Лабораторная работа 4. Таблицы стилей и форматирование документа

Таблицы стилей

Еще один прием автоматизации подготовки текста - работа с таблицей стилей. Таблица стилей позволяет приписывать правила оформления - стили форматирования - отдельным абзацам документа. Элементом таблицы является стиль, или дескриптор, содержащий полную информацию о способе оформления абзаца. Наличие стандартных стилей позволяет форматировать не только основной текст, но и колонтитулы, сноски, заголовки. При этом появляется возможность автоматического построения оглавления. Таблица стилей сохраняется вместе с файлом документа и активизируется при открытии документа.

Для создания собственного стиля, как правило, используется уже имеющийся стиль, который модифицируется в соответствии с нуждами пользователя, поскольку создание собственного стиля - непростая задача.

Создание собственного стиля осуществляется через панель Главная, меню Стили. В правом нижнем углу выбирается опция Открытие окна стилей и в появившемся окне выбирают опцию Создать стиль. В окне Создание стиля в качестве базового стиля рекомендуется выбрать стиль Обычный.

Диалоговое окно через кнопку Формат позволяет выполнить требуемую перенастройку стиля. В поле Имя следует ввести имя нового стиля.

Совокупность стилей документа (возможно, это всего лишь один стиль) образует еще одно понятие WinWord, которое называется шаблоном документа (это файл с расширением dotx – для MS Office’2007). Шаблон создается двумя способами:

· если при сохранении документа через опцию Сохранить как в окне выбрать опцию Шаблон Word. Очевидно, при этом документ должен быть пустым от текста, чтобы затем использоваться при создании новых документов. В этом случае в опции Файл, подопции Создать в списке Шаблоны нужно выбрать соответствующий шаблон.

· если изначально в меню Файл – Создать в диалоговом окне выбрать опцию Мои шаблоны и в новом диалоговом окне включить переключатель шаблон.

Для создания заголовков и структурирования текстов (в соответствии с разбиением на главы, разделы, подразделы, пункты, подпункты) используются стили Заголовок1-Заголовок9, являющиеся стандартными дескрипторами, которые невозможно удалить из стандартной таблицы стилей. Эти стили используются в режиме эскиза (Структура). В этом режиме текст представляется структурированно, рубрикация определяется назначением для заголовков дескрипторов Заголовок нужного уровня: заголовкам глав присваиваются стили Заголовок1, заголовкам разделов глав - Заголовок2 и т.д. После такого назначения текст приобретает иерархическую структуру, которую в режиме эскиза можно изменять, перемещая отдельные элементы с уровня на уровень. В режиме эскиза можно превращать заголовки в обычный текст, перемещать по тексту, в том числе и между уровнями иерархии.

При создании текста документа со многими пунктами и подпунктами (1, 1.1, 1.1.1, 1.2 и т.д.) целесообразно назначать им дескрипторы заголовков с соответствующими уровнями. Определив для этих дескрипторов левые отступы так, чтобы подчиненный текст сдвигался вправо, можно получить документ с выраженной иерархией.

Преимущество использования стилей заголовков состоит в том, что можно автоматически формировать оглавление для документа. Для этого помещают курсор в нужное место и обращаются к панели Ссылки, меню Оглавление, опции Оглавление.При изменении структуры документа или текста заголовков можно изменить оглавление, если на нем вызвать контекстное меню и выбрать опцию Обновить поле.

Для работы с таблицами создаются, как правило, специальные стили: заголовок таблицы, табличный текст, подпись к таблице. Причем заголовок и подпись оснащаются контурными линиями, выполняющими функцию разделения.

Задание

1. Создать два своих стиля на базе любого имеющегося в пакете (назвать стили по своему имени и фамилии) для оформления абзаца со следующими характеристиками:

= первый - красная строка - 1,27 см, абзац выровнен по обоим краям, межстрочный интервал - 2, шрифт - ArialCyr размером 12 единиц. Расстояние до и после абзаца - 12 пт (1 пт=0,37 мм). Стиль включает заливку произвольной цветовой гаммой.

= второй - красная строка - 2,54 см, абзац выровнен по правому краю, межстрочный интервал - 1, шрифт - Baltica размером 20 единиц. Расстояние между абзацами - 0 пт. Проставляется нумерация абзацев. Введены два табулятора на 5 и 10 см. Стиль включает обрамление произвольного вида.

2. Сохранить стили в файле-шаблоне с именем, соответствующим вашей фамилии.

3. На основе своего файла-шаблона создать текст с рассказом о выбранной специальности из трех абзацев.

4. Применить один из стилей к первому абзацу, второй – ко второму абзацу.

5. Разбить текст на страницы так, чтобы на каждой был один абзац.

