронного документооборота, удовлетворяющую потребностям предприятия.

· Создать информационно-логическую модель предприятия.

· Создать физическую модель данных на основе информационной модели.

· Создать модель базы данных для руководства учреждения.

· Создать систему электронного документооборота.

Выпускная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка литературы и приложения.

В первом разделе проводится анализ текущего состояния предметной области на предприятии, исследуются его технологические аспекты, выявляются проблемы автоматизации, на основе которых формируются требования для проектирования будущей информационной системы

Второй раздел выпускной работы направлен на создание и описание бизнес-процессов, протекающих на предприятии. Создание ряда различных моделей формирует требования к проекту, обосновывают выбор конкретного способа решения проблемы.

Третий раздел посвящен разработке информационной системы, а так же формированию модели базы данных, с которой впоследствии будет взаимодействовать приложение.

Анализ предметной области

Требования к внедряемой информационной системе

В данный момент выделены следующие пользователи информационной системы:

· Руководитель – основной поток данных, связанных с принятием воспитанников детских дошкольных учреждений, проходит через заведующего. Именно им формируется основа личного дела;

· Заместители руководителя – выполняют внесение в информационную систему сопутствующих данных, получаемых по ходу процесса воспитания и предоставления необходимых справок со стороны родителей ребенка;

· Медицинский работник – внесение информации, связанной с состоянием здоровья воспитанника.

К системе предъявляются следующие требования:

· Поддержка основных операций связанных с документооборотом;

· Реализация создания отчетов на основе созданных запросов;

· Реализация должна происходить нас использованием программно-аппаратной части учреждения.

Должны быть реализованы следующие типовые действия:

· Добавление и корректировка данных в личных делах воспитанников;

· Хранение файлов и документов, имеющих непосредственное отношение к личным делам воспитанников;

· Составление отчетов по заранее заданным параметрам.

Таким образом, предполагается внедрение единой комплексной системы электронного документооборота, основанной на единой базе данных в соответствии с информационными потребностями пользователей.

Данные, предоставляемые системой, будут использоваться руководителем предприятия для принятия управленческих решений.

Выводы по первому разделу

Анализ предметной области выявил наличие ряда проблем, таких как потеря эффективности, при работе с документами, увеличение времени на поиск, обработку и создание документов, отсутствие единой структурированной системы хранения документов, отсутствие возможности получать общую картину о наличии документов на предприятии. Данные факторы обуславливают необходимость внедрения на предприятии электронной системы документооборота. Анализ существующего рынка готовых типовых решений показал, что они не удовлетворяют требованиям предметной области, и было принято решение о создании собственной информационной системы.

Характеристика предприятия

Государственное Бюджетное Образовательное Учреждение детский сад представляет собой предприятие, целью которого является первоначальное развитие и социализация детей в возрасте от 2 до 6 лет. На территории учреждения проходят постоянное обучение сотни учеников, разбитые на разные группы, в зависимости от возраста и уровня подготовки. Каждый из учащихся – это уникальная личность, для которой учреждение подготавливает отдельное личное дело. В личном деле учащегося хранится вся информация, связанная с ним, начиная от даты рождения и заканчивая характеристикой, предоставляемой по итогам выпуска. Основная часть информации проходит в виде бумажных документов (свидетельство о рождении, медицинские справки и т.д.), предоставляемых учебному заведению родителями или опекунами. Часть информации учебное заведение собирает самостоятельно, благодаря работе педагогов, и предоставляется в распоряжении администрации, для последующего внесения в личное дело.

