Глава 6 Хранение документов в электронной форме
 |
С переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встаёт вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве, особенно в небольших фирмах, зачастую осуществляется стихийно.
Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, не редкость потери документов. Если сотрудник, создавший документ, отсутствует, то нахождение нужного документа часто возможно лишь путём просмотра всех файлов, что при большом количестве документов является весьма проблематичным. Рано или поздно, но перед любой организацией встаёт проблема упорядочения и классификации файлов. Во избежание потерь информации и рабочего времени необходимо с самого начала работы организовать правильное хранение документов.
Кроме документов, изначально существующих в электронном виде – созданных на компьютере сотрудниками организации, полученных по электронной почте, в виде факса через факс-модем, сегодня всё большее число организаций переводит в электронную форму (путём сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это ещё более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.
Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жёстком диске. Каждый файл должен получить своё имя. В одной папке (каталоге, директории) не может существовать одновременно два файла с одинаковыми именами. В используемой до недавнего времени операционной системе типа DOS (disk operating system) приняты имена файлов с длиной до восьми знаков. Короткие имена файлов были крайне неудобными, поскольку не позволяли точно определить содержание файла по его имени. К тому же в имени файла не допускалось использовать пробелы и специальные символы. Приходилось придумывать различные аббревиатуры типа otch95_1 или ivan2308.
Так как документ может быть создан различными программами, каждая из которых по своему записывает документ, не говоря уже о том, что документ может быть текстовым, графическим, аудио-визуальным и т.п., то для указания на тип файла и на программу, с помощью которой следует работать с документом, используется так называемое расширение (часть имени файла, следующая за точкой) до трёх знаков. Например, текстовый редактор MS Word сохраняет файлы, присваивая им расширение doc, редактор «Блокнот» (Notepad) присваивает файлам расширение txt, Write – wri и т.п. Большинство программ при первом сохранении документа автоматически добавляют нужное расширение. Следует следить, чтобы при переименовании документа не было случайно стёрто его расширение.
Современные операционные системы начиная с Windows 95 позволяют использовать в имени файла до 256 символов, включая пробелы. Имя файла как правило образуется на основе заголовка документа. Для ускорения и упрощения поиска в него рекомендуется включать дату и номер документа как его основные поисковые признаки, поскольку официальная дата документа часто не соответствует используемым операционной системой и офисными программами данным о дате создания и изменения файла.
Однако многие организации ещё имеют старые компьютеры, использующие операционную систему DOS/Windows 3.1(3.11). В случае использования длинного имени старыми приложениями (программами), ориентированными на DOS, эти имена сокращаются до стандартных 8 знаков. Как правило, это не мешает нормальной работе с файлами, но иногда может вызвать определённые затруднения. Поскольку файлы с длинными именами могут иметь повторяющуюся начальную часть, в имени в формате DOS сохраняются только первые шесть знаков, а последующая часть заменяется тильдой (знак в виде волнистой черты ~ ) и номером файла. Так, файлы «Приглашение на круглый стол.doc», «Приглашение на конференцию.doc», «Приглашение на презентацию.doc» будут выглядеть как Пригла~1.doc, Пригла~2.doc Пригла~3.doc, что делает крайне затруднительным определение содержания файла по его имени. Кроме того, программы, рассчитанные на использование в DOS могут вообще не прочитать длинное имя файла, записанное русскими буквами. Поэтому в случае, если документ передаётся на компьютер, работающий под управлением ОС DOS, рекомендуется скопировать файл, дав ему новое имя в соответствии с требованиями DOS – 8.3 (т.е. 8 латинских букв имени и 3 знака расширения).
Размещение документов
Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жёстком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.
Прежде всего необходимо создать на жёстком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая папка может иметь вложенные в неё папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного – чаще всего это одна папка.
Пакет MS Office, Windows 98/2000 автоматически создаёт папку с названием «Мои документы» (в Windows NT – «Личная»), в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника – «Документы Иванова», «Документы Сидорова». Однако, при большом количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется более чёткая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.
Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам.
Начинаться название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы) и т.п. В отличие от традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается. Группировка может производится в несколько уровней. Например: С:\Переписка\поставщики металлоконструкций\завод Витязь\ имя_файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.1999 лежитв папке завод Витязь, которая находится в папке поставщики металлоконструкций, находящейся в общей папке Переписка на диске С:. Другой пример: D:\Отчеты\1999 г.\квартальные\отдел нефтепродуктов\ имя_файла и т.п.
Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку. Например: Переписка с дилерами Уральского региона.
Некоторые версии Windows автоматически размещают личную папку пользователя (сотрудника) в директории Windows/Profiles/ Имя_пользователя. Часто для удобства работы и большей сохранности для документов на жёстком диске компьютера выделяют отдельный логический диск («Диск D», «Диск E» и т.п.) и все документы хранят там. Это позволяет при серьёзных сбоях в работе компьютера, требующих повторной установки операционной системы, удалить диск с программами, не затрагивая документы. Особенно актуально это при использовании защищённой файловой системы NTFS в Windows NT/2000. В этом случае необходимо создать на выделенном диске папки для документов и указать в программах в качестве места для их хранения именно этот диск. Например, в MS Word это указывается в настройках СервисÞПараметрыÞРасположение.
Если во вкладке «Сервис»Þ «Параметры» на закладке «Сохранение» установлена опция «Предлагать заполнение свойств документа», то при первом сохранении будет предложено заполнить вкладку «Свойства» документа с полями: Название документа, его тема, ключевые слова, заметки и др. При этом в соответствующих полях автоматически проставляется автор документа и название организации. В системах автоматизированного делопроизводства заполнение аналогичной вкладки свойств документа является обязательным при его сохранении. Эти сведения могут быть в дальнейшем использованы для поиска документа.
В более крупных фирмах для хранения документов выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договора», «переписка с фирмой Т», «типовые соглашения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT(2000) или Novel NetWare может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных – например, сведения по организациям-партнёрам, данные о номенклатуре продукции на складе, полученных заказах и т.п.
В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 9х (если используются старые компьютеры с небольшим объёмом оперативной памяти – с помощью Windows 3.11 для рабочих групп). Если необходимо обеспечить разделение прав доступа сотрудников к отдельным каталогам или файлам, используется Windows NT Workstation 4.0 или Windows 2000 Professional. В организациях, придающих особое значение защите информации и разграничению доступа к данным, дополнительно может использоваться разделение компьютерной сети на уровне коммутатора (switch) на виртуальные подсети.
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жёстком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещёнными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жёсткие диски и т.п.) устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей или групп пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль – отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений – пароль не вводится. Если все сотрудники должны иметь возможность ознакомления с документами, находящимися в папке, но только некоторые – возможность добавлять и исправлять документы – может не устанавливаться пароль для чтения, но быть установлен пароль для полного доступа.
Для более эффективного использования места на жёстком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более. Файловая система NTFS, используемая в Windows NT/2000 поддерживает сжатие средствами операционной системы. Для сжатия всех файлов в папке достаточно поставить галочку «Сжатый» в свойствах данной папки.
Следующий этап – установление доступа к папкам или дискам с другого компьютера.
Подключение пользователей к папкам и дискам на удалённом компьютере может производиться по мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы – в последнем случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором они работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которым установлен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как если вы включаете компьютер в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), то это может в некоторых случаях привести к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.
Именно поэтому в организациях с большим объёмом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадёжные компьютеры, – файл-серверы, – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от нескольких до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимости обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников, тем более что на современном жёстком диске ёмкостью в десятки гигабайт (1 Гб. » 1 000 Мб. » 1 000 000 Кб.)[38] может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих размер, исчисляемый в десятках килобайт.
Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.
