Создание презентаций в Microsoft Office PowerPoint

В деловой жизни часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда необходимо заинтересовать людей своими достижениями, привлечь внимание к деятельности фирмы, рассказать в доступной форме о товаре, сделать доклад на конференции, для защиты дипломной работы и др. В подобных случаях неоценимую помощь может оказать программа подготовки презентаций PowerPoint. Главное - придумать сценарий презентации, построенный на использовании картинок, анимации, броского запоминающегося текста.

Рис. 7.11. Рабочее окно векторного редактора CorelDraw

Презентация - это связанные между собой слайды. Слайды, создаваемые для электронной презентации, могут содержать текст, диаграммы, рисованные объекты и фигуры, а также картинки, слайд-фильмы, звуки и графику.

Процесс создания презентации в Microsoft PowerPoint состоит из следующих этапов:

· выбор общего оформления;

· добавление новых слайдов и их содержимого;

· выбор разметки слайдов;

· изменение при необходимости оформления слайдов;

· изменение цветовой схемы;

· применение различных шаблонов оформления;

· создание эффектов анимации при демонстрации слайдов.

Для создания новой презентации удобно пользоваться областью задач Создание презентации (рис. 7.12). Если область задач не отображена, выполните команду Файл — Создать.

Можно выбрать следующие способы создания презентации.

Новая презентация. Позволяет создавать презентацию с помощью пустых слайдов.

Из шаблона оформления. Позволяет создать презентацию на основе имеющегося шаблона Microsoft PowerPoint, содержащего основные элементы оформления, шрифты и цветовую схему.

Рис. 7.12. Окно презентации

Из мастера автосодержания. Позволяет создать презентацию на основе имеющегося шаблона оформления Microsoft PowerPoint, включающего основной предполагаемый текст слайдов.

Из имеющейся презентации. Презентация создается на основе уже имеющейся презентации с заданным оформлением.

Для создания презентации с использованием шаблона оформления щелкните по ссылке Из шаблона оформления (рис. 7.12). В появившейся области задач выберите шаблон и щелкните по нему мышью. Если макет первого слайда должен быть другим, выполните команду Формат - Разметка слайда, а затем в области задач Разметка слайда (рис. 7.13) выберите нужный макет. На слайде или в области Структура введите текст для первого слайда.

Рис. 7.13. Разметки слайда

Для вставки нового слайда нажмите кнопку Создать слайд (Вставка – Создать слайд) и выберите макет для слайда. Далее последовательно добавляйте слайды, выбирайте для них подходящие макеты. По окончании создания презентации сохраните ее как файл.

Можно создать копию существующего слайда. Для этого перейдите к отображению дублируемого слайда и выполните команду Вставка - Дублировать слайд.

Для того, чтобы удалить слайд, выделите его эскиз в области структуры и нажмите клавишу клавиатуры Delete. Можно также щелкнуть по эскизу слайда в области эскизов правой кнопкой мыши и выбрать команду Удалить слайд.

Порядок слайдов можно произвольно изменять перетаскиванием эскизов слайдов в области эскизов. Для изменения порядка слайдов в презентации удобно пользоваться режимом отображения Сортировщик слайдов. Для перехода в этот режим выполните команду Вид - Сортировщик слайдов (или нажмите кнопку в левой нижней части окна, см. рис. 7.14). Порядок слайдов изменяется перетаскиванием эскизов.

Можно изменить первоначальную разметку слайда. Для изменения разметки выполните команду Формат - Разметка слайда, после чего будет отображена область задач Разметка слайда. В области задач Разметка слайда выберите необходимый макет и щелкните по нему мышью. Выбранная разметка будет применена к слайду.

Ввод текста на слайд осуществляется в специальных полях. Обычно при создании слайд уже имеет текстовые поля. При желании можно применить к слайду другую разметку, содержащую другие текстовые поля, но можно и вставить непосредственно в любое место слайда текстовое поле и ввести в него необходимый текст. Для вставки текстового поля выполните команду Вставка - Надпись и щелкните мышью на слайде в месте вставки текстового поля. На слайде появится небольшое поле, в котором мигает текстовый курсор.

Рис. 7.14. Кнопки изменения режима просмотра

Размер поля при вводе в него текста будет автоматически изменяться. По окончании ввода текста щелкните мышью в любом месте слайда за пределами этого поля.