Основной документооборот проходит через руководителя предприятия и его заместителей, т.к. именно они являются ответственными за сохранность и достоверность личных дел учащихся. Так же основная коммуникация с родителями и опекунами происходит через заведующего учреждением. Именно заведующий определяет, какой пакет документов необходимо предоставить для внесения в личные дела, а так же несет полную ответственность за прием, либо исключение ребенка из детского сада, т.е. основным ответственным лицом за работу с личными делами является только руководитель предприятия. Делегирование полномочий своим подчиненным – это нормальный процесс современного бизнес-устройства любого из учреждений. Заместители созданы для выполнения поручений руководства и для принятия ответственности в случае отсутствия оного. Любой доступ к информации, связанной с личными делами и полученный путем делегирования полномочий, является внутренним делом предприятия, не снимающим в итоге ответственность с непосредственного руководителя учреждения.

Количество документов, включаемых в личные дела, регулярно растет. Работа с бумажными источниками и разрозненными электронными документами малоэффективна в условиях большого объема информации в виду нерационального использования ресурсов и времени. Так же происходит дублирование информации, либо возможны случаи использования устаревшей версии документов, в связи с тем, что количество копий и место их хранения не регламентированы и остаются на усмотрение пользователей. Работа с большими объемами информации, без использования электронной системы учета документов, не является рентабельной, в условиях нашего рынка IT-технологий, так как вложение в покупку современных программных решений очень быстро окупается, устраняя необходимость в приеме на работу дополнительного персонала, либо оплаты сверхурочных работ. Так же повышается качество и скорость выполнения работ, связанных с документооборотом, и повышается надежность их исполнения.

Постоянно увеличивающийся объем данных, необходимый к обработке, вынуждает искать новые, более рациональные пути решения проблем, связанных с высокой нагрузкой на сотрудников учреждения, задействованных в административной работе, связанной с личными делами воспитанников.

Нотация IDEF0

Наборстандартов IDEF (ICAM DEFinition) был разработан специально для моделирования автоматизированного предприятия. Одним из стандартов набора является нотация функционального моделирования под кодовым названием IDEF0[3].

Функциональное моделированиеIDEF0 начинается с того, что определяется основная задача, которая решается путём выполнения этого бизнес-процесса. Именно бизнес-процессы, которые формируют значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит заниматьсяв дальнейшем.

Бизнес-модель опирается на следующие принципы:

1) Верхний уровень модели должен отражать только контекст системы, то есть взаимодействие моделируемого единственным контекстным процессом предприятия с внешним миром.

2) На втором уровне модели должны быть отражены основные виды деятельности (тематически сгруппированные бизнес-процессы) предприятия и их взаимосвязи.

3) Дальнейшая детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес-функций – совокупности операций, сгруппированных по определенным признакам. Бизнес-функции детализируются с помощью элементарных бизнес-операций.

4) Описание элементарной бизнес-операции осуществляется посредством задания алгоритма ее выполнения [4].

Поэтому для эффективного построения модели необходимо выполнение следующих действий:

• Сбор информации об объекте, определение его границ;

• Определение цели и точки зрения модели;

• Построение, обобщение и декомпозиция диаграмм;

• Критическая оценка, рецензирование и комментирование.

Модель представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, которые разбивают сложный объект на составные части, изображенные в виде блоков. Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах [3].

В нашем случае задачу можносформулировать следующим образом: «Функционирование деятельности детского сада».

Первым шагом является определение исходных данных и материалов, то есть входных данных (Input), а также определение целей бизнес-процесса, то есть выходных данных (Output).

Входные данные для модели – воспитанники, работники детского сада, сопроводительные документы. Выходные данные для модели – это отчеты о комплектовании групп, отчеты о нагрузке работников, комплексно-тематическое планирование.

Нотация IDEF0 предполагает также, что для проведения функционального моделирования нужно выделить так называемый механизм (mechanism), то есть тех исполнителей, которые будут задействованы в бизнес-процессе. В качестве механизмов выступают работники детского сада и технические средства.

Правильное выполнение процесса должно обязательно контролироваться (какими-то стандартами, методиками, технологиями и прочее). В нотации IDEF0 это называется «управлением» (control) и обязательно должно отображаться на функциональной диаграмме[4].