Сканирование документов
Несмотря на возрастание доли документов, передаваемой в электронной форме, в ближайшие годы в делопроизводстве сохранится значительный процент бумажных документов, ввод которых в систему полнотекстового хранения и электронного документооборота требует их сканирования.
Операция сканирования, т.е. перевода документа из бумажной в электронную форму, остаётся одной из самых трудоёмких и требующих тщательной проработки.
Различают текущее и ретроспективное сканирование. В первом случае сканируются документы текущего делопроизводства, во втором – документы, отложившиеся за прошедшие годы. Чаще всего ретроспективное сканирование осуществляется для перевода в электронную форму документов постоянного и долговременного сроков хранения.
Ретроспективное сканирование документов целесообразно в следующих случаях:
§ Частое обращение к документам прошлых лет (несколько раз в год);
§ Преобладание тематических запросов, требующих для своего выполнения просмотра текстов документов.
§ Высокие требования к оперативности выполнения запроса.
§ Необходимость вывода из обращения для обеспечения сохранности оригиналов постоянно используемых ценных документов.
§ Потребность в организации удалённого доступа к документам (филиалов, руководства, находящегося в командировке и т.п.), например через Internet.
При организации сканирования необходимо учитывать следующие параметры:
§ определить объём имеющихся материалов, предполагаемое их ежегодное увеличение;
§ формат бумаги, процентное соотношение документов формата А4, А3 и выше;
§ качество бумаги (стандартная, тонкая, ветхая и т.п.);
§ одно и двусторонние размещение текста;
§ наличие фотографий, цветных оригиналов, негативов и др.
§ переплёт, возможность расшивки документов для сканирования.
§ необходимость повторного переплёта, возможность замены дорогостоящего переплёта вакуумной упаковкой.
Исходя из объёма и процентного соотношения вышеперечисленных типов документов выбирается соответствующая сканирующая техника.[39]
Следующий этап перевода документов в электронную форму – распознавание текстов документов. При собственно сканировании в компьютер поступает изображение страницы документа, а программы распознавания (OCR - Optical Character Recognition) преобразуют изображение в текст, на основе которого в дальнейшем производится полнотекстовый поиск информации. Наиболее распространённые программы OCR – FineReader фирмы ABBYY и разработка Cognitive Technologies – Cuneform (в настоящее время – версии FineReader 5.0 и Сuneiform 2000 R2 соответственно). При необходимости копия распознанного текста может быть загружена в текстовый редактор типа MS Word и использована для подготовки других документов.
В большинстве случаев сохраняется как изображение каждой страницы документа, так и распознанный текст. Хотя размер изображения, занимаемый им в памяти компьютера, на порядок превышает размер страницы текста, это необходимо, так как документ может содержать графические элементы – резолюции, пометы, печати и др., которые отсутствуют в распознанном тексте. Кроме того, следует учитывать, что несмотря на значительное усовершенствование программ распознавания в последние годы, тем не менее пока что при переводе документов в электронную форму возможны ошибки. Их устранение требует дополнительной операции – считки документа, самой трудоёмкой и сразу же на порядок повышающей трудоёмкость и стоимость всего процесса сканирования. Поэтому обычно считку используют только при вводе наиболее важных документов или тех, распознавание которых затруднено. Наличие 2-3 ошибок распознавания на лист как правило не влияет на читаемость документа, а возможность в любой момент обратиться к изображению оригинала снимает возможные проблемы.
Параллельно со сканированием на каждый документ заводится регистрационная карточка, к которой прикрепляются полученные изображение и распознанный текст документа.