6. Напечатать для всех абзацев заголовки и применить к ним стиль Заголовок1. Изучить характеристики этого стиля.

7. Создать оглавление в начале текста.

8. В новом шаблоне создать стили:

· с именем Заголовок – для оформления обращения, с характеристиками: размер – 10 пт, начертание – обычный, выравнивание – по правому краю, отступы слева – 10 см, справа – 0 см, первая строка – нет, интервал перед заголовком – 18 пт, интервал после заголовка – 24 пт, междустрочный интервал – одинарный,

· с именем Титул - для оформления заголовка документа, с характеристиками: размер – 14 пт, начертание – полужирный, все прописные, выравнивание - по центру, отступы слева и справа – 0 см, первая строка – нет, интервал перед – 18 пт, интервал после – 24 пт, междустрочный интервал – полуторный,

· с именем Число – для оформления символов числовой информации, с характеристиками: размер – 11 пт, начертание – полужирный курсив, цвет текста – темно-синий,

· с именем Итог – для выделения итоговых сумм, с характеристиками: размер – 12 пт, начертание – полужирный курсив, цвет текста – красный,

· с именем Подвал – для заключительной части документа, с характеристиками: размер – 10 пт, начертание – обычный, выравнивание – по левому краю, отступ слева – 10 см, справа - 0 см, первая строка – нет, интервал перед – 18 пт, интервал после – 0 пт, междустрочный интервал – одинарный

9. Подготовить на новой странице текст служебной записки с просьбой о назначении повышенной стипендии на основании перечисляемых документов, например, справки о доходах семьи, справки об успеваемости, справки о получаемой стипендии и т.д.. Примерная структура записки:

· адресат (декан) и отправитель (студент), стиль Заголовок;

· название обращения (служебная записка), стиль – Титул;

· содержание обращения, стиль – произвольный (числа и суммы оформить стилем Число и Итог, соответственно);

· последний абзац – ФИО студента, шифр учебной группы, дата, стиль – Подвал.

Например:

Декану ФАПУ ФГБОУ ВО «КГТУ»

доц. Калинину А.В.

от ст. гр. 17-ИЭ Иванова И.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Прошу назначить мне стипендию имени В.Ф. Пономарева. В настоящий момент получаю базовую стипендию в размере 3000 руб., совокупные доходы семьи составляют 20 тыс. руб. в месяц.

Соответствующие документы прилагаются (справка о доходах семьи, справка об успеваемости, справка о получаемой стипендии).

Иванов И.И., ст. гр. 17-ИЭ, 01.06.2017

10. Показать результаты преподавателю.

Лабораторная работа 5. Работа с таблицами

Создание таблицы

Выполняется с помощью панели Вставка, меню Таблицы.

Когда таблица вставлена в документ, меняется вид линейки и, возможно появляются линии сетки (эта возможность переключается с помощью новой панели Работа с таблицами, вкладкой Макет, меню Таблица, опциями Скрыть сетку или Отобразить сетку).

Перемещение по таблице выполняется с помощью следующих клавиш:

Enter - ввод нового абзаца в клетке,

Shift+Tab - позиционирование курсора ввода в предыдущей клетке текущей строки,

Alt+Home - позиционирование курсора ввода в первой клетке текущей строки,

Alt+PgUp - позиционирование курсора ввода в первой клетке текущей колонки,

Alt+PgDn - позиционирование курсора ввода в последней клетке текущей колонки,

стрелка вверх, стрелка вниз - соответственно, перемещение курсора на одну строку вверх и вниз,

Alt+End - позиционирование курсора ввода в последней клетке текущей строки,

Ctrl+Tab - ввод позиции табулятора в клетке,

Tab (в конце таблицы) - добавление строки с соответствующим числом клеток.

Обработка таблиц

Для добавления строки следует выделить столько строк таблицы, сколько нужно вставить; выбрать в контекстном меню опцию Вставить и в выпадающем меню – Вставить строки сверху или Вставить строки снизу.

Добавление новых колонок выполняется следующим образом: в таблице маркируется столько колонок, сколько необходимо вставить, выбирается в контекстном меню опция Вставить и в выпадающем меню – Вставить столбцы справа или Вставить столбцы слева.

Изменение ширины колонки выполняется с помощью мыши или меню:

· в случае использования мыши указатель мыши помещается на правой ограничительной линии изменяемой колонки, затем, удерживая нажатой левую клавишу мыши, буксировать разделительную линию в нужную сторону;

· в случае работы с меню курсор устанавливается в нужную колонку и в новой панели Работа с таблицами во вкладке Макет в меню Размер ячейки устанавливается нужная ширина.