Чтобы вставить рисунок из коллекции клипов Microsoft Office, выполните команду Вставка - Рисунок - Картинки или нажмите кнопку Добавить картинку панели инструментов Рисование, после чего отобразится область задач Коллекция клипов. В поле Искать введите ключевое слово необходимого клипа и нажмите кнопку Начать (рис. 7.15). Щелкните мышью по эскизу найденного рисунка. Рисунок будет вставлен в центр слайда. В последующем рисунок можно переместить в произвольное место слайда.

Чтобы вставить рисунок из графического файла, выполните команду Вставка - Рисунок - Из файла или нажмите кнопку Добавить рисунок панели инструментов Рисование, после чего появится окно Добавление рисунка.

В окне следует перейти к нужной папке, а затем дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку файла вставляемого рисунка или выделить значок файла вставляемого рисунка и нажать кнопку Вставить. Рисунок будет вставлен в центр слайда. В последующем рисунок можно переместить в произвольное место слайда.

Рис. 7.15. Вставка картинки из коллекции клипов Microsoft Office

Шаблон оформления содержит стили презентации, включая типы и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы.

Для применения шаблона сразу ко всей презентации выполните команду Формат → Оформление слайда, после чего появится область задач Дизайн слайда. Выберите желаемый шаблон оформления и щелкните по нему мышью (рис. 7.16).

Шаблон оформления можно применить не только сразу ко всей презентации, но и к отдельным выделенным слайдам. Для этого в области задач Дизайн слайда щелкните по эскизу шаблона правой кнопкой мыши и выберите команду Применить к выделенным слайдам.

Цветовая схема состоит из восьми цветов, которые можно использовать при оформлении слайда для цветового выделения фона, текста или отдельных строк, теней, текста заголовка, заливок, акцентов и гиперссылок. Цветовая схема презентации задается в примененном шаблоне оформления. Однако цветовую схему можно заменить, не изменяя всего шаблона.

Для применения к презентации новой цветовой схемы выполните команду Формат → Оформление слайда. В области задач Дизайн слайда щелкните по ссылке Цветовые схемы, после чего в области задач появятся эскизы цветовых схем (рис. 7.17). Выберите желаемую схему и щелкните по ней.

Цветовую схему можно применить не только сразу ко всей презентации, но и к отдельным выделенным слайдам. Для этого в области задач Дизайн слайда щелкните по эскизу схемы правой кнопкой мыши и выберите команду Применить к выделенным слайдам.

Рис. 7.16. Выбор шаблона оформления слайда

Рис. 7.17. Применение цветовой схемы к слайду

Применение эффектов анимации. Для применения к презентации эффектов анимации выполните команду Формат - Оформление слайда. В области задач Дизайн слайда щелкните по ссылке Эффекты анимации, после чего в области задач появится список эффектов. Щелчком мыши выберите желаемый эффект. Для настройки эффекта анимации следует щелкнуть по объекту правой кнопкой мишки и в контекстом меню выбрать пункт Настройка анимации. Нажав на кнопку Добавить эффект, выбрать эффект анимации для появления объекта, его исчезновения т.д. (рис. 7.18). Чтобы увидеть результат, в области задач Дизайн слайда нажмите кнопку Просмотр.

В отличие от шаблона оформления и цветовой схемы, эффект анимации по умолчанию применяется не ко всей презентации, а только к выделенным слайдам. Для того, чтобы применить выбранный эффект ко всем слайдам презентации, в области задач Дизайн слайда нажмите кнопку Применить ко всем слайдам.

Рис. 7.18. Настройка эффекта анимации

Для запуска показа слайдов откройте презентацию, которую требуется запустить в режиме показа слайдов, и выполните одно из следующих действий:

• нажмите кнопку Показ слайдов в левом нижнем углу окна.

• выполните команду Показ слайдов → Начать показ.

• выполните команду Вид → Показ слайдов.

• нажмите клавишу клавиатуры F5.

Файл презентации можно сохранить в специальном формате, в котором презентация всегда будет открываться в режиме показа слайдов. Для сохранения файла презентации в данном формате выполните команду Файл → Сохранить как. В окне Сохранение документа перейдите к папке, в которую сохраняется файл, в раскрывающемся списке Тип файла выберите Демонстрация Microsoft PowerPoint (*.pps), при необходимости в поле Имя файла введите имя файла, после чего нажмите кнопку Сохранить. Для того, чтобы запустить показ слайдов, в Проводнике выберите файл демонстрации и дважды щелкните по его значку.

