Регистрационный номер документа

На одном уровне с датой располагают регистрационный номер документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельности, исполнителей, дела по номенклатуре дел, и др.

Регистрационный номер проставляется после обязательной регистрации документа в регистрационной системе, используемой в организации (подробно о процедуре регистрации рассказано в главе 3 «Прием-передача и регистрация документов»). При использовании систем электронного документооборота компьютер автоматически присваивает регистрационный номер создаваемым документам. Это происходит при заполнении соответствующих полей в процессе первичного сохранения документа. Возможно также помещение в шаблон документа поля, в котором автоматически (с использованием макрокоманды[12]) будет проставляться регистрационный номер.

Часто документы, создаваемые в организации, являются ответом на поступивший документ. Поэтому ниже даты и номера документа в бланке для письма предусматривается место для ссылки на номер и дату документа-запроса (инициативного документа), поступившего в организацию. Эти сведения приводятся для удобства пользования, установления информационного единства и оперативности поиска связанных документов. Ссылка на номер и дату проставляется в письмах-ответах, при исполнении поручений и т.п.

В общем бланке на месте ссылки обычно указывается место составления или издания документа (город). Оно проставляется в том случае, если не включено в название организации. Например, АО «Пермские авиамоторы» не указывает на бланке «г. Пермь», но АО «Шарикоподшипник» должно указать на бланке место составления документа – «Москва».

Перед городами Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится.

Пример бланков организации с угловым расположением реквизитов:

для письма	общий бланк	бланк приказа
	Конгресс-центр GF   __.__.____ № ____________ Москва	Конгресс-центр GF приказ __.__.____ № ____________ Москва

Заголовок

Угловые рамки под изображением бланка документа ограничивают место для заголовка. Они могут быть вставлены в бланк документа выбором соответствующих символов « é» и «ù » в окне «Символ» меню «Вставка».

Заголовок документа включает краткое содержание документа, точно передающее основной вопрос и характер действия. Заголовок документа может использоваться как часть имени файла или включаться в сводку документа (Меню «Файл» – вкладка «Свойства» – поле «Название документа»). Заголовок документа, состоящий из двух и более строк, печатается с одинарным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.

Поскольку угловые рамки для ограничения места, занимаемого реквизитом «Заголовок», рассчитаны на машинописное заполнение бланка, в электронных документах угловые рамки часто не предусматриваются, а ограничение места, занимаемого заголовком, достигается путем оформления соответствующего абзаца шаблона документа или создания стиля «Заголовок» со следующими параметрами: абзацный отступ (первая срока) – нет, правый отступ – 9 см, одинарный межстрочный интервал, выравнивание по левому краю.

Гриф ограничения доступа

На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.). Закон Российской Федерации «О государственной тайне» (от 21 июля 1993 г. № 5485-1, с изменениями от 6 октября 1997 г.) устанавливает три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно» (ст. 8).

Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством[13] и располагается у верхней правой границы текстового поля. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Адресование

Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже. Должность лица, которому адресуется документ, указывается в дательном падеже. Например:

Финансовая академия
при Правительстве РФ

Отдел автоматизации

Главному инженеру

С.Н.Мягкову

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. По современным почтовым правилам при написании почтового адреса документа сначала указывается фамилия и должность адресата или название фирмы, а ниже – название улицы, номер дома, название города и индекс, название страны.

И.Н.Степанову

Ленинградский просп. 57
125468 Москва

Многие автоматизированные системы регистрации документов и делопроизводства включают в себя базу данных о корреспондентах организации (фирмы). В этом случае для ускорения ввода адреса и во избежание ошибок в его написании, реквизит «Адресат» заполняется путем использования соответствующей базы данных. Чтобы исключить появления в базе данных нескольких названий (вариантов написания) одной организации, рекомендуется периодически проводить проверку БД и ограничить число лиц, имеющих право на внесение дополнений в список корреспондентов. Обычно этим занимается лицо, ответственное за регистрацию исходящей корреспонденции и имеющее представление о принципах организации БД (баз данных).