Организация для своей работы руководствуется Уставом дошкольного учреждения, Законом об образовании РФ, Правилами внутреннего трудового распорядка, Конвенцией о правах ребенка, Трудовым кодексом РФ.

Сведем всю полученную информацию в контекстную диаграмму (рис. 1).

Рис. 1 – Контекстная диаграмма

Основной блок состоит из трех дочерних блоков. Все блоки декомпозиции имеют свои входные и выходные данные, правила и механизмы:

1. Организовать учет воспитанников

2. Организовать кадровый учет, управление персоналом

3. Подготовить отчет

В результате декомпозиции контекстной диаграммы получим диаграмму, как показано на рис. 2.

Рис. 2 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

Таким же образом можно декомпозировать каждую из указанных небольших функций до достижения необходимой степени детализации.

Рассмотрим более подробно:

Блок «Организовать учет воспитанников». Происходит заявок от родителей на прием воспитанников в детский сад, обработка этих заявок, заполнение необходимых документов.

Блок «Организовать кадровый учет, управление персоналом». Происходит регистрация и прием новых сотрудников.

Блок «Подготовить отчет». Происходит составление комплексно-тематического плана на основании собранных данных.

Основная цель контекстной диаграммы – определить главную задачу, которая решает выполнение бизнес-процесса. Особенно контекстная диаграмма важна при компоновке общего взгляда на решаемую бизнес-задачу: что требуется и в каком количестве, что получим на выходе, кто задействован в бизнес-процессе, какие регулирующие документы необходимы для качественного решения поставленной задачи.

Контекстная диаграмма не даёт полного видения процесса, а лишь общий взгляд. Для того, чтобы просмотреть последовательность выполнения процесса, нужно дать более детальное описание процесса.

Недостатокнотации IDEF0 состоит, в том, что она не отражает реакцию участников процесса на события внешней среды. Поэтому невозможно оценить риски, связанные с изменениями во внешней среде, невозможно также смоделировать варианты отката. Именно поэтому, нотация IDEF0 подходит как нельзя лучше для описания процессов технологических, в которых исключается влияние окружающей среды, поскольку операции выполняются по плану[1].

Нотация IDEF3

Нотация IDEF3 представляет собой методологию моделирования, которая использует графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, которые являются частью этих процессов. IDEF3 предоставляет возможность описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, которые участвуют совместно в одном процессе[2].

Работы, которые находятся на диаграмме IDEF0, необходимо рассмотреть детально с помощью методологии IDEF3.

Проведем декомпозицию работы «Организовать учет воспитанников» (рис. 3). Данная работа начинает выполняться, когда поступают заявки от родителей на прием воспитанников в детский сад. В том числе предъявляются документы на воспитанника для проверки.После проверки происходит прием воспитанников в детский сад, что подразумевает регистрацию нового воспитанника в базе и определение его в группу. Последним действием составляется отчет о проделанной работе.

Рис. 3 – Декомпозиция блока «Организовать учет воспитанников»

Проведем декомпозицию работы «Организовать кадровый учет, управление персоналом» (рис. 4). Данная работа начинает выполняться, когда поступают заявки о приеме на работу в детский сад.Вместе с заявкой поступает документация на нового сотрудника. Вся документация проходит проверку, после чего принимается решение о приеме на работу нового сотрудника. В случае положительного решения происходит прием нового сотрудника, что подразумевает регистрацию его в базе, распределение нагрузки и установка графика работы. Последним действием составляется отчет о проделанной работе.

Рис. 4 – Декомпозиция блока «Организовать кадровый учет, управление персоналом»

Проведем декомпозицию работы «Подготовить отчет» (рис. 5). Данная работа начинает выполняться, когда заканчивает сбор необходимой информации о воспитанниках и работниках детского сада. Последним действием составляется комплексно-тематический план.

Рис. 5 – Декомпозиция блока «Подготовить отчет»

Нотация DFD

Диаграммы потоков данных (Dataflowdiagram, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Наряду с IDEF0, DFD описывает моделируемую систему как сеть взаимосвязанных работ. Такие диаграммы используют в виде дополнения к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. Основная цель DFD - показать, как каждая работа преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими работами[5].