Архивное хранение
Документы, откладывающиеся в делопроизводстве организации, учреждения, фирмы имеют различную ценность в зависимости от которой устанавливаются и различные сроки их хранения. Определение ценности документов и установление сроков их хранение называется экспертизой ценности документов. Документы, имеющие историческое, политическое, хозяйственное, социально-культурное значение, имеют постоянный срок хранения. В фирме это небольшая часть документов – 1-2%.[40] Большинство документов по личному составу хранятся 75 лет. Другие документы могут уничтожаться по миновании надобности, а какие-то – иметь сроки хранения от 3-5 до 15-25 лет.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования – бумажной или электронной, а связаны с ценностью зафиксированной в них информации и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Основной документ, на основании которого устанавливаются сроки хранения документов – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.[41] Для негосударственных структур – Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Кроме того в каждой организации на их основе при разработке номенклатуры дел указываются предполагаемые сроки хранения документов.
Номенклатура дел – это «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»[42]. Номенклатура дел также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации. Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа № дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива
Преимущество электронного документа – лёгкость изготовления копий, что позволяет все документы с постоянным сроком хранения немедленно после завершения делопроизводством копировать для архива с изготовлением страховых копий на сменных носителях. Однако для документов постоянного срока хранения, например, организационных документов, приказов по основной деятельности и т.д., долговременного – приказов по личному составу и т.п., пока что оставляют на хранение и оригиналы документов на бумажной основе.
Особенностью электронного хранения является направление документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределённый доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удалённого доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены, база данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации – в зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы, информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуется крайне редко, то для их хранения можно использовать стример (запись на магнитную ленту), требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, в зависимости от объема данных – типа Zip drive (250 Mb.), Jaz drive (2000Mb), CD-Record (650Mb – однократность записи гарантирует от случайного или умышленного стирания информации), магнитооптические библиотеки. Эти устройства, имея несколько меньшую скорость доступа к данным, по сравнению с жестким диском компьютера, тем не менее позволяют осуществлять поиск необходимой информации просто вставив в компьютер диск с документами за соответствующий год (годы).
Особенно актуальным перенос информации на сменные носители становится в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.).
В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддерживающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информации (например, магнитооптические диски ёмкостью 1,3-2,6 Gb. или магнитооптические библиотеки – десятки и сотни гигабайт данных) и восстановление информации на жестком диске компьютера в случае частого к ней обращения.
Часто документы, даже хранящиеся в электронной форме, приходится выводить на бумагу – для руководства, проверяющих организаций и т.п. Если объём таких документов достаточно велик, иногда имеет смысл создание подсобного фонда дубликатов документов. В этом случае один раз распечатанные и возвращённые в архив документы помещаются в этот фонд, а в регистрационной карточке на документ делается отметка о наличии дубликата. При повторном обращении к этому документу он уже не распечатывается, а выдаётся из подсобного фонда. Это особенно эффективно для больших документов, объёмом в десятки страниц, значительно сокращая затраты на повторное изготовление бумажных копий.
В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учёт и копирование документов производится автоматически. В небольших организациях это производится вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.
После накопления на жёстком диске документов за определённый период, производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жёстком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объёме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» – 5 лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, магнитную ленту, сменный жёсткий диск – эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия – плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательным условием является проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.
Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жёстком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.
Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.
Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют таким образом возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнёров.
Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в подавляющем большинстве организаций пока ещё традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению – составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих операции необходимым является указание в регистрационной карточке исполненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия – для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте).
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (т.е., в основном, в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Форма внутренней описи[43]:
Внутренняя опись документов дела №
| № п/п | Регистрационный № документа | Дата | Заголовок | Номера листов дела | Примечание |
Итого цифрами и прописью документов
Количество листов внутренней описи цифрами и прописью
Дата.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учёта позволяет составлять более детальные подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоёмкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учёт и сохранность. В описи документов постоянного срока хранения указывается № дела, заголовок документа, дата документа и количество листов. Документы внутри дела также могут быть пронумерованы.
Форма годового раздела описи документов постоянного хранения:
| № дела | № документа в деле | заголовок документа | дата документа | лл. |
Опись подписывается составителем описи и лицом, ответственным за архив, одобряется экспертной комиссией и утверждается руководителем организации.
В случае передачи документов на государственное хранение, по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщённые описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.