При организации коллективной работы с общей базой данных сведения о корреспондентах, партнёрах, клиентах фирмы могут в той или иной части использоваться многими подразделениями – бухгалтерией при оформлении платёжных документов, службой делопроизводства при регистрации входящей и исходящей корреспонденции, другими подразделениями по работе с клиентами и партнёрами, службой маркетинга при массовых рассылках. Особенно эффективно использование данных об адресатах при массовой рассылке документов. В этом случае при распечатке документов (или автоматической рассылке по факсу/электронной почте) в реквизите «Адресат» автоматически будет проставлено название корреспондента, его почтовый адрес (при почтовой рассылке), а при необходимости – добавлено обращение типа Уважаемый Иван Иванович! Или Уважаемая Виктория Вениаминовна! Создание массовой рассылки осуществляется с использованием команды Слияние в меню Сервис MS Word.

Согласование.

В ходе подготовки многие документы подлежат согласованию со всеми заинтересованными сторонами, прежде всего с организациями и подразделениями, которые будут задействованы при выполнении документа. Это делается также для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование может быть внутренним – со структурными подразделениями и должностными лицами одной организации, внешним – с другими организациями и соответственно осуществляется путем визирования документа или оформления грифа согласования.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно иметь в памяти компьютера.

Одно из основных преимуществ современного офиса, оснащённого локальной сетью – значительное ускорение и упрощение согласования документа. Оно проводится путём установления последовательного маршрута движения документа либо параллельной его рассылкой всем заинтересованным лицам в соответствии с установленным перечнем согласования. Для этого в программах пакета MS Office командой Файл–Добавить маршрут (в Word 2000 – Файл – Отправить - По маршруту) устанавливается последовательная или одновременная доставка документа, из адресной книги выбираются необходимые адресаты, устанавливается порядок редактирования документа (будет ли разрешено исправлять документ или только вставлять свои замечания), в случае последовательной рассылки устанавливается порядок адресатов и кнопкой «Разослать» запускается процесс движения документа. Далее сообщение о документе появляется в компьютерах всех заинтересованных подразделений. Если установлена последовательная рассылка, то каждый последующий рецензент видит правку и замечания сотрудников, рассматривавших документ до него. Завершение правки одним сотрудником сопровождается автоматической передачей документа другому сотруднику, указанному в списке на согласование. Внесение исправлений, добавлений и сокращений в документ не приводит к уничтожению исходного текста. В документе фиксируется, кто какую внес правку. Правка разных сотрудников выделяется разными цветами. После рассмотрения документа всеми заинтересованными лицами, он автоматически возвращается к запустившему процесс исполнителю. Исполнитель просматривает внесенные в документ исправления и либо соглашается с ними, и только тогда исправления становятся частью текста документа, либо отказывается от того или иного исправления. Окончательный текст может быть вновь передан на согласование, после чего документ либо распечатывается для подписания руководством, либо направляется в виде факса или электронной почты адресату. Если документ направляется в виде факса, в него может быть вставлено факсимиле подписи руководителя, которое обычно хранится у секретаря в виде небольшого графического файла.

В автоматизированных системах делопроизводства так называемый модуль маршрутизации осуществляет эту процедуру автоматически в соответствии с заранее разработанным службой делопроизводства или секретарем-референтом списком согласующих (визирующих) инстанций для каждого вида и разновидности документов. Например, договор автоматически поступит в бухгалтерию, юристу, и в зависимости от типа договора – другим заинтересованным подразделениям.

Автоматизированные системы осуществляют контроль прохождения документа, напоминание в случае, если документ задерживается в том или ином подразделении.

Список лиц, визирующих определённый документ, должен быть утвержден руководителем.

Если визирование документа имеет принципиальное (юридическое) значение для выпуска данного документа, необходимо использовать электронную подпись или использовать лист согласования на бумаге.