Каждая DFD-диаграмма может содержать работы, внешние сущности, стрелки (потоки данных) и хранилища данных.

Проведем декомпозицию работы «Организовать учет воспитанников». DFD-диаграмма блока будет иметь вид, представленный на рис.6.

Рис. 6 - Диаграмма потоков данных для функционального блока

«Организовать учет воспитанников»

Проведем декомпозицию работы «Организовать кадровый учет, управление персоналом». DFD-диаграмма блока будет иметь вид, представленный на рис.7.

Рис. 7 - Диаграмма потоков данных для функционального блока

«Организовать кадровый учет, управление персоналом»

Проведем декомпозицию работы «Подготовить отчет». DFD-диаграмма блока будет иметь вид, представленный на рис.8.

Рис. 8 - Диаграмма потоков данных для функционального блока

«Подготовить отчет»

Выводы по второму разделу

В данном разделе были созданы и описаны бизнес-процессы, которые протекают на предприятии.

В результате проектирования была разработана функциональная модель IDEF0. Она описываетбизнес-процессы, которые формируют значимый для потребителя результат, представляют ценность. Для построения такой модели были собраны необходимые данные об объекте, определены его границ; определены цели и точки зрения модели. В результате была спроектирована контекстная диаграмма и ее декомпозиция.

Для графического описания информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, которые являются частью этих процессов,была использована нотация IDEF3. Она предоставила возможность описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности.

Дляописания документооборота и обработки информации были использованы диаграммы потоков данных DFD, которые позволили выявить и определить сущности. На основе анализа DFD-диаграмм были спроектированы логическая и физическая модели данных.

Создание базы данных

Для работы программного продукта необходимо наличие базы данных. В БД может входить неограниченное количество таблиц с информацией, необходимой для функционирования предприятия.

Основной особенностью создаваемых таблиц является наличие первого ключевого поля «ID» обязательного для содержания в любой таблице. Поле имеет тип счетчика и является основной единицей навигации по таблицам при создании sql-запросов. При работе с таблицами первое поле каждой из них сознательно игнорируется при выводе информации на форму или считывании информации из sql-запроса. Пользователь не имеет доступа к первому столбцу таблицы и информации о нем.

Остальные столбы таблицы могут иметь произвольный текстовый либо числовой формат (включая формат даты) и количество этих столбцов не ограничено – программный продукт умеет обрабатывать любое количество записей БД.

Подключение к Бд производится по стандартной аутентификации системы, без использования разграничения прав пользователей, т.к. в небольших предприятиях не требуется подобной системы контроля документации, и доступ к базе данных ограничен несколькими машинами с установленным и настроенным программным продуктом. Использование прямой аутентификации на сервер так же уменьшает нагрузку на сервер и позволяет упростить настройку БД и сервера.

Выводы по третьему разделу

В данном разделе была проведена разработка и описание системы электронного документооборота на предприятии.

В результате проектирования был сделан выбор платформы разработки и были определены все необходимые для функционирования системы программные продукты. Для выбора данного ПО, послужил анализ различных систем и выбор наиболее оптимального для поставленных задач.

Спроектированная информационная система удовлетворяет всем требованиям, поставленным перед проектом руководителем учреждения. Она служит для ведения электронной базы данных со всей необходимой информацией о воспитанниках учреждения, а так же поддерживает возможность совмещения различных таблиц, например ведения кадрового учета предприятия не только по воспитанникам, но и по сотрудникам предприятия.

Заключение

В завершении работы над выпускной квалификационной работы удалось достичь всех поставленных целей и задач.

Был выполнен анализ деятельности предприятия ГБОУ ДОУ д\с №2278 и проанализированы виды и направления деятельности.