Аналогично меняется высота строки или строк.

Можно регулировать поля ячеек таблицы, позволяя большему количеству символов размещаться в ячейке. Для этого в той же вкладке Макет в меню Выравнивание выбирают опцию Поля ячейки. Там же в меню Выравнивание находятся опции, управляющие размещением данных в ячейках.

Для сортировки данных всей таблицы (включая перестановку целых строк) маркировать отобранные для сортировки строки (строку заголовка, не участвующую в сортировке, не маркируют). Выбрать во вкладке Макет в меню Данные опцию Сортировка.

Разделение и соединение ячеек выполняется, в частности, для оснащения таблицы заголовком - общим для всех или нескольких столбцов таблицы. Простейшее решение в этом случае - объединение нескольких клеток строки для получения ячейки большей величины. При слиянии ячеек содержимое каждой рассматривается как отдельный абзац внутри объединенной ячейки. Абзацы располагаются один под другим. Объединенные таким образом ячейки можно разбить на составляющие.

Для объединения ячеек следует выделить все объединяемые ячейки и во вкладке Макет в меню Объединить вызвать команду Объединить ячейки. Для обратного действия там же выбирается опция Разбить ячейки.

Для удаления ячеек, строк или колонок маркировать нужную область и во вкладке Макет меню Таблица выбрать опцию, соответственно, Удалить ячейки, Удалить строки, Удалить столбцы.

Таблицу можно разделить на последовательные части (это необходимо, например, для вставки рисунка или переноса на другую страницу). Для разделения таблицы на две поместить курсор на строку, за которой вводится раздел, и нажать Ctrl+Shift+Enter. Для размещения нового абзаца в начале таблицы курсор ввода помещают в первую ячейку таблицы и нажать Ctrl+Shift+Enter.

Для удобства чтения таблицы необходимо снабдить все ячейки таблицы контурными линиями (сеткой или обрамлением). Для вывода сетки во вкладке Макет в меню Таблица выбирают опцию Отобразить сетку. Для получения обрамления в той же вкладке Макет в меню Абзац используют опцию Настройка границ.

Расчеты в таблице

Word позволяет выполнять в таблице несложные расчеты.

Для вставки формулы в ячейку курсор предварительно помещается в нужную ячейку, во вкладке Макет в меню Данные выбирается опция Формула. В диалоговом окне формируется нужная формула для расчетов.

Правила записи выражений следующие:

· выражение имеет структуру: обозначение функции (список аргументов),

· список аргументов - перечисленные через точку с запятой числовые константы и/или номера ячеек таблицы или разделенные двоеточием номера ячеек таблицы, над содержимым которых необходимо выполнить требуемые действия,

· номер ячейки формируется из номера столбца и номера строки, причем номера строк соответствуют натуральным числам от 1, а номер столбца - заглавным буквам латинского алфавита от A. Нумерация строк выполняется сверху вниз, нумерация столбцов слева направо.

Например, правильным является выражение Рroduct(B5;1,14), где Product - обозначение функции умножения, B5 - номер ячейки таблицы, находящейся в 5 строке, в столбце B (втором слева), 1,14 - константа, на которую умножается содержимое ячейки B5.

При необходимости сослаться на диапазон ячеек от ... и до ... начальный и конечный номера разделяются двоеточием, например, Product(B5:D5) означает перемножить содержимое ячеек с номерами от B5 до D5.

Задание

1. Создать таблицу, содержащую следующие сведения о пяти клиентах банка имеющую структуру: «Номер расчетного счета», «Название фирмы», «ФИО президента фирмы», «Почтовый адрес», «Номер телефона и факса», «Дата регистрации счета».

2. Отсортировать данные таблицы в порядке возрастания номера расчетного счета.

3. Ввести заголовок таблицы - "Сведения о клиентах банка".

4. Отработать все описанные операции по модификации таблицы.

5. Дополнить таблицу графами: "Поступило на счет", "Снято со счета", "Сбор за услуги", "Итого".

6. Заполнить первые две дополнительные графы самостоятельно. Данные графы "Сбор за услуги" рассчитать как 0,01% от суммы значений граф "Поступило на счет", "Снято со счета". Данные графы "Итого" рассчитать как разницу между поступлением на счет и снятием со счета, а также сбором за услуги.

7. Сформировать обрамление вокруг ячеек таблицы, причем для заголовков (таблицы и граф) выбрать более крупный шрифт.

8. Добиться того, чтобы таблица по ширине размещалась на одном листе (при необходимости включить альбомную ориентацию страницы).

9. На новом листе создать таблицу с расписанием учебных занятий на текущий семестр с примерной структурой:

10. Показать результаты преподавателю.