Утверждение

Часть документов требует утверждения. В этом случае в правой верхней части первого листа документа предусматривается гриф утверждения. Документ может быть утверждён должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, места для личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Например:

Утверждаю

Исполнительный директор

Личная
подпись Е.П.Султанов

24.02.2000

Если документ утверждается руководителем вышестоящей организации, в наименование должности включается полное название организации.

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова Утверждено, названия утверждающего документа, его даты и номера. Слово Утверждено согласуется в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа. Например: план – УТВЕРЖДЕН, положение – УТВЕРЖДЕНО, инструкция – УТВЕРЖДЕНА. А сам утверждающий документ даётся в творительном падеже.

Утверждено

распоряжением Президента АО

24.02.2000 № 17

или

Утверждено

протоколом заседания
Совета директоров

23.03.2000 № 3

Слова Утверждено (Утверждаю) печатаются прописными буквами и располагаются у верхнего поля с полуторным интервалом. Остальные строки имеют одинарный интервал.

Как правило, для слов Утверждаю, согласовано, видов документа – например приказ и т.п. используется стиль с установленным параметром шрифта Все прописныеи начертаниеПолужирный. Таким образом, набирая эти слова обычным шрифтом, сразу же получают необходимое оформление.

В небольших организациях перечень документов, подлежащих утверждению, и список лиц, осуществляющих обязательное визирование того или иного документа может храниться как отдельный файл или использоваться как дополнительный элемент в БД регистрации и контроля исполнения.

В системах автоматизированного делопроизводства, включающих подпрограмму маршрутизации, создание документа заданного типа может автоматически запускать процесс последовательной передачи, согласования, визирования и утверждения документа по всем предусмотренным для данного типа документа структурным подразделениям.

Подписание

Реквизит «Подпись» состоит из указания должности (полной или сокращённой), непосредственно росписи и её расшифровки. Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы текстового поля с одинарным интервалом и выравнивается влево. Если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова, обозначающие должность («Директор», «Председатель», «Руководитель», «Начальник») располагаются на отдельной строке и центруются по отношению к последующим строкам реквизита. Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с выравниванием по правому полю. Между инициалами имени, отчества и фамилией пробел не ставится. Такого оформления можно добиться, разместив реквизит «подпись» в таблице из двух ячеек, где левая ячейка имеет фиксированную ширину 8 см. и форматирование с выравниванием по левому краю, а в правой ячейке установлено выравнивание по правому краю. Если расшифровка подписи центрируется, то ширина левой ячейки вручную подгоняется под ширину самой длинной строки. Например:

Директор Института истории перестройки, профессор

В.ТЛогинов

Сама таблица, естественно, должна быть невидимой, т.е. на печать границы ячеек не выводятся.

Поскольку расшифровка подписи должна располагаться на уровне последней строки указания должности, то при использовании MS Word 97 для ячейки с расшифровкой подписи устанавливается выравнивание по нижнему краю. MS Word 2000 позволяет устанавливать любые варианты выравнивания.

При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами, которые ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля. Расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. Например:

Руководитель Центра глобальных программ	Директор Института истории перестройки	Руководитель Центра политологических программ
подписьГ.Х.Шахназаров	подписьВ.Т.Логинов	подписьВ.Б.Кувалдин

Такое расположение подписей достигается созданием таблицы, число столбцов которой соответствует числу подписей.

Документ, подписываемый представителями разных организаций в разное время может иметь дату каждого подписания документа. Официальной датой документа является дата последнего подписания. Например:

Директор ООО «Заря»	Директор ЗАО «Восток»	Директор ТОО «Звезда»
подписьВ.П.Сидоров	подписьМ.Н.Петров	подписьИ.С.Семенов
14.04.2000	12.04.2000	17.04.2000

При разных должностях подписи располагаются в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности. Например:

Директор	В.П.Фокин
Главный бухгалтер	М.С.Ламшина

Если документ будет распечатываться или отправляться по факсу, в него может быть вставлено факсимиле – изображение подписи должностного лица. Однако для документов, требующих подтверждения своей подлинности, должна использоваться специальная программа «электронная подпись», основанная на криптографической методике открытых ключей (использовании специальных шифров).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – криптографический механизм, позволяющий подтвердить авторство и подлинность электронного документа. Практически ЭЦП представляет собой уникальную битовую последовательность, которая не может рассматриваться в отрыве от конкретного сообщения. По своей структуре ЭЦП требует наличия двух элементов – текста документа и секретного ключа. Если хотя бы один из элементов чуть изменён, то вся цифровая подпись искажается. Электронную подпись, в отличие от обычной, крайне сложно, почти невозможно подделать. ЭЦП требует использования двух ключей – секретного и открытого. Секретный ключ – самый главный и только его сохранность и недоступность для третьих лиц даёт гарантию от подделки электронной подписи. Открытый ключ создаётся на основе секретного и его утрата сама по себе не опасна. Обычно открытый ключ используется для проверки подлинности подписи.

На Западе – в США, странах ЕС принятое в последнее время законодательство уравнивает в правах электронную и обычную подпись, наделяя электронную подпись юридической силой. Это приводит к быстрому увеличению доли электронных документов в общем документообороте, в т.ч. в государственных структурах.

В нашей стране передача документов, снабженных электронной подписью, внешнему корреспонденту, как правило, требует наличия двусторонних соглашений о признании такой подписи и обмена ключами, позволяющими гарантировать подлинность подписи. Система цифровой подписи встроена, например, в сертифицированный ФАПСИ текстовый редактор «Лексикон-Верба»[14].

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 предусматривает, что «Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования»[15].

Более близким по форме к традиционному подписанию документа является технология, основанная на анализе биометрических параметров движения руки лица, подписывающего документ. Подпись проставляется ручкой на стандартном устройстве - планшете (дигитайзере), а программа считывает параметры движения ручки. При этом в документе сохраняется как собственно образ подписи для воспроизведения на экране и при печати документа, так и контрольные сведения, однозначно идентифицирующие личность подписавшего и предотвращающие возможность изменения документа после его подписания[16].

Пометы на документе

К оформительским реквизитам относится указание на фамилию, имя и отчество исполнителя и номер его телефона. Это делается для того, чтобы при необходимости можно было быстро связаться с сотрудником, хорошо знающим все нюансы дела, уточнить необходимые детали, решить какие-то вопросы в рабочем порядке. Эти данные могут быть заранее введены в шаблон и располагаются в конце документа. Как правило, используется поле «UserName» и «UserAddress» (команда Поле в меню Вставка, Сведения о пользователе). Чтобы компьютер правильно заполнял эти поля, исполнитель должен корректно ввести свою фамилию, имя, отчество и номер телефона на вкладке «Пользователь» (команда Параметры меню Сервис).

При распечатке черновых вариантов документов на нижнем поле (колонтитуле) указываются и другие справочные сведения о документе. Чтобы при большом количестве документов их можно было быстро найти в памяти компьютера, в документ (нижний колонтитул) вставляется поле FileName, позволяющее автоматически при распечатке выводить имя файла. Если поле FileName задано с ключом /p, то при распечатке будет указываться не только имя файла, но и его местонахождение (например: E:\Documents\Сергей\Book\Книга с дальнейшей правкой.doc).

В том случае, если идет длительная работа над документом и последовательно распечатывается несколько вариантов, то поле «PrintDate», указывая дату распечатки документа, позволит отличить более старый и более новый вариант документа.

Эти справочные сведения нужны только для черновых вариантов документа. При выводе на печать официального документа поля FileName и PrintDate необходимо удалить.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 (с изменениями от 21.01.2000) в левом нижнем углу каждой страницы документа может располагаться реквизит «идентификатор электронной копии документа», содержащий «наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые денные, устанавливаемые в организации».