Проведен анализ бизнес-процессов, отражающих взаимодействие ГБОУ ДОУ д\с №2278 как с точки зрения внутреннего взаимодействия. Так и с точки зрения взаимодействия с внешней средой. Основная часть бизнес-процессов на предприятии связана с организацией кадровой политики и ведению внутренней документации по своим воспитанникам, т.е. с информацией, составляющей личные дела воспитанников и сотрудников.

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы был выполнен анализ программного обеспечения, представленного на рынке информационных продуктов и услуг, предназначенного для автоматизации электронного документооборота в среде малых, средних и крупных предприятий. Было выявлено, что полностью удовлетворяющих потребностям организации продуктов нет, в связи с чем, была поставлена цель в создании собственного программного продукта.

Для создания собственно информационной системы было решено использовать такие продукты, как SQLServer 2012 и VisualStudio 2010 от корпорации Microsoft, т.к. они наиболее полно позволяли реализовать стоящие перед проектом требования. Информационная система позволяет вести электронную базу данных по воспитанникам и сотрудникам учреждения, создать единое хранилище документации, позволяя избегать дублирования и потери данных, а так же формировать единое представление о состоянии дел на предприятии. Переход на данный программный продукт существенно сократит затрат времени на формирование и учет документации по воспитанникам учреждения, а так же позволит экономить денежные средства предприятия.

Были сформированы требования ГБОУ ДОУ д\с №2278, предъявляемые к проектированию и разработке программного продукта.

Для реализации процесса проектирования были использованы такие case-редакторы как BPWinи ERWin.

Реализация самой разработки была выполнена с использованием программных средств среды VisualStudio 2010, на языке разработки C# 4.0 с использованием библиотек для взаимодействия со средой SQL-Server. Было проведено создание пользовательского интерфейса. Проведена отладка программного продукта и готовая программа была представлена для использования в исследуемой организации.

Можно сделать вывод, что предложенная разработка является эффективной системой электронного документооборота для повышения эффективности работы предприятия ГБОУ ДОУ д\с №2278.

Список литературы

1. Карпова, Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация / Т. С. Карпова. – СПб.: Питер, 2011.

2. Маклаков, С. В. BPwin и ERwin. CASE - средства разработки информационных систем / С. В. Маклаков. - М.: Диалог-МИФИ, 2000.

3. Черемных, С.В. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум / С.В.Черемных, И.О. Семенов, B.C. Ручкин. - М. : Финансы и статистика, 2006.

4. Федорова, Д.Э. CASE-технологии / Д. Э. Федорова, Ю.Д. Сесенов, К.Н. Чижик. - М.: Горячая линия Телеком, Радио и связь, 2005.

5. www.idef.com

6. Шилдт Г. Полное руководство С#4.0 / Вильямс, Москва, Санкт-Петербург, 2001.

7. Роберт Виейра - Программирование баз данных MS SQL Server 2005. Базовый курс . / Вильямс, Москва, Санкт-Петербург, 2001.

8. Чубукова С.Г. Элькин В.Д. Основы правовой информатики / Диалог-МИФИ, 2004

Приложение

Глобальные переменные:

publicstaticstring[] inf; //информация о названии столбцов в таблице

publicstaticstring[] query; //информация о содержании столбцов в таблице

publicstaticstring ID; //информация о выбраннной в dataGridView1 строке

publicstaticboolWquery; //информация о типе запроса. Добавление или изменение

publicstaticstringTime; //информация о времени

public static string Message = ""; //информацияозаписивлог

public static string Table;

Методучетавремени:

publicvoidVremya()

{

//Создаем переменную, содержащую точное время

if (Data.Message != "")

{

DateTimeThToday = DateTime.Now;

if (ThToday.Hour> 10)

Data.Time = ThToday.Hour.ToString() + ":";

else

Data.Time = "0"+ThToday.Hour.ToString() + ":";

if (ThToday.Minute> 10)

Data.Time += ThToday.Minute.ToString() + ":";

else

Data.Time += "0" + ThToday.Minute.ToString() + ":";

if (ThToday.Second> 10)