Режимы просмотра презентации. Для изменения режима просмотра презентации используют меню Вид (команды Обычный, Сортировщик слайдов, Показ слайдов, Страницы заметок). Можно также использовать кнопки, расположенные слева от горизонтальной полосы прокрутки.

При создании презентации наиболее часто используется режим просмотра Обычный. Он имеет три рабочие области (рис. 7.19). Левая область содержит вкладки, позволяющие переходить от структуры текста слайда (вкладка Структура) к слайдам, отображаемым в виде эскизов (вкладка Слайды). Правая область - область слайдов, которая отображает крупный вид текущего слайда. Нижняя область - область заметок.

Рис. 7.19. Обычный режим просмотра слайда

Вкладка Структура обеспечивает отображение текста слайда в виде структуры. В этой области хорошо начинать запись содержания - фиксировать идеи, планировать их представление и перемещать слайды и текст. Вкладка Слайды позволяет просмотреть слайды в презентации в виде эскизов во время редактирования. Также можно добавить, удалить слайды и изменить их порядок. Чтобы сузить область, перетащите разделительную полосу. Имена вкладок меняются на значки. Если при редактировании требуется отображать только текущий слайд, вкладки можно закрыть с помощью кнопки Закрыть в правом углу.

В области слайдов отображается текущий слайд, на который можно добавлять текст, вставлять рисунки, таблицы, диаграммы, графические объекты, текстовые поля, фильмы, звуки, гиперссылки и анимации.

Область заметок служит для добавления комментариев к слайду, которые можно распечатать или поместить на Web-странице для просмотра аудиторией при проведении презентации.

Режим Сортировщик слайдов обеспечивает представление слайдов в форме эскизов (рис. 7.20). По окончании создания и редактирования презентации можно в режиме сортировщика слайдов получить общую картину презентации, изменить порядок следования слайдов, добавить или удалить некоторые из них, а также просмотреть эффекты перехода и анимации.

В режиме Показ слайдов презентация отображается во весь экран монитора - так, как она будет представлена аудитории. Можно посмотреть, как рисунки, фильмы, анимированные элементы и эффекты перехода будут выглядеть в реальном виде.

Рис. 7.20. Режим Сортировщик слайдов

Режим Страницы заметок используют для работы с текстовыми пояснениями (заметками) к слайдам (рис. 7.21). На страницах заметок можно изменять размеры и размещение области слайда и области заметок, а также добавлять рисунки.

Рис. 7.21. Режим Страницы заметок

Вывод презентаций на печать не является основной задачей Microsoft PowerPoint. Однако при подготовке к докладу удобно пользоваться отпечатанными материалами. В Microsoft PowerPoint можно настроить различные режимы печати. Перед печатью презентации рекомендуется перейти в режим Предварительного просмотра.

Для перехода в режим Предварительного просмотра следует нажать кнопку Предварительный просмотр панели инструментов Стандартная или выполнить команду Файл → Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра в раскрывающемся списке Печатать следующее можно выбрать режим просмотра и последующей печати презентации.

В Microsoft PowerPoint можно установить следующие режимы предварительного просмотра и печати:

• в режиме Слайды на отдельных страницах печатаются собственно изображения слайдов, которые будут отображаться на экране при показе презентации.

• в режиме Выдача печатаются несколько слайдов на одной странице. Можно выбрать количество слайдов, печатаемых на одной странице (от 1 до 9), а также ориентацию страницы бумаги, на которой печатается выдача. При выборе режима Выдача (3 слайда на стр.) рядом со слайдами отображаются (а затем и печатаются) пустые линейки для рукописных записей.

• в режиме Заметки на отдельных страницах отображаются слайды и соответствующие им заметки.

• в режиме Структура печатается структура презентации, отображаемая в области структуры.

Независимо от режима отображения презентации при нажатии кнопки Печать панели инструментов Стандартная презентация печатается в том режиме, который был настроен при ее предварительном просмотре.

Чтобы настроить печать презентации, следует перейти в режим Предварительного просмотра и после установки требуемого режима отображения нажать кнопку Печать.

Вопросы и задания для самопроверки

1. Перечислите виды компьютерной графики. Дайте их краткую характеристику, перечислите их достоинства и недостатки.

2. Основные элементы векторной графики.

3. Форматы графических файлов.

4. Цветовые модели RGB, HSB, CMYK.

5. Программы для работы с растровой графикой.

6. Программы для работы с векторной графикой.

7. Порядок создания презентации в Microsoft Office PowerPoint.

8. Для чего служат Шаблоны оформления, Цветовая схема и эффекты анимации?