Если документ на нескольких страницах, нумерация страниц осуществляется начиная со второго листа посредине верхнего поля (верхний колонтитул) арабскими цифрами, без добавления слов «стр.», знаков препинания, чёрточек и т.п.

Поскольку нумерация осуществляется во всех видах документов, целесообразно сразу же начиная разработку шаблонов документов установить нумерацию страниц (команда Номера страниц в меню Вставка) в исходном шаблоне (Normal.dot) с тем, чтобы нумерация автоматически включалась во все последующие создаваемые шаблоны документов.

Глава 2 Создание документов

Компьютер представляет наибольшие возможности для облегчения и ускорения создания документа. Составлением документов приходилось заниматься всем работникам управленческого аппарата, но с автоматизацией этой работы в последние годы её всё чаще стали поручать секретарю-референту.

Любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закреплённые в её уставе. Поэтому большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяется, т.е. является типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать и использовать при документировании подобных ситуаций.

Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, формы первичных статистических документов по учёту кадров утверждены Госкомстатом и т.п.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах.

Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов.

Если утверждённых форм нет, а ситуация по поводу которой создаётся документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать текст такого документа.

Трафаретные тексты

Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Разработка трафарета включает: выявление типовой управленческой задачи; информации, необходимой и создаваемой в процессе её решения; составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, и его согласование.

Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм – «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.

Например:

Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара]. К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление ожидается в течение [место для срока поступления товара]. Мы свяжемся с Вами немедленно после поступления товара на наш склад.

Спасибо, что пользуетесь услугами нашей компании.

С уважением

Старший менеджер

И.П.Сидоров

или

Напоминаем Вам, что с 00.00.0000 вступает в силу договор от 00.00.0000 № 000000-00 «О поставках … ». В связи с этим просим проследить за своевременным переводом денег на наш счет и выслать копию платёжного поручения по факсу (095) 123 45 67.

С уважением

Вице-президент

С.И.Иванов

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки и добавляя специально созданные кнопки, команды и макросы.

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в последние десятилетия получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, приняты устойчивые фразеологические обороты. Особенно часто они применяются в начальной части документов.

Например:

«Уважаемый господин (госпожа)»,

«Многоуважаемые господа»,

«Благодарим Вас за письмо от ... »,

«Ваше письмо от ... получено, нами изучены Ваши предложения о ... »,

«В ответ на Ваше письмо от … напоминаем, что…»,

«В подтверждение нашего факса сообщаем»,

«В дополнение к нашему письму от … »,

«Приносим извинения за задержку с ответом на …» и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов – так называемые «комплименты»: «с уважением», «с искренним уважением», «с глубоким уважением», «искренне Ваш» и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной деятельности наборы профессиональных фраз и выражений, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг.

Важный этап настройки шаблона – создание такого набора элементов – менюВставка, команда Автотекст. (в Word 95 – в меню Правка). Этот набор типовых фраз и выражений можно быстро вставить при составлении индивидуального текста документа, набрав условное сокращение (несколько букв слова, аббревиатуру и т.п.) и нажав F3. Например, нажатие всего на три клавиши: Р, Ф, F3 может вводить часто употребляющееся словосочетание «Российской Федерации», «Fond» – «The International foundation for socio-economic and political studies (The Gorbachev foundation)»и т.п. При этом элемент автотекста может иметь заранее заданное оформление, им может быть не только фраза, но и рисунок, формула, таблица и любой другой объект. Word 97/2000 включает в себя специальную панель инструментов Автотекст и заранее созданный набор наиболее часто встречающихся выражений, сгруппированный по темам: приветствие, прощание, подпись, указания. Word 97/2000 имеет также функцию автозавершения для автоматического ввода элементов автотекста. Достаточно набрать несколько первых букв и заложенное в память машины выражение появится на экране в виде «всплывающей подсказки». Достаточно нажать Enter и текст будет вставлен в документ. Особенно удобна функция «Автозаполнения» для вставки длинных названий и устойчивых словосочетаний.