Data.Time += ThToday.Second.ToString() + " ";

else

Data.Time += "0" + ThToday.Second.ToString() + " ";

//Вписываем в лог значение времени + текст ошибки из глобальной переменной. Переходим на следующую строку

txtLog.Text += Data.Time + Data.Message + Environment.NewLine;

//Автоматическая прокрутка лога

txtLog.SelectionStart = txtLog.Text.Length;

txtLog.ScrollToCaret();

}

Метод выбора таблиц

publicvoidsetTable()

{

//ЗаполняемComboBox

SqlConnection conn = new SqlConnection(Data.connStr);

try

{

conn.Open();

}

catch

{

return;

}

//Заполняем dataGridView2

SqlCommandcmd = new SqlCommand("SELECT name FROM sysobjects WHERE type = 'U'", conn);

SqlDataAdapter DA = new SqlDataAdapter(cmd);

DataSetqw = new DataSet();

DA.Fill(qw);

dataGridView2.DataSource = qw.Tables[0];

conn.Close();

conn.Dispose();

//Заполнение ComboBox списком таблиц

for (int i = 0; i < dataGridView2.RowCount - 1; i++)

cmBoxTable.Items.Add(dataGridView2[0, i].Value.ToString().Trim());

cmBoxTable.SelectedIndex = 0;

}

Методобновленияинформации

public void Reset()

{

//Обновляем данные в видимой таблице dataGridView1

SqlConnection conn = new SqlConnection(Data.connStr);

try

{

conn.Open();

}

catch (SqlException se)

{

//Если подключение отсутсвует, блокирует кнопки работы с базой

Data.Message = "Ошибка подключения к базе: " + se.Message;

btnAdd.Enabled = false;

btnChange.Enabled = false;

btnDel.Enabled = false;

return;

}

string query = "Select * From "+ cmBoxTable.Text;

SqlCommandcmd = new SqlCommand(query, conn);

SqlDataAdapter DA = new SqlDataAdapter(cmd);

DataSetqw = new DataSet();

DA.Fill(qw);

dataGridView1.DataSource = qw.Tables[0];

//Обновляеммассивссодержаниемзаголовков

query = "Select * From " + cmBoxTable.Text;

cmd = new SqlCommand(query, conn);

using (SqlDataReaderdr = cmd.ExecuteReader(CommandBehavior.CloseConnection))

{

Data.inf = new string[dr.FieldCount - 1];

for (int i = 1; i <dr.FieldCount; i++)

Data.inf[i - 1] = dr.GetName(i).ToString().Trim();

}

conn.Close();

conn.Dispose();

//Скрываем первый столбец, содержащий ID строк

dataGridView1.Columns[0].Visible = false;

}

Методудалениязаписи

private void btnDel_Click(object sender, EventArgs e)

{

//Открываемподключение

SqlConnection conn = new SqlConnection(Data.connStr);

try

{

conn.Open();

}

catch (SqlException se)

{

Data.Message = "Ошибкаподключениякбазе: " + se.Message;

MessageBox.Show("Ошибка подключения к базе");

Vremya();

return;

}

//Формируем запрос на удаление строки, условие удаление ID строки в базе

stringqw = "Delete From "+cmBoxTable.Text+" Where ID = " + dataGridView1[0, dataGridView1.CurrentRow.Index].Value.ToString();

DialogResultresult = MessageBox.Show("Запись и все свяанные с ней документы будет удалены без возможности восстановления!Вы уверены, что хотите ее удалить?", "Внимание!", MessageBoxButtons.YesNo, MessageBoxIcon.Warning, MessageBoxDefaultButton.Button2);

if (result == DialogResult.Yes) //Вставляем результат диалога. В случае положительного ответа, удаляем запись

{

SqlCommandcmd = newSqlCommand(qw, conn);

try

{

cmd.ExecuteNonQuery();

Data.Message = "Запись успешно удалена";