Эта возможность не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.

Упрощают создание документа наличие в шаблоне полей-списков – раскрывающихся списков элементов, из которых можно выбирать необходимые значения. Например, из нижеприведенного списка выбирается вид документа.

Разработка и создание сложных шаблонов, как правило, производится совместно лицом, ответственным за делопроизводство или соответствующим специалистом (юристом, кадровиком, бухгалтером, менеджером и т.п.) и сотрудником отдела информатизации (программистом). В небольших организациях, где все обязанности по документационному обеспечению возложены на секретаря-референта, он же выполняет создание шаблонов документов.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить переменную информацию. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны с точки зрения содержания.

Например, в кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу[17].

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создаётся шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом все элементы оформления и всё содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Если работа сотрудника связана с созданием однотипных документов на базе небольшого количества шаблонов (например, выписка наличного и безналичного счёта; оформление 3-4 типовых договоров и т.п.), то имеет смысл вынести кнопки быстрого запуска этих шаблонов либо на панель инструментов MS Word, либо непосредственно на рабочий стол Windows. Проще всего поместить соответствующие шаблоны путём перетаскивания непосредственно на рабочий стол (как правило, шаблоны документов располагаются в директории MSOffice\Шаблоны).

Для создания новой кнопки, вызывающий новый документ на базе конкретного шаблона придётся написать небольшой макрос типа

Sub MAIN

FileNew .Template = "C:\MSOffice\Шаблоны\ Имя шаблона.dot", .NewTemplate = 0

End Sub

Запись макроса

Установите указатель на надпись "ЗАП" в строке состояния и дважды нажмите кнопку мыши. На экране появится окно диалога Запись макроса. Другой способ открытия этого окна диалога: в меню Сервис выбрать команду Макрос, а затем нажать кнопку "Записать".

В поле "Имя макроса" введите имя нового макроса. Оно должно начинаться с буквы и содержать только буквы и цифры. Если вас устраивает имя макроса, предложенное по умолчанию, пропустите этот шаг.

При желании введите краткое описание макроса в поле "Описание" (оно будет появляться справа внизу экрана в строке состояния каждый раз, когда вы будете выбирать соответствующую кнопку меню).

При присвоении макросу пункта меню или кнопки на панели инструментов это описание возникает в строке состояния при указании на соответствующий пункт меню или кнопку на панели инструментов. Описание может содержать до 255 символов, но на панели инструментов будет появляться не более 100 символов.

Для присвоения макросу кнопки на панели инструментов, пункта меню или сочетания клавиш нажмите соответствующую кнопку. После окончания присвоения нажмите кнопку "Закрыть" в окне диалога Настройка для начала записи макроса. Курсор примет форму стрелки с изображением микрокассеты.

Проделайте действия, которые следует включить в макрос.

Действия, проделанные с помощью мыши, не записываются. Для записи действий (например выделения текста или перемещения курсора) используйте клавиатуру. Мышь может быть использована для выбора нужных команд и параметров.

Выполните ту последовательность операций, которая войдёт в макрокоманду: Выберите меню «Файл»® «Создать». В открывшемся окне выберите необходимый шаблон, убедитесь, что в разделе «Новый документ» выбран именно документ, а не шаблон и нажмите кнопку «ОК». Для окончания записи макроса нажмите кнопку «Стоп» на панели «Запись макрокоманд»: .

Ещё один вариант – помещение часто используемых шаблонов на панель Microsoft Office.

Создание типового набора шаблонов для всей организации, а затем шаблонов документов для каждого сотрудника в соответствии с кругом его обязанностей требует затрат времени, определения чёткого круга обязанностей каждого сотрудника, списка документов, готовящихся тем или иным сотрудником, в общем – проведения небольшого обследования всей организации, учреждения, фирмы. Однако выполнив такую работу и разместив на «рабочем столе» каждого сотрудника шаблоны для создаваемых им документов, можно заметно ускорить и повысить качество работы управленческого персонала.