}

catch (SqlExceptionse)

{

Data.Message = "Ошибка удаления записи: " + se.Message;

MessageBox.Show("Ошибка удаления записи!");

return;

}

stringDataDirectory = dataGridView1[0, dataGridView1.CurrentRow.Index].Value.ToString().Trim();

DataDirectory = "\\\\Astral\\тест\\" + cmBoxTable.Text+"\\" +DataDirectory;

DirectoryInfodd = new DirectoryInfo(DataDirectory); //теперьмывпапке \Astral\тест\база

if (dd.Exists == true)

dd.Delete(); //Удаляемдирректориюсфайлами

}

else

return;

conn.Close();

conn.Dispose();

Vremya(); //Вставляем запись из лога

Reset();

}

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ НА ОСНОВЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Выполнил студент: специальность: ПИ в СКСV курса

Плеханов Алексей Вадимович

________________

(подпись)

Научный руководитель: доцент, к. т. н. Путькина Лидия Владимировна

_____________________

(подпись)

Допустить к защите:

И.о. зав. кафедрой информатики и математики к.п.н., доцент Пискунова Татьяна Григорьевна

________________________

(подпись)

Санкт-Петербург 2013 г.

Выпускная работа защищена

“ ” 2013г.

Оценка________

Председатель ГАК, д.п.н., профессор Анисимова Наталья Сергеевна

________________________

(подпись)

Оглавление

Введение. 4

1 Анализ предметной области. 7

1.1 Характеристика потребностей рынка. 7

1.2 Аппаратное, сетевое, программное обеспечение предприятия. 10

1.3 Сравнительный анализ систем электронного документооборота. 12

1.4 Анализ существующей системы документооборота. 16

1.5 Требования к внедряемой информационной системе. 17

Выводы по первому разделу. 18

2 Моделирование бизнес-процессов. 19

2.1 Характеристика предприятия. 19

2.2 Нотация IDEF0. 21

2.3 Нотация IDEF3. 26

2.4 Нотация DFD.. 29

2.5 Проектирование логической и физической модели. 32

Выводы по второму разделу. 43

3 Разработка системы электронного документооборота. 45

3.1 Особенности разрабатываемой информационной системы.. 45

3.2 Выбор технологии проектирования. 46

2.3 Последовательность создания и технология построения информационной системы.. 48

3.4 Организация работы в области автоматизации. 49

3.5 Основные технологические решения при построении информационной системы 49

3.6 Выбор системы управления базами данных. 50

3.7 Выбор среды разработки приложения. 52

3.8 Разработка системы взаимодействия с SQL-Server 54

3.9 Создание базы данных. 56

3.10 Разработка основной экранной формы.. 57

3.11 Разработка диалоговых экранных форм. 59

3.12 Внутренняя организация информационной системы.. 61

3.13 Обоснование экономической эффективности. 62

Выводы по третьему разделу. 62

Заключение. 64

Список литературы.. 66

Приложение. 67

Введение

В современном мире развитие информационных технологий тесно связано с повседневной жизнью и рабочей деятельностью. Автоматизация рабочего процесса и перевод информации в электронный вид – это одни из основных процессов современной информатизации на предприятиях. Зачастую большинство документов, ранее хранящихся «по старинке», в виде бумажных документов, постепенно уходят в прошлое, превращаясь в электронные файлы, хранящиеся на компьютере. Но с точки зрения удобства работы с информацией, оба способа хранения и обработки документов мало чем отличается друг от друга. Количество информации растет, а способом ее анализа по-прежнему остаются человеческие ресурсы, рост аналитических возможностей которых не способен успевать за современным прогрессом. Решение этой проблемы на данном этапе является создание и внедрение особых информационных систем, призванных сократить объем обрабатываемой информации по определенным критериям.

Системы электронного документооборота позволяют ускорить процесс обработки информации, предоставляя интуитивно-понятный пользовательский интерфейс, а так же необходимый для работы функционал. Использован<